Документационное обеспечение юридической деятельности Лекция - презентация Автор Васильева Г. А.

Оглавление ТЕМА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1.1. Основные термины и определения 1.2. Состав нормативно-методической базы делопроизводства 1.3. Стандартизация и унификация документов 1.4. Международные стандарты на документацию ТЕМА 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Состав реквизитов документов 2.2. Бланки документов 2.3. Правила оформления реквизитов ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Классификация документов Устав Коллективный договор Правила внутреннего распорядка Положение Структура и штатная численность Штатное расписание Инструкция

3.3 Распорядительные документы Приказ Постановление Решение Указание Протокол 3.4 Информационно – справочные документы Справка Акт Служебная записка Докладная записка 3.5 Деловая переписка 3.6 Документы по личному составу Приказ Трудовой договор Личная карточка Трудовая книжка Личное дело Заявление Резюме Автобиография Характеристика Личный листок по учету кадров

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.1. Понятие документооборота и его основные характеристики Порядок прохождения исходящих документов Порядок прохождения входящих документов Порядок прохождения внутренних документов 4.2. Регистрация и индексация документов 4.3. Контроль исполнения документов 4.4. Работа с документами ограниченного доступа 4.5. Организация работы служб делопроизводства Положение о службе ДОУ ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Оперативное хранение документов Номенклатура дел Порядок составления номенклатуры дел организации 5.2 Экспертиза ценности документов Организация работы экспертной комиссии (ЭК) Порядок проведения экспертизы ценности управленческих документов. Оформление результатов экспертизы 5.3 Подготовка документов к передаче на архивное хранение Составление и оформление описей дел но личному составу ТЕМА 6. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6.1. Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство 6.2. Характеристика основных систем электронного документооборота «БОСС-Референт» «Дело» «Евфрат» «Эффект-Офис» «Кадры»

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства 1.1. Основные термины и определения Терминология, используемая при работе с документами в управлении и архивах, закреплена в ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Определения ключевых понятий в области создания документов («информация», «документированная информация», «документ» и др.) содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 г, 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; Под реквизитом документа в ГОСТ Р понимается «обязательный элемент оформления официального документа». Создание документов обозначается термином «документирование» (по ГОСТ Р : запись информации на различных носителях по установленным правилам). Оформление документов заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р ). Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение. В ГОСТ Р не проводится разграничение между нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы.

Упорядочение и минимизация состава систем документации достигается с помощью унификации Методы унификации: Содержательная унификация – установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца); унификация и стандартизация реквизитов, используемых в формах. Формальная унификация – унификация структур документов: создание общих синтаксических правил построения документа унификация методов контроля информации документа.

Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации, подразделяются на общероссийские, отраслевые (ве­домственные) унифицированные формы документов организаций. Унифицированная система документации (УСД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций (ПР ).

1.2. Состав нормативно- методической базы делопроизводства 1.2. Состав нормативно- методической базы делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства

Основные направления государственного регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ): разработка государственной политики в области ДОУ на базе новых информационных технологий; развитие законодательства и нормативно-методической базы в области ДОУ в целях повышения ее эффективности; унификация, стандартизация и сертификация систем документации; контроль за ведением и сохранностью документального фонда; подготовка и переподготовка специалистов по ДОУ; обеспечение единых принципов формирования и использования информационных ресурсов в интересах граждан, общества и государства.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов;правила оформления документов; правила работы с документами;правила работы с документами; обеспечение сохранности документов;обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение;порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства;работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами;внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Состав нормативно-методической базы делопроизводства: законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации;законодательные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в сфере документации; указы, распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;указы, распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственные стандарты на документацию;государственные стандарты на документацию; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Проблемы в области нормативного регулирования работы с документами : отсутствие основополагающего законодательного акта по вопросам делопроизводства, аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности,отсутствие основополагающего законодательного акта по вопросам делопроизводства, аналогичного законам, регламентирующим другие сферы управленческой деятельности, отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.отсутствие единого органа, несущего всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Наибольшая роль в регулировании ДОУ в РФ принадлежит: Федеральному архивному агентству, Федеральной службе государственной статистики, Федеральному агентству по техническому регулированию и метрологии

Федеральное архивное агентство оказывает государственные услуги в области архивного дела;оказывает государственные услуги в области архивного дела; осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; обеспечивает соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;обеспечивает соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране:несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране: разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией;разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией; Указания Федерального архивного агентства по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохраненияУказания Федерального архивного агентства по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения

Архивными органами разработаны: Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобрена коллегией Госархива СССР 27 апреля 1988 г. (приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. 33);Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобрена коллегией Госархива СССР 27 апреля 1988 г. (приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. 33); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от (зарегистрировано в Минюсте России , 7418).Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от (зарегистрировано в Минюсте России , 7418).

