Основы разработки социально-значимых проектов Тюшкевич Наталия Москва, 23 марта 2010 г.

Когда организация хочет улучшить существующий продукт или разработать новый, ей нужно выйти за рамки рутинной деятельности. Термин ПРОЕКТ используется самыми разными организациями для описания дополнительных усилий, которые – в течение определенного времени – им нужно приложить в дополнение к стандартным видам деятельности.

Проект – это от projectus (лат ) – брошенный вперед что-либо, что задумывается или планируется (слов. Вебстера) некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта (PMI, США) отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов (Ассоциация менеджеров Великобритании) комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения, в течение заданного периода времени и при установленном бюджете, поставленных задач, с четко определенными целями...

4 Определение проекта Временная деятельность, включая ее начало и конец Создание некоторого уникального продукта, услуги или достижение определенного результата Выполняется с определенной целью Находится во взаимодействии с другими видами деятельности

Как рождаются идеи для проекта Идея для проекта возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел, и начинают задумываться, ЧТО И КАК можно было бы изменить. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и оперативно, т.е. как реакция на уже возникшую проблему. Примеры активного поиска проектной идеи: - анализ конкурентов - маркетинговое исследование - предполагает постоянное наблюдение и анализ всех сегментов окружающего мира. Примеры пассивной разработки идеи: - следование тенденции - реагирование на изменения в вышедшем законе - устранение неисправностей в компьютерных программах - дополнительное обучение не справляющихся с растущей нагрузкой сотрудников

Практически любое определение проекта указывает на такие его непременные особенности, как: ЯСНАЯ ЦЕЛЬ ТОЧНЫЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ Бюджет

Например, в середине 50-х годов 20 века была поставлена четкая цель: Человек должен выйти в космос через пять лет.

Вторая часть фразы - через пять лет - указывает на вторую обязaтельную характеристику любого проекта: ТОЧНЫЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ

Третьим необходимым элементом, определяющим понятие «проект», является объем ресурсов, которые необходимы для достижения поставленной цели в указанные сроки. Бюджет

10 Примеры проектов Разработка нового продукта или услуги Проведение эффективных изменений в структуре, штатном расписании или стиле работы организации Разработка новой программы обучения Проведение политической выборной компании Внедрение новых процедур или процессов в Вашей организации

Большинство проектов имеют предсказуемый жизненный цикл: Дизайн Реализация Идея Одобрение Завершение

Жизненный цикл проекта - определенная последовательность составных частей; совокупность действий, дающих результат; этапы, реализующие различные функции управления

Проекты в социальной сфере часто продолжают давать результаты и после того, как деятельность по ним закончилась Дизайн Реализация Идея Одобрение Завершение «Круги по воде» деятельности

Увеличение социальной активности молодежи Создание равного доступа к информации Снижение уровня коррупции - Проекты, которые направлены на: Не заканчиваются с прекращением деятельности.

Иногда то, что мы считаем проектом, имеет: Несколько задач Разные подходы к достижению цели Это скорее совокупность нескольких проектов под «одной крышей» - – то есть программа.

Этапы Отдельные проекты: Этап I Этап II Этап III Программа Проект A Проект B Проект C Масштабные программы часто состоят из более мелких компонентов:

Три стадии жизненного цикла проекта: специфика управления ПланированиеМенеджмент / контроль Оценка / анализ Коррекция Разработка проекта Проблема, цели, задачи, методы, ресурсы, план, график Контроль на типичные ошибки, процесс обсуждения, конструктивная критика, ответственность Эксперты, анализ работ конкурентов из др.секторов и НКО, анализ опыта, опрос целевой группы Внесения поправок Осуществление проекта Этапы, частные результаты, технологии работы, организация рабочего процесса, "цель- задача-ресурсы". Расстановка исполните- лей, формирование команд, материально - ресурсное и орг. обеспечение, сетевой график, карты контроля, Измер.эффективности Узкие места, Консуль- танты, контроль качества, аттестация и поощрение, промеж. отчеты, файлы данных, апробации Узкие места, замена ис- полнителей Коррекция этапов и процессов, поиск ресурсов, Даты Управление финансовой деятельностью Бюджет, схемы учетаУправление доходами и расходами, анализ Затраты- Эффективность Учет средств и финансовая отчетность, бухучет Уточнение и коррекция, снижение затрат, фандрайзинг

