Практика организации управленческого учета и контроля в проектной организации Планирование и учет доходов и расходов

2 Портрет компании Компания занимается разработкой проектно-сметной документации В штате: директор, финансовый директор, инженер проекта, проектировщики, кассир.

3 Директор Инженер проекта Фин.директор Кассир Проектировщики Кассир Бизнес развивается – количество проектов растет Проблемы: Сложно собрать данные по каждому исполнителю (проектов много, объем участия в каждом проекте уникален, расценки разные) для того, чтобы: 1.сопоставить план и факт выполненных работ по большому количеству проектов; 2.рассчитать заработную плату проектировщикам. Ошибки чреваты срывом сроков исполнения и проблемами в расчетах с исполнителями. Текущая организация работы создает проблемы Составляет бюджет проекта Получает заказ клиента Назначает инженера проекта Формирует команду проекта …график финансирования проектаРазрабатывает график выполнения работ…выдает задания проектировщикам Разрабатывают проектную документациюОтчитываются о проделанной работе Выполнение графика работ контролируется на планерке Закрывает объемы работРассчитывает заработную плату Утверждает список с начисленной зарплатой По пятницам выгружает данные из Клиент-банка и кассы в табличный редактор Объединяет полученные данные в одном файле

4 Фин.директор Бюджет движения денежных средств Остатки на счетах и в кассах Бюджет доходов и расходов по проектам Чтобы не вылететь за рамки бюджета нужно: 1.контролировать своевременность оплаты заказчика; 2.сравнивать планируемые затраты с фактическими – по каждому проекту, по каждой статье расходов. При отклонениях – принимать меры. Сложно контролировать соблюдение бюджета C увеличением количества проектов таблиц становиться больше. При переносе данных в три основные таблицы случаются ошибки, которые не так просто найти

5 Организовали справочник с перечнем разделов и спецификацией на каждый раздел Каждый раздел проекта – это позиция в номенклатурном справочнике Раздел состоит из нескольких работ

6 Каждый новый проект – новая папка с перечнем всех работ по нему Пока проект находится в работе – он хранится в папке «Проекты в работе». Когда проект завершен – вся папка переносится в архив – папку «Проекты закрытые».

7 … и новая папка с перечнем статей расходов и доходов по проекту Два типа статей Статьи по проектам зарплата администрации проекта; зарплата проектировщиков; оплата заказчика. Общие расходы: зарплата директора; аренда; налоги; уборка помещений; электроэнергия. Организован аналогично справочнику «Номенклатура»

8 Можно организовать учет доходов и расходов по отгрузке – если компании это нужно… В управленческий план счетов добавлены субсчета счета 20 «Незавершенное производство» При выполнении сотрудниками сдельных нарядов затраты будут собираться на счете «Зарплата проектировщиков» Все затраты по работам будут собираться на счете «Проект». Этот счет указывается для номенклатуры с типом «Работа». Затраты на зарплату администрации проекта будут собираться на счете Этот счет затрат указывается в кадровых документах. Затраты на налоги физических лиц собираются на счете Счет затрат указывается в документе «Начисление налогов».

9 Можно организовать учет доходов и расходов по отгрузке – если компании это нужно… Для учета управленческих расходов постатейно в плане счетов управленческого учета созданы субсчета счета 90.8 «Управленческие расходы». Эти расходы распределяются на финансовый результат по объему продаж. Более подробно об организации плана счетов управленческого учета: бизнес-кейс

10 Желтая коробка – меняет бизнес-процесс Директор Инженер проекта Фин.директор Кассир Проектировщики Кассир В табличной части - разделы проекта При получении заказа от клиента назначает инженера проекта формирует команду проекта Рассчитывает основные показатели проекта разрабатывает и согласовывает с клиентом график финансирования проекта Вместо того, чтобы создавать новые сложные электронные таблицы… … запускает программу создает папку с перечнем работ в справочнике «Номенклатура»… … а также папку с перечнем статей доходов и расходов по проекту в справочнике «Статьи движения денежных средств» Создает документ «Бюджет». Заносит в документ все доходы по проекту – этапы графика финансирования. Все статьи затрат с запланированными суммами. Составляет график выполнения работ по каждому разделу Создает в программе документ «Заказ покупателя» На основании заказа покупателя автоматически формирует сдельные наряды. Указывает исполнителя Сроки выполнения работ Плановые показатели Распечатывает сдельные наряды Выдает в качестве задания исполнителям Разрабатывают проектную документацию Отчитываются о фактическом выполнении работ Инженер проекта заносит фактические данные в сдельные наряды. Ставит признак закрытия наряда – галочку. Программа автоматически рассчитывает зарплату.

11 Желтая коробка в работе инженера проекта Инженер проекта Список «Сдельные наряды» покажет, кто выполнил работы, а кто еще нет. Теперь инженеру проекта не сложно сопоставить план и факт выполненных работ по проектам, которые он ведет. В отчете «Сдельные наряды» автоматически проставляются плановые, фактические показатели и отклонения от плана.

12 Директор Инженер проекта Фин.директор Кассир Проектировщики Кассир Зарплата считается автоматически – по итогам работы каждого Данные для расчета заработной платы проектировщикам собираются автоматически. Формирует платежные ведомости по сдельным нарядам… … и администрации проекта Печатает платежные ведомости… … и передает директору на утверждение

13 Прочие возможности контроля Дополнительно программа предоставляет информацию по всем начислениям и удержаниям сотрудников. А также информацию по ведению расчетов с персоналом.

14 Если расходы выйдут за рамки бюджета – сразу видно В любой момент - все оплаты и поступления в разрезе проектов По отклонениям план-фактного анализа сразу можно принимать решения и действовать Если расходы выйдут за рамки бюджета – это сразу видно и можно оперативно принять меры

15 Более подробные материалы бизнес- кейса «Планирование и учет расходов и доходов в проектной организации» и полная демонстрационная база