Кадровое делопроизводство Е.Г.Базарова, к.п.н., ст.преподаватель РИКУиО

Делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт ГОСТ Р ). Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р ). Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя. Любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности

От правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Например, статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Любая ошибка или неточность в наименовании должности может привести к тому, что период работы на "вредной" должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек, которые в соответствии со ст.66 ТК РФ являются основными документами для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных, и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач: Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя. Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений. Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора. Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

База нормативных документов Документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы: В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними 11

Документы по трудовому праву и охране труда - Трудовой кодекс РФ. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. -ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу. -Закон РФ от 29 июля 2004 г. 98-ФЗ "О коммерческой тайне« - устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации. 12

-Закон РФ от 17 июля 1999 г. 181-ФЗ "Об основах охраны труда в РФ". Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы - это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности. - Закон РФ от 8 августа 2001 г. 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. 13

Материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами - ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". -Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. -унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г

-постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат. -межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г

Основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства: 1. Федеральный уровень: Конституция Российской Федерации; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27 июля 2006 года 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 17 декабря 2001 года 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29 июля 2004 года 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; 16

Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года 225 «О трудовых книжках»; Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»; 17

Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»; Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»; Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»; 18

Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК , утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года 299; «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р », утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года 65-СТ; 19

«Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ », утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года 3549; «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р », утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года 28; ГОСТ Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года 1411; « 20

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года 536; «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года; «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года; «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года 367; 21

«Общероссийский классификатор занятий ОК », утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года 298; «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК , утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года 413; «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК » утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года 412; «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК » утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года 276-ст; 22

«Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК (далее - ОКПО); «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года 37; Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года 9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»; 23

Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ; Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства. 2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации. 3. Локальные нормативно-правовые акты 24

3. Локальные нормативно-правовые акты: Коллективный договор; Правила внутреннего трудового распорядка; Штатное расписание; Положение (инструкция) о делопроизводстве; Положение о защите персональных данных работников; Положение о должностной инструкции; Положение по оплате труда; Положения о структурных подразделениях и другие. 25

Общий состав и виды кадровой документации 1. Документация по приему на работу: · Заявление о приеме на работу; · Контракт о назначении на должность; · Приказ о приеме на работу; · Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу. 2. Документация по переводу на другую работу: · Заявление о переводе на другую работу; · Представление о переводе на другую работу; · Приказ о переводе на другую работу. 3. Документация по увольнению с работы: · Заявление об увольнении; · Приказ об увольнении; · Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении. 26

4. Документация по оформлению отпусков: · График отпусков; · Заявление о предоставлении отпуска; · Приказ о предоставлении отпуска. 5. Документация по оформлению поощрений: · Представление о поощрении; · Приказ о поощрении; · Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении. 6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: · Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; · Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; · Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; · Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания. 27

Документы, обязательные для всех организаций Штатное расписание. Положение об оплате труда. Правила внутреннего трудового распорядка. График отпусков. Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных: а) Положение о защите персональных данных работников; 6) Обязательство о неразглашении персональных данных работников. 28

Документы, создаваемые с учетом специфики организации Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании. График сменности. Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск. Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск. Положение о нормировании труда. Положение о нормах выработки. Нормы труда. 29

Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ) Положение о персонале. Положение о подборе и отборе персонала. Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров. Положение о комиссии по трудовым спорам. Положение об аттестации (оценке) персонала. График проведения аттестации. Представление на аттестацию. Аттестационный лист. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция. План работы кадровой службы. План (прогноз) потребности в кадрах. Программа развития персонала. Кадровый резерв. Замещение штатного расписания. 30

Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства Номенклатура дел. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства. Табель форм документов по работе с персоналом. Альбом форм документов по работе с персоналом. График документооборота кадровой службы. 31

Журналы и книги учета Книга учета персонала. Книга учета переводов персонала. Журнал регистрации трудовых договоров. Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников. Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска. Журнал регистрации приказов о командировках работников. Журнал регистрации командировочных удостоверений. Журнал регистрации служебных заданий. Книга учета личных дел. Книга учета личных карточек. 32

Журнал регистрации локальных нормативных актов. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий. Журнал выдачи справок по личному составу. Журнал учета больничных листов. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Книга регистрации протоколов. Книга регистрации актов. Книга учета входящих документов. Книга учета исходящих документов. 33

Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений Документы - основания к приказам по личному составу: Трудовой договор. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Письмо о переводе. Заявление. Докладная записка. Объяснительная записка. Протокол. Представления: а) представление о переводе; б) представление о поощрении; в) представление об увольнении. 34

