Документооборот = канцелярия? Место ECM-системы в управлении процессами промышленного предприятия

Сертифицированные специалисты по технологиям Microsoft, Oracle, ABBYY, системам электронного документооборота ДЕЛО, DIRECTUM, системам поддержки жизненного цикла изделий Lotsia PDM, T-Flex DOCs.MicrosoftOracle ABBYYДЕЛО DIRECTUMLotsia PDMT-Flex DOCs Комплексный ИТ-консалтинг – от разработки ИТ-стратегии до сдачи готовых систем в эксплуатацию и их дельнейшей технической поддержки, включая полный цикл по проектированию, внедрению, обучению пользователей. Высокое качество услуг и управляемость процесса разработки за счет отлаженной технологии управления проектами, наличия сертифицированной системы качества (ISO 9001:2008) и управления рисками на всех этапах проекта. Современные методологии ведения проектов по внедрению и поддержке системы. Более 20 готовых бизнес-решений для различных сфер бизнеса. ПРОФИЛЬ КОМПАНИИ 2

СОСТАВЛЯЮЩИЕ СИСТЕМЫ 3

Организация хранения документов. Возможность быстрого поисканеобходимой информации. Работа с содержанием документа. Соблюдение режимаконфиденциальности доступа кдокументам. Электронно-цифровая подпись. Организация коллективной работы сдокументами. УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ 6

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ Поддержка процессов согласования иобработки документов на всех стадияхих жизненного цикла (docflow). Выдача электронных заданий и контрольих исполнения. Взаимодействие между сотрудниками входе бизнес-процессов. Поддержка свободных и жесткихмаршрутов (workflow). Анализ данных о выполнении заданий.

ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС- ПРОЦЕССА

Интегрированное решение Business Studio + DIRECTUM Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет уникальную возможность построения бесшовной системы управления, включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов на основе технологии BPM. Обмен схемами процессов Обмен общими справочниками Передача регламентирующей документации из Business Studio в DIRECTUM Передача статистических данных о выполнении процессов из DIRECTUM в Business Studio Схема передачи данных между системами:

Передача схем процессов на исполнение Возможность передачи разработанных схем процессов в BPM-систему обеспечена благодаря поддержке формата XPDL. BPM-системы – это современный класс информационных систем, позволяющих управлять исполнением бизнес-процессов в реальном времени. Использование стандарта XPDL помогает: выполнить настройку BPM- системы на исполнение процессов. сформировать «бесшовную» систему управления предприятием благодаря быстрому и удобному переходу от модели непосредственно к автоматизации процессов. Диаграмма процесса, сформированная в Business Studio Диаграмма процесса после передачи в DIRECTUM

УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ Назначение Встроенное средство с ключевымивозможностями многостороннегоанализа деятельности предприятия иподдержкой системысбалансированных показателей Возможности: Управление показателями Расчет показателей Визуализация показателей

12 УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Управление договорами. Финансовый архив. Кредитное досье. Классическоеделопроизводство. Обращения граждан. Управлениесовещаниями. Управлениевзаимодействием склиентами. Управление тендерамизакупками. Проектныйдокументооборот. Согласование счетов наоплату. Кадровыйдокументооборот. Управление качеством( СМК ). Управлениенедвижимостью. Согласование счетов наоплату. Service Desk. БИЗНЕС-РЕШЕНИЯ НА ПЛАТФОРМЕ DIRECTUM

КАНЦЕЛЯРИЯ Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации. Регистрация документов. Быстрый поиск и анализ информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов. Осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел. Формирование статистических отчетов по документообороту организации. Обмен электронными документами между системами.

Схема работы с входящей корреспонденцией 15 Регистрация документаРассмотрение документаИсполнениеКонтроль исполнения

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА

РАССМОТРЕНИЕ И ВВОД РЕЗОЛЮЦИИ

НАСТРОЙКИ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ

Подготовка ответа 19 Подготовка и согласование проекта документа Регистрация документа Отправка документа адресату Контроль получения адресатом

РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕГО ОТВЕТА

КОНТРОЛЬ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ

ОТЧЕТЫ МОДУЛЯ «КАНЦЕЛЯРИЯ»

Просроченные поручения

Сводка об исполнении

Сведения о контрольных документах

Контроль исполнения приказов

27 УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН 28 Бизнес-задачи: ведение реестра граждан; регистрация письменных и устных обращений; контроль исполнения поручений; организация отправки ответа; формирование отчетности; накопление истории взаимодействия. Бизнес-эффект: уменьшаются риски срыва сроков обработки обращения; обеспечивается конфиденциальность информации по обращениям с учетом гибкого разграничения прав доступа; многочисленные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению сотрудниками обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения.

РЕГИСТРАЦИЯ 29

30

КАК ОПЕРАТИВНО ПРОВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ? КАКИМ ОБРАЗОМ ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ ИСПОЛНЕНИЕ РЕШЕНИЙ ПО ПРОТОКОЛУ СОВЕЩАНИЯ? УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ

СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ПОВЕСТКИ

33 ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ

34 ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

35 ИСПОЛНЕНИЕ ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ КАК СОГЛАСОВАТЬ ДОГОВОР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ? КАК СФОРМИРОВАТЬ БАЗУ ДОГОВОРОВ?КАК БЫСТРО НАЙТИ ДОГОВОР?

УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ 37 Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров Поддержка единых регламентов согласования договорных документов Проведение Договорных Конкурсных комиссий Организация согласования договорных документов с головной организацией Ведение единого архива договорных документов Контроль выполнения обязательств по договору Поиск и анализ комплектов договорных документов Формирование отчетности в различных разрезах Ведение реестра договоров

Создания договора с помощью мастера

Согласование документа

УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ

Схема проведения тендера Подготовка тендерной документац ии Согласование Объявление тендера Публикация документации Регистраци я оферты Вскрытие конвертов Оценка оферты ТМ «Оценка оферт» Выбор победите ля Протокол подведения итогов Заключение договора

Подготовка и согласование заявки

Публикация заявки и прием предложений

Формирование протокола

«Управление электронными документами» «Управление деловыми процессами» «Управление совещаниями» «Управление договорами» «Управление показателями эффективности» Используемые технологии

ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам Работа с исходящими первичными документами (Вне-)офисное хранение бумажных оригиналов документов Осуществление сверок с контрагентами Ведение претензионной деятельности Обращение к документам филиалов

ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ

Модуль «Управление качеством» в системе DIRECTUM BEL

Управление внутренними аудитами: формирование и утверждение программы внутренних аудитов на период, уведомление участников аудита, контроль проведения плановых и внеплановых внутренних аудитов. Управление несоответствиями: ведение записей о несоответствиях, анализ причин несоответствий, контроль осуществления коррекций. Управление корректирующими и предупреждающими действиями: ведений записей, анализ результативности. Анализ со стороны руководства. Решаемые бизнес-задачи: 49

Процессный подход. Управление документацией. Управление записями. Ориентация на потребителя. Анализ со стороны руководства. Обмен информацией с потребителем. Внутренний обмен информацией. Удовлетворенность потребителя. Использование модуля «Управление качеством» совместно с базовыми модулями обеспечивает реализацию следующих требований стандарта СТБ ISO : 50

Формирование программы внутренних аудитов на период

Заполнение карточки плана аудита

Фиксация несоответствий

Корректирующие действия

Анализ данных модуля

РАБОТА В DIRECTUM ЧЕРЕЗ INTERNET

ПОСТРОЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ РАСШИРЕНИЙ DIRECTUM ДЛЯ SHAREPOINT Быстрый обзор корпоративной информации Решение популярных задач, нужных многим и связанных с корпоративными данными Удаленный доступ к корпоративным приложениям Облегченный интерфейс работы с приложениями, заточенный на быструю работу

ПРИМЕР: «ЗАЯВКА НА ОБОРУДОВАНИЕ»

РЕШЕНИЕ DIRECTUM STORAGE SERVICES Единая среда доступа к различным видам документов. Быстрый доступ к оперативным данным. Возможность хранения неограниченного объема архивных документов. Возможность работы с медиа- данными. Настраиваемые политики хранения и работы с документами.

ТЕРРИТОРИАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЕННАЯ РАБОТА СИСТЕМЫ DIRECTUM

Интеграция с финансово-учетными системами SAP R/3 1C:Предприятие 8.x Галактика Microsoft Dynamics AX (AXAPTA) Интеграция с офисными пакетами Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Project) OpenOffice.org Интеграция с системами поддержки и проектирования бизнес- процессов ARIS Платформа для интеграции с любыми системами ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ СИСТЕМАМИ 61

Сертифицированное решение Положительное заключение государственной экспертизы 331 Для систем, обрабатывающих информацию, распространение которой ограничено Публичная спецификация требований

Создание системы защиты информации Обследование, категорирование информации Задание по безопасности Разработка политики информационной безопасности Документирование СЗИ Аттестация

Компетенция и опыт Аттестованные СЗИ информационных систем в государственных и коммерческих компаниях Полнофункциональные решения в области ДОУ: СЭД Архив электронных документов Управление взаимодействием Поддержка на протяжении всего жизненного цикла систем Министерство по налогам и сборам Фонд социальной защиты населения Министерство труда и социальной защиты Концерн «Белнефтехим» Белоруснефть

65 Процесс внедрения Обучение администраторов Обучение ведущих пользователей Изучение бизнес-процессов Бизнес-консалтинг Разработка проектных решений Проектирование системы Настройка и модификация системы Тестовая эксплуатация Развертывание системы на рабочих местах Обучение рядовых пользователей Настройка системы Опытная эксплуатация Консультации пользователей и администраторов Аудит качества внедрения Определение показателей эффективности внедрения Опытная эксплуатация

66 Преимущества внедрения Отработанная технология внедрения Сертифицированный центр обучения Система менеджмента качества ISO Доработка согласно требованиям организации Возможность самостоятельного развития системы Развитие системы в области информационной безопасности

Концерн «Белнефтехим» Министерство внутренних дел Республики Беларусь Республиканское унитарное предприятие по надзору за электросвязью ЗАО «Атлант» ЗАО «Трастбанк» ЗАО «Белнефтестрах» Медиа-холдинг Агентство Владимира Гревцова Гомельский химический завод ОАО «Завод горного воска» РУП «СПО «Химволокно» Строительная компания «Ритм» ОАО «Савушкин продукт» …. ВЫПОЛНЕННЫЕ ПРОЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД 67

САМАЯ ВНЕДРЯЕМАЯ СИСТЕМА РОССИИ Аналитический обзор DSS Consulting 68

Ваши вопросы? Дерновский Павел Анатольевич Руководитель проектов ООО «Новаком Групп»