Федеральная служба государственной статистики несет ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам, системам документации;несет ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам, системам документации; осуществляет общую координацию проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов;осуществляет общую координацию проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов; принимает участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение, например, внешнеторговая документация, так и их информационных элементов, например, обозначения дат, кварталов, недель, дней и т.д.принимает участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение, например, внешнеторговая документация, так и их информационных элементов, например, обозначения дат, кварталов, недель, дней и т.д.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов и технических регламентов;осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов и технических регламентов; разрабатывает государственные стандарты;разрабатывает государственные стандарты; возглавляет работу по унификации информационных показателей в документах,возглавляет работу по унификации информационных показателей в документах, Агентством разработаны ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от стГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от ст ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от

Унифицированные системы документации в России: УС организационно-распорядительной документации (УСОРД); УС первичной учетной документации (УС ПУД); УС банковской документации (УСБД); УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФДБ); УС отчетно-статистической документации (УСОСД); УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД); УС документации по труду (УСДТ); УС документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ); УС внешнеторговой документации (УСВД).

Состав УС ОРД Документация по созданию, реорганизации, ликвидации организации, предприятия. Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия. Документация по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы. Документация по оформлению отпусков. Документация по оформлению поощрений и дисциплинарных взысканий

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства 1.3. Стандартизация 1.3. Стандартизация и унификация документов и унификация документов Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг (Федеральный закон «О техническом регулировании»). Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. В Федеральном законе «О техническом регулировании» (ст. 14) определены Полномочия национального органа Российской Федерации по стандартизации который: утверждает национальные стандарты; принимает программу разработки национальных стандартов; организует экспертизу проектов национальных стандартов; обеспечивает соответствие национальной системы стандартизации интересам национальной экономики, состоянию материально- технической базы и научно-техническому прогрессу; осуществляет учет национальных стандартов, правил стандартизации, норм и рекомендаций в этой области и обеспечивает их доступность заинтересованным лицам; создает технические комитеты по стандартизации и координирует их деятельность; участвует в соответствии с уставами международных организаций в разработке международных стандартов и обеспечивает учет интересов Российской Федерации при их принятии.

В ФЗ – 184 «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г утверждено Положение о федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов и единой информационной системе по техническому регулированию (постановление от 15 августа 2003 г. 500). В состав указанного фонда входят: технические регламенты, а также правила и методы исследований (испытаний) и измерений, необходимые для применения технических регламентов; документы национальной системы стандартизации, в том числе национальные стандарты, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; международные (региональные) стандарты; национальные стандарты иностранных государств; информация о международных договорах в области стандартизации.

Правительством Российской Федерации утверждено (Постановление от 25 сентября 2003 г. 594) Положение об опубликовании национальных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в соответствии с которым официальному опубликованию подлежат: тексты национальных стандартов и общероссийских классификаторов в печатных изданиях (книгах, брошюрах, сборниках) и информационной системе общего пользования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет; уведомления об утверждении национальных стандартов, информация о внесении в них изменений, дополнений, поправок, отмене и замене, тексты изменений, дополнений и поправок, а также национальных стандартов, которые могут на добровольной основе применяться для соблюдения требований технических регламентов, ежемесячно в печатном издании Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии информационном указателе «Национальные стандарты» и на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет. перечень действующих национальных стандартов ежегодно в информационном указателе «Национальные стандарты».

Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

Федеральным законом «О техническом регулировании» (ст. 15) установлено, что общероссийские классификаторы - нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы: 1.Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);Общероссийский классификатор продукции (ОКП). 2.Классификаторы информации об организационных структурах: Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач: регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм; документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации разработчиками УСД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например: Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом: XX XX XXX X Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер; последняя цифра - контрольное число. КодКЧНаименование формы ИндексПериодичность

Тема 1. Нормативно-методическая база делопроизводства Международные стандарты на документацию Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унифи­кации документов осуществляется национальными службами стандартиза­ции в рамках ИСО - Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985). Проставление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:1988. Конверты для корреспонденции установлены ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишется с соблюдением положений ИСО 11180:1993. Различия в правилах оформления документов, установленных стан­дартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке.

Так, в российском стандарте (ГОСТ Р ) приводятся требования к размещению и оформлению 30 реквизитов, а в стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон) для: сведений об отправителе документа; ссылок; адреса. Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный ад­рес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка, указываются в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка, а по ГОСТ Р эти сведения указываются только в верхней части бланка. Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов - в российском стандарте предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов. Применение международного стандарта, регионального или нацио­нального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Тема 2. Общие требования к оформлению документов 2.1. Состав реквизитов документов Обязательными элементами оформления официальных документов являются их реквизиты. Перечень реквизитов управленческих документов определен в ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт имеет 5 разделов: 1.Область применения 2.Состав реквизитов документов 3.Требования к оформлению реквизитов документов 4.Требования к бланкам документов.

В приложениях к стандарту содержатся схемы расположения реквизитов и образцы бланков документов. При подготовке документов используются следующие реквизиты: 1.Государственный герб Российской Федерации; 2.герб субъекта Российской Федерации; 3.эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4.код организации; 5.основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6.идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7.код формы документа; 8.наименование организации; 9.справочные данные об организации; 10.наименование вида документа; 11.дата документа; 12.регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14. место составления или издания документа; 15. адресат; 16. гриф утверждения документа; 17. резолюция; 18. заголовок к тексту; 19. отметка о контроле; 20. текст документа; 21. отметка о наличии приложения; 22. подпись; 23. гриф согласования документа: 24. визы согласования документа; 25. оттиск печати; 26. отметка о заверении копии; 27. отметка об исполнителе; 28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. отметка о поступлении документа в организацию; 30. идентификатор электронной копии документа.

