Организация мероприятий как управление проектом Абдумалик Джуманов 16 апрел я /12/20131

Программа тренинга Ознакомление с участниками тренинга ЧАСТЬ 1. Изучение проектного подхода в организации мероприятий с применением реального случая Перерыв ЧАСТЬ 2. Выполнение задания в группе и презентации результатов задания Опрос мнения участников 18/12/20132

ЧАСТЬ 1. Изучение проектного подхода в организации мероприятий с применением реального случая Содержание – Понятие проектного подхода – Планирование проекта: Планирование работы/задач Планирование времени Планирование ресурсов Управление рисками – Реализация проектов – Оценка результатов 18/12/20133

Проект Проект – последовательность заданий с началом и концом, ограничением во времени, ресурсами и требуемого результата. Все проекты являются работой, но не всякая работа является проектом. 18/12/20134

Установим приоритеты проекта В случае проектов Темпус: Приоритеты ВремяКачество Цены Стратегия Ограничить X Расширить X Принять X 18/12/20135

Структура распределения заданий Все проекты являются и большими и маленькими! Каждую проектную работу можно разделить на подразделы: Программа – Проект(ы) Задача – Пакет(ы) задания/работы Никакой проект не является маленьким, чтобы не принимать его серьезно. Менеджер проекта компании Intel 18/12/20136

Программа Проект 1 Проект 2 … … Задача 1.1 Задача 1.2 … … Задача 1.M Проект N Задание … … Задание 1.1.L 18/12/20137

Структура распределения заданий (программы Темпус) Проекты Темпус имеют следующую структуру: Цель / Цели (Objective) – Результат (Outcome) Действие / Действия (Action) – Пакеты заданий / работ 18/12/20138

Кратко о проектном планировании Цели проекта Результаты Определение задач и пакетов заданий Планирование ресурсов Бюджет Планирование управления рисками 18/12/20139

Планирование мероприятия Определите: 1. задачу проекта; 2.отдельные пакеты заданий/работ для осуществления данной задачи; 3.взаимосвязь пакетов заданий/работ, т.е. начало какой работы возможно только при после окончании какой работы; 4.Дату начала и окончания пакета работы по плану. 18/12/201310

Пример: Организация тренинга Цель: Организовать тренинг 16 апреля 2010 года для представителей проектов Темпус Результат: Улучшение навыков по организации мероприятий представителей проектов Темпус в количестве 20 чел. 18/12/201311

Пример: Организация тренинга (прод.) Описание пакета задания Преды- дущего задания НачалоОкончаниеПродол- жительность Планирование и подготовка 0Начало подготовки-0 дней 1Определить тренера004/01/201029/01/ дней 2Определить спецификации тренинга 101/02/201019/02/20105 дней 3Определить место тренинга 222/02/201026/02/20103 дня 4Определить участников тренинга 101/03/201026/03/ дней 5Организовать прибытие участников 3, 429/03/201009/04/ дней 6Резервирование места проживания для иногородних 3, 429/03/201009/04/20105 дней 7Обеспечить тренинг ресурсами (вкл. кофе- брейк) 3, 405/04/201009/04/20105 дней 18/12/201312

Пример: Организация тренинга (прод.) Описание пакета задания Преды- дущего задания НачалоОкончаниеПродол- жительность 8Подготовка материалов тренинга 2, 405/04/201009/04/20103 дня Проведение тренинга 9Регистрация участников по прибытии 516/04/2010 0,5 дня 10Проведение тренинга5,6,7,816/04/ день 11Организация кофе- брейка 916/04/ день 18/12/201313

Пример: Организация тренинга (прод.) Описание пакета задания Преды- дущего задания НачалоОкончаниеПродол- жительность Проектное управление 12Руководство выполнением задания 004/01/201023/04/ дней 13Финансов о е планирование и учет 004/01/201023/04/ дней 14Админ. поддержка004/01/201023/04/ дней 15Техн. поддержка004/01/201023/04/ дней Обеспечение качества 16Подготовка вопросника 2,429/03/201002/04/20105 дней 17Анализ результатов опроса 9,1019/04/201021/04/20103 дня 18/12/201314

Пример: Организация тренинга (прод.) Описание пакета задания Преды- дущего задания НачалоОкончаниеПродол- жительность Распространение результатов 18Подготовка документов и пресс- релиза 812/04/201014/04/20103 дня 19Публикация документов и пресс- релиза 1722/04/201024/04/20103 дня 18/12/201315

Назначение ролей в реализации задания Матрица ответственностей определяет роли ответственных лиц в реализации проекта. Роли: Утверждение Контроль Исполнение 18/12/201316

