Руководство для персонала: визуализация информации Подготовлено по материалам McKinsey

2 Содержание: Введение 1. Формулирование идеи 2. Определение типа визуализации Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение

3 Введение: общая информация о презентации Использование корпоративных стандартов и общих подходов к визуализации информации, позволит повысить качество оформления отчетов, поможет консультанту грамотно подобрать формы и методы презентации своих идей, доступные для понимания самых требовательных Клиентов. Фокусирование внимания персонала компании на важности профессионального подхода к визуализации идей и информации; Описание методов и приемов преобразования гипотез и идей в законченную и визуально оформленную мысль. В данной презентации рассматриваются: изучение процесса преобразования данных и идей в законченную мысль на слайде; описание основных приемов, которые необходимо знать для визуализации информации; описание корпоративного подхода к визуализации информации; описание основных типов визуализации данных – количественные и качественные методы. Цель Обзор Важность

4 Визуализи- рованная идея Корпоративный подход к визуализации информации При оформлении презентации могут быть использованы два типа цветовой гаммы: Клиентская Корпоративная Выбор цветовой гаммы Контроль и ответственность за формой и методами визуализации несет менеджер и/или партнер компании. Финальный вариант рождается в процессе коллективного обсуждения. Слайды в презентации могут быть представлены в виде текста или визуализированы Выбор типа слайда Текстовые слайды полезны, когда они подчеркивают важность нескольких пунктов идеи Командная работа в процессе визуализации Однако необходимо помнить, что лучше и понятнее для Клиента, когда мысль визуализирована

5 Оформление слайда в соответствии с корпоративным стандартом Этап 3 Процесс преобразования данных в законченную (визуально оформленную) мысль состоит из трех частей: *Meaning In Diagram (Визуализированная идея) Определение типа диаграммы, визуализация идеи Этап 2 Формулировка идеи, которую необходимо презентовать Этап 1 MID * Идея Данные Форма визуал изации Слайд MID *

6 Содержание: Введение 1. Формулирование идеи 2. Определение типа визуализации Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение

7 1.Идея – отправная точка процесса презентации информации Тип диаграммы для интерпретации данных и элементы визуализации слайда, которые необходимо донести до Клиента, напрямую зависят от заложенного в идее смысла. Три вещи, которые необходимо помнить об идее 3. Используйте идею слайда в качестве заголовка Предоставьте Клиенту возможность быстро понять основную идею слайда. Это поможет ему более подробно изучить представленную информацию, а не тратить время на поиск смысла слайда. 2. Идея должна быть сформулирована четко и кратко Не пытайтесь «уместить» все данные и мысли в одной идее. Она должна быть настолько большой, насколько хватит места на слайде. MID Золотое правило: «один слайд – одна идея!»

8 Определение типа визуализации Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение: Дополнительные приемы Содержание: Введение 1. Формулирование идеи 2. Количественные методы визуализации 3.1 Качественные методы визуализации Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение Определение типа визуализации 3. Определение типа визуализации 3. Определение типа визуализации 3.

9 Основные типы диаграмм, которые применяются для количественной визуализации данных гистограмма график точечная линейчатая круговая Типы диаграмм Покомпонентное Временное Частное Корреляционное Позиционное Виды количественных сравнений данных MID

10 Покомпонентное сравнение отражает долю каждого компонента в процентах от целого Покомпонентное сравнение данных демонстрируется при помощи круговой диаграммы Важно: При сравнении компонентов нескольких целых используют нормированную гистограмму Для отражения более сложной связи нескольких сегментов целого, используют двухмерную гистограмму - «мерримеку»* Круговая диаграммаНормированная гистограмма При построении диаграммы обычно используется не более 6 компонентов, в противном случае, необходимо выбрать 5 наиболее важных, а остальные сгруппировать в категорию «прочие». * Использование и построение «мерримеки» более подробно описано в приложении MID 100% Прочие:

11 Позиционное сравнение позволяет продемонстрировать соотношение показателей друг с другом товар А товар В товар С товар D цена Горизонтальная диаграмма Для позиционного сравнения обычно используют линейчатые диаграммы Вертикальная гистограмма Так как при использовании вертикальной гистограммы возможна путаница позиционного и временного сравнения товар А товар В товар С товар D товар Е Не верно MID Использование «водопадной» гистограммы «Водопадная» Совмещенная С накоплением Виды горизонтальных диаграмм