Тема 2. Общие требования к оформлению документов 2.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» трех основных форматов: A3-297х420 мм; А4-210х297мм; А5-148x210 мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: –20 мм - левое: –10мм - правое; –20 мм - верхнее; –20 мм - нижнее. Бланки документов оформляют в соответствии с формуляром-образцом. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначаются пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: –общий бланк, который включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), –бланк письма, который включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19,20.

–бланк конкретного вида документа, который в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов , При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Тема 2. Общие требования к оформлению документов 2.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ Перечень реквизитов управленческих документов определен в ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

01. Государственный герб Российской Федерации В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» помещают на бланках документов: Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания; Правительства Российской Федерации; Конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Центрального банка Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Свою собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 9) вправе иметь и муниципальные образования.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем уже помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. « «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара».

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО включают в себя 8 знаков. Они присваиваются в соответствии с Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций и взаимосвязанных с ним классификаторов. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выданным юридическому лицу. ОГРН указывается на всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Структура ИНН представляет собой: - для организации – 10-значный цифровой код; -для физических лиц – 12-значный цифровой код. -КПП представляет собой девятизначный цифровой код. 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), принятому и введенному в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. ( с последующими изменениями и дополнениями).

08. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации включают в себя: – почтовый адрес; – номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) ГОСТ Р не содержит подробного описания требований к элементам этого реквизита и не ограничивает состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации

10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ). Полный перечень документов, которыми пользуется организация, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. Все документы имеют название. В письме наименование вида документа не указывают. Правила оформления данного реквизита устанавливаются Типовыми инструкциями по делопроизводству. Например, ПРИКАЗ печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, а П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2008 г. следует оформлять Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2008 г., В некоторых документах (например, в завещании) допускается запись даты полностью буквенно- словесным способом.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах организации. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит оформляется только в письмах-ответах.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно- территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А.Лагунину АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

Допускается Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, указывать их обобщенно, например: центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Администрации районов Челябинской области Ответственному редактору Издательского дома «Медиа» Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, О.П.Образцову ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.,

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель _________ областного суда Личная подпись _______И.О. Фамилия Дата УТВЕРЖДАЮ Председатель ___________ районного областного суда Личная подпись _______И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом Утвержден Приказом Судебного департамента от 23 августа 2005 г. N 94 УТВЕРЖДЕНА Приказом председателя верховного суда республики, от ___________ 200_ N ___ гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Н.В. Морозовой Н.А.Федосеевой Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к Личная подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ Об организационно-штатных изменениях; чего (кого)?, например: Должностной регламент главного специалиста отдела государственной службы и кадров. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

21. Отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления кредитования на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса то отметку о его наличии оформляют следующим образом: В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Приложение N 1 к Методическим рекомендациям по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «___»____ __

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов Ассоциации региональных предприятий или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В.Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д.Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова Личная подписьА.С.Красавин Личная подписьО.И.Рысков

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Начальник Управления государственной службы и кадрового обеспечения ___________ И.О.Фамилия "__" ___________ 200_ г. СОГЛАСОВАНО решение коллегии Судебного департамента от N ___

24.Виза согласования Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Например: Замечания прилагаются Начальник Юридического отдела Личная подпись Т.Д. Чеховская

Допускается: Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. 26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: Верно Должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения

27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А.Жуков Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Пример расположения реквизитов документов на бланках представлен на рисунках 5 и 6.

Схема расположения реквизитов

Бланки документов Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации на машинных носителях принципиально иные. Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» трех основных форматов: А3 – 297 х 420 мм; А4 – 210 х 297 мм; А5 – 148 х 210 мм;

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с формуляром-образцом. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначаются пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок 1) и продольный (рисунок 2).

Виды бланков

Схема расположения реквизитов на угловом бланке

Схема расположения реквизитов на продольном бланке

Образец бланка письма таможни Герб России Федеральная таможенная служба Северо-Западное таможенное управление НЕМАНСКАЯ ТАМОЖНЯ ул. Пионерская, д. 9, г. Черняховск, Калининградская область, Факс (01141) , тел./факс (01141) ОКПО , ОГРН ИНН/КПП / _______________ N _______________ На N __________ от ______________

Образец общего бланка таможенного поста Герб России Федеральная таможенная служба СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ КАЛИНИНГРАДСКИЙ ТЫЛОВОЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ

Образец бланка приказа таможенного поста Герб России Федеральная таможенная служба СЕВЕРО-ЗАПАДНОЕ ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ КАЛИНИНГРАДСКИЙ ТЫЛОВОЙ ТАМОЖЕННЫЙ ПОСТ ПРИКАЗ "__" __________ 200_ г. N ____

В пределах границ зон расположения реквизиты размещают одним из способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения

ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Классификация документов Документы в зависимости от уровня утверждения классифицируются на: государственные (общероссийские); отраслевые (ведомственные); субъектов Российской Федерации; формы документов объединений, предприятий, организаций.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: 1.по видам деятельности (или назначению): научно-технические, конструкторские, проектно-сметные, нормативные, организационно- распорядительные, первичные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические; по торговле, ценообразованию, по личному составу и др.; 2.по наименованию: уставы, положения, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, планы и отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, платежные требования и поручения и другие; 3.по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские и т.д.), графические, фото- и кинодокументы, акустические; 4.по месту составления: внешние (входящие и исходящие) и внутренние; 5.по степени сложности: простые (рассматривается один вопрос) и сложные рассматривается несколько вопросов): 6.по степени гласности: открытые (несекретные), документы с ограниченным доступом (секретные, совершенно секретные и другие) и документы для служебного пользования; 7.по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные); подложные (надлежаще изготовленные, но содержащие ложные сведения) и поддельные (могут полностью имитировать подлинные либо содержать изменения, внесенные с противоправной целью);

