Технологии Microsoft для электронного документооборота: сегодня и завтра Михаил Козлов Консультант по бизнес решениям Microsoft

2 Содержание Что на самом деле означает термин документооборот? Технологии Microsoft сегодня для –Делопроизводства –Управления бизнес-процессами –Управления содержанием (контентом) Технологии Microsoft завтра: –Новые технологии для управления бизнес- процессами –Управление содержанием в Office 12

3 Проблема: запутанная терминология в предметной области Документооборот Делопроизводство Управление записями (RM) Управление документами (DM) Управление бизнес-процессами (BPM) Управление жизненным циклом документов (DLCM) Управление электронным содержанием (ECM) Workflow СЭД DocFlow DocFlow EDMS Электронный архив EAI

4 Что такое документооборот? Документационное обеспечение управления (ДОУ): –Документирование (создание документов) –Организация работы с документами учет, обеспечение движения, поиск, оперативное хранения и использования документов. –Систематизация архивного хранения документов Делопроизводство: комплекс мероприятий (процессов) по обеспечению ДОУ организации. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов,

5 Документооборот – частный случай бизнес-процесса Управление бизнес-процессами (BPM) = WorkflowУправление бизнес-процессами (BPM) = Workflow ДОУ = частный случай документо- ориентированных бизнес-процессовДОУ = частный случай документо- ориентированных бизнес-процессов Процесс (бизнес-процесс) –Связанный набор повторяющихся действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами –Шеер, «Бизнес-процессы»

6 «Документооборот» в контексте Технологии Microsoft и партнеров cегодня: –Российское делопроизводство –Управление бизнес-процессами –Управление содержанием (контентом)

7 Российское делопроизводство 1.Документирование 2.Работа с документами –Движение (документооборот) –Учет (регистрация) –Оперативное хранение –Поиск –Ограничение использования 3.Систематизация архивного хранения 1.Microsoft Office 2.Серверные продукты: Электронная почта (Exchange + Outlook) Портал (SharePoint) Information Rights Management 3.Портал (SharePoint) + решения партнеров В Office 12 Microsoft предлагает похожую парадигму: – –Управление жизненным циклом документов (DLM) Создание Использование Хранение

8 Сценарии workflow Формальный Процессы по дизайну Разработка модели B2BEAI Ad-hoc Совместная работа Управляемая Совместная работа Управляемый Процессы из групп операций Составление потоков Ad hoc Процессы из операций Мониторинг деятельности BizTalk Server WWF* Решения партнеров SharePoint Exchange *) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений

9 Microsoft – лидер на рынке BPA "Microsoft has edged into leadership with its new Microsoft Office Visio Professional 2003 linked to a more-powerful Biztalk, which is equipped with a strong rule engine. Although Microsoft owns the premier business process drawing tool, business users often leave the Microsoft suite for other process analysis and execution tools. This is now changing because of partnerships with ProActivity and the new version of Microsoft Office Visio Professional 2003, which can take system-to-system processes forward." Gartner 2004

10 Управление электронным содержанием (ECM) Управление документами (DM) Управление веб- информацией (WCM) Управление записями (RM) Сканирование документов (DI) Управление цифровыми активами (DAM) Workflow Microsoft Office + SharePoint Microsoft Content Management Server Решения партнеров (РП): Merido … Microsoft Office + РП (HP) Решения партнеров: Extensis, Canto… BizTalk, РП (K2.Net…) Source: Forrester, 2005

Технологии Microsoft для электронного документооборота: завтра

12 Windows Workflow Foundation Платформа для разработки приложений с поддержкой Workflow Дизайнер workflow в Visual Studio 2005 Поддерживаемые типы workflow: –между бизнес-приложениями, –ролевые задачи для пользователей (АРМы), –документооборот, –между людьми, –составное workflow для приложений поддерживающих сервисную архитектуру (service oriented applications), –на основании бизнес-правил и –для управления информационными системами.

13 Office 12 Content Management Управление жизненным циклом документов Политики и соответствие требованиям регулирующих органов Workflow Управление веб-представлением

14 Электронные архив документов (записей) Систематизация, обслуживание и уничтожение Менеджер архива Поиск и извлечение Юристы Exchange Send To SharePoint Документы Почта Knowledge Worker Личные артефакты «Загрузка» Нецифровые записи Сотрудник архива Сканирование Архив ПолитикиРегламенты Регистрация Windows SharePoint Services Выписка

15 Единая поисковая технология Клиент Сервер Одно ядро для клиентов и серверов Встраивается в WSS, SQL, Exchange, Office Servers Компонент платформы в Windows XP & Windows Vista Общие способы расширения для всех продуктов Единый полнотекстовый индекс

16 Mendocino 1.0 – Office как «умный клиент» для SAP Управление временем Учет и утверждение отработанных часов Мониторинг бюджетов Поддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки Управление отпусками, болезнями и командировками Поддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений Организационное управление Помогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.

17 Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП Управление электронным содержанием (ECM) Делопроизводство Документооборот Архивирование Совместная работа и информационный обмен Хранение, поиск, интеграция Управление бизнес- процессами (workflow) Решения партнеров

18 Ссылки Михаил Козлов – блог – Microsoft Office – Windows Workflow – BizTalk – Решения партнеров для документооборота – pxhttp:// px

19 Спасибо!Вопросы? © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.