Президентская программа подготовки управленческих кадров Управление проектами Уварова А.Я. 1

Вопросы для руководителя Вы планируете вывод на рынок нового товара? Вы разрабатываете новое направление деятельности? Вы строите новую стратегию? Вы проводите реструктуризацию? Вы собираетесь автоматизировать документооборот? Вы внедряете новые методы управления? Вы планируете ЛЮБЫЕ изменения? 2

Реализация стратегии через проекты 3 Целевое состояние Траектория изменений Исходное состояние

Понятие - Проект Проект – это временное мероприятие, направленное на достижение конкретной цели, выраженной количественными показателями, ограниченное тремя видами ресурсов: люди – время – деньги. Управление изменениями - воздействие управляющей системы на организацию в связи с изменениями во внутренней и внешней обстановке. Изменения – действия проводимые под воздействием внешних факторов, направленные на сохранение конкурентоспособности. Задание: работая в группах определите отличия проекта: 1)От изменений; 2)От текущей деятельности предприятия. Время 5 мин.

Отличительные черты управления проектами Уникальность Наличие конкретной цели Наличие четко очерченных задач Фиксированная длительность проекта и последовательность работ Жесткие требования по времени, затратам и качеству работы Ограниченные ресурсы Наличие руководителя проекта и проектной команды

Факторы успеха проектов Ясность и привлекательность целей Поддержка руководства Четкость конкретных задач и планов Тесное взаимодействие с заказчиком и ясность процесса приемки заказчиком результатов Наличие необходимых ресурсов Постоянный контроль выполнения проекта Обеспечение необходимой информацией Управление рисками

СтейкхолдерНаходится в оппозиции Сохраняет нейтралитет РазрешаетПомогаетУчаствует в осуществлении ANX BNX CNX DXN E FNX N =сейчас X = минимальный уровень обязательств - высокий уровень власти - средний уровень власти - низкий уровень власти Анализ стейкхолдеров

Искусство и технологии менеджмента в управлении проектами Технологии менеджмента Искусство, навыки, интуиции, опыт Hard Skills Soft Skills Техника календарного планирования Бюджетирование Методы анализа рисков MS Project, ….. …… Экспертные оценки и мнения Управление изменениями Управление отношениями ……

Если бы мы делали все, на что способны, то буквально удивили бы сами себя. Томас Эдисон Act Act (Воздействуй) Учти ошибки Улучшай качество Внедряй инновации Plan Plan (Планируй) Сформулируй идею Определи пути достижения и исполнения Раздели задачи Do (Делай) Осуществляй то, что запланировано Check (Проверяй) Оцени результат Сравни с планом Жизненный цикл проекта

Карта проблемного поля 10 Проблема: Негативна Имеет точку зрения Имеет контекст

Анализ проблемы Инструменты причинно-следственного анализа Методы анализа проблемы: «Диаграмма Исикавы» («Рыбий скелет») Метод силового поля Все высказывания уводящие в сторону, необходимо останавливать конкретным вопросом об обсуждаемой проблеме

Причинно-следственная диаграмма ("рыбий скелет")

Общие правила построения Прежде чем приступать к построению диаграммы, все участники должны прийти к единому мнению относительно формулировки проблемы. Изучаемая проблема записывается с правой стороны в середине чистого листа бумаги и заключается в рамку, к которой слева подходит основная горизонтальная стрелка - "хребет" (диаграмму Исикавы из-за внешнего вида часто называют "рыбьим скелетом"). Наносятся главные причины (причины уровня 1), влияющие на проблему, - "большие кости". Они заключаются в рамки и соединяются наклонными стрелками с "хребтом". Далее наносятся вторичные причины (причины уровня 2), которые влияют на главные причины ("большие кости"), а те, в свою очередь, являются следствием вторичных причин. Вторичные причины записываются и располагаются в виде "средних костей", примыкающих к "большим". Причины уровня 3, которые влияют на причины уровня 2, располагаются в виде "мелких костей", примыкающих к "средним", и т. д. (Если на диаграмме приведены не все причины, то одна стрелка оставляется пустой). При анализе должны выявляться и фиксироваться все факторы, даже те, которые кажутся незначительными, так как цель схемы - отыскать наиболее правильный путь и эффективный способ решения проблемы. Причины (факторы) оцениваются и ранжируются по их значимости, выделяя особо важные, которые предположительно оказывают наибольшее влияние на показатель качества. В диаграмму вносится вся необходимая информация: ее название; наименование изделия; имена участников; дата и т. д.

