Куда пропадает время руководителя? Блиц-курс

Актуальность темы управления временем переоценить крайне сложно… Время – единственный ресурс, который нельзя занять, купить, нанять или приобрести больше (в отличие от материальных и человеческих ресурсов) Время ничего не стоит, но его потеря часто оборачивается огромным ущербом как для самого менеджера, так и для Компании в целом Время нельзя «хранить». Ушедшее вчера время навсегда остается в прошлом Время абсолютно незаменимо. Его недостаток или отсутствие полноценно заменить другими средствами и ресурсами невозможно Наконец, абсолютно все процессы в природе, жизни и, безусловно, в бизнесе, требуют времени

О ценности времени уже сказано и еще будет сказано много мудрых слов…

Если у вас нет времени, то вам будет некогда зарабатывать деньги Джон Рокфеллер Не тратьте время, потому что это материал, из которого сделана жизнь Бенджмамин Франклин Убить время! Разве такое может ему понравиться?! Если бы ты с ним не ссорилась, то могла бы просить у него все, что захочешь! Льюис Кэролл, «Приключения Алисы в стране чудес» Время и прилив никогда не ждут Вальтер Скотт

Практически каждый менеджер понимает ценность и важность уникального ресурса, называемого ВРЕМЯ … и наиболее частым ответом на банальный вопрос о состоянии дел для большинства менеджеров является все тот же: «Хронически не хватает времени» Однако, профессионализм в управлении временным ресурсом остается достаточно низким

Печальные факты о времени менеджера В лучшем случае!

Печальные факты о времени менеджера Наиболее частой «профессиональной болезнью» менеджера в наше время являются работа во внерабочее время и трудоголизм При отсутствии своевременных мер они неизбежно приводят к: преждевременному истощению преждевременному истощению демотивации менеджера демотивации менеджера снижению его эффективности снижению его эффективности потере работы и … потере работы и … … здоровья … здоровья

Наиболее часто встречающиеся поглотители времени менеджера Все у нас чужое, одно лишь время – наша собственность. Только время, ускользающее и текущее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимает Луций Сенека

1. Средства связи (телефон и электронная почта) Телефонная и электронная связь дает нам огромные преимущества ПРИОРИТИЗИРУЙТЕ ПРИОРИТИЗИРУЙТЕ Ваши звонки и письма разговоры по телефону и переписка по электронной почте являются одним из наиболее частых помех в работе менеджера но Однако, бизнес невозможен без эффективной коммуникации, потому… МИНИМИЗИРУЙТЕ МИНИМИЗИРУЙТЕ в рабочее время разговоры «за жизнь» ДЕЛЕГИРУЙТЕ ДЕЛЕГИРУЙТЕ свои полномочия и вовремя нажимайте кнопку «forward»

2. Излишнее внедрение в работу своих подчиненных Иногда очень похвально интересоваться тем, как работают и чем живут сотрудники. излишнее «внедрение» неблагоприятно сказывается на творчестве, эффективности и профессиональном росте подчиненных ОДНАКО отнимает массу времени у менеджера. А время менеджера стоит дорого. Во всех смыслах + соблюдать БАЛАНС Важно: соблюдать БАЛАНС между Полным погружением в жизнь и работу сотрудников Полным абстрагированием от ситуации и сотрудников

3. Улаживание межличностных конфликтов в коллективе Практика показывает, что чем больше организация, тем больше времени тратят сотрудники на выяснения отношений. Что делать? Руководитель порой бывает втянут в ситуацию, в лучшем случае, в качестве арбитра, в худшем, в роли «жилетки» для одной из сторон и «бессердечного человека» - для другой.

3. Улаживание межличностных конфликтов в коллективе Обращайте внимание и на личностные особенности кандидата. Особенно - на склонность претендента к конфликтам Четкое определите и контролируйте выполнение функциональных обязанностей. Большая часть конфликтов между сотрудниками начинается именно из-за непонимания того, кто и Заниматься профилактикой На этапе приема на работу В повседневной деятельности за что отвечает

А как разрешать уже возникшие конфликты – это уже совсем другая история А как разрешать уже возникшие конфликты – это уже совсем другая история О ней в одном из специальных выпусков «Блиц- курса PBDs»

4. Рутинная работа Ох, уж эти несрочные и неважные дела! Сколько о них уже сказано, а мы по-прежнему ежедневно разбираем кучу бумаг, корректируем стопы документов, делаем десятки уточняющих телефонных звонков и прочее-прочее… Как избавиться от рабочей рутины?

