Внедрение системы управление по целям возможности ПП «Волгасофт:Управление по целям» ВЦ Волгасофт, Волгоград Тел (8442)

О компании «Волгасофт» Компания Волгасофт на рынке систем автоматизации с 2002 года. В 2004 год – сертификация ИСО 9001:2000 Направления деятельности: Постановка и автоматизация систем управления Разработка тиражного программного обеспечения Бизнес и ИТ-обучение; Компетенции компании: Постановка и автоматизация системы управления по целям; Постановка планирования и бюджетирования на предприятии; Постановка и автоматизация CRM-систем; Постановка и автоматизация оперативного и бухгалтерского учета; Подробности на сайте

По оценкам западных экспертов, мотивированный специалист может повысить эффективность своей работы на 40% Однако различные ошибки при разработке систем мотивации приводят к тому, что усилия и затраты на стимулирование сотрудников не только не дают ожидаемых результатов, но и ухудшают ситуацию в компании.

Ошибки в мотивации Отсутствие премии и системы мотивации; Выплата «премии-приза» - случайность мотивации; Гарантированные премии – премия как часть оклада; Недостижимые бонусы – демотивация лучших сотрудников, потеря веры; Премия за чужую работу – демотивирует исполнителей, всех участников задачи

Причины ошибок Показатели стимулирования не увязаны с целями бизнеса – показатели могут устареть или быть не сбалансированными (развитие новых направлений) Отсутствует количественная оценка показателей результативности работы сотрудников – увлеченность субъективными показателями, сокращение влияние руководителей на показатели Планирование, исполнение и контроль показателей эффективности деятельности проводятся подразделениями самостоятельно - функции контроля, планирования и исполнения должны быть распределены между разными структурными подразделениями Сотрудник не может влиять на выполнение поставленных задач – показатели должны быть под контролем самого сотрудника Стимулирование проектной деятельности по принципам текущей – мотивация должна быть по итогам всего проекта Сложность системы мотивации – исключение сложных формул, интегралов и сложных расчетов в определении премии

Что такое «управление по целям»? Управление на основе целей – системный подход позволяющий руководителю сосредоточится на достижимых целях и получить наивысшие результаты при имеющихся ресурсах. Управление по целям заключается в обеспечении того, чтобы все сотрудники организации ясно понимали цели или задачи организации, а также знали свою роль и ответственность за достижение поставленных целей. Полный список целей компании описывает ее стратегию и направляет действия руководителей и всех сотрудников, что ведет к автоматическому достижению стратегических ориентиров Мониторинг достижения целей позволяет руководителям измерять эффективность работы своих менеджеров, особенно в ключевых областях, таких как маркетинг, инновации, управление кадрами, финансовые ресурсы, материальные ресурсы, производительность, социальная ответственность, вопросы прибыли. ИТОГ – Создание эффективной системы мотивации

СТРАТЕГИЯ Анализ внешней и внутренней среды, анализ сильных и слабых сторон компании. Разработка бизнес и конкурентной стратегии Описание образа желаемого будущего - Формулирование (если этого не было сделано ранее) либо конкретизация существующей миссии компании, ценностей. Составление предварительного наброска стратегических целей. Описание стратегии через систему сбалансированных показателей Реализация стратегии – обеспечение сбора, мониторинга и анализа стратегических показателей. Внесение корректив в состав и вес показателей Разработка стратегии, а также маркетинговые исследования, необходимые для формулировки стратегии – отдельные проекты, которые могут появиться в рамках проекта внедрения системы управления по целям

Миссия 1-й уровень 2-й уровень 3-й уровень

Система сбалансированных показателей – стратегическая карта Ресурсная стратегия Бизнес-стратегия Каких финансовых показателей мы должны достичь, чтобы удовлетворить акционеров и кредиторов? Как нужно работать с клиентами, чтобы достичь этих финансовых показателей? Как нужно перестроить процессы для оптимальной работы с клиентами ? Какие знания и технологии нам нужны, чтобы обеспечить эффективность ключевых бизнес-процессов? Финансы Сотрудники/ Инфраструктура Внутренние процессы Рынок/клиенты

Формулировка целей компании на период Декомпозиция целей до уровня подразделений и сотрудников Определение задач и корпоративных стандартов, направленных на достижение целей компании Фиксация фактического достижения целей. Оперативный мониторинг деятельности организации, подразделений и сотрудников. План- фактный анализ Расчет премиальной оплаты сотрудникам в зависимости от достижения личных производственных целей и целей организации за период Согласование целей и задач внутри организации

