Docflow Best Practice Интеграция SAP ERP c системами операторов ЭДО для обмена электронными счетами- фактурами и другими документами Docflow Solutions решения для управления электронными документами на платформе SAP

Содержание презентации О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами 2/53

О компании Docflow Best Practice Автоматически обрабатывать в SAP ERP данные входящих счетов-фактур Обмениваться с контрагентами электронными счетами- фактурами и другими первичными документами через операторов ЭДО Выполнять поточный ввод документов и распознанных данных в SAP-системы Встраивать в стандартные приложения SAP функции сканирования, штрих-кодирования, шифрования и ЭЦП Создавать на платформе SAP различные системы электронного документооборота и электронные архивы Решения Docflow Best Practice позволяют: 3/53

Клиенты компании Docflow Best Practice 4/53

Готовые к использованию решения Не модифицируют SAP-код Легко адаптируются с помощью параметризации и программных расширений Обеспечивают бесшовную интеграцию электронных документов с документами бизнес-приложений SAP Не зависят от используемой системы хранения Сертифицированы SAP Позволяют использовать специальные лицензии типа SAP Platform Standard User Использование сертифицированных, опробованных многими внедрениями программных решений позволяет существенно упростить процесс создания систем электронного документооборота на платформе SAP Преимущества решений Docflow Best Practice 5/53

Содержание презентации 6/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Юридическая значимость электронных документов Формирование счетов-фактур, актов и накладных в формате ФНС Обмен электронными документами между контрагентами Подписание документов с помощью ЭЦП Контрагенты Межкорпоративный юридически значимый электронный документооборот 7/53 Операторы ЭДО Операторы ЭДО … Диадок Такском-Файлер СФЕРА Курьер

Операторы ЭДО Операторы ЭДО DFS B2B Solution – интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО Установка и первоначальная настройка решения занимает 1 день. Сразу после установки решение позволяет обмениваться с контрагентами любыми электронными документами из стандартного интерфейса SAP. Для хранения электронных документов может использоваться любое сертифицированное хранилище. Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Электронное хранилище Электронное хранилище Контрагенты Интеграция SAP ERP с системами операторов ЭДО … DFS B2B Solution Диадок Такском-Файлер СФЕРА Курьер 8/53

Очереди электронных документов в SAP ERP Формализованные документы: - счета-фактуры - товарные накладные ТОРГ-12 - акты приемки-сдачи работ/услуг Неформализованные документы (файлы любых форматов) 9/53

Очередь входящих документов 10/53

Принятие решения по входящему документу Подписать документ, принять счет-фактуру Актуальный статус документа Отклонить документ, запросить корректирующий счет-фактуру 11/53

Очередь исходящих документов Массовое подписание и отправка электронных документов контрагентам Просмотр связанных электронных документов Просмотр статуса отправленного документа 12/53 Загрузить с диска файл документа, подписать и отправить контрагенту

Другие операции с документами в очередях Просмотр журнала операций с документом Вызов пользовательских операций с документом Перенос документа в очередь обработанных документов 13/53

Поиск электронных документов по различным критериям Выбор любых документов по: Балансовой единице Отправителю и получателю Периоду отправки Типу электронного документа Статусу доставки Выбор формализованных документов по: Дате документа Номеру документа Сумме документа Дополнительной информации Проверка полномочий на БЕ и контрагента Поиск входящих и исходящих электронных документов 14/53

Список найденных электронных документов Массовая выгрузка документов Массовая печать документов Список документов в виде ALV-отчета Возможность сортировки и фильтрации Просмотр печатной формы и данных формализованных документов Просмотр связанных SAP-документов Просмотр пакета документов Массовая выгрузка документов Массовая печать документов 15/53

Содержание презентации 16/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Процесс отправки первичных документов контрагентам Доставка через оператора ЭДО Получение документов контрагентами Подписание документов Доставка по почте Массовое подписание и отправка электронных документов Массовая печать документов Проводка Отправка документов в бумажном виде Отправка документов в электронном виде Функция формирования электронных документов может встраиваться в те же SAP-приложения, из которых выполняется печать бумажных документов. Электронные документы могут быть подписаны и отправлены контрагентам немедленно при формировании или позже в режиме массовой обработки. 17/53