12 АВСDАВСD цена Основные виды горизонтальной гистограммы могут применяться в следующих случаях: Возможные варианты примененияВиды горизонтальных гистограмм «Водопадная» Совмещенная С накоплением Данный тип горизонтальной гистограммы применяется для сравнения различных аспектов одного и того же параметра. Например: Стоимость продуктов А, В, С, D для покупателей со скидкой и без нее «Водопадная» гистограмма используется для отображения количественных потоков (позволяет понять, как из числа А получается число В) Например: Изображение финансовой отчетности компании «Х», начиная с общего объема продаж и заканчивая чистой прибылью Горизонтальная гистограмма с накоплением отражает вклад каждого параметра в общую сумму Например: Соотношение долей двух основных ресурсов в стоимости товаров F, G, H, I, K FGHIKFGHIK 100% млн. $ продажи налоги % чистая прибыль издержки MID Возможные варианты применения«Водопадная» гистограмма

13 Для отражения динамики изменения показателей используют временное сравнение ГрафикВертикальная гистограмма С помощью гистограмм данного вида отображают значения параметра (не более 7- 8) в определенный момент времени Для отражения тенденции на протяжении длительного периода необходимо использовать график Виды вертикальных гистограмм СовмещеннаяС накоплением млн.$ С отклонением MID янв февр март апр май июнь

% июль авг сент окт нояб % Основные виды вертикальной гистограммы могут применяться в следующих случаях: Возможные варианты примененияВиды вертикальных гистограмм С отклонением Совмещенная С накоплением Совмещенная гистограмма отражает отношение значений двух параметров в определенный момент времени (либо их изменение за определенный период) Например: Изменение отношения объема продаж и чистой прибыли компании «Х» за года Гистограмма с отклонением используется для демонстрации отрицательных значений и их сравнения с положительными Например: Изменение прибыли компании «Х» в течение определенного периода Данный тип гистограмм показывает, как с течением времени меняется вклад каждого параметра в общую сумму Например: Изменение влияния двух факторов на увеличение продаж компании «Х» с июля по ноябрь млн.$ MID

15 Частное сравнение данных используется для сегментации (разбитие на группы) массива данных ГрафикСтупенчатая гистограмма Для иллюстрации взаимосвязи групп данных следует использовать ступенчатые гистограммы В случае если необходимо отразить более числовых областей, следует использовать график Виды графиковВиды ступенчатой гистограммы СовмещеннаяС накоплениемСовмещенныйС накоплением Структура населения по возрасту – – – и более % Количество сделок 10$20$30$40$ Цена MID

16 Основные виды ступенчатой гистограммы * и графика могут применяться в следующих случаях: Возможные варианты примененияВиды гистограмм и графиков С накоплением –25 26–35 36– Количество клиентов 10$ 20$ 30$ 40$ Продажи компании ХПродажи компании Y Совмещенная гистограмма Совмещенный график профессии % * Данный термин был специально введен для отличия ступенчатой от вертикальной гистограмм, которые одинаково выглядят, но применяются в различных случаях Более сложные типы ступенчатых гистограмм и графиков могут применяться для сравнения массивов данных Например: - Сравнение возрастных групп клиентов двух компаний (совмещенная гистограмма) - Сравнение структуры продаж услуг компаний «Х» и «Y» (совмещенный график) А также для сопоставления элементов внутри групп данных Например: Сравнения доли новых сотрудников, которые пришли «со стороны» и тех, которые перешли с другой позиции (Может применяться как гистограмма, так и график) MID

17 Корреляционное сравнение используется для демонстрации зависимости между переменными Линейчатая гистограммаТочечная и пузырьковая диаграммы Двусторонняя линейчатая гистограмма используется для выявления зависимости между большим количеством показателей (15) В пузырьковой диаграмме используется третья переменная, которая отражает величину точек Совмещенная точечная диаграмма показывает зависимость между двумя разными показателями или их изменение во времени Возможные варианты применения руб Например: Позиционирование компании в отрасли (величина точек – доля компаний на рынке) Например: Выявление связи между размером скидки и изменением объема продаж 12 основных товаров компании «Х» Например: Изменение в течение дня курса доллара и евро по отношению к рублю Относительная доля рынка Темпы роста рынка Скидка Изменение продаж % АBCDEFGHIJKLАBCDEFGHIJKL MID

18 Содержание: Введение 1. Формулирование идеи 2. Количественные методы визуализации 3.1 Качественные методы визуализации 3.2 Определение типа визуализации Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение

19 Технология Затраты Фаза 2:Фаза 3:Фаза 1: Диагностика организации Анализ ситуации Описание решений Процесс Повышение эффективности деятельности Мероприятия Возможный эффект Задача Ан ал из Реш ени е Сбор информации Соста влени е гипот ез Оценк а альте рнати в Интерпретация последовательности действий или этапности работ MID

20 Эффективность достигается за счет развития компетенций Варианты презентации информации при необходимости описать процесс или взаимодействие Выход на новый рынок Сила конкурентов Сокращение операционных затрат Процессы Взаимодействие MID ВнедрениеИзменение Описание возможного эффекта от предлагаемых мероприятий

21 Примеры презентации «замкнутого» процесса MID

22 Дополнительные элементы визуализации мысли Барьеры/фильтры Барьер ВзаимосвязиРычаг/баланс MID

