Организация планирования работы структурных подразделений администрации города К.В. Харченко

Функции управления – результирующая объектов и стадий 6 ОБЪЕКТЫСТАДИИ анализ состояния; планирование; организация; стимулирование; информационное обеспечение; контроль; оценка результатов основная деятельность; обеспечение ресурсами -трудовыми, -материальными, -кадровыми; развитие подразделения: -организационное, -социальное

Типовые управленческие функции 6 изучение рынка, воздействие на спрос маркетинг обоснование будущих действий планирование оплата труда и соцпакета, ресурсы, модернизация финансирование формирование и использование материальных факторов организация формирование и использование человеческого фактора мотивация предоставление информации, учет инф. обесп. контроль оценка эффективности – отправная точка регулирования

Декоративность и декларативность; Внимание только при прохождении контрольных точек, в остальное время рутинная работа; Стратегические мероприятия дублируются традиционными и засчитываются как реализация Стратегии Проблемы реализации стратегии

В основе реализации Стратегии – проектный подход, а в основе текущей деятельности - ведомственный

Четкие временные рамки запуска и завершения проекта; Четкое описание конечного продукта; Временная полуформальная организационная структура; Финансирование результата Преимущества проектного подхода

Бесконечный процесс, нет момента «передышки», смены вида деятельности; Конечный продукт размыт, главное – устойчивое функционирование; Жесткая организационная структура, регламентированный порядок перемещений по должности; Финансирование процесса работы, большие накладные расходы. Недостатки ведомственного подхода

Взаимосвязь стратегии и текущей деятельности 6 Цели, задачи Функции, полномочия во имя цели можно сделать намного больше, чем в соответствии с полномочиями

Способом разрешения противоречий между стратегической и текущей деятельностью является некоторое упорядочение ведомственного управления, которое целесообразно начать с процесса текущего планирования. 6

Виды планирования 2 СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ТАКТИЧЕСКОЕ поиск новых возможностей оптимизация управления при заданном потенциале ОПЕРАТИВНОЕ реализация имеющихся возможностей, обеспечение слаженной работы элементов Стратегия – вершина айсберга планирования

Стратегия – это всего лишь потенциал, который без тактической поддержки не имеет материального выражения. 6

Интеграция исполнителей и ресурсов; Уменьшение сложности объекта; Возможность оценки эффективности деятельности (контроль и самоконтроль); Обучающий и воспитательный эффект; Стимулирование исполнителя. Значение планирования вообще

Направлено на сохранение и поддержание системы; Проецирует стратегические задачи в меньшем масштабе; Позволяет гибко реагировать на условия окружающей среды; Значение тактического планирования

Неравномерная загруженность персонала: сверхурочная работа и/или вынужденные простои; Невыполнение поручений по причине размытых сроков сдачи заданий; Неудовлетворенность членов организации и ее целевых групп качеством работы и коммуникациями; Расхождения между решениями и фактическими результатами деятельности; Размытые зоны ответственности; Сосредоточенность на технических, а не на стратегических результатах. Проблемы, решаемые посредством тактического планирования

Проблемы текущего планирования 3 ОРГАНИЗАЦИОННО- МЕТОДИЧЕСКИЕ информационное и техническое обеспечение планирования ИНФОРМАЦИОННО- ТЕХНИЧЕСКИЕ организация и методики планирования 1.Длительное время на согласование решений; 2.Сложность решения проектных задач; 3.Неучет подготовительных и заключительных операций; 4.Плановые значения не всегда обоснованы 1.Отсутствие единой информационной системы; 2.Отрыв от стратегии; 3.Разные горизонты видения задач в разное время; 4.Неучет альтернативных способов решения задач.

Контроль степени понимания подчиненными перспективных задач; Возможность преодолеть отчуждение исполнителя от работы; Роль участия исполнителей в текущем планировании Необходимость поддержки авторства решений престиж структурного подразделения; ответственность.

Необходимость цели и задач, переориентация цели в плоскость этапов организационного развития («цель на 2010 год»); Увязка мероприятий с исполнителями, сроками, ресурсами и показателями эффекта; Встраивание протоколов поручений в контекст планирования Структура текущих планов

1)необходимость равномерного распределения однопорядковых мер по всему периоду планирования (например, в январе рассматривать вопросы здравоохранения, в феврале – образования и т.д.); 2)срок, необходимый для подготовки крупного мероприятия; 3)привязка к крупным событиям, инициированным самой администрацией либо иными организациями – например, международная конференция, заседание Коллегии местного самоуправления, приезд федерального политика; 4)привязка к рутинным событиям годового цикла – это, в частности, осуждение проекта бюджета, праздники, сезон отпусков Место мероприятий в текущем плане

Типология мероприятий 1)Материального обеспечения, 2)Организационные, 3)Информационные, 4)Аналитические (исследовательские).

