1 Регламентирование бизнес-процесса (лекция 8)
2 Алгоритм регламентирования процессов Внести дополнения в типовые положений о подразделениях. Составить матрицы ответственности процессов за подпроцессы (функции). Перенести функции в должностные инструкции сотрудников (владельцев подпроцессов) в соответствии с матрицей ответственности процесса.
3 Дополнения к типовым положениям о подразделениях Регламентация ресурсов, Система мониторинга показателей подразделения, Система и регламент управления процессом, Требования по отчетности о ходе работ перед вышестоящим руководителем, Требования к входам и выходам.
4 Иерархия документов для сквозного процесса
5 Типовые ошибки комплекта документации по процессу Несогласованность в зонах ответственности и подчиненности руководителей и исполнителей реально сложившимся и работающим связям. Несогласованность положений подразделений требованиям, которые предъявляет регламент процесса, проходящего через несколько подразделений.
6 Проблемы инструкций 1 и 2
7 Работа 3 в инструкциях 1 и 2 может быть описана по-разному. Работы 8 и 9 могут не попасть в последовательность работ, описанную в инструкциях. Взаимосвязи между работами 7,9,8,10,5,11 не будут отражены в документации.
8 Распределение ответственности за работы в процессе Типовые должностные инструкции, которые существуют во многих организациях для формальных надобностей, не отвечают требованиям процессного подхода. Функции процесса должны быть перенесены в должностные инструкции из матрицы ответственности процесса
9 Структура должностной инструкции
10 Матрица ответственности Правило 1. В каждой строке одна буква О (ответственный). Букв У и И может быть несколько. Правило 2. В столбце владельца не должно быть пустых клеток. Правило 3. Функции в матрице ответственности начинаются с планирования и заканчиваются «Контролем выполнения», «Управлением процесса» и «Отчетностью о ходе процесса». Отвечает за все эти функции владелец процесса.
11 Пример матрицы ответственности
12 Документация, регламентирующая деятельность владельца процесса, должна отражать как, когда и на основании чего производится им планирование по процессу, по каким показателям и критериям, в какие сроки владелец процесса контролирует ход выполнения процесса, каков порядок и критерии принятия управленческих решений, каковы полномочия владельца и способ документирования принятых решений, по какой форме и показателям, в какие сроки владелец отчитывается перед вышестоящим руководством о ходе процесса.
13 Типовые ошибки в матрице ответственности ОИ – ответственный исполнитель, У - участвует в работе, Исп. - исполнитель
14 Ошибки в матрице ответственности Ошибка 1. Вместо ответственного за выполнение работы руководитель назначает одновременно ответственного исполнителя и исполнителя. Менеджеры в этом случае теряют право называться менеджерами, так как они никем и ничем не управляют. Ошибка 2. Руководитель указал, что к функциям 2 и 3 он не имеет никакого отношения. Решить проблему можно одним из способов: переподчинить выполнение данной функции другому руководителю, ввести результат выполнения данной функции в систему отчетности данного руководителя, разработать и ввести систему адекватной мотивации за выполнение данной функции.