8. по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установлен­ным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно») и несрочные; 9. по стадиям подготовки: черновики и подлинники (оригиналы). С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиски, выписки из документа и дубликат подлинника: 10. по происхождению: служебные и личные (изложение жалоб, просьб, предложений и т.д.); 11. по срокам хранения: постоянного хранения и временного (до 10 лет и свыше 10 лет): 12. по степени обязательности: информационные (сведения о производственной и иной деятельности организации) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы): 13. по степени унификации: индивидуальные (носят разовый характер), типовые (для изложения однородных процессов и явлений), трафаретные (заранее подготовленный текст с пробелами), примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы; 14. по характеру содержания: первичные и вторичные; 15. по периодичности формирования: дневные, месячные, квартальные, годовые; 16. по полноте данных: с обязательным минимумом реквизитов, с ча­стью обязательных реквизитов; 17. по структуре: произвольные, структурированные; 18. по функционированию в сфере управления: организационные, распорядительные, документы по личному составу, финансово- бухгалтерские документы, информационно-справочные документы и т.д.

УСТАВ Устав - правовой акт. определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой устава является дата его утверждения); гриф утверждения: отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций): место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).

УСТАВ Наименование предприятия Юридический адрес:_________________________________________ _____________________________________________________ ______ 1.Общие положения 2.Цели, задачи, предмет деятельности. 3.Правовой статус. 4.Организационная структура (органы управления, структурные под­разделения и их взаимосвязи). 5.Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6.Учет и отчетность. 7.Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью. 8.Права и обязанности участников. 9.Порядок ликвидации и реорганизации. Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР Коллективным договором называют правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работодателем и работниками в лице их представителей (ст. 40 Трудового кодекса). Коллективный договор заключается не более чем на три года. Он вступает в силу со дня подписания либо со дня, им установленного, и распространяется на всех работников организации, филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения. Действие договора может быть продлено сторонами на срок до трех лет. Имеет силу закона ряд нормативных актов, утвержденных Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. К их числу относятся: перечни профессий творческих работников, с которыми могут заключаться срочные трудовые договоры, предусматриваться особенности оплаты труда в выходные и праздничные дни и др. (ст. 59, 153, 268 ТК);

перечни производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления (ст. 117); порядок исчисления средней заработной платы (ст. 139); перечень тяжелых работ, работ с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, оплата которых устанавливается в повышенном размере (ст. 147); перечни производств, профессий и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых ограничивается применение труда женщин, а также устанавливающие предельно допустимые нормы нагрузок для женщин при подъеме и перемещении тяжестей вручную (ст. 253); перечень работ, на которых запрещается применение труда лиц в возрасте до 18 лет, а также предельные нормы перемещения тяжестей для них (ст. 265); особенности работы по совместительству для отдельных категорий работников - педагогов, медиков, фармацевтов, работников культуры (ст. 282).

3.2.3 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО РАСПОРЯДКА Правила внутреннего распорядка - правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, учреждения, организации, взаимные обязанности работников и работодателя, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации. Правила включают следующие разделы: Общие положения; Порядок приема и увольнения работников; Основные обязанности работников; Основные обязанности работодателя; Рабочее время и его использование; Поощрения за успехи в работе; Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

ПОЛОЖЕНИЕ Положение - нормативный акт. определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подраз­деления, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают двух видов: типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров); индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, 'комиссии, например Положение о персонале ЗАО "ЭРА").

Положение составляется на общем бланке организации. Положение должно иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту: гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости). Текст положения может содержать следующие основные разделы: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности; Ответственность; Взаимоотношения. Связи; Организация работы.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ Наименование УТВЕРЖДАЮ предприятия Руководитель предприятия Подпись И.О. Фамилия СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ Печать Москва Аппарата предприятия Наименование структурных подразделений и должностей Штатная численность Заместитель руководителя предприятия Подпись Расшифровка подписи (или руководитель струк­- турного подразделения) Главный бухгалтер Подпись И.О.Фамилия Образец оформления Структуры и штатной численности

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

3.2.7 ИНСТРУКЦИЯ Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться: органом государственного управления; отраслевым органом управления; муниципальным органом управления; руководством организации. Инструкции бывают двух видов: типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"); индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например "Инструкция по делопроиз­водству ООО "ЛУЧ").

Должностная инструкция Должностная инструкция нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. Должностная инструкция и трудовой договор используются: при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником; с целью разделения труда между персоналом; для повышения ответственности за порученный участок работы.

ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.3 Распорядительные документы С точки зрения сферы действия распорядительные документы подразделяются: документы, действующие на федеральном уровне. правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации; правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти; правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации; распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

3.3.1 ПРИКАЗ Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей – в этой части отражаются пели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. распорядительной – содержит предписываемых действия, фамилии должностных лиц. ответственных за их выполнение сроки исполнения.

