Создание электронного архива банка типовые решения Киев 2011

«В XXI веке совершенно необоснованно и малоэффективно тратить на поиск документа больше 1 минуты. Тесные комнаты банковских архивов до потолка забитые папками с договорами и клиентскими документами – это анахронизм, с которым современный финансовый мир расстается без сожаления! Уверен, что наша команда, имеющая семилетний опыт создания электронных архивов для финансового сектора России, стран Балтии и СНГ, сможет предложить украинским банкам максимально эффективные комплексные решения» Олег Дегтяренко, Генеральный директор компании «Электронные архивы Украины»

Определение электронного архива Система электронного архива банка (далее ЭА) – I. Полнофункциональное решение, позволяющее избежать дополнительных преобразований в существующих бизнес-процессах и модификации функционирующей в банке системы электронного документооборота (далее СЭД). II. Многопользовательское клиент-серверное приложение. Одна из ключевых особенностей системы ЭА – возможность дальнейшего самостоятельного наполнения любыми видами документов (не только бухгалтерскими и рассчетно-кассовыми). III. Массив графических образов, полученный путем перевода в электронный вид бумажных документов (например, клиентских досье) для дальнейшего оперативного использования – поиска информации, анализа по заданным критериям, а также для печати документов и пересылки их по электронной почте.

Цели создания электронного архива в финансовых организациях Снижение риска финансовых потерь из-за умышленного или случайного удаления документов за счет ограничения доступа. Усиление контроля над использованием документов Предоставление ЭА документов предприятия в виде нематериальных активов при продаже, слиянии и поглощении компаний Уменьшение стоимости хранения документов Оптимизация численности персонала, занятого в обслуживании архивного массива Увеличение скорости доступа к документам Быстрый поиск и формирование подборки документов по заданным аналитическим признакам Просмотр копий документа, оперативная пересылка документов по электронной почте, печать непосредственно из учетной системы

ЭЛАУ – единственное предприятие в Украине предлагающее комплексные решения для создания электронных архивов в банках Разработка инновационных информационных систем и технологических решений с учетом конкретных задач Заказчика Полный комплекс работ по сканированию, наполнению и индексации любых видов архивов финансовых организаций Информационная, технологическая и сервисная поддержка работы с электронными архивами на всех этапах сотрудничества, а также по завершению активной фазы проектов

Список основных услуг Реализация задач Заказчика осуществляется посредством предоставления следующих услуг: Проектирование архивных и интегрированных информационных систем, комплексных СЭД Сканирование Индексирование Архивная обработка документов Подбор и обучение персонала Наши предложения базируются на многолетнем практическом опыте в создании электронных информационных ресурсов, реализации профильных проектов в финансовом секторе России, СНГ и странах Балтии

Мы предлагаем широкий спектр продуктов Электронный архив кредитных досье Хранилище документов и данных финансовой организации Автоматизированная система контроля исполнения договоров Электронный депозитарий первичной бухгалтерской документации Электронный архив кадрового делопроизводства Электронный архив персональных данных Система автоматизации архивного дела Электронный архив технической документации.

Любые объемы с гарантированно высоким качеством Передовое профессиональное оборудование Fujitsu, Graphtec, Zeutschel Последние модели высокоскоростных протяжных, поточных, планетарных сканеров позволяют обрабатывать от до страниц в сутки Лицензионное программное обеспечение крупнейших международных софтверных компаний по сканированию, распознаванию и индексации документов Собственные научно-исследовательские разработки и IT-решения, адаптированные к различным видам документов и секторов экономики

Основные подходы к работам по созданию архивов в финансовых организациях Разработка комплексных интегрированных систем электронного документооборота и архива банка Разработка и внедрение специализированных программных компонентов, обеспечивающих автоматизацию базовых функций (бизнес-процессов) архива банка и его интеграцию в существующую CЭД Разработка СЭД и создание подсистем автоматизированной передачи дел из системы автоматизации делопроизводства в электронный архив (если таковой уже имеется) Реализация технологии поточного (массового) сканирования и распознавания текстов документов для загрузки в CЭД индексированного бумажного архивного фонда Тиражирование систем электронных архивов в региональной сети отделений, интеграция с центральным архивом и общей СЭД. Сервисное обслуживание, работы по расширению функциональности ПО

