1 Лекция 14. Проектирование форм первичных и результатных документов. ТЕМА 3. Проектирование видов обеспечения информационных систем

2 Системы документации Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Документ – это материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Для рациональной организации информационных потоков документы необходимо классифицировать. Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению.

3 Виды систем документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

4 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Унифицированная система документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники. Цели создания УСД: Цели создания УСД: Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов. Метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов. УСД устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

5 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

6 Структура унифицированного документа Упражнение: уметь отличать унифицированные документы от неунифицированных, уметь определять части унифицированного документа.

7 Заголовочная часть Содержательная часть Оформляющая часть

8

9 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

10 Классы организационно- распорядительных документов

11 Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Первичные документы содержат исходные данные организаций и предприятий. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Результатные документы содержат сведения обобщающего характера, поэтому используются для принятия управленческих решений. Документ – основа для принятия управленческих решений

12 Требования к первичным документам 1.Достоверные данные о состоянии экономического объекта. 2.Достаточный объем исходных данных для получения максимальной результатной информации. 3.Минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также производных данных.

13 Порядок разработки первичных документов 1)уточняется состав реквизитов, включаемых в документ (их состав должен отвечать целям управления); 2)выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке; 3)составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов; 4)утвержденные формы документов внедряются в ИС.

14 Требования к результатным документам 1.Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. 2.Данные должны быть достоверны, а их расположение – логически обоснованным. 3.Периодичность выдачи результатных документов должна соответствовать экономической задаче – сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме или при ответе на запрос. 4.Выходные документы должны иметь унифицированный вид.

15 Порядок разработки форм результатных документов 1) определяется состав результатных документов, необходимых данной организации; 2) изучается возможность получения типовых результатных документов; 3) по мере необходимости производится привязка типовых форм результатных документов к конкретным условиям; 4) определяется состав показателей, рассчитываемых с использованием ВТ; 5) показатели распределяются по результатным документам в определенной последовательности, с учетом используемых информационных массивов; 6) каждому результатному документу дается наименование; 7) разрабатывается эскиз формы результатного документа с учетом эксплуатационных возможностей компьютера.

Электронная форма документа Под электронной формой документа понимается не просто изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы. Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователями.

17 Состав формы ЭД Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (наименование предприятия). Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Поля с переменными реквизитами, значения которых могут заполняться либо вручную, либо автоматически. Автоматически заполняемые поля: Автоматически заполняемые поля: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, логических, финансовых функций или макросов, автоматически заполняемые поля из БД или справочников. автоматически заполняемые поля из БД или справочников. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования более сложных вычислений или отправки документа по маршруту. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра.

18 Проектирование экранных форм

19 Проектирование форм ЭД 1. 1.Проектирование структуры (внешнего вида) электронного документа Определение содержания формы ЭД (определение перечня элементов и выбор способов, которыми будут заполняться поля) Определение последовательности форм ЭД Установление связей между формами ЭД Апробация форм ЭД и их утверждение Заполнение форм ЭД конкретным содержимым.

20

21 Пример неунифицированного документа

22 Пример заполненного документа

Фрагмент формы унифицированного документа

24

25 Исходный (первичный) документ Результатный документ

26

27

28

Постановка задачи Задача: выбор поставщика Исходная информация: коммерческие предложения поставщиков Результатная информация: заявка на поставку Условно-постоянная информация: перечень поставщиков перечень товаров перечень сотрудников организации

Перечень входной, выходной и условно-постоянной информации Входная информация Выходная информация Условно-постоянная информация Информация о наличии товаров Коммерческие предложения от поставщиков Заявка на поставку Регистрационны е журналы Номенклатура товаров (ОКП) Список сотрудников организации Список поставщиков Формы представления: Информация о наличии товаров – БД Коммерческие предложения – , бумажные документы Заявка на поставку – электронный и бумажный документ

Структура входного документа «Коммерческое предложение» Наименование реквизитаТип данныхРазрядность Номер КПЧисловой3 ПоставщикТекстовый40 Наименование товараТекстовый50 Цена товараЧисловой5 Количество товараЧисловой4 Срок поставкиЧисловой3 Условия поставкиТекстовый50 ФИО менеджераТекстовый20 Дата КПДата/время8

34 Наименование реквизита ИдентификаторТип данных Разрядность Номер заявкиZayavkaЧисловой10 Дата создания заявки Date_zayavkaДата8 ПоставщикName_orgТекстовый40 Название товараName_productТекстовый40 КоличествоKol_productЧисловой3 Цена товараPriceЧисловой5 Стоимость поставкиCostЧисловой8 ФИО сотрудникаFIO_sotrudnikТекстовый3030 Номер КПNKPЧисловой3 Структура выходного документа

Структура условно-постоянной информации (список поставщиков) Наименование реквизитаТип данныхРазрядность Код поставщикаЧисловой2 ПоставщикТекстовый40 Код ОКПОЧисловой8 АдресТекстовый100 Расчетный счетЧисловой20 ФИО директораТекстовый20 ТелефонЧисловой11

36 Исх. ______ от «___»_______200__г. ЗАЯВКА на поставку продукции в период с ______20__г. по ____20__г. Директору ООО «Торговый дом» Кузьминой Н.Ю. Наименование продукции Количество Цена товара Условия поставки Станция назначения Грузополучатель График отгрузки (прилагается) Покупатель ________________________ (ФИО, должность) (подпись уполномоченного лица) Пример заявки на поставку

37 Заявка на поставку заявки на поставку

38

39

40 Пример заполненного документа

41

42