Отдельные задания (например: задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к прикажу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: Приложение к приказу директора организации "Контакт" от г. 4 Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак перед цифровым обозначением не ставится.

3.3.2 ПОСТАНОВЛЕНИЕ

3.3.3 РЕШЕНИЕ

3.3.4 УКАЗАНИЕ Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...» Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения.

3.3.5 ПРОТОКОЛ Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Он отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: "Наименование организации": "Наименование структурного подразделения"; "Наименование вида документа"; "Дата заседания"; "Индекс": "Место заседания"; "Гриф утверждения" (если протокол подле­жит утверждению); "Заголовок к тексту"; "Текст": "Подписи". Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания. Текст протокола должен состоять из двух частей вводной (содержит постоянную информацию (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании) и основной (которая строится в соответствии с вопросами повестки дня.).

ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.4 Информационно – справочные документы К информационно-справочным документам относятся письма и их разновидности, связанные со способом передачи информации по каналам связи (телефаксы, телеграммы, телефонограммы) акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

3.4.1 СПРАВКА

3.4.2 АКТ

3.4.3 СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

3.4.4 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ___________________________ О……. Приложение: 1._____ 2._____ Должность И.О.Фамилия подпись расшифровка подписи Образец оформления докладной записки

ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.5 Деловая переписка Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных во­просов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основ их лежат различные классификационные признаки. По функциональному признаку письма можно разделить на две группы: письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо- просьба: письмо-обращение: письмо-предложение и др.). Письма- ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.). Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем: письмо-напоминание - факт напоминания; письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным: письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт:

письмо-ответ -по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы; информационное письмо -информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях: письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов; сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму; письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напомина­ние, т. е. быть многоаспектным. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные.

ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ТЕМА 3. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.6 Документы по личному составу В документации по личному составу входят следующие основные документы : приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1, форма Т-1а); личная карточка работника (форма Т-2, форма Т-2ГС); штатное расписание (форма Т-3); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5, форма Т-5а); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, форма Т- 6а); график отпусков (форма Т-7); служебное задание для направления в командировку и отчет о его вы­полнении (форма Т-10а): личные заявления работников предприятия; трудовые книжки работников: докладные и служебные записки и т.д.

3.6.1 ПРИКАЗ Приказ по личному составу - правовой акт. издаваемый руководите­лем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4. Приказ должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок: текст: основание; подпись; отметку об ознакомлении. Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются: фамилия, имя, отчество работника (полностью); I/ наименование структурного подразделения; профессия (должность); условия приема на работу (характер работы). Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

3.6.2 ТРУДОВОЙ ДОГОВОР Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Статья 56 Трудового кодекса (ТК.) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работник} работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работник) заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор составляется: в письменной форме: в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя). Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. В трудовом договоре могут предусматриваться условия: об испытании: о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тай­ны; об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя); иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ). Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4. Трудовой договор должен иметь: наименование организации: наименование вида документа; дату; номер: место составления; текст; подписи работодателя и работника: печать; иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.

Датой трудового договора является дата его подписания сторонами. В тексте трудового договора указывается: наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица); фамилия, имя, отчество работника; место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; » / характеристики условий труда; компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отли­ чается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются: срок его действия; обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора.

3.6.3 ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 (для государственного служащего Т-2ГС), которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка: заводится на всех сотрудников, принятых на работу; состоит из вопросов и ответов на них; используется для анализа состава и учета движения кадров; заполняется в одном экземпляре. Личные карточки заполняются на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу; трудовой книжки; паспорта; военного билета; документа об окончании учебного заведения; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; других документов, предусмотренных законодательством; сведений, сообщенных о себе работником В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

3.6.4 ТРУДОВАЯ КНИЖКА Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе. переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Ведение трудовых книжек предусмотрено Трудовым кодексом РФ (ст.66), Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей определены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225. «О трудовых книжках». Инструкция по их заполнению утверждена Постановлени­ем Минтруда РФ от N 69 «Об утверждении Инструкции по заполне­нию трудовых книжек».

Приказ о назначении ответственного лица Общество с ограниченной ответственностью "Звезда Сибири« ПРИКАЗ 24 января 2007 г. N 64 О возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек Во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, Приказываю: 1. Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО "Звезда Сибири" на инспектора по кадрам А.А. Самойлову. 2. Начальнику общего отдела Е.В. Корнейчук ознакомить инспектора по кадрам А.А. Самойлову с настоящим приказом под роспись. Генеральный директор подпись С.С. Сидоров 24 января 7 С приказом ознакомлен(а) "--" г. подпись А.А. Самойлова

Временное замещение ответственного Общество с ограниченной ответственностью "Звезда Сибири« ПРИКАЗ 29 января 2007 г. N 69 О возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек Во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, Приказываю: 1. Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО "Звезда Сибири" на секретаря В.В. Красавчикову на время болезни инспектора по кадрам А.А. Самойловой. 2. Установить доплату за выполнение данных обязанностей в размере 2000 руб. в месяц. 3. Начальнику общего отдела Е.В. Корнейчук ознакомить секретаря В.В. Красавчикову с настоящим приказом под роспись. Генеральный директор подпись С.С. Сидоров С приказом ознакомлен(а) "--" г. подпись В.В. Красавчикова