Этапы реализации типовых проектов 1.Экспертиза фондов. Оценка объемов, состояния, форматов 2.Подготовка технического задания на разработку и адаптацию системы электронного архива либо интегрированной комплексной системы в соответствии со спецификой деятельности Заказчика 3.Формирование ТЗ и согласование его с Заказчиком 4.Согласование стоимости работ 5.Заключение договора 6.Утверждение календарного плана работ 7.Согласование регламента работ на территории Заказчика 8.Создание тестового ресурса и согласование его качества с Заказчиком 9.Выполнение работ по сканированию и индексации 10.Сдача информационного ресурса Заказчику в соответствии с утвержденным планом

Алгоритм создания электронного архива банка Загрузка в ИС (СЭД) Заказчика Конвертация в формат СЭД Заказчика Объединённая ИС Текущий ввод Индексирование полей Проверка Обработка Сканирование Подготовка к сканированию Проверка баз в Access Создание и тестирование интегрированной ИС(СЭД+ЭА) Подготовка ТЗ на разработку интегрированной ИС либо адаптацию системы ЭА к существующей СЭД Обучение персонала Заказчика Обучение персонала Заказчика Экспертиза документарных фондов Заказчика

Экспертиза бумажных документов архива банка Определение структуры бумажных массивов вид хранения уровень вложенности документов Количественные и качественные показатели массива количество листов в архивном деле или документе формат качество оригиналов Определение технологии оцифровки сшитые/расшитые документы Определение параметров поисковой/индексной карточки Формирование ТЗ на сканирование и индексирование

Разработка программной основы Разработка комплексных интегрированных систем электронного документооборота и архива банка Разработка и внедрение специализированных программных компонентов, обеспечивающих автоматизацию базовых функций архива и его интеграцию в существующую CЭД Разработка СЭД и создание подсистем автоматизированной передачи дел из системы автоматизации делопроизводства в электронный архив (если таковой уже имеется) Создание единой информационной и поисковой системы для всех отделений банка, интеграция с центральным архивом и общей СЭД Сервисное обслуживание, работы по расширению функциональности ПО

Технологический процесс создания электронных архивов в банке 1.Организация производственного участка на территории Заказчика 2.Подготовка документов к сканированию удаление скрепок, завязок, реставрация сортировка, прокладка штрих-кодов и т.д.) 3.Оцифровка на поточных, планетарных сканерах контактным или бесконтактным способом 4.Проверка отсканированного материала 5.Индексация в соответствии с техническим заданием 6.Загрузка электронного архива в имеющуюся либо разработанную систему 7.Организация работы мобильных выездных бригад в региональных отделениях банковской сети

Сканирование на поточном сканере. Преимущества профессионального оборудования. Скорость сканирования зависит от качества материала и скорости его подготовки Сканирование пачек однородных документов офисного использования от листов – до листов в день При прокладывании документов, ранее скрепленных скрепками или скобами, штрих-кодами – до листов в день Сканирование разноформатных расшитых документов до листов в день

Гарантии безопасности и конфиденциальности Разработка и обеспечение безопасной технологии работ в соответствии с правилами ТБ, мерами по охране труда, внутренним распорядком банка Согласование с Заказчиком порядка и плана-графика получения и сдачи материала и результатов работ Получение/сдача документов по описи и актам Составление протокола на отсутствующие документы Защита информации от несанкционированного доступа Конфиденциальность (сканирование на территории банка в присутствии сотрудника Заказчика, электронные носители NDAS-устройства с кодом, Фиксация передвижения документов и носителей информации, опечатывание носителя при перемещении Согласование форматов и качества электронных копий Бережное сканирование документов любых форматов и любой сложности

Контроль качества сканирования – проверка отсканированного материала Проверка на отсутствие пропусков Визуальный контроль нарушения нумерации Контроль и удаление дублей Соблюдение равномерности цветовых оттенков страниц Автоматизированная проверка качества образов специализированным ПО Контроль расфокуса («размытого» изображения) Отсутствие загибов страниц Определение наклона текста Контроль обрезки текста Соблюдение полей по краям Удаление посторонних объектов (пятен, мусора)