«Внутренние» мероприятия 1)изучение сотрудниками нормативных актов и научно-практических публикаций по профилю деятельности; 2)внедрение и реализация технологий повышения квалификации и переподготовки сотрудников; 3)организация проектных групп внутри подразделения; 4)изменение порядка работы; 5)материальное (техническое, информационное) обеспечение подразделения.

Текущую деятельность нужно не отражать в планах, а раскрывать Текущую деятельность нужно не отражать в планах, а раскрывать Новые действия лучше описывать подробно, а привычные – сжимать в наименование технологии. 6

Номенклатура планов: аналогии между производственным и административным планированием 5 Планирование на производстве Планирование в муниципалитете План отгрузкиПлан предоставления муниципальных услуг План производстваПлан реализации процессов Плановая потребность сырья и материалов Плановая потребность в ресурсах различных типов План загрузки оборудования и план по труду План загрузки исполнителей задач План расходовПлан бюджетных расходов План прибылиПлан экономического и социального эффекта

Правило 60х40 8

Принцип Эйзенхауэра 8 важность срочность В/С НВ/НС В/НС НВ/С

Принцип Эйзенхауэра в действии 8 важность срочность В/С НВ/НС В/НС НВ/С выполнять для отсутствия претензий к работе делегировать, учиться отказывать делегировать выполнять для саморазвития, карьеры

Метод «Альпы» 6 1.Перечень работ на день и приоритеты; 2.Определение продолжительности работ и бюджета времени; 3.Резервирование времени с учетом Принципа 60х40; 4.Делегирование отдельных видов работ; 5.Контроль и перенос несделанного.

Принцип Парето 6 В процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы.

Реализация принципа вариативности плановых мероприятий 6 1.Устанавливаются ключевые факторы среды; 2.Составляется нормативный план, исходящий из наиболее вероятного воздействия факторов; 3.Определяется несколько ситуаций, отличных от наиболее вероятной, и для них составляется автономный план; 4.Определяется ситуация перехода к данному плану в процессе текущей деятельности.

Оценка труда руководителя 6 Оценка по решающей ситуации правильное / неправильное поведение Оценка через производительность фактический / возможный (плановый) результат Оценка через эффективность затраты / результаты По интенсивности труда объем информации / время По затратам стоимость результатов / ресурсов По удовлетворенности населения

Показатели результативности 6 Доля подготовленных проектов нормативных правовых актов, утвержденных и вступивших в законную силу, от общего количества подготовленных проектов нормативных правовых актов за год (в %) Доля писем и жалоб, по которым подготовлены и отправлены ответы в установленные сроки (в %) Доля проектов документов, оформленных с нарушением установленных требований (в %) Средняя продолжительность согласования одного проекта нормативного правового акта/документа (в днях)

Показатели результативности 6 Количество выявленных существенных расхождений между плановыми и фактическими результатами деятельности структурного подразделения по итогам месяца (в абсолютных величинах)Количество выявленных существенных расхождений между плановыми и фактическими результатами деятельности структурного подразделения по итогам месяца (в абсолютных величинах) Количество случаев возвращения проектов годовых планов деятельности структурного подразделения непосредственным руководителем на доработку (в абсолютных величинах)Количество случаев возвращения проектов годовых планов деятельности структурного подразделения непосредственным руководителем на доработку (в абсолютных величинах) Средняя продолжительность подбора на вакантную должность (в днях).Средняя продолжительность подбора на вакантную должность (в днях).

Показатели результативности Средняя продолжительность обработки/внесения изменений в одно электронное дело гражданского служащего (в минутах)Средняя продолжительность обработки/внесения изменений в одно электронное дело гражданского служащего (в минутах) Количество принятых граждан по личным вопросам в месяц (в абсолютных величинах)Количество принятых граждан по личным вопросам в месяц (в абсолютных величинах) Количество случаев отсутствия запрашиваемой информации в базе данных на 100 обращений (в абсолютных величинах)Количество случаев отсутствия запрашиваемой информации в базе данных на 100 обращений (в абсолютных величинах)

Средняя продолжительность предоставления информации по запросу (в часах)Средняя продолжительность предоставления информации по запросу (в часах) Количество проигранных в суде дел о необоснованном увольнении гражданских служащих по итогам года (в абсолютных величинах)Количество проигранных в суде дел о необоснованном увольнении гражданских служащих по итогам года (в абсолютных величинах) Доля удовлетворенных запросов по обеспечению методическими рекомендациями по составлению отчетности и других документов (в %)Доля удовлетворенных запросов по обеспечению методическими рекомендациями по составлению отчетности и других документов (в %)

Процент погрешности подготовленного прогноза (в %)Процент погрешности подготовленного прогноза (в %) Количество дней отклонения от графика проведения ревизий (в абсолютных величинах)Количество дней отклонения от графика проведения ревизий (в абсолютных величинах) Число погибших в автокатастрофах на дорогах, прошедших инспекцию не более года назад (в абсолютных величинах)Число погибших в автокатастрофах на дорогах, прошедших инспекцию не более года назад (в абсолютных величинах)