Опыт создания СЭД Администрации Красноярского края Красноярского края «Енисей – СЭД»

По итогам конкурса основой для создания Государственной Информационной Системы Электронного Документооборота Красноярского края «Енисей-СЭД» было выбрано программное решение Системы «CompanyMedia » на базе платформы Lotus Notes IBM Компании «ИнтерТраст»

Система соответствует требованиям стандартов Сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО (Сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО ГОССТАНДАРТ России К регистрационный РОСС RU.ИС16.К00024 от ) Сертификат соответствия Runs with Lotus Notes компании IBM/Lotus – 1996 г. Свидетельство РОСПАТЕНТа от об официальной регистрации программы для ЭВМ «CompanyMedia » Сертификат соответствия программы для ЭВМ «CompanyMedia » требованиям по характеристикам качества СТУ , выданный «РОСИНФОСЕРТ» Минсвязи РФ Сертификат соответствия 1674 от г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации отвечающих требованиям РОСС RU БИ00 16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО Компании

Основные внедрения Системы в Органах государственной власти субъектов РФ Ямало-ненецкий АО – 3000 рабочих мест Правительство Новосибирской области – более 1400 рабочих мест Правительство Пензенской области – более 2000 рабочих мест Правительство Самарской области – более 1300 рабочих мест Правительство Ульяновской области – более 1100 рабочих мест Правительство Омской области – более 1000 рабочих мест Правительство Оренбургской области – более 1500 рабочих мест Правительство Воронежской области – более 300 рабочих мест Администрация города Красноярска – более 1500 рабочих мест Администрация города Омска – более 1200 рабочих мест и другие

Обладает следующими ключевыми преимуществами Реальная распределенность: поддержка работы с учетом сложной территориально-распределенной организационной структуры Правительства, иных органов исполнительной власти и Администрации Губернатора Красноярского края за счет специальной архитектуры и проектных решений Системы Высокая продуктивность работы государственных служащих за счет наличия нескольких видов функциональных рабочих мест, обеспечивающих непосредственное вовлечение сотрудников всех уровней в формирование необходимой для управления информации Универсальность и функциональная полнота возможностей, их соответствие требованиям государства, общепринятым стандартам и мировым методикам в области управления документами

Основные этапы проекта Создание защищенной сети передачи данных Внедрение СЭД Конфигурирование Установка и настройка Обучение пользователей, администраторов Миграция данных Перевод системы в опытную эксплуатацию Интеграция с СЭД Администрации г. Красноярска Интеграция с МЭДО

СЭД централизованно внедряется в следующих ОГВ Красноярского края (этап 2012г.): Администрация Губернатора Красноярского края; Постоянное представительство Красноярского края при Правительстве Российской Федерации; Управление делами Губернатора и Правительства Красноярского края; Правительство Красноярского края, в том числе аппарат Правительства края; Министерство финансов Красноярского края; Министерство экономики и регионального развития Красноярского края; Министерство здравоохранения Красноярского края; Министерство образования и науки Красноярского края; Министерство культуры Красноярского края; Министерство спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края; Министерство строительства и архитектуры Красноярского края; Министерство жилищно-коммунального хозяйства Красноярского края; Министерство природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края; Министерство сельского хозяйства и продовольственной политики Красноярского края; Министерство транспорта Красноярского края; Министерство промышленности и энергетики Красноярского края; Министерство информатизации и связи Красноярского края; Министерство социальной политики Красноярского края. Общее количество рабочих мест – 1222.

Назначение Системы Система автоматизирует деятельность государственных гражданских служащих, связанную с: Регистрацией документов; Обработкой документов; Подготовкой документов; Согласованием документов; Хранением и учетом документации; Контролем исполнительской дисциплины и управления.