Специальность дополнена на основании диплома серия __ __, выданного____ Герб Российской Федерации ТРУДОВАЯ КНИЖКА Начальник отдела кадров СамойловаФамилия Успенская Имя Галина Отчество Александровна Дата рождения 25 февраля 1982 года (число, месяц, год) Образование высшее Профессия, специальность инженер,.юрист Дата заполнения 28 июля 2004 года (число, месяц, год) Подпись владельца книжки Панкратова М.П. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (разборчиво) Самойлова

Как должна выглядеть подпись Инспектор по кадрам подпись А.А. Самойлова Вице-президент подпись А.А. Борисов Индивидуальный предприниматель подпись В.В. Сом Работодатель подпись А.А. Сидоров Работник подпись И.И. Иванов

3.6.5 ЛИЧНОЕ ДЕЛО Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете); личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании;

копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу; трудовой договор; копия приказа о приеме на работу. Наряду с перечисленными документами, в личное дело включаются некоторые специфические виды документов, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для 1 преподавателей вузов); выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом).

При подготовке личного дела к передаче в архив в конец дела помещается заверительная надпись, которая составляется на листе- заверителе дела, имеющем установленную форму. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

3.6.6 ЗАЯВЛЕНИЕ

РЕЗЮМЕ Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа - РЕЗЮМЕ; дата; ФИО; почтовый адрес претендента; телефон; текст; подпись. Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин последнее не обязательно).

Текст излагают по разделам: цель резюме - место, на которое претендует составитель; образование (сначала указывают высшее образование - какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы); трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке: если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать); специальные знания (перечисляют различные знания - умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя); семейное положение (указать - замужем, не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Автобиография Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты АВТОБИОГРАФИИ: наименование вида документа - АВТОБИОГРАФИЯ; текст; дата, подпись и ее расшифровка. В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя. отчество, год рождения, образование (где. когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Характеристика Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. Реквизиты: название вида документа характеристика; указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Личный листок по учету кадров Личный листок по учету кадров (анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. В графе «ОБРАЗОВАНИЕ» указывают: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее профессиональное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» согласно документу об образовании работника. В графе «ВЫПОЛНЯЕМАЯ РАБОТА С НАЧАЛА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» указывают сведения о работе в соответствии с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на перерывы в работе и их причин) - учеба, болезнь, иждивение, отпуск. Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них. В графе «СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи, (с указанием степени родства), проживающих вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.1. Понятие документооборота и его основные характеристики Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.

Порядок прохождения исходящих документов

Порядок прохождения входящих документов

Порядок прохождения внутренних документов Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим: составление проекта документа; его изготовление; визирование проекта документа; подписание; регистрация; размножение и доставка приказа исполнителям; контроль исполнения; подшивка исполненного документа вдело.

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.2. Регистрация и индексация документов Регистрация документов это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записью сведений о документе в регистрационных формах. В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную. В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов.

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки: форматный характер закрепления документа за валовым порядковым номером; сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы; сложности обязательной многократной регистрации документов; отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения. Наиболее распространенный способ регистрации регистрационно- контрольные карточки (РКК), которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или метолом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов. Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент): название вида документа; дата документа: индекс документа (дата и индекс поступления документа); заголовок документа или его краткое содержание: резолюция: срок исполнения: отметка об исполнении.

Для регистрации документов в организации в настоящее время используется вычислительная техника и копировальные аппараты. В автоматизированной информационно-поисковой системе регистра­ ция документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. Индексация документов - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и при регистрации). Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по но­менклатуре дел, индекса по используемому условных обозначений классификатору. Например, 01\16\87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, а 87 - индивидуальный регистрационный номер докумен­та.

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.3. Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в документе вопросов. К документам, подлежащим обязательному контролю относятся: документы вышестоящих органов; распорядительные документы данного предприятия; важные специфические документы свойственные этой системе управления с конкретными сроками выполнения. Целью контроля исполнения документов является своевременное и качественное исполнение документов и получение информации о деятельности предприятия и сотрудников.

Этапы контроля: постановка документа на контроль своевременное доведение документа до исполнителя; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; устное или письменное напоминание исполнить за и за 2 дня, запись о состоянии исполнения в РКК. учет и обобщение резолюция контроля регулярное информирование руководителя о состоянии и резолюции исполнения; информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих с даты их поступления. Сроки исполнения документов: типовые – устанавливаются в нормативных документах. индивидуальные – определяются руководителем (в резолюции или устно) или указываются в самом документе.

Контролируемый документ отмечается знаком «К» или «АК» автоматизированный контроль на левом поле на уровне заголовка к тексту документа. Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль. Снятие документов с контроля состоит из этапов: принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ: постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольная карточка) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле; перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел): подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, вдело. Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.4. Работа с документами ограниченного доступа Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с п.2 ст. 10 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» по условиям правового режима подразделяется па два вида: информация, отнесенная к государственной тайне; информация конфиденциальная.

