Управление запасами медикаментов в аптеке и клиниках Первого МГМУ им.Сеченова на базе продукта «1С:Медицина. Больничная аптека» Дарья Грибова Руководитель проектов Фирма «1С»

2 Клинический центр Первого МГМУ им. И.М. Сеченова 7 структурных подразделений связанных между собой администрацией клинического центра Территориально распределенная локальная сеть: 14 почтовых адресов в разных частях Москвы; 1 в Московской области 3000 коек – самый большой стационар в РФ 19 разнопрофильных клиник 14 межклинических лечебно-профилактических служб Центральная клинико-диагностическая лаборатория Центр крови Снабжающие структуры: Центральная аптека и Отдел материально- технического снабжения Ежегодно: более 49,5 тысяч пролеченных стационарно свыше 340 тысяч амбулаторных больных

3 Цели комплексного проекта Проект выполнялся в рамках большого проекта внедрения комплексной медицинской информационной системы на платформе 1С Проект «под ключ»: инфраструктура (сети, оборудование)+софт+внедрение (с оптимизацией бизнес- процессов) Генеральный подрядчик – фирма 1С Цели комплексного проекта - создание автоматизированной системы учета административно-хозяйственной деятельности в КЦ, в том числе: ведение персонифицированного учета оказанной медицинской помощи; управление взаиморасчетами за оказанную медицинскую помощь и взаимодействия со страховыми медицинскими организациями в части формирования счетов за оказанную медицинскую помощь; обеспечение информационного взаимодействия с компонентами федерального уровня единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения; анализ деятельности и формирование отчетности.

4 Свободное программное обеспечение и рабочие станции Требование заказчика – использование операционной системы Linux на 800 клиентских компьютерах (подсистемы «Медицинская информационная система», «Учет питания», «Лабораторная информационная система», «Учет медикаментов») Выбрана ОС AltLinux Simply Готовый пользовательский дистрибутив Небольшой размер на жестком диске Качественная поддержка производителя (платная!) Тонкий клиент Аквариус (Nettop): Процессор INTEL Atom D525, 2 ядра, 1800МГц Оперативная память – 2 ГБ Флэш-диск емкостью – 8 ГБ Монитор ViewSonic 18.5" Устройство чтения/записи смарт-карт Авторизация по смарт картам Стоимость комплекта в рознице – менее 10 тыс. руб.

5 Используемые программные продукты Выбор ПО (как системного, так и прикладного) со стороны Первого МГМУ был основан на стремлении минимизировать не только стоимость закупки, но и стоимость владения и сопровождения этого ПО в перспективе Прикладное ПО: 1С:Медицина. Больница 1С:Медицина. Больничная аптека 1С:Медицина. Клиническая лаборатория 1С:Медицина. Диетическое питание 1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1С:Медицина. Федеральные регистры 1С:Технология публикации решений 1cFresh (Менеджер сервиса) 1С-Битрикс. Сайт медицинской организации 1С:Электронное обучение. Корпоративный университет

6 Цели проекта по автоматизации учета медикаментов и расходных материалов Цели проекта автоматизации сплошного учета лекарств и расходных медицинских материалов на всех уровнях (закупки, склады, лаборатории, клиники, отделения) автоматизация процесса планирования обеспечения – сбор заявок на закупку (консолидация потребностей клиник) Склады – Центральная аптека и Склад МТС Лаборатории - 5 Лечебные отделения – 219 Прочие подразделения – Паталогоанатомическое отделение, Центр крови, ЦСО

7 Подсистема «Учет медикаментов» - количество рабочих мест > 220 Центральная аптека - 7 Отдел материально-технического снабжения: Склад расходных материалов - 2 Склад канцтоваров и мягкого инвентаря - 1 Склад медоборудования - 2 Склад хозтоваров и мебели - 2 Университетская клиническая больница Университетская клиническая больница Университетская клиническая больница Университетская детская клиническая больница - 23 Университетская клиническая больница фтизиопульмонологии - 12 Центр восстановительной медицины и реабилитации - 5 Клинико-диагностический центр -1 Центр крови – 7 Лаборатории - 5 Руководство КЦ - 5

8 Этапы проекта Экспресс-обследование особенностей учета – июнь-июль 2012 года Предварительное обучение сотрудников складов (Аптека), знакомство с системой – июль-август 2-12 года Инвентаризация (с помощью торгового оборудования), синхронизация номенклатуры со справочником РЛС, загрузка остатков по складу Центральной аптеки на конец августа 2012 года Запуск системы на складе Центральной аптеки в промышленную эксплуатацию (опытная эксплуатацию позволить себе не могли, но до конца года учет велся в старой и новой системе), выгрузка данных на портал Росздравнадзора по остаткам на 15 сентября была полностью автоматической из 1С Запуск системы на складе Отдела МТС (свелся к обучению сотрудников, т.к. остатков на этом складе нет) - октябрь 2012 года Запуск системы в отделениях клиник (сначала было проведено групповое обучение, потом индивидуальное на местах), инвентаризация и ввод остатков проводилась в каждом отделении на момент начала работы – с октября 2012 по март 2013 года Верификация количественных и суммовых данных в Центральной аптеке за 4 месяца 2012 года Работа по замечаниям пользователей сентябрь – декабрь 2012 года Вывод системы на сопровождение – с января по март 2013 года Запуск функционала по планированию обеспечения медикаментами (заявочная кампания по потребностям на 2014 год) – май 2013 года, консолидация потребностей июль 2013 года

