Система автоматизации управления документооборотом Выполнил: студент 5 курса группы ПИ-51 Козлова Марина Проверил: преподаватель Михайловский В.В.

Задачи, на решение которых направлена технология 1. Регистрация, учет и обработка документов. 2. Хранение электронных документов. 3. Оперативный доступ к документам и отчетной информации. 4. Отправление и доставка документов сотрудникам в режиме реального времени. 5. Разделение прав доступа пользователей, защита документов от несанкционированного доступа. 6. Контроль и повышение исполнительской дисциплины. 7. Сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений. 8. Минимизация финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Основные характеристики технологии 1) Единое информационное пространство, автоматизированные корпоративные справочники. 2) Глобальная система классификаторов, словарей и нормативов. 3) Автоматизированная регистрация документов без их дублирования в каждом структурном подразделении. 4) Автоматизированная маршрутизация документов. 5) Контроль за своевременным исполнением документа. 6) Автоматизированный поиск документов.

Особенности внедрения системы Внедрение системы осуществляется совместной командой проекта: от организации-исполнителя: руководитель проекта, группа внедрения, группа обеспечения; от организации-заказчика: ответственный представитель, рабочая группа заказчика.

Этапы внедрения системы I. Подготовительный. II. Анализ документооборота заказчика. III. Запуск пилотного проекта. IV. Передача системы в опытную эксплуатацию. V. Промышленная эксплуатация системы. VI. Гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Основные функциональные возможности систем Автоматизированное делопроизводство: создание документов («с нуля», из шаблона, импорт документов); регистрация документов; рассылка документов; архивное хранение документов. Сервисные функции: атрибутивный и полнотекстовый поиск документов; формирование пользователем «личных папок»; формирование задач и уведомлений. Технологические возможности: защита информации, строгое разграничение прав доступа; поддержка многофилиальной работы.

Системы, реализующие технологию автоматизации документооборота 1. Microsoft SharePoint 2. CompanyMedia 3. «ЕВФРАТ-Документооборот» 4. LanDocs 5. EMC Documentum 6. PayDox 7. DIRECTUM 8. «Канцлер» 9. NauDoc 10. DocsVision

Принципы работы системы DocsVision Система DocsVision программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса: 1) Электронные архивы документов; 2) Делопроизводство; 3) Автоматизация бизнес-процессов. Система DocsVision может использоваться в разнообразных предметных областей: общее делопроизводство; процессы обслуживания запросов клиентов; продажи, закупки, договорная деятельность; финансово-кредитная и страховая деятельность; управление ИТ-услугами и т.д.

Принципы работы системы DocsVision Основными информационными объектами системы являются Карточки документов, заданий и бизнес- процессов. Карточка хранит информацию о соответствующем объекте и может содержать присоединенные файлы. Для удобства работы карточки группируются в дерево Папок. Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы. Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения Навигатора, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ ко всем объектам системы.

Принципы работы системы DocsVision Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес- процессов (формирует задания, взаимодействует с внешними системами и т. д.). Каждый зарегистрированный в системе пользователь имеет персональную папку, в которую ему поступают задания к исполнению. При получении задания пользователь получает также и всю необходимую информацию в виде вложений и ссылок на документы, объекты внешних систем. Информация о выполнении заданий фиксируется в системе, становится доступной другим пользователям, и может порождать дальнейшую активность в соответствии с бизнес- логикой карточки или схемой бизнес-процесса.

Навигатор и его основные элементы

Список карточек, сгруппированных по полю Исполнитель и отсортированных по названию документа

Карточка входящего документа, вкладка Основная

Справочник сотрудников

Спасибо за внимание!