23 Анимированные приемы визуализации MID

24 Содержание: Введение 1. Формулирование идеи 2. Определение типа диаграммы Корпоративный подход к визуализации 5. Приложение

25 При оформлении презентаций используются следующие типы шрифтов Описание характеристик шрифтаВиды шрифтов Тело текста При написании основного текста на слайде используется шрифт Arial Размер – от 12 до 20 Цвет – черный или белый (на темно-синем фоне) Выравнивание – по левому краю, по центру, по ширине Заголовок При написании заголовка и оформлении титульной страницы используется шрифт Verdana Для заголовка: Размер - 18 Цвет – темно синий Выравнивание – по правому краю Три вещи, которые необходимо помнить об идее 1.Текст должен быть оформлен единообразно На слайдах с одинаковой логикой (например, оглавление или слайды с выводами) текст должен быть оформлен, выровнен и расположен одинаково. 2. Каждая диаграмма должна быть правильно оформлена Необходимо подписать источник данных (ссылкой или в диаграмме), обозначить единицы измерения и пр. Дополнительные требования к оформлению слайда Заголовок в тексте Основной вывод или мысль Список (bullet points) Шрифт в таблицах, диаграммах, сносках MID

26 Три правила при работе с графиками и диаграммами MID 1.Диаграммы вставляют в PowerPoint из Excel как Past Special При этом каждую диаграмму и таблицу с расчетами следует «строить» в новом файле и только потом вставлять из Excel в презентацию. Это необходимо для соблюдения конфиденциальности расчетов (по ссылке на диаграмму можно «увидеть» весь рабочий файл) и минимизации размера презентации. 3.Добавление обозначений осуществляется в PowerPoint Все подписи и обозначения диаграмм должны добавляться в PowerPoint, а не в Excel. Это необходимо для обеспечения единообразного и читаемого оформления подписей (при изменении размера или формы диаграммы подписи и значения на ней деформируются). 2. Диаграммы должны иметь единообразное оформление Все диаграммы и графики в презентации (особенно, на одном слайде) должны оформляться одинаково: иметь единую цветовую гамму, формат подписей и значений, размер, выравнивание на слайде.

27 Существует три основных корпоративных цвета: MID 4. При оформлении презентаций так же могут быть использованы оттенки красного и серого цветов. 2.Светло-голубой (и другие варианты светло-синего) используется для: 2.Светло-голубой (и другие варианты светло-синего) используется для: фоновой заливки текста; заливки фигур и элементов диаграмм; заливки неактивных элементов анимированной визуализации. 1.Темно-синий цвет обычно используется для оформления: оглавления; заголовков и выделения важных элементов в диаграммах и таблицах; анимированных элементов визуализации и пр. 3.Бледно-желтый является аналогом светло-голубого, и используется в тех же целях: фоновая заливка текста; заливка фигур и элементов диаграмм.

28 5. Приложение Содержание: Определение типа визуализации 3. Введение 1. Формулирование идеи Корпоративный подход к визуализации Определение типа визуализации 3. Определение типа визуализации 3. Определение типа визуализации Приложение Дополнительные приемы 5.1 Опыт визуализации МИД-Консалтинг: шаблоны слайдов 5.2

29 Построение и использование двухмерной диаграммы – «мерримеки» Для отражения более сложной взаимосвязи нескольких сегментов целого, используют двухмерную гистограмму - «мерримеку», которая позволяет описать части каждой составляющей целого Например: Структура затрат на производство четырех основных продуктов компании «Х» и доля затрат на производство каждого продукта в общем объеме затрат компании 45% 20% 10% 20% 5% 10% 65% Выплата заработанной платы рабочим – 30% 16% Материальные затраты – 10% Прочие расходы – 10% Транспортные расходы - 40% 15% 50% 5% 10% Затраты на рекламу – 10% 20% 4% 5% 100% Продукт 1Продукт 2Продукт 3Продукт 4 45%20%15%20% 100% Объем затрат Структура затрат

30 Полезная информация для оформления презентации Размер шрифта Ширина экрана 2 м2,5 м3,5 м 16 пт. строчные буквы пт. строчные буквы пт. строчные буквы пт. строчные буквы пт. строчные буквы пт. строчные буквы пт. строчные буквы В таблице представлены максимальные расстояния от экрана, при которых текст определенного размера можно будет прочитать без проблем

31 Рекомендованная литература для подробного изучения подходов к визуализации информации Расиел Итан М. Метод McKinsey: Использование техник ведущих стратегических консультантов для себя и своего бизнеса/Пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, Желязны Д. Говори на языке диаграмм: Руководство по визуальным коммуникациям для руководителей/Пер. с англ. – М.: Институт комплексных стратегических исследований, Желязны Д. Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению/Пер. с англ. – М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2004.