Оформление документа часть 1 Выполнила Баранова Ирина

Вступление В данной статье рассматриваются вопросы создания и настройки ручного и автособираемого оглавления. Также освещены вопросы создания и настройки обычных и концевых сносок, способы их преобразования и просмотра.

Создание оглавления Автоматическое оглавление документа позволяет автоматизировать работу по созданию, как заголовков разделов документа, так и самого содержания. Другими словами, вам не нужно будет вручную собирать оглавление (главы, разделы, параграфы) после создания основной части документа, добавлять номера страниц и т.п. Это существенно упрощает и ускоряет процесс оформления документа.

Создание оглавления на основе стилей заголовков В процессе создания документа, в частности, контрольных или курсовых работ, используются определенные стили заголовков (заголовок 1, заголовок 2 и т.п.), на их основе можно создать оглавление, всего парой щелчков мыши. Причем чем сложнее структура оглавления, тем очевиднее преимущества от использования средств MicrosoftWord 2010 для создания оглавления.

Создание оглавления на основе стилей заголовков Чтобы создать оглавление на основе стилей заголовков, сделайте следующее: Поместите курсор в месте, где вы хотите разместить оглавление ( в большинстве случаев – первые три страницы документа, или конец документа); Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» из списка автоматически собираемых оглавлений, выберите нужный образец.

Рисунок 1.Автособираемое оглавление

Обновление оглавления Если же в процессе работы, вы внесли ряд изменений и ваш документ стал больше – соответственно сместились разделы (по номеру страниц) или изменились названия заголовков, а также были добавлены новые – вам совсем не обязательно удалять предыдущее оглавление, чтобы добавить новое. Для этого нужно использовать встроенные средства окна «Оглавление», кроме того, здесь вы можете изменить его тип.

Обновление оглавления Для того чтобы обновить таблицу оглавления, сделайте следующее: 1 способ: Подведите курсор к верхнему полю окна «Оглавление»; Щелкните по «Обновить таблицу» и в открывшемся окне «Обновление оглавления» выберите один из способов обновления: «Обновить только номера страниц» – обновляет только номера страниц, остальное содержимое оглавления не затрагивается, даже если вы добавили пару разделов или поменяли названия заголовков; «Обновить целиком» – полностью обновляет оглавление с учетом всех внесенных изменений

Обновление оглавления 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» щелкните по «Обновить таблицу»; Выберите нужный способ обновления и нажмите «ОК»

Обновление оглавления 3 способ: Щелкните правой кнопкой мыши в области оглавления; В контекстном меню щелкните по «Обновить поле»; Выберите нужный способ обновления и нажмите

Рисунок 2. Изменение оглавления при помощи контекстного меню

Изменение типа созданного оглавления 1 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» выберите нужный тип оглавления

Изменение типа созданного оглавления 2 способ: Щелкните левой кнопкой мыши в любом месте оглавления; На верхней панели нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный выберите нужный тип оглавления

Рисунок 3. Обновление и изменение типа оглавления

Удаление оглавления документа 1 способ: Щелкните левой кнопкой мыши в области оглавления; На появившейся вверху панели, нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Удалить оглавление»

Удаление оглавления документа 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Удалить оглавление»

Создание оглавления вручную Для этого сделайте следующее: Откройте вкладку «Ссылка»; Поместите курсор в месте будущего размещения оглавления; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В открывшемся окне «Встроенный» выберите «Ручное оглавление». В месте размещение курсора появится область оглавление, в полях которой нужно вручную внести нужные изменения

Рисунок 4.Создание оглавления вручную

Изменение параметров оглавления Автоматически собираемые и ручные оглавления строятся на основе трех уровней заголовков. Но не во всех документах используется только три уровня – их может быть и четыре и пять, формат представления оглавления может быть отличным от шаблонного, страницы могут отображать по правому краю или сразу за текстом, либо не отображаться вовсе. Эти и другие параметры можно изменить, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу.

Изменение параметров оглавления Для того чтобы изменить параметры оглавления сделайте следующее: Откройте вкладку «Вставка»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» выберите пункт «Оглавление»; В окне «Оглавление» перейдите на вкладку «Оглавление» и выставите нужные вам параметры из следующих: Группа «Общие»: «Уровни» – определяет количество уровней заголовков заданных в оглавлении (по умолчанию используется три уровня); «Формат» – задает стиль оглавления

Рисунок 5. Окно «Оглавление»

Дополнительные параметры оглавления Кроме основных параметров оглавления, существуют также дополнительные. Они не настолько востребованы как основные, и нужны в основном, для тонкой настройки оглавления. В частности, можно собрать оглавление, используя практически любой стиль, при этом можно учесть уровни структуры – если у используемых стилей заголовков задан этот уровень, а также учитывать при построении списка поля элементы оглавления.

