Лекция 9. Управление коммуникациями проекта

2 Пирамида проекта

3 Управление коммуникациями Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Основные потребители информации: Основные потребители информации: менеджер проекта; менеджер проекта; заказчик; заказчик; спонсор (куратор) проекта; спонсор (куратор) проекта; руководители функциональных подразделений; руководители функциональных подразделений; исполнители работ; исполнители работ; поставщики. поставщики.

4 Информационные потоки при управлении проектами

5 Процессы управления коммуникациями Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки) Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки) Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту. Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

6 Планирование коммуникации План коммуникаций включает: план сбора информации (источники информации и методы ее получения); план сбора информации (источники информации и методы ее получения); план распределения информации (потребители информации и способы ее доставки); план распределения информации (потребители информации и способы ее доставки); детальное описание каждого документа (формат, содержание, уровень детальности и используемые определения); детальное описание каждого документа (формат, содержание, уровень детальности и используемые определения); план ввода в действие тех или иных видов коммуникации; план ввода в действие тех или иных видов коммуникации; методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

7 Коммуникации По отношению к команде проекта Внутренние Внешние По степени формализации Формальные (документи- рованные) Неформальные (устные) По отношению к организационным структурам Горизонтальные Вертикальные

8 Схемы коммуникации в проектах Уровни ответственности Менеджер проекта Спонсор проекта Руководитель программы Базовая схема коммуникации в проектах Менеджер подпроекта Менеджер подпроекта Менеджер подпроекта Области ответственности

9 Схемы коммуникации в проектах Менеджер проекта Спонсор проекта Базовая схема коммуникации в проектах Менеджер по персоналу Риск- менеджер Менеджер по коммуникациям Области ответственности Менеджер по качеству

10 Подготовка отчетности и документирование Отчетность о ходе выполнения включает: Отчетность о ходе выполнения включает: информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию об отклонениях от базовых планов; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта. прогнозирование будущего состояния проекта. Документирование включает: Документирование включает: сбор и верификацию окончательных данных; сбор и верификацию окончательных данных; анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ; анализ данных и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполнения работ; архивирование результатов с целью дальнейшего использования. архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

11 Задачи СУП Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач: разработка расписания исполнения проекта без учета/ с учетом ограниченности ресурсов; разработка расписания исполнения проекта без учета/ с учетом ограниченности ресурсов; определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта; определение критического пути и резервов времени исполнения операций проекта; определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании; определение потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании; определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов; определение распределения во времени загрузки возобновляемых ресурсов; анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков; анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков; учет исполнения проекта; учет исполнения проекта; анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта. анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

12 Базовые характеристики СУП Набор характеристик Содержание Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик описание глобальных параметров планирования проекта; описание глобальных параметров планирования проекта; описание логической структуры комплекса работ; описание логической структуры комплекса работ; многоуровневое представление проекта; многоуровневое представление проекта; назначение временных параметров планирования задач; назначение временных параметров планирования задач; поддержка календарей отдельных задач и проекта в целом. поддержка календарей отдельных задач и проекта в целом. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта организационная структура исполнителей; организационная структура исполнителей; ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат; ведение списка наличных ресурсов, номенклатуры материалов и статей затрат; поддержка календарей ресурсов; поддержка календарей ресурсов; назначение ресурсов работам; назначение ресурсов работам; календарное планирование при ограниченных ресурсах календарное планирование при ограниченных ресурсах

13 Базовые характеристики СУП Набор характеристик Содержание Средства контроля за ходом выполнения проекта фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных; фиксация плановых параметров расписания проекта в базе данных; ввод фактических показателей состояния задач; ввод фактических показателей состояния задач; ввод фактических объемов работ и использования ресурсов; ввод фактических объемов работ и использования ресурсов; сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ сравнение плановых и фактических показателей и прогнозирование хода предстоящих работ Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту диаграмма Ганта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию); диаграмма Ганта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию); PERT -диаграмма (сетевая диаграмма); PERT -диаграмма (сетевая диаграмма); создание отчетов, необходимых для планирования и контроля создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

14 Уровни управления проектами Уровень стратегического управления Уровень тактического управления Уровень оперативного управления Уровень проектного офиса Уровень высшего руководства Уровень менеджеров проектов Определение целей и задач; принятие решений о финансировании; оценка приоритетности проектов Планирование и управление корпоративными проектами Планирование, управление и контроль исполнения отдельных проектов

