Power Pick Office 2011(PPO )

Содержание презентации Возможности: Сценарии работы и схемы соединения Пользовательский интерфейс Каждодневные операции Безопасность Отчёты Конфигурация ПО Границы возможностей ПО и другие важные моменты Обработка заказов и лицензирование

Преимущества Сокращение числа ошибок и времени простоя Отлаженная методика работы Безопасность и контроль доступа Простота использования Нет необходимости в дополнительных навыках Минимум обучения Простота установки

Границы возможностей ПО Сохранение принципиальной идеи управления материальными документами, с базовыми функциями Функциональные возможности, ориентированные на работу с машиной Стандартное решение, один пакет ПО

Концепция продукта Управление пользователями, операциями и машинами Kardex по принципу банкомата Усовершенствование бюджетной системы Lektriever до «умной», удобной системы хранения и извлечения документов по принципу самообслуживания, как в банкомате, благодаря внедрению терминалов (ПК)

Сценарии работы и схемы соединения PPO предусматривает разные сценарии работы и схемы соединения, что обеспечивает гибкость делопроизводства PPO поддерживает два наиболее типичных стандарта работы в офисе: Самообслуживание Обращение к оператору Схемы соединения компьютеров и машин спроектированы таким образом, чтобы минимизировать заторы и задержки в ходе работы

Сценарии работы Самообслуживание Сценарий подразумевает наличие у всех сотрудников доступа к машине Сотрудник может использовать любой клиентский компьютер для регистрации команд (выдача, возврат) Кроме того, сотрудник может зарегистрироваться на компьютере, управляющем соответствующей машиной

Сценарии работы Обращение к оператору Сценарий подразумевает отсутствие у сотрудников физического доступа к машине Сотрудник может только регистрировать команды

Выбор схемы соединения осуществляется в зависимости от следующих факторов: – Количество машин, тип управления (T0, T3LCD) – Сценарий работы – Производительность системы – Объём работы Правильный выбор схемы соединения обеспечивает функциональное решение Схемы соединения

Отдельный компьютер Одна или несколько взаимосвязанных машин Все пользователи работают на одном и том же компьютере Схемы соединения – пример 1 Важно помнить о следующем: Зарегистрировавшийся пользователь «отключает» все связанные машины от остальных операторов Важно продумать: Влияние схемы соединения на сценарий работы

Компьютерная сеть Машины управляются с одного компьютера Наличие одного или нескольких клиентских компьютеров С клиентского компьютера можно только регистрировать команды Схемы соединения – пример 2 Компьютер, управляющий машинами Клиентские компьютеры Важно помнить о следующем: В разных отделах одной организации можно создать несколько изолированных схем соединения такого типа

Единая, общая база данных Схемы соединения – пример 3 Клиентские компьютеры

Сценарии работы и схемы соединения - преимущества Сокращение заторов благодаря тому, что сотрудники могут регистрировать команды с любого компьютера Снижение времени ожидания благодаря обработке машиной только команд зарегистрированных пользователей

Работа с машиной Контроль работы машины в режиме реального времени (Ожидание/Занят/Ошибка связи) Ручное управление работой машины Выполнение зарегистрированных команд через активацию- подтверждение Вывод на экран информации о текущей команде Команды динамически сортируются в зависимости от: Очерёдности Текущего поддона

Вывод ежедневных операций (регистрация, выполнение, подтверждение) на один экран Отдельная панель на каждой машине для параллельной работы Одна машина управляется только с одного компьютера и одной панели Вариант «Не в сети» - отсутствие взаимодействия с машиной Работа с машиной

Строго определённая, понятная последовательность операций Если по какой-либо причине машина занята или возникла ошибка связи, то команды сохраняются в память Если оператор активирует другой поддон, то следующая команда будет соответствующим образом откорректирована Работа с машиной

Поддержка ручных сканеров – Замена клавиатуры при регистрации команды «Возврат» – Подтверждение действий «Выдача/Возврат» В случае если отсканирован не тот документ, появляется предупреждающее сообщение – Быстрая выдача Команда машине не отправляется Возможности – Сканеров штрих-кодов Дизайн ярлыков со штрих-кодами и печать не поддерживаются

Последовательность действий оператора для выдачи или возврата документа: – Регистрация команды ПО – Выполнение ПО (Интерфейс управления машиной) Машина – Подтверждение/Отмена ПО (Интерфейс управления машиной) Машина Сканер штрих-кодов Возможности – Пользовательский интерфейс

