Аутсорсинг бизнес процессов - путь повышения эффективности HR службы Сергей Сапельников Вице-президент «Квазар-Микро»

Определение аутсорсинга Аутсорсинг – передача на эффективное управление внешней компании части бизнес-процессов Внешний подрядчик берет на себя выполнение, администрирование и управление переданными ему бизнес процессами на основе ясно прописанных и измеряемых показателей эффективности Аутсорсинг процессов, имеющих большую ИТ-составляющую может давать более быстрый и лучший результат Типичными процессами для мировой практики аутсорсинга являются: Администрирование (HR, финансы и бухгалтерия, отслеживание платежей); Управление поставками (управление материальными запасами, закупки, управление складами, дистрибуция и логистика); Управление сбытом (привлечение и удержание заказчиков, расширение клиентской базы); Управление ИТ-инфраструктурой

Мировые тенденции (некоторые факты) 25% западноевропейских компаний уже имеют опыт или собираются отдать на аутсорсинг функции финансов, бухгалтерии, HR или закупок (Gartner, 2005) Растет доля оффшорного аутсорсинга (ИТ) Интерес к аутсорсингу выше в крупных компаниях (более 5000 сотрудников) Основной мотив начала аутсорсингового проекта – слишком высокие транзакционные издержки; основной сдерживающий фактор – опасение потерять контроль над процессом Наиболее часто выносится на аутсорсинг: В финансах и бухгалтерии: Accounts payable В HR: расчет и начисление заработной платы При выборе партнера по аутсорсингу наиболее важными являются такие факторы, как уровень работы с клиентом, финансовая стабильность, глубокое понимание выносимого на аутсорсинг процесса и знание отраслевой специфики. 54% американский компаний, пользующихся аутсорсингом, включают формализованные показатели эффективности в схему своей работы с поставщиком аутсорсинговых услуг Основные заказчики услуг аутсорсинга: финансовые организации, правительство, телекоммуникации и промышленные предприятия

Объем мирового рынка аутсорсинга бизнес-процессов U.S.$ млн Управление сбытом23,04425,04927,28130,0132,55435,684 Администрирование45,75249,25654,00459,44265,62872,113 Операции26,45529,33431,59234,41737,07440,203 Управление поставками16,04617,43418,76620,4822,21323,999 Всего111,297121,073131,643144,349157,469171,999 Источник: Gartner, 2006 К 2009 году мировой объем рынка аутсорсинга бизнес-процессов составит 172 млрд. долл. Мировой рынок аренды бизнес-приложений вырастет с $36.4 млрд. в 2004 г. до $49.9 млрд. в 2009 г. (Gartner)

Крупнейшие аутсорсинговые сделки 2005 года ДатаПоставщик услугЗаказчикОбъем контракта (млрд. долл.) Срок контрактаОтрасль FebruaryLockheed MartinU.S. Federal Aviation Administration 1,15Правительство MarchEDSU.K. Ministry of Defence 4,410Правительство AprilIBMNiSource2,010Производство MayCSCGeneral Dynamics1,67Производство JuneIBM and ACSDisney1,37Услуги JulyIBMFiat2,09Производство AugustCSCDuPont1,97Производство SeptemberEDSU.K. Department for Work and Pensions 4,75Правительство OctoberIBM, Infosys and TCSABN AMRO2,25Финансы NovemberConvergysDuPont1,113Производство

Мотивы и опасения применения аутсорсинга Компании в мире наиболее часто обращаются к аутсорсингу для: Снижения затрат Оптимизации бизнес-процессов, повышение их качества Освобождения ресурсов для фокусирования на ключевых для компании компетенциях и видах деятельности Возможности количественной оценки эффективности бизнес- процессов Сдерживающими факторами в России являются: Начальная стадия развития рынка Немногочисленность успешных примеров Общий уровень развития менеджмента Корпоративная культура

Что можно отдать на аутсорсинг? Использование имеющегося или аутсорсинг Использование имеющегося АутсорсингРазвивать или отдать на аутсорсинг НизкаяВысокаяЗначимость для бизнеса Высокая Достигаемая эффективность

BPO - cтратегия перехода Фаза 2: Оценка и выбор Разработка критериев, их соотнесение с особенностями организации, выбор и определение рамок партнерства Выбор модели аутсорсинга Фаза 3: Подготовка контракта Модель взаимодействия и управления, выработка метрик, механизмы оплаты, условия, прописывание механизмов изменений контракта Фаза 4: Управление Управление взаимоотношениями, оценка эффективности, контроль достижения целей, оценка качества услуг и их эффективности Фаза 1: Стратегия Оценка организации и ключевых компетенций, Оценка рынка, Принятие решение об аутсосринге, Анализ рисков

Центр аутсорсинга: Предоставляемые услуги Ввод данных: Ввод первичных документов, таких как бухгалтерские накладные, счета, и т.д. в информационные системы. Экономия за счёт: переноса функции ввода первичных документов в ЦА, находящемся в регионе с низкими издержками сокращения абсолютного числа сотрудников Кадровый учёт и расчёт заработной платы: Использование автоматизированных систем для стандартизации, повышения прозрачности и эффективности ведения кадрового учёта и начисления заработной платы Экономия за счёт: сокращения абсолютного числа сотрудников занимающихся HR ASP (Аренда бизнес приложений) Предоставление компаниям, которые не имеют собственных информационных систем управления, возможности их использования как альтернатива дорогостоящему самостоятельному внедрению и обслуживанию Экономия за счёт: стандартизации лицензий на ПО и сопровождения Экономия достигается за счёт сокращения штата, переноса функций в регионы, но самое главное – повышается управляемость и концентрация на ключевых бизнес-процессах

Примеры из практики Пример I: Аутсорсинг функции расчёта заработной платы и учёта рабочего времени для крупной телекоммуникационной компании Задача: снижение затрат на расчет заработной платы Решение: Автоматизация работы табельщиков Проведение расчётов в ЦА Результат: Сокращение затрат на $500 тыс. в год Сокращение количества персонала Пример II: Аутсорсинг функции ввода первичных документов для крупной страховой компании Задача: снижение затрат на ручной ввод информации Решение: Автоматизация ввода бумажных форм Повышение производительности на 50%-100% Результат: Сокращение затрат и количества персонала Прямые экономические и управленческие выгоды

Выгоды для российских компаний Снизить затраты на выполнение бизнес-процессов за счет централизации и автоматизации более Сократить количество персонала Сконцентрироваться на выполнении основных бизнес-задач Обеспечить прозрачность бизнес-процессов используя единую контрольную среду Повысить качество за счет специализации на предоставлении данных видов услуг Использовать единые стандарты и методики Повысить капитализацию компании, за счет приближения базовых показателей