Начальник управления по делам архивов Гузанов Евгений Леонидович

Развитие архивного дела в России в настоящее время характеризуется противоречивым сочетанием разнонаправленных факторов и тенденций. Наряду с необходимостью сохранения в надлежащем порядке традиционных бумажных ресурсов, архивы встали перед необходимостью динамичного перевода систем управления архивным делом (учет, комплектование, ведение научно-справочного аппарата (НСА), хранение ресурсов) на электронные технологии.

Работа с документами в традиционной форме в условиях возрастающего потока запросов на получение ретроспективной информации и постоянного увеличения объема архивных фондов будет все более осложняться следующими факторами: - большие затраты времени на выполнение технологических архивных процедур приемки, сортировки, регистрации и поиска документов, а также контроля их возврата в архив, в т.ч. влияние человеческого фактора (проблемы поиска документов, возникающие при смене сотрудников архива и т.п.); - невозможность использования документов одновременно несколькими потребителями; - большая вероятность утери и порчи документов

Деятельность архивов регламентируется "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", сформулированными с учетом многолетней практической и исследовательской работы в архивах, что, несмотря на сложность архивных процессов, создает предпосылки для их полноценной формализации, т.е. описания в виде схем, алгоритмов и т.п.

Достигаемые цели - улучшение качества предоставляемых архивными учреждениями услуг и сокращение сроков исполнения обращений граждан; - оптимизация финансирования государственных архивных учреждений; - мониторинг информационных потребностей пользователей с целью последующей организации информационных мероприятий, проводимых учреждениями архивной службы; - выявление фактов незаконного уничтожения документов Архивного фонда Субъекта Федерации. - организация контроля за перемещением единиц хранения архивных учреждений, находящихся в использовании; - организация контроля за правомерностью доступа граждан к информации, хранящейся в архивах;

ОСНОВНАЯ СТРТЕГИЧЕСКИЯ ЦЕЛЬ Стратегическая цель деятельности Архивной службы Ярославской области Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах государства, общества, сегодняшнего и будущих поколений российских граждан" Тактические задачи Архивной службы Ярославской области Первая - Создание условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия. Вторая - Удовлетворение потребностей всех категорий пользователей в услугах архивов и реализация прав граждан на получение и использование информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации

Состояние на 2010год Отсутствие единой информационно– поисковой системы Не автоматизированы процессы регистрации и исполнения запросов граждан Менее 1% всех архивных документов имеют фонд пользования в электронном виде Ежегодное увеличение количества пользователей архивной информацией на 2015 год Единая информационно- поисковая система Ярославской области. Ведение во всех архивных учреждениях единой системы автоматизированного государственного учета Обеспечение доступа к электронным фондам государственного и муниципальных архивов с использованием сети Интернет. Повышение качества исполнения государственных и муниципальных услуг Внедрение новых информационных технологий. Внедрение программного комплекса автоматизированного государственного учета во всех архивных учреждениях области. Создание центра по оцифровке документов Архивного фонда. Создание интернет-приемной и электронного читального зала в архивных учреждениях области. Финансирование первого этапа работ предусмотренных в ОЦП «Развитие информатизации Ярославской области на 2011 – 2013 годы» принятой постановлением Правительства области от п. Задача архивной службы удовлетворение потребностей всех категорий пользователей в услугах архивов и реализации прав граждан на получение и использование информации

Система информационного взаимодействия компонентов Автоматизированной Информационной Системы (АИС)

Интернет-портал архивной службы Ярославской области Информация об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы, ответственных сотрудниках учреждений; Законодательная база субъекта РФ в области архивного дела; Сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и порядке их предоставления; Возможность подачи запроса в архивное учреждение, обратная связь; Каталог фондов всех архивных фондов хранившихся и хранящихся в архивах Ярославской области; Поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с возможностью просмотра электронных копий; Обслуживание пользователей архивов через «удаленный читальный зал».

Интернет-портал архивной службы Ярославской области По состоянию на года в базе данных представлено фонд, описи и единицы хранения.

Каталог фондов

Удаленное взаимодействие граждан с архивными учреждениями Система предназначена для упрощения удаленного взаимодействия граждан с архивными учреждениями. База данных установленная на сайте имеет возможность синхронизации с программой «Учет обращений граждан и организаций» установленной во всех архивных учреждениях области.

Удаленное взаимодействие граждан с архивными учреждениями Гражданин, обратившись с сайта, будет получать уведомления по электронной почте об изменениях статуса исполнения запросов. Кроме того, информацию можно проверить непосредственно на сайте. Статус исполнения может быть отредактирован вручную либо автоматически, с помощью файла, сформированного программой «Учет обращения граждан и организаций»

Спасибо за внимание! Начальник управления по делам архивов Правительства Ярославской области Е. Л. Гузанов Тел. 8 (4852) region.adm.yar.ru