Информационные системы управления документооборотом Преподаватель: к.т.н., доц. каф. АСУ Никулина Наталья

2 Литература 1.Никулина Н.О., Черняховская Л.Р. Модели информационной поддержки принятия решений с использованием систем управления электронным документооборотом: учебное пособие. – Уфа: УГАТУ, – 134 с. 2.Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: Учебное пособие, практикум по курсу / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. – М.: – 127 с. 3.Майкл Дж., Саттон Д. Корпоративный документооборот. – СПб: «БМикро», «Азбука», – 416 с. 4.Романов, Ильина, Логинова. Правда об электронном документообороте. – М.: «ДМК Пресс», – 224 с. 5.Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1999 г. – 575 с.

3 Принятые сокращения ДОУ – документационное обеспечение управления; ДОУ – документационное обеспечение управления; ГСДОУ – государственная система ДОУ; ГСДОУ – государственная система ДОУ; ЭД – электронный документооборот; ЭД – электронный документооборот; СЭД – система ЭД; СЭД – система ЭД; УСД – унифицированная система документации; УСД – унифицированная система документации; ОРД – организационно-распорядительный документооборот; ОРД – организационно-распорядительный документооборот; СИБИД – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу СИБИД – система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

4 ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 1. История развития делопроизводства. Задачи ДОУ.

5 Глиняные дощечки – Вавилон Глиняные дощечки – Вавилон Папирус – II век до н.э. Александрийская библиотека (Египет) Папирус – II век до н.э. Александрийская библиотека (Египет) Восковые дощечки – Древний Рим, Древняя Греция Восковые дощечки – Древний Рим, Древняя Греция Пергамент – II-I век до н.э. Пергамская библиотека (Малая Азия) Пергамент – II-I век до н.э. Пергамская библиотека (Малая Азия) Бумага – 105 год н.э. (Китай) Бумага – 105 год н.э. (Китай) Берестяные грамоты – XI в. (Новгород) Берестяные грамоты – XI в. (Новгород) Древние носители информации

6 История делопроизводства в России XI-XIII вв. – храмы и монастыри (источники распространения письменности и хранилища пергаментных документов) XI-XIII вв. – храмы и монастыри (источники распространения письменности и хранилища пергаментных документов) XV в. Орган управления – приказ, служащие – приказные дьяки, высший орган управления – Боярская дума, принцип управления – территориально- отраслевой. XV в. Орган управления – приказ, служащие – приказные дьяки, высший орган управления – Боярская дума, принцип управления – территориально- отраслевой. К XVIII веку существовало около 70 приказов.

7 История делопроизводства в России XVIII вв. – приказы заменены коллегиями, сформированными по отраслевому принципу (12 коллегий). XVIII вв. – приказы заменены коллегиями, сформированными по отраслевому принципу (12 коллегий). Высшим органом по делам законодательства и государственного управления стал Сенат. Высшим органом по делам законодательства и государственного управления стал Сенат. Каждая коллегия имела собственный регламент, определяющий штат, структуру, функции и порядок делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Каждая коллегия имела собственный регламент, определяющий штат, структуру, функции и порядок делопроизводства. Все регламенты были объединены в Генеральный регламент, принятый в 1720 году. Основным стал коллегиальный способ принятия решений (коллежская система делопроизводства). Основным стал коллегиальный способ принятия решений (коллежская система делопроизводства). Делопроизводство закреплено за канцелярией. Делопроизводство закреплено за канцелярией.

8 История делопроизводства в России XIX век. В 1802 г. коллегии упразднены и заменены министерствами (8). XIX век. В 1802 г. коллегии упразднены и заменены министерствами (8). Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Комитет министров стал высшим административным учреждением, действующим на коллегиальных правах. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Председатель Комитета и все министры назначались императором и несли ответственность только перед ним. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета, созданного в 1810 году. Должность председателя Комитета первоначально была совмещена с должностью председателя Государственного совета, созданного в 1810 году. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем. Госсовет состоял из нескольких департаментов и Государственной канцелярии во главе с государственным секретарем.

