РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ЗАЯВОК НА ПРОЕКТЫ TEMPUS IV Национальная команда экспертов по реформе ВО в КР

Каждый партнер подписывает с грантозаявителем отдельное Соглашение (Мандат), согласно которому предоставляет грантозаявителю полномочия действовать от его имени при подписании Грантового соглашения и в рамках дальнейшего взаимодействия с Агентством. Мандат является приложением к Грантовому соглашению и имеет юридическую силу. Шаблон мандата, разработанный Агентством, должен использоваться без изменений и модификаций. В том случае, если партнером выступает вуз, мандат подписывается ректором, проректором, президентом или вице-президентом. Если партнером является другое юридическое лицо, мандат подписывается высшим должностным лицом данной организации, например, генеральным директором, председателем, исполнительным директором, или их заместителями. Если в консорциуме участвует министерство образования, то на этапе подачи заявки допускается предоставление министерством письма поддержки, однако в случае, если заявка будет поддержана и проект получит финансирование, от министерства должен быть представлен мандат. Соглашение между партнерами и грантозаявителем (Мандат)

Общие положения Заявка – это пакет документов: информацию о заявителе; информацию о партнерах; описание предлагаемого проекта (содержание, структуру, методику выполнения, бюджет, график работ, финансирование) необходимые приложения. C 2010 введена новая электронная форма заявки (eForm). Конкурсная документация и электронная форма заявки (eForm) публикуются на сайте: после объявления очередного конкурса. Технические рекомендации по подготовке заявок

Грантозаявитель заполняет форму заявки от имени всех членов консорциума и подает ее на конкурс в порядке, описанном в Конкурсной документации и в соответствии с инструкциями, не позднее крайнего срока подачи заявок. Каждой поступающей проектной заявке присваивается регистрационный номер. В дальнейшем, при отправке заявки на бумажном носителе и сопроводительных документов, а также при любой переписке относительно проектной заявки следует ссылаться на регистрационный номер. Копия заявки отсылается по электронной почте в Национальный офис программы Tempus Кыргызстана. Некоторые детали требований к заполнению заявки и ее форма могут меняться от конкурса к конкурсу, поэтому необходимо внимательно изучить инструкции, содержащиеся в конкурсной документации. Технические рекомендации по подготовке заявок Общие положения

Рекомендуемая последовательность действий при работе с eForm: 1. Скачайте электронную форму и инструкции по заполнению с сайта Агентства и сохранить на своем компьютере. 2. Внимательно изучите инструкции! 3. Заполните последовательно все разделы eForm. (форма заполняется в режиме offline, т.е. во время заполнения соединение с Internet не требуется). 4. Приложите все требуемые документы в заданном формате. Перечень документов и форматы указаны на соответствующей странице формы. Для присоединения приложений пользуйтесь кнопками непосредственно на странице формы, а не программного меню! 5. Сохраните изменения - кнопка "validate form". Если форма заполнена правильно и все требуемые документы приложены, становится активной кнопка "submit". * Перед тем, как нажать кнопку "submit" убедитесь, что ваш компьютер подключен к Internet и соединение устойчивое. Пока вы отправляете форму и получаете системные сообщения, ваш компьютер должен находиться в режиме on-line. Электронная форма заявки (eForm)

6. Нажмите кнопку "submit" и следуйте указаниям системы. После того, как ваша заполненная форма автоматически зарегистрируется на сервере, вы получите регистрационный номер. Вам будет предложено сохранить форму. После сохранения, в форме появится присвоенный регистрационный номер. С этого момента внести в форму какие-либо изменения будет невозможно. 7. Распечатайте сохраненную форму и приложения. 8. Укажите присвоенный регистрационный номер на всех приложениях к форме и оригиналах сопроводительных документов (перечень см. в Конкурсной документации) и отправьте полный комплект (заявку, приложения и оригиналы сопроводительных документов) по почте, по адресу указанному в Конкурсной документации, не позднее официально объявленных сроков подачи бумажной версии проектных заявок. Электронная форма заявки (eForm)

Подробные указания по заполнению формы даны в инструкциях к ней, однако, мы хотели бы обратить ваше внимание на несколько моментов: 1. поля форм в красной рамочке – обязательны к заполнению. 2. поля форм с серой штриховкой – жестко заданные параметры, которые либо заданы изначально, либо рассчитываются на основании ранее введенных данных. 3. обратите особое внимание на всплывающие подсказки – во всех текстовых полях формы ограничено число знаков. 4. в процессе заполнение формы, нажатие кнопки «validate form» будет сохранять изменения и одновременно переводить вас на последнюю страницу формы, где формируется список ошибок. В список ошибок автоматически включаются незаполненные или неправильно заполненные поля, а также отсутствующие приложения 5. 1-я страница формы заполняется в первую очередь. Данные с этой страницы являются определяющими при дальнейшей работе с формой. Особенности заполнения eForm