Система решает задачи Документационное обеспечение государственного управления: «Учет входящей корреспонденции», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Организационно- распорядительные документы» «Обращения граждан» «Заседания коллегиальных органов управления» «Поручения» «Управление типовыми деловыми процессами: «Награды», «Командировки»

В Системе реализованы требования к обмену с МЭДО ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 сентября 2009 г. N 754 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»: Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота. Под взаимодействием информационных СЭД понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота в виде электронных документов и уведомлений о ходе исполнения документов. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации, которая осуществляет следующие функции: организационное и методическое обеспечение МЭДО; формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов; обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО; обеспечение информационной безопасности МЭДО в соответствии с законодательством РФ. Участниками межведомственного электронного документооборота являются: Администрация Президента Российской Федерации; Аппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы государственной власти; федеральные органы исполнительной власти; иные государственные органы.

В Системе реализованы интеграция с СЭД Администрации г. Красноярск СЭД Администрации г. Красноярск – 2012 г.г. Документационное обеспечение государственного управления: «Учет входящей корреспонденции», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы», «Правовые акты», «Протоколы» «Обращения граждан» «Поручения» «Управление типовыми деловыми процессами: «Экспедиция», «Командировки», «Автоматизация АПК и ГК», «Услуги» Интеграция с Муниципальным сайтом Порталом государственных услуг (работы ведутся)

Категории задействованных специалистов СЭД повышает эффективность работы всех категорий специалистов Сотрудники функциональных подразделений Руководители среднего звена Делопроизводители \ Секретари \ Служба ДОУ РВЗ Автоматизация своих процессов Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения. Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов Согласование и контроль Работа с проектами документов, согласование Контроль работы исполнителей Автоматизация профессиональной деятельности Повышение прозрачности процессов. Повышение скорости доставки управленческих решений. Своевременное получение информации, необходимой для принятия решений.

Физические типы рабочих мест 3. iPad 2. Планшетный – работа стилусом Internet Explorer 1. Обычный компьютер - работа мышкой и клавиатурой

Предметные специалисты-делопроизводители Доля рабочих мест в СЭД: 10-15% от общего количества участников документооборота Функции: Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Профессиональные Платформа: Высокопроизводительный клиент

Универсальное рабочее место руководителей линейного уровня и исполнителей Доля рабочих мест в СЭД : 65-75% от общего количества участников документооборота Функции: Подготовка проектов и текстов документов Поиск и использование информации Исполнение документов и поручений Контроль состояния Участие в согласовании Вывод на бланках Степень участия: По мере необходимости Требования к функционалу: Умеренные Простота, интуитивность Платформа: Клиент Lotus Notes, Web клиент, iPad

Рабочие места руководителей высшего звена Доля рабочих мест в СЭД: 10-15% от общего количества участников документооборота Функции: Согласование, подписание Поиск и использование информации Выдача резолюций (поручений) Контроль исполнения Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Простота и наглядность Минимум операций Мобильность Работа «по сигналам» от системы Платформа: iPad, IE

Мобильное рабочее место на Ipad Целевая группа – руководители высшего и среднего звена Работа «через помощника» получает уведомления и доступ к документам, направленным Руководителю создает документы и поручения от имени Руководителя передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись» Непосредственное участие руководителя в работе с электронными документами (без помощника)

Основные функции рабочего места I-Pad Поступившие руководителю документы и поручения сгруппированные по приоритету рассмотрения Сортировка документов по их типам

Работа с документами, резолюциями и списком исполнителей. I-Pad Проект резолюции и списка исполнителей Изменения проекта резолюции и списка исполнителей Графическая резолюция на документе

Работа с поручениями. I-Pad Списки поручений Содержание поручения Установка даты исполнения поручения Задание исполнителя/ей поручения Выдача поручения исполнителю/ям

Работа с аналитическими и информационными материалами. I-Pad Списки информационных материалов, подготовленных для руководителя Информационный материал и автор его подготовивший Содержание информационного материала

О разработчике системы 18 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 2500 успешно реализованных проектов Компания с 1996 г. имеет статус IBM Premier Partner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку 5-8% (по разным оценкам) российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства Программное обеспечение «CompanyMedia» & «OfficeMedia» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий Компания «ИнтерТраст»

Спасибо за внимание! Директор центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО Компания ИнтерТраст Вдов Денис Тел. (495)