Внедрение территориально-распределенной системы документооборота в ОАО «Холдинг МРСК» на основе технологий EMC Documentum и федерации. Подходы и преимущества Волощенко Екатерина Руководитель Дирекции электронного бизнеса и заказных разработок Романов Алексей Директор департамента систем управления документами Docflow 2009, 20 мая 2009 г.

2 Сотрудничество TopS BI и EMC Партнер Документум Сервисез с 1998 года Партнер EMC c 2006 года Партнерский статус: EMC Velocity2 Content Management & Archiving (CMA) Signature Partner Достижения: Самое крупное в России внедрение Documentum для управленческого документооборота - Проект тиражирования АСУД в организациях РЭСК. Награда от EMC по итогам 2007 года: «Наиболее интересный и успешный индустриальный проект 2007 года» Награда от EMC по направлению EMC Content Management & Archiving по итогам 2008 года: "Лучший партнер 2008 года по продажам решений для управления контентом и архивирования".

Общие сведения об АСУД Назначение системы Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) разработана для оптимизации деятельности Компании и предназначена для комплексной автоматизации управленческого документооборота Компании и её филиалов Цели создания системы Единая база всех управленческих документов Компании Единый порядок документооборота в Компании Система контроля поручений и исполнительской дисциплины Отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени Сокращение сроков согласования документов Мониторинг состояния документооборота, возможность видеть «дерево» всех поручений «Мобильная» работа руководителей с документами

Бизнес-процессы АСУД Регистрация и контроль исполнения документов Входящие документы Исходящие документы Приказы Распоряжения Поручения Протоколы совещаний Приказы о командировании УказанияДоговоры Доверенности Проектная документация

Функции работы с документами в АСУД Создание документов с нуля, при помощи шаблонов или импорта документов Коллективная разработка и рецензирование документов Проверка оформления Согласование Утверждение / Подписание Регистрация Выдача поручений (резолюций) Исполнение поручений, отчеты об исполнении Контроль исполнения поручений (резолюций) Рассылка внутренних исходящих документов Электронный архив документов

Сервисные функции АСУД Поиск документов Статистические отчеты Механизм личных папок Конкурентная версионность Формирование задач и уведомлений Механизм предпочтений Аудит Интеграция со смежными системами

1. Тиражирование ТПР АСУД в ДЗО ОАО «Холдинг МРСК» Текущее состояние – Промышленная эксплуатация (с июля 2008г.) 2. Внедрение ТПР АСУД в ИА ОАО «Холдинг МРСК» Текущее состояние – Промышленная эксплуатация (с г.) Общее количество рабочих мест Проекты внедрения АСУД Статистика по документам, обработанным в АСУД (на г.) ПоказательОАО «Холдинг МРСК» ДЗО ОАО «Холдинг МРСК» Среднее количество документов в день (шт.) Среднее время согласования документов (час) 42 Общее кол-во всех документов (шт.), в том числе: – Общее кол-во Входящих документов (шт.) –Общее кол-во Исходящих документов (шт.) –Общее кол-во ОРД (шт.) –Общее кол-во резолюций (шт.)

Статистика работы в АСУД ИА Холдинг МРСК Начало промышленной эксплуатации: Входящие документыИсходящие документы ОРДРезолюции/Поручения

Статистика работы в АСУД ДЗО Холдинг МРСК Начало промышленной эксплуатации: июль 2008 Входящие документыИсходящие документы ОРДРезолюции/Поручения

Подходы к внедрению Использование единых процедур внедрения и обучения Использование дистрибутива ТПР АСУД Использование технологии «Федерация» Создание в ОАО «Холдинг МРСК» единого проектного офиса, управляющего всей программой в комплексе Создание параллельно работающих команд внедрения Использование смешанного подхода к обучению пользователей: очного обучения и дистанционного обучения пользователей Создание службы «горячей линии» по внедрению Создание проектного портала для обеспечения всех участников проекта актуальной информацией Использование смешанной архитектуры и внедрение системы в ограниченном числе выделенных ЦОД