Модуль формирования, подписания и отправки ЭСФ ОТПРАВКА ЭСФ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКАЯ ПРОЦЕДУРА СБОРА ДАННЫХ ПРОВЕРКА ПОВТОРНОЙ ОТПРАВКИ ПРОВЕРКА ДАННЫХ СБОР ДАННЫХ ПОДТВЕРЖДЕ- НИЕ ОТПРАВКИ ЗАПИСЬ В ЖУРНАЛ УЧЕТА СЧЕТОВ-ФАКТУР ПОДПИСАНИЕ ЭСФ ПРИЛОЖЕНИЕ Модуль формирования, подписания и отправки ЭСФ может быть встроен в любые транзакции для просмотра SAP-счетов или отчеты для печати счетов-фактур. Настройкой может быть задана собственная процедура сбора данных ЭСФ. Отправленный ЭСФ заносится в журнал учета выставленных счетов-фактур. 18/53

Отправка ЭСФ из SAP-транзакции Подписание и отправка документов выполняется либо непосредственно в момент их формирования в SAP-приложениях, либо позже из очереди исходящих документов 19/53

Все электронные документы, сформированные в бизнес- приложениях SAP ERP, привязываются к соответствующим SAP-документам. Это позволяет отслеживать статус отправленных документов непосредственно из тех транзакций, где они были сформированы Привязка отправленных электронных документов к документам SAP-приложений 20/53

Массовая отправка ЭСФ из ABAP-отчетов Массовое формирование и отправка ЭСФ контрагентам Актуальный статус и дата выставления Модуль формирования электронных документов может быть встроен в существующие отчеты для печати бумажных документов. Если у пользователя нет сертификата ЭП, документы помещаются в очередь исходящих документов для последующего подписания и отправки. 21/53

Содержание презентации 22/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Электронное хранилище http(s) Загрузка, RFC-user Отправка, Dialog-user http(s) Сервер обмена Рабочая станция Web сервис http(s) Web сервис http(s) Общая схема интеграции SAP ERP с системами операторов ЭДО Локальная сеть 23/53 DFS B2B Solution Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов DFS B2B Connector Операторы ЭДО …

DFS B2B Solution Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Централизованный обмен и централизованное подписание документов единым сертификатом компании 24/53 SAP GUI Операторы ЭДО … Рабочие станции Сервер обмена DFS B2B Connector SAP GUI Крипто-Про Централизованная загрузка и отправка всех документов Централизованное подписание всех документов одним сертификатом На рабочих станциях пользователей не требуется установка дополнительного ПО

DFS B2B Solution Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Централизованный обмен и локальное подписание документов личными сертификатами пользователей 25/53 Операторы ЭДО … DFS Signer SAP GUI Крипто-Про DFS Signer SAP GUI Крипто-Про Рабочие станции Сервер обмена DFS B2B Connector SAP GUI Крипто-Про Загрузка и отправка всех документов выполняется через сервер обмена Подписание бизнес-документов выполняется на рабочих станциях пользователей Подписание технологических документов выполняется на сервере обмена

DFS B2B Connector 26/53 Сервер обмена DFS B2B Connector SAP GUI Крипто-Про Операторы ЭДО … Централизованная загрузка документов и локальное подписание и отправка документов DFS B2B Solution Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Рабочие станции SAP GUI Крипто-Про SAP GUI Крипто-Про Загрузка всех документов выполняется через сервер обмена Подписание технологических документов выполняется на сервере обмена Подписание и отправка бизнес-документов выполняется на рабочих станциях пользователей

Распределенный обмен и локальное подписание документов личными сертификатами пользователей 27/53 Рабочие станции DFS B2B Solution Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Загрузка и отправка всех документов выполняется через рабочие станции пользователей Подписание всех документов выполняется на рабочих станциях пользователей DFS B2B Connector SAP GUI Крипто-Про DFS B2B Connector SAP GUI Крипто-Про Операторы ЭДО …

Содержание презентации 28/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Преимущества решения DFS B2B Solution Возможность отслеживать из SAP-приложений статус отправленных документов Возможность отправки контрагентам электронных документов непосредственно из бизнес-приложений SAP ERP с занесением в журнал учета исходящих счетов-фактур Готовое к использованию решение, быстрое внедрение Возможность подключения одновременно к нескольким операторам ЭДО Возможность использовать для хранения электронных документов любые сертифицированные хранилища Возможность массовой отправки подготовленных документов 29/53

Проекты внедрения DFS B2B Solution (1/2) ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур СЕВЕРСТАЛЬ г. Москва ЗАВОД «ХЕНДЭ МОТОР МАНУФАКТУРИНГ РУС» г. Санкт-Петербург 30/53 ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами с дилерами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур ХЕНДЭ МОТОР СНГ г. Москва КИА МОТОРС РУС г. Москва