6. разделы формы А и В (контактная информация и информация о деятельности) заполняется последовательно на каждого члена консорциума, т.е. заполнив А+B для заявителя, нужно добавить форму для представления информации по партнеру при помощи кнопки «add organisation» и заполнить разделы A+B для партнера 1, затем для партнера 2 и т.д. Итоговый список партнеров формируется автоматически. 7. В разделе С (описание проекта), данные в подразделах С6 (список мероприятий) и С7 (список результатов) будут формироваться автоматически на основе информации из раздела F (мероприятия). 8. При заполнении подраздела С8 (основные статьи бюджета) обратите внимание на то, что сумма непрямых расходов должна быть равна 7% от прямых расходов или быть равной нулю (если заявитель уже имеет какой-либо грант Европейской комиссии). В противном случае, форма будет заполнена некорректно. 9. Данные в разделе F должны соответствовать информации, представленной в приложении «Логико-структурная рамка», «Рабочий план и бюджет». Обратите внимание, что в полях соответствующих форм раздела F указываются необходимые ресурсы и трудозатраты, но без денежных сумм. Расходы должны быть представлены в приложении «Рабочий план и бюджет». 10. При добавлении к форме приложений пользуйтесь кнопками непосредственно на странице формы, а не программного меню. Особенности заполнения e Form

К заполненной форме заявки необходимо приложить 3 документа в электронном виде: 1. Декларацию (Declaration of Honour) (1 файл в формате jpg или pdf) 2. Рабочий план и бюджет (файл Excel) 3. Логико-структурную рамку (файл Word или pdf) Формы этих документов даны в составе Конкурсной документации. Перед заполнением их необходимо скачать и сохранить на своем компьютере, желательно в той же папке, что и eForm. Декларацию нужно заполнить, подписать, поставить печать и дату, отсканировать и сохранить в одном файле в формате pdf или jpg. В файле должно быть не более 2-х страниц А4. При заполнении формы «Рабочий план и бюджет» обратите внимание на то, что вносить какие-либо изменения в заданный формат не допустимо. В приложении «Логико-структурная рамка» должно быть не более 2-х страниц формата А4. Подробные инструкции по заполнению приложений даны в Конкурсной документации. Приложения

К заявке прилагаются сопроводительные документы. Перечень этих сопроводительных документов указывается в форме заявки. Часть из них подается в электронном виде в составе приложений к заявке. После подачи заявки заявитель получает по электронной почте подтверждение о получении заявки и присвоенный регистрационный номер. Подтверждение и номер направляются на тот адрес электронной почты, с которого была отправлена заявка, поэтому необходимо указывать реально действующий адрес. Присвоенный регистрационный номер должен обязательно указываться в дальнейшем: на сопроводительных и административных документах; при дальнейшей переписке относительно заявки. Требования к сопроводительным документам

При подготовке и заполнении заявки необходимо четко соблюдать все требования и инструкции, содержащиеся в форме заявки и в Конкурсной документации, поскольку их несоблюдение приводит к отклонению заявки по формальным причинам. Основные общие требования: 1. наличие оригиналов сопроводительных документов на момент подачи заявки; 2. полное соответствие всех сопроводительных документов требованиям конкурсной документации; 3. наличие заявления об участии в конкурсе (Декларации), которая должна быть: составлена в полном соответствии с требованиями, указанными в форме заявки; подписана лицом, обладающим соответствующими полномочиями; датирована; содержать то же название проекта, что и другие разделы заявки проштампована печатью организации-грантозаявителя. Общие технические рекомендации по подготовке заявки

4. наличие Мандатов, которые должны быть: предоставлены каждым членом консорциума; составлены по установленной форме; подписаны официальным лицом, уполномоченным ставить свою подпись от имени члена консорциума; 5. соблюдение требований к составу консорциума (см. Конкурсную документацию); 6. заполнение всех разделов формы заявки; 7. идентичность названия проекта во всех документах. Общие технические рекомендации по подготовке заявки