9 История делопроизводства в России 1811 г. – принятие законодательного акта «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами г. – принятие законодательного акта «Общее учреждение министерств», который определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Были формализованы принципы создания и архивного хранения документов, утверждены формы документов, по которым совершается делопроизводство, движение документов и дел. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. Появились угловые бланки – с угловым расположением реквизитов. Появились ссылки на взаимосвязанные документы. Появились ссылки на взаимосвязанные документы.

10 История делопроизводства в России 17 октября 1905 г. Учреждена Госдума – первый выборный государственный орган. 17 октября 1905 г. Учреждена Госдума – первый выборный государственный орган. Госдума рассматривала законопроекты, которые затем обсуждались в Государственном совете и утверждались царем. Госдума рассматривала законопроекты, которые затем обсуждались в Государственном совете и утверждались царем г. Министерства заменены наркоматами (13), которые подчинялись Совету народных комиссаров г. Министерства заменены наркоматами (13), которые подчинялись Совету народных комиссаров г. – декрет «О порядке утверждения и опубликовании законов» г. – декрет «О порядке утверждения и опубликовании законов» г. – постановление «О форме бланков государственных учреждений» г. – постановление «О форме бланков государственных учреждений» г. – основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства г. – основан Государственный институт техники управления (ИТУ), в котором разбирались проблемы делопроизводства г. – приняты «Общие правила документации и документооборота», в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы г. – приняты «Общие правила документации и документооборота», в которых определялись функции работников, их обязанности и содержание работы.

11 Сущность управленческого труда Руководство – специфическая функция управления, представляющая собой совокупность однотипных операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: принятие управленческих решений; принятие управленческих решений; отдача распоряжений; отдача распоряжений; контроль исполнения; контроль исполнения; инструктаж подчиненных; инструктаж подчиненных; анализ положения дел и др. анализ положения дел и др.

12 Категории и функции управленческих работников Руководители участвуют в стратегической разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их документы. Руководители участвуют в стратегической разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их документы. Специалисты занимаются разработкой конкретных заданий руководителя и выполняют вспомогательные операции, документируя проекты решения. Специалисты занимаются разработкой конкретных заданий руководителя и выполняют вспомогательные операции, документируя проекты решения. Вспомогательно-технические работники осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документальной информации. Вспомогательно-технические работники осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документальной информации.

13

14 Факторы, влияющие на эффективность управленческого труда количество и качество используемой необходимой информации; количество и качество используемой необходимой информации; скорость получения и обработки информации; скорость получения и обработки информации; глубина логического и творческого анализа поступающей информации; глубина логического и творческого анализа поступающей информации; обоснованность, полнота и быстрота реализации принятых управленческих решений. обоснованность, полнота и быстрота реализации принятых управленческих решений.

15 Комплекс требований к управленческой информации высокая степень надежности и достоверности информации; высокая степень надежности и достоверности информации; своевременность поступления информации; своевременность поступления информации; удобство форм представления информации; удобство форм представления информации; минимальность объемов информации при необходимой полноте и др. минимальность объемов информации при необходимой полноте и др.

16 Документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основное предназначение ДОУ – обеспечение руководителей информацией, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям. Основное предназначение ДОУ – обеспечение руководителей информацией, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям.

17 Место документооборота в системе управления предприятием

18 Виды управленческих операций – обработка поступающей корреспонденции, регистрация, печатание документа, перемещение документа. Технические (делопроизводственные) – обработка поступающей корреспонденции, регистрация, печатание документа, перемещение документа. – чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, визирование, контроль исполнения. Логические – чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, визирование, контроль исполнения. – определение состава исполнителей документа, поиск альтернатив решения, выбор оптимального решения. Творческие – определение состава исполнителей документа, поиск альтернатив решения, выбор оптимального решения.

19 Недостатки существующей технологии обработки документов неоправданно высокие затраты рабочего времени на технические операции; неоправданно высокие затраты рабочего времени на технические операции; отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне; отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне; обработка документации, решения по которой не входят в компетенцию руководителей определенного ранга; обработка документации, решения по которой не входят в компетенцию руководителей определенного ранга; недостаточное использование средств ПО и оргтехники для составления документов. недостаточное использование средств ПО и оргтехники для составления документов.