Проекты внедрения DFS B2B Solution (2/2) 31/53 ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP с системами ведущих операторов ЭДО для обмена с контрагентами любыми электронными документами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур; СФЕРА Курьер / Корус; Такском-Файлер / Такском ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы СФЕРА Курьер для обмена с контрагентами электронными счетами-фактурами. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОСФЕРА Курьер / Корус ЦЕЛЬ ПРОЕКТАИнтеграция системы SAP ERP и системы Диадок для обмена электронными документами с дочерними компаниями группы. СИСТЕМА / ОПЕРАТОР ЭДОДиадок / СКБ Контур САН Ин Бев г. Москва ТК «МЕГАПОЛИС» г. Москва КИРОВСКИЙ ЗАВОД г. Санкт-Петербург

Одна лицензия DFS B2B Connector позволяет интегрировать SAP-систему с одним оператором ЭДО. Базовый набор лицензий позволяет реализовать централизованный обмен и централизованное подписание документов единым сертификатом компании. Лицензии DFS Signer опциональны и требуются только для организации локального подписания документов. Дополнительные лицензии DFS B2B Connector позволяют реализовать локальное подписание, отправку и получение документов, когда архитектурой не предусмотрен выделенный сервер обмена. Стоимость лицензий для интеграции SAP-системы с системами операторов ЭДО 32/53

Содержание презентации 33/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Регистрация проведенных счетов-фактур в журнале исходящих счетов-фактур Выполняется проводка SD-Invoice или FI-Invoice. Через стандартную программу печати в журнал исходящих счетов-фактур заносится соответствующая запись. 34/53

Формирование XML-файла ЭСФ в журнале исходящих счетов-фактур В журнале исходящих счетов-фактур выбирается требуемая запись. По нажатию кнопки «Счет» генерируется XML-файл электронного счета- фактуры и записывается в базу данных SAP ERP. 35/53

Отправка ЭСФ контрагенту из журнала исходящих счетов-фактур По нажатию кнопки «Отправить счет» сформированный ранее XML-файл электронного счета- фактуры выгружается из базы данных и подается на вход модулю DFS B2B Solution для подписания и отправки контрагенту. Отправленный ЭСФ автоматически загружается в хранилище, помещается в очередь исходящих документов и привязывается к соответствующему SAP-счету. Сопровождающие технологические документы также загружается в хранилище. 36/53

Расширение стандартных возможностей SAP ERP - исходящие электронные документы 1. Исходящие электронные документы 37/53

Расширение стандартных возможностей SAP ERP - входящие электронные документы 2. Входящие электронные документы 38/53

Расширение стандартных возможностей SAP ERP - общие функции 3. Общие функции 39/53

Содержание презентации 40/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Интеграция SAP ERP и Диадок для электронного обмена с дилерами первичными документами по автомобилям Автоматическое формирование в SAP ERP электронного архива первичных документов со сбором пакета документов для каждого автомобиля Создание на базе SAP ERP единого электронного архива первичных документов по запчастям (документы отправляются из 1С) и автомобилям Проект в КИА Моторс РУС Реализация межкорпоративного электронного документооборота за счет интеграции с Диадок, реализация внутреннего документооборота и единого электронного архива в SAP ERP: 41/53

КИА Моторс РУС этапы внедрения Интеграция SAP ERP и Диадок Промышленная эксплуатация Разработка электронного архива первичных бухгалтерских документов Опытная эксплуатация. Тиражирование решения на новые виды документов. Установка и настройка программного обеспечения DFS Установка и настройка программного обеспечения DFS Разработка функций отправки ЭСФ и ТОРГ-12 из отчетов печати Разработка функций отправки ЭСФ и ТОРГ-12 из отчетов печати Уточнение бизнес- требований, подготовка проектного решения Обмен с дилерами ЭСФ и ТОРГ-12 в режиме опытной эксплуатации Разработка функций формирования и отправки новых видов документов: Акт на услуги (XML) Счет-фактура на услуги (XML) Корректировочный счет- фактура (XML) Акт МХ-1 (PDF) Акт сверки (PDF) Разработка функций формирования и отправки новых видов документов: Акт на услуги (XML) Счет-фактура на услуги (XML) Корректировочный счет- фактура (XML) Акт МХ-1 (PDF) Акт сверки (PDF) Июль 2012 г. Август 2012 г. Сентябрь 2012 г. 25 Октября 2012 г. Запуск системы в промышленную эксплуатацию Запуск системы в промышленную эксплуатацию Разработка карточек электронного архива Разработка функции автоматического наполнения архива при отправке документов дилерам Разработка функции автоматического наполнения архива при отправке документов дилерам Интеграционное тестирование, запуск решения в опытную эксплуатацию 42/53