11 Этапы внедрения АСУД в ИА ОАО «Холдинг МРСК» Технорабочее проектирование Этап 1 Настройка репозитория Мастер Федерация Передача в опытно- промышленную эксплуатацию Обучение пользователей Этап 2Этап 3.1Этап 4 Опытно- промышленная эксплуатация Сбор анкетных данных Подготовка инфраструктуры Установка мастер Федерации Подключение АСУД Холдинга к АСУД РЭСК Подготовка Программы и методики испытаний Проведение испытаний Консультации пользователей в ходе ОПЭ Этап 3.2 Период выполнения работ по проекту: декабрь 2008г. – март 2009г. Установка и настройка АСУД Заключение договора Подготовка отчета об ОПЭ Обучение пользователей и подготовка отчета

Размещение узлов (серверных групп) системы

Назначение модуля «Федерация» Модуль «Федерация» позволяет организовать информационный обмен между территориально- распределенными площадками АСУД и предоставляет пользователям возможность участвовать во взаимосвязанных бизнес- процессах в части обработки документов в единой системе электронного документооборота в режиме реального времени

Преимущества федеративной структуры 14 Снижение нагрузки, технологических и организационных рисков на одну серверную группу Повышение быстродействия и скорости отклика системы для пользователей Обеспечение информационной безопасности базы данных АСУД филиала Повышение масштабируемости системы в целом, снижение риска деградации производительности системы на больших объемах данных Оптимизация требований к оборудованию центрального офиса Возможность адаптации Системы к требованиям по функциональности конкретного филиала

Техническая архитектура построения федеративной Системы

Схема работы модуля «Федерация» Транспортный обмен (рассылка) Транспортный обмен (рассылка) АРМ пользователя АСУД Входящая корреспонденция Исходящая корреспонденция АСУД ОАО «Холдинг МРСК» АРМ пользователя АСУД АРМ пользователя АСУД АСУД РЭСК Транспортный обмен (рассылка)

Существующий функционал: 1.Ведение переписки входящей- исходящей корреспонденции в единой системе электронного документооборота 2.Использование единых справочников Перспективы развития модуля «Федерация» АСУД Ведение официальной переписки Возможности нового функционала: 1.Сокращение временных и материальных издержек по подготовке совместных документов 2.Сквозные бизнес-процессы: согласование, подписание, исполнение, рассылка 3.Мониторинг документооборота в ДЗО 4.Отслеживание исполнения поручений, выданных ОАО «Холдинг МРСК» в ДЗО (на каком этапе и у кого находится) 5.Формирование отчетов в режиме реального времени по исполнению документов/поручений в МРСК 6.Формирование единого корпоративного хранилища электронных документов ОАО «Холдинг МРСК» и ДЗО Технология сквозных бизнес-процессов

18 Достигнутые результаты Реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и ОРД Реализована работа в территориально- распределенной федеративной модели Система прошла отладку в условиях работы 24x7 и нагрузки свыше 5000 пользователей В Федерацию объединены 12 серверных групп АСУД готова к внедрению в других компаниях

19 Мнение Заказчика Мищенко Алексей Михайлович, Директор по ИТ и телекоммуникациям ОАО «Холдинг МРСК»: «Перед ОАО «ТопС Бизнес Интегратор» ставились следующие цели: –максимально быстро внедрить АСУД в ОАО «Холдинг МРСК; –настроить в ОАО «Холдинг МРСК» интеграционный модуль распределенной работы со всеми РЭСК (модуль «Федерация»). ОАО «ТопС Бизнес Интегратор» успешно справилась с поставленной задачей, показав высокий уровень профессионализма. Большой опыт компании позволил выполнить работы по внедрению оперативно и качественно»

Опыт внедрения В рамках ведения проекта внедрения и тиражирования АСУД в ОАО «Холдинг МРСК» и РЭСК компанией TopS Business Integrator получен опыт по ведению крупных территориально-распределенных проектов: Сформирована профессиональная команда специалистов Разработана и апробирована методика ведения проектов тиражирования Разработан и внедрен модуль «Федерация» Ведется активное изучение новых возможностей платформы Documentum с целью дальнейшего развития системы Команда профессионалов «TopS Business Integrator» готова к разработке и успешному внедрению решений на платформе Documentum

Буду рада ответить на Ваши вопросы Спасибо за внимание! Волощенко Екатерина Руководитель Дирекции электронного бизнеса и заказных разработок Романов Алексей Директор департамента систем управления документами Тел. +7 (495)