Чтобы достигать поставленные цели, развивать приоритетные направления, да и просто поддерживать стабильной работу организации, цели сотрудников должны совпадать с целями компании. Критерии их эффективности – это и есть выполнение целей, установленных для всей компании. Персонал должен быть мотивирован и вовлечен в достижение тех показателей, которые ставит перед собой организация. Делегирование, мотивация

Обратная связь в управлении и мотивации один из самых важных элементов. Но о нем забывают чаще чем обо всем остальном В целевом управлении, руководство компании обеспечивает механизм, позволяющий регулярно информировать сотрудников о том, насколько эффективно они работают. Получаемая обратная связь дает возможность персоналу самостоятельно корректировать свою работу в ту или иную сторону. Только давая сотруднику обратную связь можно управлять показателями качества и улучшать их. Управление по целям и обратная связь

Принцип обратной связи очень важен еще и потому, что, исходя из современных гуманных концепций работы с персоналом, у менеджеров не должна формироваться психология надсмотрщиков: им отводится принципиально иная роль определенного рода консультантов или персональных инструкторов («коучеров»). Управление с учетом обратной связи позволяет установить между руководителем и подчиненным партнерские отношения, которые всегда более эффективны для достижения компанией своих целей Если раньше при неполучении премии сотрудник мог обидеться и уйти в «глухую» оборону и саботаж, то сейчас он приходит за советом и просит помощи. Обратная связь

Психологическое принятие цели У сотрудника должно быть психологическое принятие достижимости цели. Даже если сотрудник расписался на целеполагающем документе, это не означает, что он психологически с ним согласен и считает эти цели достижимыми и необходимыми для исполнения. Поэтому, кроме объективного обоснования целей, бросающих вызов, должна быть внедрена процедура обсуждения и принятия целей сотрудником. Пока сотрудник психологически не согласен, эти цели не будут являться его целями, они будут являться целями менеджера, который их поставил. Люди не любят реализовавать чужие цели и идеи. В случае положительного результата принятия целей, сотрудник перейдет на управление по целям, то есть не будет требовать тотального процессуального контроля со стороны менеджера и не будет чувствовать угнетения и эксплуатации своей личности

Общие принципы работы

Программный продукт «Волгасофт:Управление по целям» Программный продукт «Волгасофт:Управление по целям» инструмент стратегического и оперативного управления Разработан на платформе 1С:Предприятие 8.1 Сертифицирован на соответствие требованиям «1С:Совместимо» Быстрое и низкозатратное внедрение системы управления по целям связано с высокой популярностью 1С:Предприятие и легкой интеграцией с системой оперативного учета «Легкий» продукт для тяжелых задач

ОСНОВНОЙ ФУНКЦИОНАЛ ПРОДУКТА «ВОЛГАСОФТ:УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛЯМ» Создание модели целевых показателей компании; Планирование показателей в разрезе различных периодов по должностям и подразделениям; Управление собраниями и оперативными поручениями; Обратная связь от руководителей на основе субъективных оценок; Мониторинг и контроль бизнес-показателей компании; Интеграция с оперативным, бухгалтерским контуром, CRM-системами, бюджетированием;

KPI – цели, ключевые показатели деятельности, полученные на основе объективных данных; СМАРТ-задачи – оперативные поручения и задачи, сформированные в рамках имеющихся целей; Стандарты – соответствие корпоративным стандартам и субъективные оценки «внутренних клиентов» и руководителя; Приоритет между целями задается распределением весов. По каждой из целей планируются значения в абсолютных или относительных показателях. Структура целей, использующихся в продукте:

Ключевые показатели деятельности Основные показатели деятельность (KPI) – показатели, полученные на основе объективных данных (прибыль продаж, размер затрат, скорость доставки), обычно имеют большие веса и большие приоритеты в оценке эффективности работы сотрудника. Для объекта управления формируется список ключевых задач (критериев работы) в едином стандарте. Стандарт этот, включает: наименование, описание и весомость цели, а также планируемые и фактические показатели ее выполнения (с указанием соответствующих единиц измерения) в общем списке целей объекта управления. Важно, чтобы достижение каждой цели поддавалось измерению. Цели должны соответствовать требованиям: Конкретности, измеримости, достижимости, релевантности, ограниченности по времени

Пример – набор показателей менеджера по продажам Внизу показано графическое распределение весов целевых показателей сотрудника

Имеется возможность просмотра показателей в динамике как между периодами, так и «внутри» периода с оценкой «аппроксимации» выполнения плана на текущую дату

Пример – набор показателей менеджера по персоналу Внизу показано графическое распределение весов целевых показателей сотрудника