Система хранит сведения о пользователе, взявшем документ, и ожидаемую дату возврата В случае если документ уже выдан, предоставляются сведения о текущем держателе документа Ограничение доступа к документам Возможности – Выдача документов

Система хранит сведения о пользователе, вернувшем документ Ограничение доступа к документам Поиск по номеру или по теме Возможности – Возврат документов

Управление пользователями – Пароли – Определение прав доступа к действиям Классификация документов – Определение прав доступа к папкам и типам документов Доступ к машинам – Определение прав доступа к поддонам/полкам (ограничение ПО) Доступ пользователя к документу подразумевает доступ к соответствующей папке, типу документов и месту хранения Возможности – Безопасность

Журнал операций – С сортировкой по типу операции (Все, Выдача, Возврат) и по дате Выданные документы – Все – По дате – По пользователю, взявшему документ – По пользователю, взявшему документ и по дате Просроченные документы Список документов – Все – По месту хранения – По статусу документа (На месте/Выдан) Возможности – Отчётность

Документы – Наиболее и наименее «ходовые» документы за определённый период – Сортировка по: Дате выдачи Общему числу запросов Держатели документов – Наиболее и наименее активные пользователи за определённый период – Сортировка по: Сроку удержания документов Общему числу запросов Статистические отчёты

Места хранения/Машины/Компьютеры Документы Пользователи и права доступа Конфигурация ПО

Простое управление местами хранения для минимизации ошибок при закреплении места хранения за документом со «свободным» вводом информации операторами Один или несколько документов на одно место хранения Шаблоны для создания нескольких полок/поддонов за одну операцию Возможности – Управление местами хранения

Уникальный номер и описание для определения документа Базовая классификация на основе папок и типов документов исключительно в целях безопасности Возможности – Управление документами

Импорт текстовых файлов Значения по умолчанию для отсутствующей информации Функция обновления существующих записей Изменение списка вручную, особенно актуально для документов с ошибками, возникшими при импортировании Возможности – Импорт документов

Необходимая терминология и понятия Производительность системы Поддержка языков Требования по установке Ограничение возможностей ПО и другие важные замечания

Под документом понимается объект хранения, находящийся в машине или на руках у определённого пользователя Документ имеет уникальный номер, содержащийся только в одном поле Учитывая вышесказанное, под документом может пониматься как отдельный документ, так и папка или даже коробка с документами, при условии, что она рассматривается и, соответственно, перемещается как единое целое Понятие «многотомного» документа не поддерживается Определения документа

Координаты места хранения включают машину, полку, положение, глубину Положение определяется ближайшим световым индикатором положения Назначение места хранения документа только вручную Места хранения

Управление – T0, T3LCD, C2000 через серийный порт – C3000 через протокол HTTP Сообщения, выводимые на дисплей панели управления – T3LCD Номер документа, тип операции (Выдача, Возврат) – C3000 Номер документа, Тема, Держатель, Операция Настройки связи Машины

База данных по умолчанию: до 4 Гб; этого достаточно для нужд ПО База данных по умолчанию: 1 ЦП и 1 Гб, что подразумевает ограниченное число пользователей и машин По данной системе уже работает 6 машин. Проблем с производительностью не отмечалось Производительность ПО/Системы

Полезно узнать: – Предполагаемое количество документов – Количество машин и параллельных пользователей – Предполагаемое количество операций в день Производительность ПО/Системы

Пользовательский интерфейс на данный момент только на английском, русском и казахском Ввод данных возможен на любом языке Любые данные, отображаемые на дисплее панели управления, должны быть на поддерживаемом языке Поддержка языков

Стандартные требования: – Windows XP professional, 32 бита, английский язык – ОЗУ компьютера, хранящего базу данных, 1 Гб – Единая локальная сеть Клиент: поддержка инфраструктуры.net Сервер: поддержка инфраструктуры.net и сервера SQL 2005 express Серийный порт компьютера, подключенного к машине/машинам –Адаптер USB-серийный порт не рекомендуется, если он не очень качественный –Рекомендуется плата последовательного доступа PCI Предпочтительнее тип процессора и память больше минимально рекомендуемой инфраструктурой.net и сервером базы данных Требования к установке

Microsoft.Net 2.0 SQL Express 2005 Средство просмотра отчётов Microsoft Среда разработки