Ключевые этапы при разработке проекта Область деятельности \ спрос \ нужды ЦГ Проблема: потребности Цели Задачи Методы \ способы решения задач План мероприятий (+ график) Ресурсы (финансы, люди, материалы) Оценка эффективности (критерии, стадии, варианты, судьи) Маркетинг Потребители/Распространение

Основные этапы проектирования 1. Описание области (сферы), в рамках которой будет выполняться проект 2. Определение целевой группы и выявление ее потребностей. Идея 3. Формулировка проблемы, требующей разрешения как потребности

Основные этапы проектирования-2 4. Целеполагание - формулировка цели (целей), содержащая смысловую оценку ожидаемых результатов и время их достижения, но не приводящую к деструктивному разрушению миссии НКО 5. Составление перечня основных задач, которые требуется решить для достижения цели 6. Оценка внутренней ресурсообеспеченности по каждой из задач

Основные этапы проектирования-3 7. Оценка трудоемкости задач и потребности во внешних соисполнителях 8. Составление матрицы "Задачи - способы решения" 9. Составление графика работ 10. Составление сметы расходов и встраивание в бюджет НКО 11. Определение контрольных точек и способов оценки

Проекты НКО: от идеи до осуществления Проектная активность КтоЧтоКак Описать сферу деятельности ЛидерВсё на тему Упорядоч. файлы Сформулировать проблему Разработчик Потребность Текст (до 1 стр.) ЦелеполаганиеРазработчик Формулировки целей (что, когда), ожидаемые результаты Списки (дерево) целей, критерии достижения Перечень задачРазработчик, исполнители Перечни связанных задач, приоритеты, сложность, опыт Список с и кодами, план-график Ресурсное обеспечение Лидер, исполн., фин. директор Что есть и чего недостает по всем видам ресурсов Расчеты, варианты, обоснования Оц. трудоемкости работ по задачам разработчик Трудозатраты в человеко- месяцах Расчет с учетом добровольцев "Задачи - способы - освоенность" Исполнители консультант Обоснование выбора способа Технологич. карты Сводный график работ Лидер "Задачи -исполнители - ресурсы - время" Сетевой график, схема Бюджет проектаЛидер Список доходных и расходных статей С учетом др. бюджетов, резервы и недостатки Маркетинг Специалист Оценки возможно-стей по продвижению продукции, услуг, идей, знаний Самоконтроль Оформление и распространение Лидер и специалист Содержание, форма, география, кол-во Имеющиеся или новые схемы

Концепция проекта Проблема Цель и задачи проекта Механизм реализации проекта Ожидаемые результаты Примерный бюджет

Мини-проект Цели Механизм реализации Задачи Ожидаемые результаты

Концепция проекта может быть самой разной: Фокусом проекта может быть что угодно. Он может длиться годы – или только один день. Он может быть очень дешевым – или очень дорогим. Он может включать одного человека или целую страну. В результате проекта могут появиться результаты, которые можно «попробовать на вкус», или результаты, выражающиеся в изменении мнений, настроений и т.д.

Дизайн привлекательного проекта – это «предпродажная» подготовка вашего продукта (проекта, программы) потенциальному жертвователю, спонсору, донору, грантодателю.

