, Конференция IT Team Energy, секция «Документооборот» VERYSELL Проекты в области управления корпоративным контентом и знаниями Игорь Колодкин Директор направления ECM

2 Содержание Представление Группы компаний Verysell Развитие рынка ECM в мире и СЭД в России Предпосылки для внедрения ECM решений в ТЭК Структура и суть ECM проектов Примеры проектов в ТЭК Преимущества от внедрения для заказчиков Дальнейшая эволюция и перспективы

3 Представление Группы компаний Verysell – один из лидеров ИТ-рынка в России (доля рынка ~10%) Verysell обладает более чем 15-летним опытом выполнения крупных ИТ-проектов, в т.ч. и для ведущих компаний ТЭК Компания «Verysell Проекты» является ведущей компанией Группы с оборотом ~ $200 M (2005 г.) Среди наших клиентов в ТЭК: РАО ЕЭС России ЦДУ РАО ЕЭС Инженерный центр ЕЭС Институт Теплопроект ЛУКОЙЛ ЛУКОЙЛ-Информ ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Газпром ТНК-BP Сахалинская Энергия Мы знаем актуальное состояние рынка и понимаем существующие бизнес-задачи наших заказчиков в различных областях Представление

4 Некоторые парадоксы реализации ИТ-стратегий в ТЭК Информатизация vs. Информация за бортом Комплексность vs. Лоскутность Стандартизация vs. Адаптивность Надежность vs. Экономия Инвестиции в ИТ vs. Инвестиции в ИТ-сервисы Представление Источник: статья Verysell в журнале «Энергорынок» – декабрь 2006 г.

5 Информатизация vs. Информация за бортом DBMSECM Структурированная корпоративная информация: ДАННЫЕ (20%) (данные ERP, CRM и других транзакционных систем) Неструктурированная корпоративная информация: КОНТЕНТ (80%) (бумажные документы, текстовые файлы, XML, аудио-видеозаписи и др.) Рынок

6 Источник: Doculabs – 16 марта 2005 г. Imaging ` (Imaging, Workflow and Document Management) EDMS COLD (Print Output Mgmt) Web Content Management Portals $ Продажи лицензий ~1990 ~1995 ~2003/04 ~2006 < $200M $500M $1.2B Оценка $4.5B до 2006 $.5B $1.2B $4.5 Рост функций и компонентов на очень быстрорастущем рынке Переход от отдельных приложений к инфраструктурным платформам Требования к приложениям растут и поставщики расширяют функциональность своих предложений Portals, Taxonomy, Search & Collaboration Business Process Mgmt and Forms Collaborate Print and Distribute Records Management Archival and Storage Store & Deliver Imaging Workflow Document Mgmt Web Content Mgmt, COLD & Archiving Create & Capture (Imaging, Workflow and Document Mgmt) EDMS Рынок Enterprise Content Management Рынок

7 Enterprise Content Management (ECM) Гартнер определяет современную ECM систему как интегрированный набор программных компонентов, реализующих следующие базовые функции: 1.Document Management – Управление документами (хранение, извлечение, работа с документами, контроль версионности, безопасность, библиотечные сервисы). 2.Web Content Management – Управление web-контентом (управление динамически обновляемым содержанием и взаимодействием с пользователями корпоративных Internet/Intranet сайтов). 3.Records Management - Управление записями (долговременное хранение официальных документов, автоматизация работы корпоративных архивов, обеспечение требований законодательства в данной области). 4.Imaging – Электронная визуализация (перевод в электронный вид бумажных документов путём использования технологий сканирования и распознавания). 5.Collaboration – Командная работа (информационная поддержка групповой работы с документами в составе проектных команд). 6.Workflow – Сопровождение исполнения бизнес-процессов (поддержка бизнес-процессов, связанных с обработкой документов, маршрутизация контента, выдача заданий, контроль исполнения). Рынок

8 Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2006 Рынок Источник: Gartner Group – октябрь 2006 г. Консолидация рынка ECM Слияния и поглощения - EMC / Documentum - Open Text / Hummingbird - IBM / FileNet

9 Рынок СЭД в России (исследования РБК) Прогноз объёма рынка в 2006 г. ~ $50 млн. (Verysell) Отраслевая структура Рынок

10 Предпосылки для внедрения ECM/СЭД Поддерживают бизнес-процессы Cчета на оплату, заявки на обслуживание, заявления о приёме на работу... Поддерживают продукты Руководства операторов, пользователей, руководства по эксплуатации... Являются продуктом Контракты с заказчиками и поставщиками, патенты, лицензии... «ДОКУМЕНТЪ» м. лат. всякая важная деловая бумага ТОЛКОВЫЙ СЛОВАРЬ ЖИВАГО ВЕЛИКОРУСКАГО ЯЗЫКА. Владимiра Даля Второе изданiе, исправленное и значительно умноженное по рукописи автора. ТОМЪ ПЕРВЫЙ. А-З. ИЗДАНIЕ КНИГОПРОДАВЦА-ТИПОГРАФА М.О. ВОЛЬФА МОСКВА, Кузнецкiй мостъ, д. Третьякова Предпосылки

11 Cтатистика работы с документами 80% корпоративной информации содержится в бумажных документах 85% хранимых документов никогда не извлекаются 7.5% документов теряется безвозвратно $20 тратится на восстановление каждого утерянного документа 50% документов дублируется в различных хранилищах 35% времени сотрудников организации уходит на работу с документами Предпосылки