Матрица ответственностей на примере тренинга Описание пакета заданияКоорд-р проекта Админ-р проекта ТренерТехникСуб- подрядчи к Планирование и подготовка 0Начало подготовки 1Определить тренера К, И С 2Определить спецификации тренинга С И 3Определить место тренинга К ИС 4Определить участников тренинга К ИС 5Организовать прибытие участников К И 6Резервирование места проживания для иногородн и х К И 7Обеспечить тренинг ресурсами (вкл. кофе- брейк) К, С ИИИ К – контрольИ - исполнениеС - согласование 18/12/201317

Обеспечение ресурсами Исполнение каждого пакета задания требует обеспечения соответствующими ресурсами, например в проектах Темпус: Вклад сотрудников (Staff cost) Оборудование (Equipment) Командировочные расходы (Travel cost and cost of stay) Публикации и печать (Printing and publication) Другие расходы (other expenses) Непрямые расходы (Indirect cost) 18/12/201318

Определение стоимости ресурсов #РесурсВсего кол-во Оплата в день СтоимостьОплата 1Координатор проекта1£ 35.00По дням 2Администратор проекта1£ 20.00По дням 3Тренер1£ 40.00По дням 4Техник1£ 25.00По дням … 5Проектор1£ В начале 6Но у тбук6£ В начале 7Проживание30£ 50.00В начале 8Проезд15£ 60.00В начале 9Публикация£ В начале 10Связь/телефония£ 80.00В начале... 18/12/201319

Макро-оценка при распределении ресурсов Тренинг 3,300 Тренинг 3,300 Планирование 2,100 Планирование 2,100 Проведение 650 Проведение 650 Управление 300 Управление 300 Качество 150 Качество 150 Поиск тренера, 155 Спецификации тренинга, Материалы, 250 Регистрация, 140 Тренинг, 400 Кофе брейк, 120 Распростра - нение 100 Распростра - нение /12/201320

Распределение ресурсов # зада ния Наименование пакета задания Вклад сотруд ников Команд. Расходы Публикация и печать Оборудован ие Прочие расходы Непрямые расходы Источник 1Поиск тренера Координатор (Подготовка требований) 100Темпус Объявление 25Темпус Расходы связи 30МВУТ... 5Организовать прибытие участников Администратор 80Темпус Проезд Билеты местные – Темпус Проживание 1 день * 15 чел 750Темпус... 18/12/201321

Предположения и риски Сделайте предположения для осуществления задания и постарайтесь, чтоб они были выполнены. Например, предположение – все участники владеют английским языком. Изучите возможные риски и запланируйте действия для их предотвращения или принятия в категориях: – Ресурсы – График – Люди – Внешний мир – Оборудование и техника – Форс-мажор Помните, что управление рисками тоже требует дополнительных ресурсов. Используйте для этого средства «Непрямых расходов» 18/12/201322

От планирования к управлению Вы имеете утвержденный проектный план – пора вам становиться менеджером проекта. Задачи менеджмента: – Планирование – Организация – Лидерство – Контроль исполнения 18/12/201323

Перед исполнением заданий Изучите все задания, как и с кем выполнить их в реальности Объявите о проекте и наборе сотрудников Проведите набор сотрудников и согласуйте с руководством их временное участие в проекте Организуйте первое совещание и определите схему коммуникации (периодичность и средство) Распределите задания и четко объясните поставленную задачу Определите простую схему отчетности (периодичность и формат) 18/12/201324

Помните Во время исполнения проекта: Контролируйте график и расходы Развивайте навыки лидерства Управляйте конфликтами – поощряйте позитивные конфликты Будьте гибким в управлении переменами – информируйте всех об изменениях в проекте 18/12/201325

Обычные проблемы проектов Плавающая дата начал а работ Недостаточное время на все Много отчетов и недостаточная коммуникация Они всегда хотят это быстро Синдром 90% - выполненной работы Расходы не контролируемы Сотрудники имеет больше энтузиазма, чем способностей Политика, политика и еще раз политика «Глупые фантазии» руководства Притча о последнем спасении 18/12/201326

Простые советы менеджерам проектов Спрашивайте, слушайте, наблюдайте и общайтесь доброжелательно и ясно; Знайте, что проблемы и перемены идут «рука об руку». Перемена привлекает другие проблемы, но правильное управление переменами может быть лучшим способом реализации проекта в срок; Будьте честны (но не жестоки) в ваших оценках проблем проекта; ваши оценки должны быть документированы; Расскажите о проблемах руководству или клиенту неме д ленно. Иначе ситуация может ухудшиться. 18/12/201327

ЧАСТЬ 2. Групповая работа Выполнить задание в группах по 5 участников и представить результаты Время: 30 минут на подготовку и 10 минут на презентацию; Ресурсы: Требования задания, флип-чарты, маркеры, необходимые формы для планирования и, самое основное, компетентные сотрудники. 18/12/201328

Удачи в организации мероприятия проектным подходом! 18/12/201329