Дополнительные параметры оглавления Чтобы настроить дополнительные параметры оглавления, сделайте следующее: Перейдите к вкладке «Оглавление»; В группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление»; В окне «Встроенный» щелкните по «Оглавление»; В открывшемся окне «Оглавление» нажмите кнопку «Параметры»; В окне «Параметры оглавления» задайте нужные значения и нажмите «ОК»

Рисунок 6. Дополнительные параметры оглавления

Сноски При создании объемных работ, например курсовых или дипломных, зачастую возникает необходимость в пояснительных сносках к тексту. Есть два вида сносок – обычные и концевые. Обычные сноски располагаются внизу страницы, а концевые находятся в конце раздела или документа. В одном документе можно использовать оба вида сносок. Сноска обычно отображается в виде цифры или символа, которым отмечается слово, к которому привязывается пояснение средствами сноски. Обычно это последнее слово термина, фразы или предложения – которое образно подытоживает смысл исходного текста.

Сноски Для добавления в документ обычной сноски сделайте следующее: Поставьте курсор в конце слова, к которому хотите добавить ссылку; Откройте вкладку «Ссылки»; В группе «Сноски» нажмите кнопку «Вставить сноску»; Наберите текст, поясняющий суть слова (фразы, предложения). Теперь поясняющий текст будет виден не только в конце страницы, но и при наведении на отмеченное ссылкой слово.

Изменение параметров сносок Параметры сносок можно изменить, например, изменить формат номера сноски, или начать нумерацию другой цифры (часто требуется в контрольных и курсовых работах, где перед оглавлением идут титульный лист и реферат). Чтобы изменить параметры сносок сделайте следующее:

Изменение параметров сносок Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» щелкните по кнопке открытия окна «Сноски»; В открывшемся окне выполните следующие действия: a) В группе «Положение» выберите тип ссылок, с которыми будете работать – концевыми или обычными. В поле напротив выберите, где будут располагаться сноски – внизу страницы или внизу текста; b) В группе «Формат» в поле «Формат номера» выберите формат номеров – арабские или римские цифры, строчные или прописные буквы английского алфавита либо набор символов. Кроме того, в поле «Символ» можно выбрать тип используемого символа.

Изменение параметров сносок c) В поле «Начать с» выберите с какой цифры будет начинаться нумерация; d) В поле «Нумерация» выберите, как будет осуществляться нумерация

Рисунок 7. Окно «Сноски»

Просмотр сносок в документе Для просмотра сносок можно использовать два способа – один наиболее трудоемкий и утомительный, но при этом, как ни печально, чаще всего используемый и второй – при помощи средств группы «Сноски». 1 способ: Пролистывая документ, просматривайте сноски внизу страницы (или текста) или, наводя курсор на символ сноски (пояснительный текст появится во всплывающей подсказке). 2 способ: Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» нажмите кнопку «Следующая сноска»; Чтобы выбрать просмотр сноски в обратном направлении, нажмите на кнопке открытия меню кнопки

Редактирование содержимого сноски Чтобы отредактировать содержимое сноски, сделайте следующее: 1 способ: Перейдите к тексту ссылки и внесите исправления, также как и в обычном тексте. 2 способ: Дважды щелкните по символу сноски (курсор автоматически переместится в поле текста сноски); Внесите нужные изменения в тексте сноски.

Концевые сноски Концевые сноски подобны обычным, но располагаются в конце документа, отсюда и название – концевые. Используются в документах, где требуется, чтобы основной текст шел отдельно, а ссылки в конце документа. Это может быть вызвано как требуемым форматом или наличием большого количества сносок – что не лучшим образом влияет на общий вид страницы (когда сноски занимают половину страницы), так и тем фактом, что обычные сноски негативно действуют на ряд читателей, не позволяя им полностью сосредоточиться на основном тексте.

Удаление сносок Для удаления сносок, сделайте следующее: Выделите значок сноски; Нажмите кнопку или

Преобразование сносок Чтобы преобразовать концевую сноску в обычную или наоборот, сделайте следующее: Откройте вкладку «Ссылки» и в группе «Сноски» нажмите кнопку открытия окна «Сноски»; Нажмите кнопку «Заменить» и в окне «Преобразование сносок» выберите нужный вариант; Нажмите «ОК», а затем «Закрыть».

Рисунок 8. Преобразование сносок

Заключение Для студентов, как правило построить оглавление, уметь его настроить и придать ему оригинальный вид – весьма полезный навык, для людей работающий с документами, имеющими как простую, так и сложную структуру. И это вовсе незаменимый способ создания правильно оформленных документов и существенной экономии времени при работе с документами. Это же относиться к сноскам, без которых сегодня не обходится ни одна работа уровня курсовой или дипломной.