12 Роль ECM в различных индустриях Важность ИТ для бизнеса сейчас Важность ИТ для бизнеса в будущем НизкаяВысокая Добыча нефти и газа Производители Муниципальные органы управления Консалтинг Авиаперевозчики Ритейл Пенсионные фонды Банки Дистрибуторы Поддерживающая Переходная Функциональная Стратегическая Страховые компании Стратегическая роль систем класса ECM не всегда очевидна и подлежит уточнению к каждом конкретном случае Важными признаками возрастания этой роли являются: ориентированность деятельности на массового розничного клиента (или население) значительный объём документов, являющихся продуктами деятельности заказчика В этих случаях предпосылки для внедрения ECM решений очевидны Источник: Диаграмма МакФарлана Федеральные органы управления Телеком Предпосылки

13 Структура ECM-проекта ECM проекты

14 Суть проектов по внедрению решений класса ECM Выявление проблем Заказчика в области работы с документами и контентом Идентификация и детальный анализ наиболее трудоёмких управленческих процессов Предложения по совершенствованию («спрямлению») процессов Настройка программных модулей базовой платформы ECM «ПРОЦЕСЪ» м. лат. всякое длительное, последовательное дело, порядокъ, обрядъ. ТОЛКОВЫЙ СЛОВАРЬ ЖИВАГО ВЕЛИКОРУСКАГО ЯЗЫКА. Владимiра Даля Второе изданiе, исправленное и значительно умноженное по рукописи автора. ТОМЪ ТРЕТIЙ. П. ИЗДАНIЕ КНИГОПРОДАВЦА-ТИПОГРАФА М.О. ВОЛЬФА МОСКВА, Кузнецкiй мостъ, д. Третьякова ECM проекты

15 Сбыт и работа с заказчиком Распределение и отгрузка продукции Производство продукции Закупка сырья, материалов и комплектующих Разработка продукции и планирование производства Сбор и обработка исходных данных по продукции и производству Разработка и рассылка планов Управление документацией при разработке новой продукции Ведение договоров Формирование заявок на сырьё, материалы и запчасти Отслеживание хода поставок Входной контроль Управление запасами и складом Управление технологической документацией Обеспечение стандартов и контроль качества Документационное обеспечение эксплуатации и ремонта Производственная отчётность Обработка документации на складах готовой продукции Обработка заявок на отгрузку Формирование комплектов отгрузочной документации (спецификации, сертификаты, накладные) Внутренняя транспортная логистика Ведение контрактов Обработка заказов на поставку Информирование заказчиков о ходе выполнения заказов Обработка запросов, претензий и жалоб Области интенсивного документооборота в производстве Анализ документоёмких процессов производственного предприятия ECM проекты

16 Управление корпоративным имуществом и капиталом Ведение консолидированной отчётности в соответствии с требованиями законодательства и регуляторов рынка Раскрытие информации и обеспечение прозрачности Информационное взаимодействие корпоративного центра с дочерними предприятиями Финансовая отчетность Обработка и хранение первичных финансовых документов (счета, выписки, накладные и т.д.) Внутренний и внешний аудит Бюджетирование Ведение личных дел Управление компенсациями и вознаграждениями Ведение должностных инструкций Архивное хранение кадровых документов Согласование контрактов и договоров Участие в судебных процессах Обеспечение соблюдения законодательства (нормативно- справочная документация) Делопроизводство Регламенты Корпоративное управление Управление финансами Управление персоналом Юридическое обеспечение Административное обеспечение Области интенсивного документооборота в производстве Анализ документоёмких процессов производственного предприятия ECM проекты

17 Рабочее место пользователя (web) ECM проекты

18 Регистрационная карточка документа ECM проекты

19 Справочник оргструктуры ECM проекты

20 ECM проекты Справочник бизнес-процессов

21 Список задач пользователя ECM проекты

22 Модуль интеграции посылает документы и создает работу 1 1 Сортировка, подготовка Пользователь получает уведомление, выполняет работу и регистрирует документ Массовое сканирование После чего документ доступен как из ERP, так и через Web ERP -DMS (модули интеграции и синхронизации данных) ERP -DMS (модули интеграции и синхронизации данных) Хранилище документов Hummingbird DM Хранилище документов Hummingbird DM DBMS Сервер документов Модуль интеграции c ERP Модуль интеграции c ERP Сканированные документы архивируются Полнотекстовое распознавание (необязательно) 3 3 Модуль синхронизации данных по окончании процесса извлекает все атрибуты документа и сохраняет их в хранилище Пример комплексного ECM проекта ECM проекты

23 Преимущества от внедрения СЭД Количественные: Экономия трудозатрат на обработку управленческой документации Снижение стоимости обращения к информации Снижение затрат на восстановление утерянных документов Качественные: Сбережение времени сотрудников для их основной работы Независимость деятельности организации от конкретных людей Интеграция приложений, инфраструктуры и пользователей в едином информационном пространстве организации Преимущества

24 Документы Контент Знания Организован Упорядочен Фиксирован Сгруппирован Структурирован Контекст Значимость Достоверность Целостность Ценность Интегрированность Возможности анализа Доступность Сохранность Контекстный поиск Обработка ECM (управление контентом) Зрелость Время EDM (управление документами) SES (аналитика и управление знаниями) Эволюция СЭД Перспективы

25 Обращайтесь к нам, и Вы узнаете много нового о своих документах Игорь Колодкин Тел.: (495) Факс: (495) Россия, , Москва, 2-ой Донской проезд, 7/1 Техническая поддержка: Телефон: (495) доб. 677 support.verysell.ru