В системе имеется возможность задания модели планирования (шаблона) с указанием состава целей и их веса, прав на доступ к установке целей, утверждения Смарт-задач, проставления стандартов. Значения показателей можно задавать заранее с учетом сезонности

Оперативное управление задачами и поручениями Задачи и поручения, сформулированные в рамках имеющихся целей, но имеющие самостоятельную значимость – отдельный критерий для оценки. Для обслуживающих подразделений одним из ключевых показателей являются оперативные поручения, связанные с выполнением производственных задач. Выполнение таких задач может быть основным показателем эффективности сотрудника. Пример таких должностей – секретарь, системный администратор. Оценку выполнения заданий производит тот, кто является постановщиком задачи на основе заранее сформулированных критериев.

Пример СМАРТ-задач программиста проектного отдела Смарт-задачи имеют свой вес и должны утверждаться вышестоящим руководителем, не утвержденные задачи в расчет эффективности не входят

Набор СМАРТ-задач, менеджера по продажам и системного администратора Есть возможность связать задачу с системами документооборота

В программном продукте «Волгасофт:Управление по целям» имеется возможность вводить протоколы собраний и распределять неограниченное количество оперативных поручений (СМАРТ-задач) участникам совещания

Расчет премии за результат После того как будут собраны данные для фиксации факта по выбранным показателям, проставлены субъективные оценки и учтено выполнение оперативных поручений, можно будет определить (оцифровать) эффективность сотрудника, на основе КПД – по определенному заранее алгоритму будет рассчитана премия. Показатели для расчета премии могут учитывать КПД сотрудника, подразделения, и компании в целом. Мотивация на достижение коллективных показателей создает основу для командного духа. Прозрачность алгоритма позволяет сотруднику самостоятельно определить размер его премии. Это формирует сильную вовлеченность и обратную связь, активное отношение сотрудника к целям компании

Условия получения премии Результат за период Премия

Трансляция факта из систем оперативного учета Оперативный учет (регистры и Документы) Управление торговлей, Бухгалтерия, УПП, любая конфигурация на Платформе 1С:Предприятие 7.7, 8 Показатели деятельности (KPI) Бонус за результат

Возможность формирования рейтинга на основе полученных данных за период

Дополнительные возможности При невыполнении плана, имеется возможность фиксации «обратной связи» от сотрудника к руководителю. Сотрудник проводит анализ невыполнения плана по показателю и вырабатывает корректирующие действия, итоги анализа заносит в систему. Имеется возможность анализировать эффективность сотрудника на различных должностях в различные периоды времени.

Проект по внедрению управления по целям на предприятии

Диагностика системы управления Обучение топ-менеджмента и команды проекта Формализация стратегии, разработка показателей Проектирование и настройка системы Внедрение системы оперативного учета для сбора данных по показателям Опытная эксплуатация и доработка показателей Этап ы прое кта

Бизнес-тренинг «Управление по целям» Введение в управление по целям и показателям. Создание ожиданий от проекта Управление стратегией организации. Измеримость целей. Введение в методику сбалансированной системы показателей (ССП) Декомпозиция стратегических целей компании на уровень подразделений и сотрудников Управление поручениями и стандартами исполнения Формирование системы вознаграждения, основанной на результатах Внедрение системы управления по целям. Возможности ПП

Этап «Формализация стратегии и выработка целевых показателей» Формирование согласованного видения стратегических приоритетов компании между топ- менеджерами компании; Разработка миссии, дерева целей, определение профиля корпоративной культуры; Разработка карт сбалансированной системы показателей; Декомпозиция целей и описание процессов обратной связи; Формирование исчерпывающего набора показателей деятельности, описывающий стратегию компании;

Этап «Разработка регламентов управления по целям» Разработка регламента компании по планированию и согласованию целей на период; Определение ответственности за поддержку бизнес-процесса «управления по целям». Разработка системы оплаты, ориентированной на результат. Подготовка регламента, описывающего схему расчета бонуса сотрудника от его эффективности;

Этап «Настройка модели в ПП «Волгасофт:Управление по целям» Этап «Настройка факта в ПП «Волгасофт:Управление по целям» Настройка модели планирования, ввод показателей деятельности, настройка доступа и распределение прав. Настройка автоматизированного механизма выборки фактических показателей из системы оперативного учета для фиксации в ПП «Волгасофт:Управление по целям»

Этап «Опытная эксплуатация системы» Перед переходом к опытной эксплуатации пользователи должны быть обучены планированию, технологии постановки и согласования целей, а также использованию ПП. Опытная эксплуатация системы (2-3 месяца), без изменения системы мотивации. В этот период происходит сбор статистических данных, проверка на практике правильности выбора целевых показателей, корректировка целей, работа с персоналом по вовлечению в технологию управления, основанной на целях. Переход к промышленной эксплуатации. Переход на автоматическую систему расчета премий.