Заявление об участии в конкурсе (Декларация) Грантозаявитель должен представить в составе проектной заявки заявление об участии в конкурсе (Декларацию). Декларация является подтверждением того, что Грантозаявитель согласен со всеми условиями конкурса и требованиями, предъявляемыми к участникам, а также подтверждает достоверность предоставляемой им информации. Разъяснения по подготовке отдельных разделов заявки

Декларация должна быть подписана: руководителем организации-грантозаявителя с указанием должности; контактным лицом, действующим от имени организации-грантозаявителя. Заявка должна быть заверена печатью организации- грантозаявителя и содержать дату и указание на место заполнения. В случае, если грантозаявитель – учебное заведение, Декларацию подписывает ректор или проректор. Если грантозаявителем выступает организация, то Декларацию подписывает руководитель или его первый заместитель. Декларация предоставляется на языке заявки. Требования к составлению Декларации

Для подтверждения своего юридического статуса грантозаявитель заполняет соответствующее заявление, которое содержится в форме заявки. Это заявление подписывается руководителем организации-грантозаявителя с указанием должности, контактным лицом от организации- грантозаявителя, заверяется печатью организации грантозаявителя, датируется, и содержит указание на место заполнения Также для подтверждения юридического статуса грантозаявитель должен представить копию свидетельства о регистрации и копию Устава (или выдержки из него, подтверждающие юридический статус). Подтверждение юридического статуса грантозаявителя

В случае, если грантозаявитель не является государственной или Международной организацией, ему необходимо предоставить выписку о состоянии счета и бухгалтерский баланс за последние три финансовых года. Подтверждение технических возможностей реализовать проект В качестве подтверждения наличия достаточного опыта для реализации заявленного проекта в составе заявки необходимо предоставить резюме организации-грантозаявителя; основного персонала, который будет задействован в проекте; индивидуальных экспертов. список проектов по схожей тематике, в которых принимали участие грантозаявитель и другие члены консорциума. Бухгалтерский баланс и выписки со счетов

Название проекта Название проекта должно быть кратким, ёмким и не превышать более 50 символов. Желательно, чтобы у проекта была аббревиатура. Список партнеров При заполнении содержащихся в данном разделе форм обратите особое внимание на то, чтобы приводимые адреса и телефоны были действующими и действительно «контактными». В графе «Страна» обязательно указывайте буквенный код (см. Приложение к конкурсной документации). Краткая общая информация (образец заполнения)

Общие положения В данном разделе должно содержаться: обоснование проекта (анализ проблем и потребностей); представление партнеров и индивидуальных экспертов; описание проекта; общая цель, задачи, ожидаемые результаты и мероприятия проекта; план мероприятий. Общая цель и конкретные задачи проекта должны быть обоснованы и подкреплены результатами проведенного анализа проблем и потребностей в стране-партнере/странах- партнерах. Информация о проекте

Общие положения Также в данном разделе должны быть представлены содержательные данные о членах консорциума и индивидуальных экспертах и об их конкретном вкладе в достижение результатов проекта, а именно: описание всех сторон, заинтересованных в проекте; обоснование роли и интересов каждой из этих сторон в проекте; подтверждение способности каждой из этих сторон внести вклад в проект. Информация о проекте

Как следует из указанного выше, обоснование проекта начинается с анализа проблем и потребностей, задачи которого состоят в: подтверждении необходимости проекта; определении проблем, которые могут быть решены в проекте; установлении связи с приоритетами и общим контекстом развития высшего образования на национальном уровне (реформами, потребностями рынка труда или потребностями в новом законодательстве и т.д.); предоставлении фактов, статистики и т.д., обосновывающих необходимость проекта. Анализ проблем и потребностей

При описании членов консорциума следует обратить особое внимание на обоснование их выбора для реализации данного проекта. То есть, не просто предоставить требуемую информацию о вузе-партнере или неакадемическом партнере, но четко показать его роль в проекте и обосновать его способность участвовать в решении конкретных задач проекта. Также в данном разделе желательно привести краткое описание вузов-партнеров в части: тех служб, факультетов, кафедр, которые являются целевыми группами проекта; количества сотрудников и студентов, которые будут участвовать в проекте, их знание иностранных языков и т.д.; реализуемых программ; структуры управления и принятия решений, используемых педагогических подходов и т.д. Представление членов консорциума