15 Требования к ПО УП Уровень стратегического управления Уровень тактического управления Уровень оперативного управления Легкость в применении Легкость в применении Возможность получать демонстрационные отчеты Возможность получать демонстрационные отчеты Мощные возможности обобщения сведений Мощные возможности обобщения сведений Средства для интеграции с данными из других программных приложений Средства для интеграции с данными из других программных приложений Процедуры для планирования сверху вниз Процедуры для планирования сверху вниз Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков Возможность интеграции с другими приложениями Возможность интеграции с другими приложениями Средства для свертывания данных по проекту для предоставления отчетов руководству и углублению для планирования на более детальном уровне Средства для свертывания данных по проекту для предоставления отчетов руководству и углублению для планирования на более детальном уровне Средства для контроля за реализацией проекта Средства для контроля за реализацией проекта Гибкость при настройке выходных форм отчетности Гибкость при настройке выходных форм отчетности Простота использования Простота использования Легкость изучения Легкость изучения "Прозрачность" процедур ввода данных "Прозрачность" процедур ввода данных Наглядность Наглядность

16 Выбор СУП руководством «За»«Против» Короткие сроки внедрения Короткие сроки внедрения Методы внедрения поддерживаются руководством Методы внедрения поддерживаются руководством Достаточность финансовых, материальных и людских ресурсов для внедрения Достаточность финансовых, материальных и людских ресурсов для внедрения Руководство может быть не осведомлено о запросах нижних уровней Руководство может быть не осведомлено о запросах нижних уровней Система может оказаться неэффективной для работы менеджеров-профессионалов Система может оказаться неэффективной для работы менеджеров-профессионалов

17 Выбор СУП профессионалами «За»«Против» Высокая функциональность продукта Высокая функциональность продукта Эксперты по управлению проектами в компании смогут давать рекомендации пользователям других уровней Эксперты по управлению проектами в компании смогут давать рекомендации пользователям других уровней Система окажется достаточно удачно интегрируемой с другим ПО Система окажется достаточно удачно интегрируемой с другим ПО Может потребоваться интенсивный тренинг по ПО для широкого круга пользователей Может потребоваться интенсивный тренинг по ПО для широкого круга пользователей Для реального использования продукта придется вводить много данных на других уровнях Для реального использования продукта придется вводить много данных на других уровнях

18 Выбор СУП на оперативном уровне «За»«Против» Доступность для освоения Доступность для освоения Большое число пользователей уже использует систему, чаще всего просто принимается решение о поставке интегрированной системы управления проектами Большое число пользователей уже использует систему, чаще всего просто принимается решение о поставке интегрированной системы управления проектами Невысокая цена ввиду небольшой функциональности Невысокая цена ввиду небольшой функциональности Невозможность удовлетворения запросов уровня стратегического и тактического управления Невозможность удовлетворения запросов уровня стратегического и тактического управления Сложности интеграции с другим ПО Сложности интеграции с другим ПО

19 Признаки корпоративной СУП 1.Распределение функций системы по ролям в проекте 2.Поддержка глобальных иерархических структур 3.Контроль одновременного использования ограниченных ресурсов компании во многих проектах 4.Обеспечение обмена информацией внутри команды проекта в режиме реального времени 5.Наглядное представление информации о состоянии проектов 6.Готовность к интеграции

20 Наиболее известные СУП Microsoft Office Project (Microsoft Corp., США) Microsoft Office Project (Microsoft Corp., США) (Welcom Software Technology, Великобритания, Deltek, США) Open Plan (Welcom Software Technology, Великобритания, Deltek, США) Primavera (Primavera Systems, Oracle, США) Primavera (Primavera Systems, Oracle, США) Spider Project (Спайдер Проджект, Россия) Spider Project (Спайдер Проджект, Россия) Project Expert (Эксперт Системс, Россия) systems.com Project Expert (Эксперт Системс, Россия) systems.comwww.expert- systems.comwww.expert- systems.com 1С-Рарус: Управление проектами (1С-Рарус, Россия) 1С-Рарус: Управление проектами (1С-Рарус, Россия) Проектный Офис и Управление сервисами (Алеф Консалтинг & Софт, Россия), Проектный Офис и Управление сервисами (Алеф Консалтинг & Софт, Россия),