Под государственной тайной понимаются защищаемые государством сведения - в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контр­разведывательной и оперативно- розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации Организационные, документационные и информационные технологии по работе со сведениями, относящимися к государственной тайне изложены в Законе Российской Федерации от 21 июля 1993 года «О государственной тайне». Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации oт 6 марта 1997 г. 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений: о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях; составляющие тайну следствия и судопроизводства;

информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.): информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна); информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них. Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4.5. Организация работы служб делопроизводства Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.). Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов могут являться: управление делами; управление делопроизводства; канцелярия; отдел ДОУ; секретариат (дирекция); инспекция при руководителе; иные подразделения.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет функции: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем; документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию); бездокументное обслуживание руководителей (организационно- техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции: подготовка проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ пли НОУТ, методический сектор и др.): разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка документов; организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет: регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; формирование и ведение справочно-информационного материала; контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет: контроль за сроками исполнения документов за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; анализ исполнительной дисциплины; информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения; организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации. Машинописное бюро выполняет: перепечатку документов с черновиков; очистку и правку текстов документов; учет выполняемой работы. Копировально-множительное бюро выполняет: перепечатку документов с черновиков; тиражирование документов: подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д. Архив осуществляет: прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи; учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов; подготовку дел к передаче на государственное хранение

Положение о службе ДОУ Структура, задачи, права и обязанности делопроизводственной службы должны быть закреплены в Положении о ней. Основными положениями ГСДОУ определены следующие задачи делопроизводства: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, сокращение документооборота, число применяемых форм документов и самих документов; организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив; внедрение более прогрессивных технологий на базе применении новейших средств организационной техники. В соответствии с необходимостью реализации перечисленных задач служба делопроизводства должна иметь право: принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации; возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; контролировать и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных правил работы с документами; запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы и проводить проверку организации делопроизводства; разрабатывать положения о работе с документами в подразделениях организации и должностные инструкции ее сотрудникам;

Должностная инструкция работника службы ДОУ По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители. Руководители. Заведующий службой делопроизводства, заведующий общим отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, заведующий центром под­готовки и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров. Координация деятельности подразделения в целом. его структурных звеньев, контроль за выполнением работы. Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением технических и оперативных задач, анализ и обобщение информации, разработка нормативно-методической базы дело­производства, подготовка по заданию руководства организации проектов документов. Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки. стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Деятельность сотрудников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, составленными на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Оперативное хранение документов Исполненные документы группируют в дело. Дела можно формировать в организации централизованно, т.е. только в службе документационного обеспечения, и децентрализовано – в документационной службе и в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать, в дело документы, оформленные в соответствии с государственными стандартами: запрещается оставлять в делах черновые и дублетные экземпляры документов; помещать в дело только исполненные документы; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения; группировать в дела документы одного календарного года, за исключением "переходящих" дел, которые формируют в течение ряда лет или какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет; приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, к которым они относятся: объемные приложения могут составлять отдельный том (тома) данного дела; если уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, группируют вместе; если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют как самостоятельные дела;

самостоятельными делами являются также утвержденные планы, отчеты, сметы и т.п.: их группируют отдельно от их проектов; приложения к ним, если они имеют достаточный объем, составляют отдельный том; предложения, заявления и жалобы граждан, касающиеся работы организации формируют отдельно от заявлений по личным вопросам; переписка формируется, как правило, в пределах календарного года, учебного года, срока созыва и т.п.: при этом документ - ответ помещается за документом – запросом; Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. что является наиболее оптимальным условием, как при оформлении, так и при использовании и хранении дел. Как правило, внутри дела документы располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

Номенклатура дел Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их храпения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки исполненных документов в дела; учета и обеспечения сохранности дел; оперативного поиска документов в делах. Номенклатуры дел подразделяются на: типовую, составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятии), например типовая номенклатура дел школ. примерную, составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. Составляют номенклатуру по форме, установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1486). Номенклатура содержит в себе пять граф: первая - индекс дела; вторая - заголовок дела (тома, части); третья - количество дел (томов, частей); четвертая - срок хранения дела (тома, части) и номера статей по «Перечню»; пятая - примечание.

Порядок составления номенклатуры дел организации Основой для составления номенклатуры являются: устав (положение) организации; положения о структурных подразделениях; классификаторы участков деятельности и кодификаторы структурных подразделений (при их наличии); штатные расписания; планы и отчеты о работе организации и се структурных подразделений; номенклатуры организации за прошлые годы; описи дел постоянного хранения, временного храпения и по личному составу, акты о выделении документов и дел к уничтожению; типовые и примерные номенклатуры дел данной системы (при их наличии); решения Государственной архивной службы России и территориальных архивных органов об изменении сроков хранения тех или иных категорий документов.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке или чис­ том листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспортно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов. Номенклатуры печатают в 4-х экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа, а четвертый оставляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с I января следующего календарного года.

ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5.2 Экспертиза ценности документов Под экспертизой ценности документов понимают процесс изучения документов с использованием принципов и критериев их ценности. Экспертизу ценности управленческих документов проводят на основе нормативно- методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Цель экспертизы - определить сроки хранения документов и разделить последние на две группы - постоянного и временного хранения.

Критерии оценки происхождения документа: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых организацией функций; время и место образования документов; Критерии характеристики содержания документов; значимость события (явления, предмета), отраженного в тексте документа; значение информации, которая содержится в документе, ее повторение в других документах, целевое назначение, вил и разновидность документа. Критерии внешних особенностей документа: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы и физического состояния документа. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации и ее структурных подразделениях создают постоянно действую­щие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия является совещательным органом и строит свою работу в соответствии с решениями Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) соответствующего государственного архивного учреждения.