9 Решенные задачи Управление закупками Учет закупок ведется в разрезе поставщиков и договоров с контрагентами, по каждой номенклатурной позиции в количественном и суммовом выражении. Экспорт данных по отчетному периоду в сегменте в формате Росздравнадзора для портала «Оперативный мониторинг лекарственных средств» Формирование спецификаций к заключаемым контрактам с поставщиками и контроль отклонения объемов поставок от контрактных обязательств по каждой номенклатурной позиции При оформлении разногласий с поставщиками предусмотрена регистрация в программе возвратов товаров поставщикам и актов о расхождении в количестве и качестве при приемке товара Предусмотрено формирование развернутых аналитических отчетов по закупкам в разрезе поставщиков, договоров, различных групп и признаков номенклатуры Оценка эффективности финансовых затрат на закупку аптечных товаров с помощью ABC/VEN-анализа Планирование обеспечения по медикаментам (лекарства и перевязка)

10 Решенные задачи Управление запасами в Центральной аптеке Сплошной предметно-количественный учет движения всех видов ТМЦ, лекарств по сериям и срокам годности Оперативный контроль остаточных сроков годности (как в абсолютном, так и относительном выражении) Аналитический учет лекарственных препаратов по принадлежности к спискам (наркотические и психотропные вещества (по группам), сильнодействующие и яды, ЖНВЛП) Раздельный учет движения аптечных товаров по источникам финансирования закупок Формирование оприходования (ввод остатков или излишков по результатам инвентаризации), перемещений товаров между складами и списаний со складов аптеки (в случае недостач по результатам инвентаризации, при истечении срока годности, по чрезвычайным ситуациям и т.д.) Формирование отпуска в отделения на основании электронного требования на склад Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей с формированием соответствующих регистров бухгалтерского учета Формирование развернутых аналитических отчетов по движению аптечных товаров и регламентированной бухгалтерской отчетности Проверка серий по перечню изъятых из обращения лекарственных препаратов в соответствии с решениями Росздравнадзора

11 Управление запасами в отделениях Сплошной предметно-количественный учет движения всех видов ТМЦ (лекарства без серий и сроков годности) Аналитические отчета по остаткам и движению запасов в отделениях клиник Управление изготовлением Регистрация изготовления рецептурных препаратов по лекарственным прописям В программе предусмотрена возможность вывода регламентированных отчетов по учету лабораторно-фасовочных работ Регламентированная отчетность Ведомость выборки израсходованных ЛС подлежащих ПКУ (Форма 1-МЗ) Отчет о движении лекарственных средств подлежащих ПКУ (Форма 2-МЗ) Книга регистрации накладных поступивших в аптеку (Форма 6-МЗ) Книга учета протаксированных накладных требований(Форма 7-МЗ) Журнал учета лабораторно фасовочных работ (Форма АП-11) Отчет о приходе и расходе аптечных товаров в денежном выражении (Форма 11-МЗ) Решенные задачи

12 Методологические особенности проекта Отделения не видят количественные остатки на складе Центральной аптеки, но видят список позиций по наличию в разрезе источников финансирования, требования формируются в терминах конкретных товарных позиций Суммовой учет: Суммовой бухгалтерский учет ведется в «1С:Медицина. Больничная аптека», в бухгалтерию сдаются только отчеты в суммовом выражении Требования на отпуск «таксируются» Больничной аптеке Метод суммовой оценки в течение месяца – партионный учет по документу поступления Количественный серийный учет (по срокам годности) по лекарствам В отделениях ведется учет движения всей номенклатуры По всем группам препаратов и расходных медицинских материалов ведется предметно-количественный учет методом инвентаризации В дальнейшем планируется внедрить персонифицированное списание препаратов по учетным препаратам Ведется электронное согласование требований, отделения распечатывают таксированное требование (окончательный вариант) после согласования и обработки в Центральной аптеке

13 Результаты проекта Работающая система общей логистики потоков препаратов и расходных медицинских материалов в Клиническом центре Это действительно система оперативного учета (не «набивалка» для статистических отчетов в бухгалтерию, а отслеживание потоков ТМЦ в реальном времени) Администрация перешла на работу в этой системе, руководители перестали просить приносить аналитические отчеты в бумажном виде, а делает их в оперативном режиме самостоятельно Формируется вся необходимая статистическая отчетность для всех внутренних служб, информация для внешних контролирующих органов (оперативный мониторинг лекарственных средств в Росздравнадзор) Автоматизирован сбор потребностей и планирование закупок (заявочная кампания, консолидация потребностей, увязка в закупками) по медикаментам Движение всех закупаемых товарно-материальных ценностей в одной системе

14 Планы по дальнейшему развитию Персонифицированный учет потребления по учетным препаратам Внедрение классифицированного реестра по расходным медицинским материалам Планирование потребностей по расходным медицинским материалам и прочим товарам Внедрение внутреннего штрихкодирования на складе Центральной аптеки, внедрение считывания кодов с помощью сканера на всех уровнях обращения товаров в Клиническом центре

Спасибо за внимание! Дарья Грибова Руководитель проектов Фирма «1С»