1.Повышается эффективность управления. Есть четкие критерии оценки руководителей и формирование кадрового резерва в руководители; 2.Совершенствуется планирование. Это механизм, заставляющий сотрудника концентрироваться на выполнении тех задач, которые ему поставлены в рамках общей стратегии компании. 3.Эффективнее становится контроль. Такая технология способствует росту контроля (самоконтроля) и стабилизирует регулярность проверок результатов работы. 4.Улучшаются взаимоотношения между подчиненными и руководителями. Это происходит по целому ряду причин: снижается потребность в строгом контроле; подчиненные получают больше возможностей для участия в процессе планирования, а руководители укрепляют ту основу, на которой с подчиненными можно обсуждать результаты их работы. 5.Расширяются возможности подготовки руководителей. Топ-менеджер уделяет больше внимания подготовке и обучению менеджеров. 6.Устанавливаются стандарты и критерии для оценки выполнения задач. Без таких стандартов и критериев не может быть менеджмента как такового, как бы велики ни были трудности в определении их содержания. 7.Облегчается передача полномочий и делегирование Что мы получаем в итоге:

Эффекты от внедрения управления на основе целей Преимущества для акционеров: Ясность стратегических ориентиров компании, отслеживание всех показателей в режиме реального времени; Возможность передать полномочия по управлению компанией наемному руководителю без потери контроля за компанией, Прозрачная оценка эффективности руководителя компании; Прозрачность и высокая управляемость бизнеса, как следствие повышение его капитализации Повышение темпа развития и роста компании; Единый стандарт управления для разных направлений бизнеса Отслеживание текущего уровня (аппроксимации) достижения годовых планов в режиме реального времени Возможность дистанционного контроля за деятельностью Компании

Эффекты от внедрения управления на основе целей Преимущества для топ- менеджмента: Распределение ответственности за достижение целей компании, между всеми подразделениями и сотрудниками; Улучшение основных бизнес-показателей компании (прибыль, продажи, объем производства, качество, снижение себестоимости и общих затрат). Дистанционный контроль (во время командировок) за всеми бизнес-показателями компании; Воспитание культуры высокопроизводительного труда в компании; Определение высокорезультативных и нерезультативных сотрудников, формирование кадрового резерва; Возможность гибко менять цели компании на ближайший период в связи с изменениями на рынке Создание и развитие системы оплаты труда по результатам деятельности

Эффекты от внедрения управления на основе целей Преимущества менеджеров подразделений: Анализ эффективности сотрудников подразделения в режиме реального времени; Сокращение «коммунальных» (неконструктивных) конфликтов в подразделении; Повышение исполнительской дисциплины; Премирование сотрудника за достигнутые результаты, выполненные поручения и соблюдение стандартов работы; Условия для формирование командного духа в компании; Преимущества для сотрудника: Достигнутые результаты учитываются и вознаграждаются; Регулярная обратная связь от руководителя; Быстрый карьерный рост при высокой результативности в работе; Возможность увеличить свою результативность и финансовые вознаграждения; Однозначная фиксация целей должности и текущих поручений руководителя; Прозрачная формула расчета премии и расчет премии на текущую дату в режиме реального времени; Повышение удовлетворенности от работы;

Рекомендации по проекту Проект организационных изменений со всем «букетом проблем»; Система мотивации – самая сложная с точки зрения изменения система Лучше отрабатывать на одном отдельном подразделении/ департаменте/ дивизионе; Система требует «обкатки» на реальных данных и постоянно развивается, изменение и корректировка показателей происходит в режиме реального времени; Система должна быть простой и удобной несмотря на сложность самой области;

Факторы успеха проекта Участие собственника или самого высшего менеджмента; Четкие требования к проекту; Готовность к изменениям и развитию; Наличие команды в компании, которая готова к поддержке системы; Наличие «здоровой» учетной системы;

Способы продажи проектов 1.Внедрение собственной системы и демонстрация возможностей на собственных данных 2.Тематические обзорные семинары, «демо-дни» 3.«Допродажа» проекта, когда руководители заказывают CRM, бюджетирование, СМК, Workflow или другую систему управления 4.Продажа после внедрения системы автоматизации. Проведение презентации после сдачи проекта 5.Продажа исключительно собственникам, директорам

Приглашаем к сотрудничеству партнеров по внедрению системы управления по целям: Тел (8442)