Система управления проектами для учреждений образования

Услуги Продукты Что такое проект? Проект – целенаправленное ограниченное во времени мероприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов Таким образом, образовательную, научную и инновационную деятельности ВУЗа можно рассматривать как проектную деятельность.

I ДИКИЙ ЭНТУЗИАЗМ II РАЗОЧАРОВАНИЕ III ПОЛНОЕ РАЗОЧАРОВАНИЕ IV ПОИСК ВИНОВАТОГО V НАКАЗАНИЕ НЕВИНОВНЫХ VI НАГРАЖДЕНИЕ ТЕХ, КТО НЕ УЧАСТВОВАЛ Как может развиваться проект если им не управлять ?

СНИЖЕНИЕ КАЧЕСТВА выполненных работ Конфликт целей СРЫВ СРОКОВ Несвоевременная отчетность ПЕРЕРАСХОД запланированных средств НЕДОСТИЖЕНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА Невыполнение условий контрактов Несвоевременная отчетность Проблемы проектов

Сокращение сроков подготовки проектов Оптимальное использование имеющихся ресурсов и избежание конфликтных ситуаций Сокращение сроков выполнения работ за счет реального планирования и слаженности проектных команд Возможность принимать обоснованные решения по проектам (корректировка, приостановка, прекращение…) Чего мы ждем от Управления проектами?

Система Управления Проектами (СУП) Совокупность организационных, методологических и технических средств, обеспечивающих эффективное управление проектами в учебном заведении.

Цели разработки и внедрения СУП повысить вероятность успешной реализации проектов; повысить устойчивость проектов к негативным изменениям во внешнем окружении, за счет формирования системы контроля соответствия целей исполняемых работ целям проекта и реализации механизмов управления изменениями по проекту; снизить внутренние риски проекта за счет распределения зон полномочий и ответственности между всеми участниками проекта.

Цели разработки и внедрения СУП Обеспечить управление взаимодействием подразделений в рамках проектов Повысить эффективность планирования и контроля проектов Оптимально использовать имеющиеся ресурсы и избежать конфликтных ситуаций

Организационная структура управления проектами ВУЗа Процедуры управления ВУЗа Нормативные документы ВУЗа Методические документы ВУЗа Порядок разработки … Порядок контроля … Методика оценки … Методика подготовки … Информационная подсистема Программные средства управления проектами Рабочие места в соответствии с ролями Инструкции Инструкция по … Состав Системы Управление Проектами Инструкция по …

Организационная структура управления Проектный комитет ВУЗа Руководитель портфеля проектов Куратор проекта Руководитель проекта Офис управления проектами коллегиальный орган для принятия решений, стратегически важных для эффективного управления деятельностью. Основной элемент системы управления портфелем проектов. Общий контроль проектной деятельности, Анализ процессов управления, контроль и распределение ресурсов по проектам, в разрезе портфеля проектов, в соответствии с принятой методологией ведения проектов. Синхронизация взаимодействия всех заинтересованных сторон (заказчики, исполнители), контроль качества выполнения проекта Структурное подразделение компании обеспечивающее работу проектного комитета: сбор, анализ информации, представление рекомендаций, разработка методик и регламентов.

Организационная структура управления

Функции Проектного офиса ВУЗа Общий мониторинг проектов ВУЗа; Анализ эффективности портфеля проектов ВУЗа; Анализ проектов на соответствие стратегии ВУЗа; Контроль качества ведения проекта; Предоставление Руководству информации о текущем состоянии портфеля проектов; Обеспечение роста квалификации Менеджеров проекта через систему мотивации; Решение конфликтов по взаимодействию участников проекта; Организация и ведение «Базы знаний» по завершённым проектам; Развитие и поддержка СУП.

Нормативная база СУП

ЛАНИТ, 2008 Информационная система СУП

Завершение Исполнение Планирование Прединвестиционная стадия Прединвестиционная стадия Обоснование целей проекта Оценка экономической эффективности проекта в целом Детальное планирование комплекса работ проекта и назначение ресурсов Анализ и оптимизация сроков выполнения пакетов работ и проекта в целом Анализ и оптимизация графиков потребностей проекта в ресурсах и разработка графиков поставки Анализ и оптимизация графиков потребностей проекта в финансировании и разработка графика финансирования Документирование плана Контроль за ходом реализации проекта Анализ состояния проекта Оперативное управление и координация работ Перепланирование проекта Отчетность и документирование хода работ Отчетность и документирование результатов проекта

Построение информационной системы управления проектами

Планирование

План работ проекта в различных аспектах

Утверждение и сохранение базового плана Планирование

Портфель проектов

Рассылка назначений (базового плана)

Персональные задачи исполнителя

Исполнение проекта Запрос о ходе выполнения задач

Формирование наряда исполнителям работ

Контроль исполнения проектов

Утверждение фактических данных

Завершение проекта Итоговый отчёт по проекту

Анализ ситуации и принятие решения

Анализ загрузки ресурсов

Анализ портфеля проекта

Единый план Проектов ВУЗа Единая проектная команда Единая проектная терминология Процедуры Управления Проектами ВУЗа Проектный глоссарий ВУЗа Типовые формы и шаблоны для проектной деятельности ВУЗа Архив примеров проектов ВУЗа Система проектных управленческих процедур ВУЗа Стандарты подготовки, принятия и контроля исполнения управленческих решений по проектной деятельности ВУЗа Информационная система управления проектами ВУЗа Команда проекта Проектно- ориентированная культура Типовая организационная структура проекта, разработанная с учетом специфики ВУЗа Результаты создания СУП в ВУЗе

Статистика Управление предметной областью Интеграция проектной деятельности в общую деятельность ВУЗа 25,0% Актуализация целей проектов ВУЗа20,4% Управление расписаниями Управление расписаниями проектов27,5% Прогнозирование расписаний проектов ВУЗа 30,0% Управление стоимостью Управление бюджетом проектов ВУЗа45,0% Сокращение стоимости проекта50.5% Управление ресурсами Управление ресурсами проекта25,0% Эффективность использования ресурсов26,0% Продуктивность работы персонала15,1% Управление рисками проектов Управление рисками19,0% Работа с заказчиками и поставщиками Информированность заказчиков32,5% Вовлечение заказчика44,4% Управление поставками20,0%