Цель проекта У каждого проекта есть своя ЦЕЛЬ Например, Создать новые формы работы по вовлечению молодых семей в жизнь общины Улучшить доступность культурных ценностей для малообеспеченных членов общины Разработать и внедрить систему организации досуга детей 7-14 лет Это то, для чего осуществляется проект

Общая цель Сама по себе ЦЕЛЬ проекта – это причина для его осуществления. Тем не менее, выполнение ЦЕЛИ проекта позволяет осуществить более возвышенную ОБЩУЮ ЦЕЛЬ (цель Программы «ДЖОЙНТ») Например, Повышение активности семей Внедрение новых программ Развитие взаимодействия и партнерства Это то, ради чего осуществляется проект и Программа

Иерархия задач Общая цель ЕСЛИ ЦЕЛЬ, ТО ОБЩАЯ ЦЕЛЬ Цель проекта ЕСЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ, ТО ЦЕЛЬ Результаты ЕСЛИ ДЕЙСТВИЯ, ТО РЕЗУЛЬТАТЫ Действия

Пример иерархии задач Общая цель: Повышение уровня активности молодежи в решении социально значимых проблем сообщества Цель проекта: Развитие добровольческих и лидерских молодежных программ Результаты: 40 молодых людей провели 4 добровольческие акции; 25 человек приобрели лидерские навыки; сформировано позитивное отношение к добровольчеству у 150 человек Действия: Обучающие тренинги для молодежи по добровольчеству; Круглый стол по вопросам актуализации добровольческих инициатив; информирование населения о добровольческой деятельности; проведение 4 добровольческих акций;

Если заявка не содержит прямых формулировок основных предположений, из которых исходят авторы проекта, то это лукавство самих с собой и с теми, у кого запрашивается финансирование Когда предположения и задачи сформулированы ясно, то это – «необходимые и достаточные условия» для успеха проекта

Объективные индикаторы Недостаточно определить общие намерения проекта в терминах допущений и предположений на каждом уровне проекта Формулировки ЦЕЛЕЙ, РЕЗУЛЬТАТОВ И ДЕЙСТВИЙ часто понимаются и интерпретируются неоднозначно ИНДИКАТОРЫ являются средством для определения того, какие признаки можно считать доказательствами успешного выполнения проекта

Нагрев Вода закипает Нагрев необходим для закипания воды Температура воды равна или выше точки кипения Объективный показатель Если То Индикаторы и показатели

Индикаторы Должны быть показательными в отношении качественных и количественных характеристик КОЛИЧЕСТВО --- сколько? КАЧЕСТВО насколько хорошо? ВРEМЯ когда?

Типы индикаторов Количественный индикатор можно определить как меру количества, такую как численность людей, которые принимают участие в мероприятиях. Качественный индикатор можно определить как суждения людей и представления о предмете, например, убеждение в том, что те люди, которые участвовали в мероприятиях, обладают возможностью влияния на проблему.

Типы индикаторов Индикаторы риска и благоприятных факторов Индикаторы средств и ресурсов Прямые и косвенные Продукт и процесс

Способы проверки Последний шаг для того, чтобы избежать разногласий по поводу достижений на момент окончания проекта состоит в том, чтобы установить СПОСОБЫ ПРОВЕРКИ ОТКУДА мы возьмем информацию, необходимую для установления выбранных показателей? КАК мы будем собирать эту информацию?

Методы Замеры в сообществе в целом (например, социологический опрос). Оценка влияния на участников программ (например, оценка тренингов). Контрольные группы.

Пример индикатора «Осознанное участие в мероприятиях»

Для более эффективной оценки проекта лучше сужать или более точно определять понятие «участие» на этапе подготовки проекта. Иначе можно столкнуться с трудностями в ходе оценки. При этом существует угроза, что суженное понятие «участие» не будет реально отражать активность или изменение поведения целевой группы.

Более четкая систематизация/структурирование понятия «участие». Использование для дальнейшего анализа качественных методов в дополнение к количественным, чтобы выявить разнообразие участия целевой группы. Проводить анализ изменения поведения Максимально использовать простые и универсальные индикаторы. Нежели создавать индикаторы, которые могут содержать неявные предположения. На стадии разработки проекта необходимо:

Разработка бюджета и комментарии к нему Статья «Оплата труда» Статья «Командировочные и транспортные расходы» Статья «Проведение семинаров» Комментарии должны включать: - обоснование необходимости включения в бюджет того или иного вида расходов, - обоснование стоимости расходов, - подробности производимых расчетов (все то, что трудно увидеть из таблиц бюджета).