Акты: Акт об отсутствии на рабочем месте. Акт о появлении работника на рабочем месте в нетрезвом состоянии. Акт об отказе дать объяснения. Акт об отказе в ознакомлении с приказом. Акт об отказе получения трудовой книжки. 35

Унифицированные формы по учету кадров Приказы по личному составу Т-1 - приказ (распоряжение) о приеме работника на работу; Т-1а - приказ (распоряжение) о приеме работников на работу; Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу; Т-5а - приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу; Т-6 -приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; Т-6а - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам; Т-7 - график отпусков»; Т-8- «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); 36

Т-8а - приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении); Т-9 - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; Т-9а - приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку; Т-10 - командировочное удостоверение; Т-10а - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; Т-11 - приказ (распоряжение) о поощрении работника; Т-11а -приказ (распоряжение) о поощрении работников; 37

Приказы, имеющие произвольную форму: О назначении ответственных лиц за получение, хранение, выдачу и учет трудовых книжек и бланков. О назначении ответственных лиц за хранение и использование печати. О назначении ответственных лиц, работающих с Управлением Пенсионного фонда России. О применении дисциплинарных взысканий. О снятии дисциплинарных взысканий. Об изменении анкетно - биографических данных. Об установлении профессии. О присвоении разряда. О совмещении профессий (должностей). 38

Об установлении надбавки. О замещении временно отсутствующего работника. О дежурстве. О привлечении к сверхурочным работам. Об изменении режима работы. Об отстранении от работы. Об объявлении простоя. О продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью. 39

Первичные учетные документы Т-2 - личная карточка работника; Т-2ГС (МС) - личная карточка государственного (муниципального) служащего; Т-4 - учетная карточка научного, научно-педагогического работника; Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда; Т-13 - табель учета рабочего времени; Т-49 -расчетно-платежная ведомость; Т-51 - расчетная ведомость; 40

Т-53 - платежная ведомость; Т-53а - журнал регистрации платежных ведомостей; Т-54 - лицевой счет; Т-54а - лицевой счет (свт); Т-60 - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику; Т-61 - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); Т-73 - акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г

Личные документы Трудовая книжка. Документы личного дела: а) личный листок по учету кадров; б) анкета поступающего на работу; в) дополнение к личному листку по учету кадров; г) копии документов об образовании; д) автобиография; е) характеристика; ж) рекомендательное письмо; и) результаты аттестации; к) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; л) копия ИНН. 42

Информационно-справочные документы Извещения и направления: а) извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска; б) направление на периодический медицинский осмотр. Уведомления: а) уведомление о сокращении штата; б) уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; в) уведомление о праве отказаться от работы в ночное время; г) уведомление о получении трудовой книжки. Справки с места работы. 43

Документы воинского учета Списки военнообязанных. Карточки учета военнообязанных. Отчеты о бронировании военнообязанных. 44

Документы для Пенсионного фонда Журнал регистрации представлений к назначению пенсии по старости, по инвалидности, по потере кормильца. Журнал регистрации заявлений о перерасчете пенсии. Журнал регистрации индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1). Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11). Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1). Перечень рабочих мест, наименование профессий и должностей, работникам которых установлено льготное пенсионное обеспечение в связи с особыми условиями труда в соответствии со статьей 27 Закона «О трудовых пенсиях в РФ» (по списку 1, 2). 45

Создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами 46

«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы». 47

«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений». 48

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений: · трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ); · прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ); · на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ); · · обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ); · прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья ТК РФ). 49

по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ); 50

Каждый работодатель, один раз в год, но не позднее 1 марта, на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору, получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязан подавать в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации документ, содержащий относящиеся к отчетному кварталу индивидуальные сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 года 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета. 51

«При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором». 52

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством. 53

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»: «Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие. 54

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)». Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу. 55

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты. 56

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ). 57

Принятие локальных нормативных актов осуществляется одним из следующих способов: 1) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно статье 372 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее: «При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 103 ТК РФ). 58

«Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 123 ТК РФ). «Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 135 ТК РФ). «Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 162 ТК РФ). 59

«Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 136 ТК РФ). «Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 190 ТК РФ). 60

Работодатель обязан обеспечить: «разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 212 ТК РФ). 2) в других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично. 61

Составление графика отпусков В соответствии со статьями 114 и 115 ТК РФ все сотрудники, работающие в организации по трудовому договору, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. 62

График отпусков - это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Утверждаетсят подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается. График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков. 63

Для составления графика необходимо получить следующую информацию. Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков. В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов, директора подразделений). Они должны: собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска; уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности; 64

предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика. Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены. 65

Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков. Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время. 66

Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время 67

68

69

70

71

72