Описание проекта должно отражать проблемы, выявленные в ходе проведенного анализа потребностей, и способы их решения в предлагаемом проекте. Также в данном подразделе должны быть указаны целевые группы и прямые и непрямые бенефициарии проекта. Раздел должен содержать: цель и задачи проекта; предлагаемую методику достижения поставленных задач; содержание работ, которые подлежат выполнению, а именно: – что должно быть разработано – какие курсы, модули, учебные материалы и какие методические подходы будут положены в основу разработки; – процессы обеспечения качества; – распределение работ между членами консорциума; – участие заинтересованных сторон в выполнении работ; – описание ожидаемых результатов; информацию о соответствии проекта задачам формирования общеевропейского пространства высшего образования и задач Болонского процесса; описание основных мероприятий, подлежащих осуществлению для достижения ожидаемых результатов, и требуемых ресурсов. Описание проекта

При работе над описанием проекта следует обратить особое внимание на: анализ внешнего контекста и существующих проблем на рынке труда, которые будет решать проект; указание на реформы, осуществлению которых будет способствовать проект; указание на нормативно-правовую базу в той области деятельности, в которой реализуется проект; описание национальной стратегии развития той области деятельности, в которой реализуется проект; демонстрацию четкой связи между общей целью и конкретными задачами; указание способов обеспечения доступа всех партнеров к результатам проекта; демонстрацию вклада проекта в решение задач Болонского процесса; отражение вклада каждого участника консорциума в реализацию проекта. Важно

Важно подчеркнуть, что логико-структурная рамка является, по сути, ядром будущего проекта. Она необходима не только для планирования проекта, но и для его последующего мониторинга и оценки. По сути, с нее можно начинать работу над заявкой. В логико-структурную рамку входят следующие параметры: общая цель; конкретные задачи; ожидаемые результаты; мероприятия и требуемые для их реализации ресурсы/ бюджет; показатели, средства/критерии измерения достижений; предположения (внешние факторы) и риски (что может помешать успешной реализации проекта и что является необходимым для успешной реализации). Логико-структурная рамка проекта

Эта часть заявки является «развертыванием» и конкретизацией мероприятий, указанных в логико- структурной рамке. Следует еще раз подчеркнуть, что все планируемые мероприятия должны приводить к достижению запланированных результатов и, соответственно, к решению конкретных задач проекта. В этой связи для каждого мероприятия должны быть указаны: наименование (стажировка, семинар, разработка материалов и т.д.); место проведения; продолжительность. План мероприятий

В этих таблицах должна содержаться конкретная информация по каждому результату и мероприятиям, которые необходимы для его достижения. Также здесь должны быть указаны ресурсы, необходимые для достижения каждого результата. Таблицы результатов и мероприятий

соответствие номера и формулировки каждого результата его номеру и формулировке в логико-структурной рамке; указание, там, где это необходимо, предположений и рисков; указание для каждого мероприятия его названия, номера, даты начала и окончания; указание при описании каждого мероприятия его содержания, места времени и формы проведения; указание членов консорциума, которые будут реализовывать мероприятие, и их конкретные роли и ответственность; При заполнении данного подраздела следует обратить особое внимание на:

указание для каждого мероприятия целевой группы и количества участников (например, 20 преподавателей таких-то факультетов таких-то вузов, 10 студентов такого-то факультета такого-то вуза, 5 библиотекарей из таких-то вузов и т.д.). Это особенно важно для многонациональных проектов; указание для каждого мероприятия всех необходимых для его выполнения ресурсов (финансовых, человеческих, материальных). (Например, сколько преподавателей, из какого вуза, оплачиваются по таким-то нормативам; сколько студентов или преподавателей участвуют в мобильности, где, на какой срок; какое конкретно оборудование будет приобретаться и в каком количестве и т.д.), указание для каждого результата в таблице «необходимые расходы (related costs)» в конце раздела, категорий необходимых расходов. Общая сумма расходов по каждому результату должна совпадать с итоговыми суммами в разделе «Общие сведения о потребности финансирования проекта». При заполнении данного подраздела следует обратить особое внимание на:

В данном разделе необходимо указать: какие результаты подлежат распространению; целевые группы; механизмы распространения. Этот раздел должен содержать стратегию распространения обеспечивающую: осуществление обмена опытом, наработками и результатами проекта, приобретенными в проекте новыми знаниями и разработанными методиками; распространение результатов среди различных целевых групп с использованием механизмов, адаптированных к особенностям этих групп; привлечение к участию в мероприятиях по распространению опыта стажировок в ЕС широкого круга сотрудников вузов и представителей заинтересованных сторон; использование различных форм и форматов распространения, включая публикации, методические рекомендации и т.д. (с обоснованием их реального влияния на ту аудиторию, для которой они предназначаются) Распространение результатов проекта