Анализ силового поля это метод управления, применяемый для диагностирования ситуаций. В любой ситуации есть как движущие, так и сдерживающие силы. Движущие силы это те, что толкают процесс в определенном направлении. Их примерами могут служить воздей­ствие руководства, материальное поощрение и конкуренция. Движущим силам противодействуют сдерживающие. Примерами сил, которые мешают переменам, могут служить апатия и враждебность. Такой анализ позволяет определить, действие каких движущих сил следует усилить и действие каких сдерживающих сил необходимо ослабить или вовсе исключить.

Перечислите в одной колонке все силы, поддерживающие перемены, а в другой все силы, противодействующие переменам. Оцените каждую силу в баллах от 1 (слабая) до 5 (сильная). Постройте диаграмму, показывающую соотношение сил, выступающих «за» перемены и «против». Последовательность шагов при проведении анализа силового поля

Выработка альтернативных решений Мозговой штурм Каждый сотрудник выдвигает одну идею, которая фиксируется. Все слушают, но не критикуют. Можно высказать свою идею или развить идею других. Ведущий должен следить за соблюдением всех правил мозгового штурма. Записывать все высказанные идеи, даже «сумасшедшие». Добиваться активности от всех участников. Модерация

Ключевые области проекта. Методы и инструменты проекта Анализ заинтересованных сторон Анализ проблем Формулировка целей и критериев их достижения Формулировка и оценка альтернатив Определение и оценка факторов риска Оргструктурный состав проекта Составление плана работ (декомпозиция целей, построение структуры разбиения работ) Детальная проработка проекта (графики, бюджеты и т.д.) Оценка проекта

Идентификация задач, для достижения целей Идентификация работ (мероприятий) внутри каждой задачи Идентификация ресурсов и времени, необходимых для выполнения каждой из работ Определение взаимосвязи между работами Назначение ответственного за каждую работу (делегирование) Дополнение плана с учетом рисков Методы и инструменты проекта. Структура разбиения работ.

Планирование времени График Гантта Сетевой график проекта Календарный график Диаграмма контрольных точек Критический путь Планирование ресурсов Дерево ресурсов Бюджетирование Матрица ответственности PR-план Методы и инструменты проекта. Детальная проработка проекта. Инструменты планирования.

Собственно проектные риски: Организационные Кадровые Риски требований Коммерческие Риски результата: Технические Эксплуатационные Бизнес-риски: Контрактные Инвестиционные Сбытовые Конъюнктурные Методы и инструменты проекта. Работа с рисками. Риск – потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков в связи с неопределенностью

4 основных этапа работы с рисками: Идентификация Анализ и оценка Разработка контрмер Контроль 3 техники идентификации рисков: Опрос экспертов Изучение подобных проектов Фокусировка на временных и бюджетных аспектах Методы и инструменты проекта. Работа с рисками.

Как провести тендер? 1.Определить цель проведения тендера 2.Выявить критерии 3.Взвесить критерии 4.Собрать предложения 5.Оценить предложения по критериям 6.Выбрать 22

Карта проблемного поля 23 Низкая стоимость компании Низкое качество услуги Маленький ассортимент Плохое качество бизнес-процессов Высокое количество рекламаций Нет нового продукта на рынке Низкая квалификация персонала Низкая мотивация персонала ПОЧЕМУ ?

Карта целей 24 Повысить стоимость компании Повысить качество услуги Увеличить ассортимент Повысить качество бизнес-процессов Снизить количество рекламаций Вывести на рынок новый продукт Повысить квалификацию персонала Повысить мотивацию персонала ЗАЧЕМ ? КАК?

Стратегии решения проблем Повысить мотивацию персонала Риск (1) Доходность (2) Итог (2)-(1) Разработать систему мотивации самим Разработать систему мотивацию с помощью консультантов Купить 25

Логико-структурный подход 1. Анализ проблемы - определение участников, их ключевых проблем, препятствий и возможностей; выяснение причинно- следственных связей. 2. Анализ целей - выработка целей из обозначенных проблем; выяснение связей средства- цель. 3. Анализ стратегии - определение различных стратегий для достижения цели; обозначение общих целей и цели проекта. 4. Логическая структура - определение структуры проекта, проверка его внутренней логики, а также формулирование целей и результатов в измеримых величинах, примерная оценка ресурсов. 5. Планирование деятельности - определение последовательности и зависимости действий, оценка продолжительности, постановка вех и распределение ответственности. 6. Планирование ресурсов - опираясь на план деятельности, разработать план расходов и бюджет. 26 Фаза анализа Фаза планирования

Анализ предпроектного риска 1.Выявить проблему 2.Построить карту проблемного поля 3.Выделить контур 4.Инвертировать проблемы в цели 5.Придумать альтернативные варианты достижения цели - стратегию 6.Определить критерии для выбора стратегии 7.Выбрать стратегию 27