Организация работы экспертной комиссии (ЭК) Экспертную комиссию создают приказом руководителя организации. Количество членов ЭК зависит от структуры организации, количества направлений ее деятельности, объема образующихся документов и т.н. В состав ЭК включают также заведующего архивом (секретарь ЭК) и по согласованию - представителя государственного архива. Председателем ЭК назначаю: одного из руководящих работников организации. Типовыми вопросами, решения по которым принимают на заседаний ЭК, являются: о рассмотрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; о рассмотрении номенклатуры дел организации; об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (как правило, в сторону увеличении сроков), а также об установлении сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены.

Основные функции ЭК: рассмотрение и одобрение номенклатуры дел организации; организация ежегодного отбора документов для хранения в архиве; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; рассмотрение актов об утрате или неисправном повреждении документов; участие в подготовке и рассмотрении нормативных документов его совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение.

Порядок проведения экспертизы ценности управленческих документов. Оформление результатов экспертизы Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации. Первый этан проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства: при составлении номенклатуры дел; при оформлении дел и проверке правильности формирования дел перед передачей в архив организации; при проверке правильности отнесения документов к тем или иным делам; при проверке правильности установления сроков хранения документов; при проверки дел на дублетность и т.д. Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описки: на дела постоянного хранения; на дела по личному составу; актов о выделении дел к уничтожению и т.п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Важное значение при экспертизе ценности документов имеет факт, повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации. Например, отчеты годовые, как правило, поглощают сведения, содержащиеся в месячных и квартальных отчетах. Поэтому именно их оставляют на постоянное хранение. В результате работы по экспертизе ценности управленческой документации оформляют учетные документы. Состав учетных документов: опись дел постоянного хранения; опись дел по личному составу; опись дел временного хранения (свыше 10 лет); акт о выделении дел и документов к уничтожению.

ТЕМА 5. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 5.3 Подготовка документов к передаче на архивное хранение Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов.

Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ: Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Составляется заверительная надпись дела. В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи. Составляется внутренняя опись документов дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На ней указывают: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения; регистрационный номер дела; номер дела по годовому разделу сводной описи дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянною хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Составление и оформление описей дел но личному составу Документы по личному составу являются особой группой документов, образующихся в деятельности предприятий, организаций и их объединений, независимо от их организационно-правовой формы. Данные документы имеют различные сроки хранения, поэтому часть из них включают в опись дел постоянного хранения (например, годовые отчеты по кадрам). Систематизируют дела по следующим разделам: приказы по личному составу; список личного состава; личные дела; картотеки по учету личного состава; лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости на зар­ плату); акты о несчастных случаях. При составлении предисловий к описи по личному составу необходимо указать на особенности формирования дел и перечислить виды документов, включенных в каждую из описей. Если на разные виды документов одновременно существует несколько описей, в предисловии каждой описи необходимо сделать ссылки на наличие другие описи, их состав и содержание.

На дела, загашенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.); служебные ведомственные издания. В описательную статью описи должны быть занесены: порядковый номер дела (тома, части) по описи; регистрационный номер дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствоватьзаголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (тома, части); срок хранения дела.

ТЕМА 6. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6.1. Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводст во Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение ПК не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют: тестовые, диагностические и антивирусные программы; операционные системы; командно-файловые оболочки (процессоры). Это программные средства общего назначения, следует только отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств. Среди прикладных программных средств,необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить широко используемые типовые: системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду: системы обработки финансово-экономической информации; менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей: системы подготовки презентаций;

системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений; системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями: ввода, подготовки и редактирования документов; ввода и обработки сведений о документах (регистрации); обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами; осуществления контроля исполнения документов; хранения и поиска документов (создания баз данных); приема и пересылки документов; систематизации документов, формирования папок (дел); подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Системы ведения электронного делопроизводства: СУД - Системы управления документами (DMS); САДП - Системы автоматизации деловых процессов (WMS); СОГР - Системы opганизации групповой работы (GroupWare); электронные архивы; АСКИД - Автоматизированные системы контроля исполнения документов. По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют: делопроизводство в целом; только документооборот; только архивные и поисковые функции; контроль и учет документов. Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

ТЕМА 6. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 6.2. Характеристика основных систем электронного документооборота Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и. кроме того, экономическим эффектом внедрения.

Основные системы документооборота, представленные в России: «БОСС-Референт» Данная система ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включаю; автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

«Дело» Система «Дело» последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России.. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server: осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами.

«Евфрат» «Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения.

«Эффект-Офис» Содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевом) принцип) и маршрутизации документов. Основная функция - электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того. он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP.

«Кадры» Программа «Кадры» ("Электронные Офисные системы", г. Москва) предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно: ведения штатного расписания предприятия; ведения картотеки личных карточек работников; ведения табеля учета использования рабочего времени; ведения карточек командировок; формирования отчетов и справок; поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д. Предусмотрены меры для уменьшения числа возможных ошибок и обеспечения единообразия в представлении данных, хранимых в системе. С этой целью многие графы документов можно заполнять только с помощью системных справочников - заранее формируемых списков допустимых значений этих граф.