Дополнительная обработка проверенных графических образов Точная ориентация по тексту (доворот) Выравнивание образов по размеру Удаление виз, подписей, конфиденциальной информации (при необходимости) Удаление пятен, мусора, других артефактов Автоматическая замена или выравнивание фона Прочие виды дополнительной обработки, предусмотренные в ТЗ

Индексирование поисковых полей Для оперативного поиска документов в электронном архиве создается индексная база данных, содержащая сведения об основных атрибутах документов. Пример индексных полей: Клиент Тип документа Дата документа Номер документа Должность, фамилия и инициалы принявшего документ лица Дата поступления документа Индекс дела Количество листов основного документа и т. п.

Контроль качества ввода информации в индексные поля Визуальная проверка (верификация, вычитка) введенной в индексные поля информации с последующей корректировкой Автоматическая проверка базы данных на дубли, проверка орфографии, латиницы и кириллицы, правильность заполнения полей форматного содержания (дата, заглавные буквы и т.д.) Проверка на двойные пробелы и прочие недопустимые символы Проверка функционирования ссылки на образ документа Проверка всех незаполненных полей Проверка структуры базы данных на соответствие ТЗ Выборочная проверка базы данных в присутствии Заказчика

Результат работ по индексированию Формирование подборки документов по заданным аналитическим признакам (периоду, контрагенту и т.д.) Возможность просматривать копии документов непосредственно из учетной банковской системы Возможность распечатать комплект необходимой документации и переслать его по электронной почте Договор Приказ по основной деятельности Личное дело уволенного сотрудника Кредитное дело Приходно- расходный ордер ID Тип договораНомер приказаФамилияНазваниеТип ордера Номер договораДата составленияИмяДатаВкладчик Дата заключенияНазваниеОтчествоЗаемщикПолучатель ОрганизацияСсылка на файлДата увольненияСсылка на файлДата операции Ссылка на файлПримечанияНомер приказаПримечанияНомер счета ПримечанияСсылка на файлСумма ПримечанияСсылка на файл Примечания

Создание автоматизированного рабочего места на территории банка: – Сканер – Дополнительные аксессуары – Рабочая станция – Программное обеспечение для сканирования, индексирования и проверки качества Дополнительные услуги: Консультации по организации процесса сканирования и индексирования Разработка технологий сканирования и индексирования для конкретного типа документов Настройка оборудования и проведение техосмотров Предоставление услуг оператора сканирования и индексирования Обучение сотрудников учреждения текущему вводу документов, работе с оборудованием и программным обеспечением Организация участка текущего ввода документов

Ключевые свойства наших программных решений и продуктов Поиск единиц хранения и отдельных документов на них осуществляется по любым параметрам либо формальным признакам В целях обеспечения информационной безопасности в системе ЭА реализован механизм создания резервных копий. Исключается возможность несанкционированного копирования, замены единиц хранения или доступа к их резервным копиям Предназначены для создания и ведения ЭА документов, продуцируемых любыми автоматизированными информационными системами Полностью соответствуют всем требованиям и гос. стандартам Создаваемые единицы хранения могут быть записаны в любом из форматов (TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML).

Максимум преимуществ работы с нами Выполнение работ в соответствии национальными и международными стандартами и нормативами Согласование тестового ресурса с Заказчиком на всех этапах Возможность выполнения работ на территории Заказчика, в филиалах и удаленных отделениях Проведение обучения сотрудников Заказчика Поддержка электронного архива и СЭД после сдачи работ Промышленные объемы работ Соблюдение режима конфиденциальности и безопасности Гарантийная и послегарантийная поддержка Конкурентные цены

«ЭЛАУ» - команда профессионалов Наши предложения базируются на многолетнем практическом опыте в создании электронных информационных ресурсов, реализации профильных проектов для финансовых организаций Наши сотрудники имеют уникальный опыт работы с архивными материалами крупнейших банковских сетей и страховых компаний Российской Федерации, а также стран Балтии и СНГ Вот уже более семи лет мы лучшие в своем деле!

ЭЛЕКТРОННЫЕ АРХИВЫ УКРАИНЫ Киев, Рейтарская 13, офис 4 +38(044) Приглашаем к сотрудничеству!