Понятие «устойчивости» применительно к проектам Tempus, включает в себя: 1. Институциональную устойчивость (наличие нормативно- правовой базы, людских ресурсов, необходимой инфраструктуры и и.д.). При описании институциональной устойчивости необходимо представить доказательства того, что результаты проекта будут поддерживаться бенефициариями проекта и после его завершения. 2. Финансовую устойчивость (наличие бюджетных или других средств для продолжения деятельности). При описании финансовой устойчивости необходимо указать источники средств. 3. Политическую устойчивость (влияние на политику и принятие решений в сфере высшего образования). Устойчивость

Контроль качества предполагает контроль качества результатов проекта (содержания разработанных курсов, управленческих процедур и т.д.). Мониторинг означает отслеживание достижений (мероприятий проекта и их вклада в достижение результатов проекта). В данном разделе должен быть описан метод, который будет использован для контроля качества. При этом в контроле качества должны участвовать не только члены консорциума, но и студенты, профессиональные организации и лица, не участвующие в проекте. Мониторинг должен основываться на информации о мерах по предотвращению возможных рисков. Контроль качества и мониторинг

В данном разделе необходимо продемонстрировать наличие четкой структуры управления проектом, а также распределение ответственности и ролей между членами консорциума. Управление проектом должно обеспечивать эффективную реализацию проекта, но не должно становиться самоцелью. В этой связи должны быть четко указаны: процедуры принятия решений; сбалансированное участие всех членов консорциума; средства коммуникации между членами консорциума и обратной связи; обоснованные расходы на решения задач управления проектом; роли и ответственность каждого члена консорциума. Менеджмент проекта

В данном разделе должны быть отражены: результаты проекта, краткое содержание проекта количественные данные по обучению целевых групп и т.п. Несмотря на то, что информация в данном разделе должна отражать содержание всех других разделов проекта, она не должна представлять собой компиляцию цитат из них. Важно обратить особое внимание на стиль этого раздела, поскольку, во-первых, данный текст может быть опубликован, а, во-вторых, те лица, которые оценивают проект, начинают знакомство с заявкой именно с этого раздела. Резюме проекта

Основное требование к бюджету проекта – он должен быть обоснованным и сбалансированным. Обязательным требованием является со-финансирование, т.е. Европейская комиссия предоставляет не более 90% от общего бюджета, а консорциум – не менее 10%. При этом, со-финансирование должно быть в рамках допустимых расходов, и четко отражено в проектной заявке. Перечень допустимых расходов, процентное соотношение и доля различных статей в общем бюджете проекта указываются в Конкурсной документации. Кроме того, для некоторых статей существуют установленные нормы. Финансирование

Важно Недопустимые расходы будут вычтены из суммы гранта. Вычитание недопустимых расходов может привести к сокращению таких статей бюджета, как «оплата персонала» и «оборудование», чтобы обеспечить соответствие бюджета установленным нормам. Недопустимые расходы перечислены в Конкурсной документации. Финансирование

В заявке должна содержаться четкая и обоснованная постановка целей и задач и формулировка измеряемых ожидаемых результатов. Особое внимание при написании заявки необходимо обратить на обоснование потребности в проекте с точки зрения внешней среды,а также на обоснование значимости проекта для модернизации высшего образования в Кыргызстане, вашего вуза, вузов-партнеров, а также на вклад проекта в реализацию Болонского процесса. Все формулировки в заявке должны быть максимально конкретными. Необходимо обосновать выбор членов консорциума: каждый из которых должен привносить в проект конкретный опыт, ноу-хау, компетенции и т.д., взаимно дополняя друг друга. Все планируемые мероприятия проекта должны быть соразмерны финансовым возможностям проекта. Должен быть представлен четкий механизм и процедуры управления проектом, а также четкие процедуры мониторинга и оценки, основанные на согласованных критериях При работе над заявкой постоянно отслеживайте связь цели, задач, результатов и мероприятий. Избегайте общих фраз. Добивайтесь предельно конкретных формулировок. Следите за тем, чтобы даты и сроки в различных разделах заявки совпадали. Напоминание

Полезные ссылки Европейская Комиссия Программа Tempus Болонский процесс Tuning – «Настройка образовательных структур»

Европейские организации в области высшего образования Программа Erasmus Mundus Обучение в Европе

Спасибо за внимание!