20 Проблемы документационного обеспечения управления 1. 1.Рост объема управленческой информации Низкое качество управленческой информации Приток ненужной информации.

21 Объективные причины роста объема управленческой информации создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции; создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение номенклатуры выпускаемой продукции; внедрение технических средств в управленческий труд; внедрение технических средств в управленческий труд; объективное свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться; объективное свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться; недостаточная разработанность законодательной базы; недостаточная разработанность законодательной базы; дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений. дублирование документов из-за дублирования функций учреждений и их структурных подразделений.

22 Субъективные причины роста объема управленческой информации издание некачественных документов, несвоевременное выполнение поручений и заданий; издание некачественных документов, несвоевременное выполнение поручений и заданий; введение новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих унифицированных систем документации; введение новых форм отчетного и справочного характера в нарушение существующих унифицированных систем документации; устаревшая технология работы с документами. устаревшая технология работы с документами.

23 Ошибки автоматизации документооборота Отсутствие системного подхода к анализу документооборота и делопроизводства, сложившегося на предприятии Отсутствие системного подхода к анализу документооборота и делопроизводства, сложившегося на предприятии Отсутствие способов организации информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятия Отсутствие способов организации информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятия Отсутствие функциональной связи автоматизации бизнес-процессов с автоматизацией делопроизводства Отсутствие функциональной связи автоматизации бизнес-процессов с автоматизацией делопроизводства Неэффективное использование накопленной на предприятии информации. Неэффективное использование накопленной на предприятии информации.

24 Задачи ДОУ 1.Документирование управленческой деятельности (составление, оформление и изготовление документов). 2.Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, согласования, контроля исполнения, хранения и использования документов). 2.Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, согласования, контроля исполнения, хранения и использования документов). 3.Систематизация архива документов.

25 Средства решения задач Документирование – средства создания документов; Документирование – средства создания документов; Организация работы с документами – средства маршрутизации и обеспечения контроля исполнения; Организация работы с документами – средства маршрутизации и обеспечения контроля исполнения; Систематизация архива – средства ведения архива документов. Систематизация архива – средства ведения архива документов.

26 Государственная система ДОУ ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Основная цель ГСДОУ: упорядочение документооборота организаций, упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. совершенствование работы аппарата управления.

27 История развития ГСДОУ В 1941 г. на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа ДОУ. В 1941 г. на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике была предложена первая программа ДОУ. С 1958 г. Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. С 1958 г. Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР начало контролировать делопроизводство организаций. В 1963 г. по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1963 г. по поручению Совмина началась работа над созданием Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1973 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) закончил разработку «Основных положений ЕГСД». В 1973 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) закончил разработку «Основных положений ЕГСД». В 1988 г. новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В 1988 г. новая редакция ЕГСД получила название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

28 Составные части ГСДОУ Единые правила составления и оформления документов; Единые правила составления и оформления документов; Рациональные принципы документооборота; Рациональные принципы документооборота; Единые правила создания учетно-справочной системы; Единые правила создания учетно-справочной системы; Формы и методы контроля исполнения документов; Формы и методы контроля исполнения документов; Правила составления номенклатуры дел; Правила составления номенклатуры дел; Принципы формирования дел; Принципы формирования дел; Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию; Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию; Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов. Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов.

29 Организации по стандартизации в области ДОУ ISO; ISO; Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ); Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ); Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД); Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД); ООО «Электронные офисные системы», ООО «Электронные офисные системы», Региональная общественная организация «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» Региональная общественная организация «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ». ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ». технические комитеты (ТК) и подкомитеты (ПК): технические комитеты (ТК) и подкомитеты (ПК): ТК 46 «Документация» ТК 46 «Документация» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота»

30 Стандартизация в области ДОУ ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». ГОСТ Р «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». ГОСТ Р «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». ГОСТ Р «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».