ОПТИМИЗАЦИЯ HR-ПРОЦЕССОВ как инструмент повышения эффективности и снижения издержек Анна Басюк Unitrade-group Апрель 2009

ПРЕДПОСЫЛКИ Финансовый кризис Падение покупательской способности Резкое снижение рентабельности Остановка внешнего финансирования ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС- ПРОЦЕССОВ

КЛЮЧЕВЫЕ СТАТЬИ ЗАТРАТ НА ПЕРСОНАЛ Фонд оплаты труда – все виды денежных выплат, которые сотрудник получает от компании Социальный пакет – все возможные льготы, которые компания предоставляет сотрудникам помимо денежных выплат Рекрутинг – все затраты на поиск и подбор персонала Обучение и развитие персонала - внутренние и внешние тренинги, программы по развитию потенциала, корпоративная библиотека, обучающие материалы и др. Внутренние коммуникации - мероприятия, направленные на формирование единого информационного поля в компании и повышения лояльности персонала

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА Сокращение численности персонала Сокращение уровня доходов персонала

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА РАССЧЕТ ОПТИМАЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ТОРГОВОГО ПЕРСОНАЛА: Оборот торговой точки Количество персонала на торговой точке Средний доход сотрудника на торговой точке

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ РАССЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ: Отношение ФОТа к обороту торговой точки Отношение количества сотрудников к обороту торговой точки

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ РАССЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ (пример): Месяц 1 ТТОборот ТТ Кол-во персонала Ср.доход сотрудника Итого ФОТ ФОТ/ Оборот Оборот/ Человека Магазин %41667 Магазин %30000 Магазин %16667

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ РАССЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ: Размер среднего чека на торговой точке Количество чеков на человека Потоки на торговой точке (количество посетителей) Уровень наценки

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА Полученные данные можно и нужно также использовать при: установке целевых показателей по производительности персонала для руководителей торговых точек (т.к. будет четко видно на какой торговой точке насколько необходимо повышать эффективность) планировании уровня доходов персонала (мы можем также оптимизировать не только численность персонала, но и уровень доходов) формировании системы стимулирования персонала установлении различных норм и стандартов в процессах по управлению персоналом (нормы производительности, нормы ФОТа, критерии оценки результатов и т.д.)

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА РАССЧЕТ ОПТИМАЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ НЕТОРГОВОГО ПЕРСОНАЛА: Организационная структура (подробная по каждому департаменту) Штатное расписание Описанные функции всех отделов и должностей Цели и задачи каждого подразделения (стратегические и краткосрочные)

ОПТИМИЗАЦИЯ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА В результате анализа ключевых задач, процессов и функций всех подразделений могут произойти следующие изменения: Сокращение численности некоторых отделов Объединение и/или перераспределение функций некоторых отделов и/или должностей Полное сокращение некоторых отделов Выведение определенных функций на аутсорсинг Выведение функций и/или отделов в отдельные дочерние предприятия, которые будут сами себя окупать и даже приносить прибыль Изменения графика работ по определенным должностям Переход на сдельную оплату по определенным видам работ

ОПТИМИЗАЦИЯ СОЦПАКЕТА Отказ от определенных льгот (с помощью анализа удовлетворенности персонала можно оценить вес и значимость каждой льготы, наполняющей текущий соц.пакет, расставить все имеющиеся льготы по приоритетам и определить от каких можно в первую очередь отказаться) Сокращение затрат на использование определенных льгот (организовывав внеплановые тендеры на предоставлению различных услуг затраты на мобильную связь, страхование, питание и др. можно значительно оптимизировать; нужно регулярно мониторить рынки тех или иных услуг и выбирать для себя наиболее выгодные условия)

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА РЕКРУТИНГ Затраты на поиск и подбор персонала сейчас можно оптимизировать до минимума, используя только бесплатные источники поиска. Помимо стандартных бесплатных источников, таких как интернет, листовки, расклейка объявлений, биржи труда, сотрудничество с ВУЗами, сегодня, еще в недавнем прошлом дорогостоящие сайты по трудоустройству и печатные издания, также предлагают различные формы сотрудничества на бесплатной основе.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ Привлечение внешних провайдеров для обучения персонала: Сейчас цены на консалтинговые и тренинговые услуги подешевели. Нужно смело торговаться и получать услуги высокого качества по самым низким ценам.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ Внутреннее, корпоративное обучение персонала: Основные зоны за счет которых можно оптимизировать затраты на внутреннее корпоративное обучение – это оптимизация самих тренинговых программ и оптимизация затрат на конференц-сервис. Понятно, что не нужно доходить до крайностей, но если есть возможность в период кризиса максимально сократить затраты на проведение внутреннего обучения, но все таки не отказываться от него полностью, то нужно сделать все возможное, чтобы именно так и поступить. Если все таки бюджета на обучение нет совсем или его не хватает на содержание полноценного внутреннего университета, то необходимо рассмотреть альтернативные методы обучения сотрудников – видеотренинги, подробные раздаточные материалы, обучение через интернет, обучение за счет поставщиков, он-лайн библиотека и др.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В период кризиса коммуникации с персоналом играют как никогда важную роль. Одной из ключевых задач в процессе оптимизации затрат на персонал – является максимальное поддержание эмоциональной стабильности персонала. Именно поэтому, даже применяя самые непопулярные методы по оптимизации – нужно делать это открыто, не переставая объяснять сотрудникам, с чем связаны такие решения.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ Главная причина переживаний людей – это недостаток информации. Информации о том, что меня ждет (попаду ли я под сокращение), о том, что ждет компанию (каковы ее шансы на выживание вообще и каким образом компания планирует выходить из кризиса). Поэтому основное на чем следует сосредоточиться – это постоянное информирование сотрудников о новостях в отрасли, ходе событий в компании, планах на будущее.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ Из всех методов, которые позволяют быть в постоянном контакте со всеми людьми, работающими в Компании, безусловно, КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ или ИНТРАСАЙТ является одним из наименее затратных. Можно отказаться на время от выпуска корпоративной газеты, от собраний, от проведения массовых корпоративных мероприятий и всех других затратных инструментов внутренних коммуникаций и максимальное внимание сосредоточить на интрасайте.

ОПТИМИЗАЦИЯ ЗАТРАТ НА ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ Другой момент, которому также необходимо уделить внимание в период сокращений – это аутплейсмент. Помощь и забота о сотрудниках, которые сокращаются, прежде всего важна для сотрудников, которые остаются в Компании. Страх того, что меня тоже сократят уменьшается в разы, когда я вижу, что тех, кого здесь сокращают, не бросают, а всегда помогают найти новую работу.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ВАШИ ВОПРОСЫ?