4. Рутинная работа И делегируйте! Максимально четко выделяйте дела, которые Вы можете делегировать кому-то из подчиненных. И делегируйте! «вручите» ассистенту Механическую работу «вручите» ассистенту Мониторируйте свое время Мониторируйте свое время (и записывайте !!!). Мониторировать нужно все 24 часа и записывать абсолютно все даже пятиминутные дела). Через 2-3 недели мониторинга станет очевидно, с чем, в первую очередь Вам надо работать, чтобы сократить потери времени. игнорировать. Выделите задачи и вопросы, которые можно игнорировать. Иногда лучше не выполнить несущественную задачу, чем «провалить» важное дело из-за недостатка времени

5. Совещания Для некоторых менеджеров само отношение к совещаниям, как к одному из поглотителей времени, является посягательством «на святое». Как же без совещаний? до 25-30% На самом деле совещания становятся действительно поглотителями времени, когда проводятся слишком часто, но при этом не приносят существенных позитивных сдвигов в работе организации. Так, в ряде организаций совещания занимают до 25-30% рабочего времени менеджеров! Как сделать совещания эффективнее?

четко обозначенную цель Каждое совещание должно иметь свою четко обозначенную цель. Если совещание можно не проводить, не проводите его! 5. Совещания Строго следите за временем Строго следите за временем проведения и прерывайте длительные лирические отступления и разговоры не по сути для согласования позиций и выработки совместных решений! Все участники должны быть информированы заранее о теме, повестке, продолжительности совещания и подготовлены к нему. Совещание – для согласования позиций и выработки совместных решений! Фиксируйте решения Контролируйте их выполнение! Фиксируйте решения, принимаемые на совещании, и предоставляйте их всем участникам и обязательно тем, кого еще эти решения могут касаться. Контролируйте их выполнение! совещания «стоя» По возможности, проводите совещания «стоя», например, у офисной кофе-машины. Это гарантия и экономии времени, и непринужденности обстановки. А значит, более продуктивного обмена мнениями!

6. Интернет и личная переписка Мировая паутина добралась до разума абсолютно всех. «Жареные» факты, политические баталии, футбольные матчи. А чего стоят смешные истории, клипы, картинки, пересылаемые нами друзьями и коллегами % Словом, соблазн велик, но… бывает, что это начинает «съедать» % и более рабочего времени Способы борьбы с этим поглотителем времени достаточно просты

6. Интернет и личная переписка Способ «Самостоятельный». Способ «Самостоятельный». Потребность в Интернете «исчезает» сама собой, когда работы действительно много Способ «Высоко дисциплинированный». Способ «Высоко дисциплинированный». При очередном подсчете времени, в очередной раз потраченном в Интернете, сказать себе: «Хватит, так можно и вовсе все время растранжирить ни на что». Способ «Радикальный». Способ «Радикальный». В ряде компаний существует практика запрета для сотрудников доступа в Интернет вообще. Применять ли этот метод решать только Вам. Но стоит помнить, что для менеджеров, особенно маркетологов, Интернет часто бывает очень нужным и даже незаменимым источником получения необходимых сведений, материалов, статей и прочее. Способ «Внезапный». Способ «Внезапный». Иногда хорошо и надолго охлаждает пыл сидеть в Интернете или переписываться с друзьями внезапное «вторжение» вышестоящего руководителя

7. Беседы с коллегами на личные темы Считается, что этот поглотитель времени особенно актуален для женского коллектива. Однако, эта тема актуальна и для вас, уважаемые менеджеры-мужчины. Ведь вы тоже любите поговорить на работе в темах Главное отличие, как известно, в темах мужских и женских разговоров С учетом того, как мало времени обычно руководители проводят вне офиса, часть их личной жизни плавно перемещается на работу. Потому не говорить на работе на темы, отвлеченные от работы, не просто невозможно, но даже вредно Главное, опять же баланс и…

7. Беседы с коллегами на личные темы в том числе и «благодаря» таким беседам теряется драгоценное рабочее время почаще напоминайте себе, что… рабочие вопросы сами собой не решаются, а значиться находиться на работе приходится дольше

Тема поглотителей времени, безусловно, более широкая, чем было представлено нами в этом выпуске «Блиц-курса PBDs». В заключение хотим сделать акцент на одном ключевом моменте в управлении временем: важно, чтобы каждый, кто ставит себе целью минимизировать потери времени, начинал с понимания того, куда это время расходуется.

ВОВРЕМЯ! Хотим пожелать Вам, чтобы цели, которые Вы ставите перед собой и в профессиональной, и в личной жизни всегда осуществлялись ВОВРЕМЯ! Ведь очень часто мы не добиваемся нужных результатов не потому, что не можем, а потому, что время расходуем не в том направлении. А еще - частенько забываем, что «мы работаем для того, чтобы жить, а не живем для того, чтобы работать». Желаем Вам умения управлять своим жизненным временем и благосклонности с его стороны

С уважением и наилучшими пожеланиями, Компания PBDs Директор Ирина Анучина