КИА Моторс РУС массовая отправка документов из отчетов для печати На момент старта проекта в SAP-системе КИА для массовой печати бумажных документов существовали отдельные отчеты. В рамках проекта в отчеты для печати были встроены функции отправки соответствующих электронных документов, что позволило свести к минимуму обучение конечных пользователей. 43/53

КИА Моторс РУС единый электронный архив первичных документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ИСХОДЯЩИХ документов Запчасти Загрузка всех документов SAP Content Server SAP Content Server Автомобили Очередь ВСЕХ ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ВХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ИСХОДЯЩИХ документов Очередь ВСЕХ ИСХОДЯЩИХ документов Архив Обработка Поиск Печать DFS B2B Solution 44/53 В КИА электронные документы по запчастям отправляются из системы 1С, а по автомобилям и услугам – из SAP ERP. Одной из важных задач проекта было создание единого архива электронных документов в SAP-системе, куда должны автоматически загружаться документы, отправленные дилерам из не только из SAP ERP, но и из 1С.

КИА Моторс РУС автоматическое наполнение архива Карточка архива – это карточка пакета первичных бухгалтерских документов по одной сделке. Набор полей карточки архива зависит от типа сделки (продажа Автомобиля, Запчастей, Услуг). Карточка архива содержит основные данные сделки (код дилера, номер, дата, сумма, VIN-номер автомобиля или номер пакета для запчастей/услуг). Карточка архива создается автоматически при отправке первого документа по сделке. Все последующие документы по данной сделке автоматически прикрепляются к созданной карточке. В карточке архива находятся ссылки на электронные документы по данной сделке, для каждого документа можно посмотреть его актуальный статус. 45/53

КИА Моторс РУС интеграция электронного архива с бизнес-приложениями SAP ERP Для каждого SAP-документа, на базе которого сформирован электронный документ, в карточке архива создается ссылка. По ссылке можно перейти из карточки пакета первичных бухгалтерских документов в SAP-транзакции для просмотра соответствующих SAP-документов. 46/53

КИА Моторс РУС поиск документов в электронном архиве Поиск документов в архиве можно выполнять по всем полям карточек архива. 47/53

КИА Моторс РУС пакет первичных бухгалтерских документов для дилера 48/53 Документы по одной сделке из SAP-системы могут отправляться последовательно. При отправке документов автоматически формируется связь с ранее отправленными документами по той же сделке. Дилеры, работая в WEB-интерфейсе Диадока, имеют возможность перейти от просмотра каждого отдельного документа к просмотру пакета всех документов по сделке.

КИА Моторс РУС виды электронных документов Счет-фактура на продажу автомобиля (XML) Счет-фактура на услуги (XML) Накладная ТОРГ-12 на продажу автомобиля (XML) Корректировочный счет-фактура (XML) Акт на услуги (XML) Акт МХ-1 (PDF) Акт сверки (PDF) Акт возврата (PDF)... 49/53

Содержание презентации 50/53 О компании Docflow Best Practice Стандартная функциональность решения DFS B2B Solution Интеграция решения DFS B2B Solution с SAP-приложениями Архитектура решения DFS B2B Solution Преимущества и стоимость решения DFS B2B Solution Приложение 1. Интеграция с журналом учета счетов-фактур Приложение 2. Пример внедрения в КИА Моторс РУС Приложение 3. Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Схема получения и обработки входящего ЭСФ Сервер обмена КонтрагентContent ServerSAP ERPСистема ЭДО Очередь входящих СФ 98 от Рабочие места пользователей Доставлен Запрошена корректировка Выставлен Запрос корректировки Подтверждение оператора Извещение о получении 51/53

Content ServerSAP ERPКонтрагент Система ЭДО Схема подписания и отправки исходящего ЭСФ Сервер обмена Очередь исходящих Рабочие места пользователей Доставлен Выставлен Подтверждение оператора СФ 98 от Новый 52/53 Извещение о получении СФ 98 от

Нормативные правовые акты ВОЗМОЖНОСТЬ ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ (ПОЛУЧЕНИЯ) ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ЭСФ И ЖУРНАЛОВ НЕОБХОДИМЫЕ УСЛОВИЯ ДЛЯ ОБМЕНА ЭСФ ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЭСФ В ФНС ПРАВОМЕРНОСТЬ БУХГАЛТЕРА ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 229-ФЗ от Обмениваться электронными счетами-фактурами ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ 50Н от Порядок выставления (получения) счетов-фактур в электронном виде ПРИКАЗ ФНС РОССИИ от Об утверждении форматов счета-фактуры и журналов в электронном виде ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ 1137 от О формах и правилах заполнения (ведения) счета-фактуры и журналов в электронном виде ПРИКАЗ ФНС РОССИИ ММВ-7-6/36 от Форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении электронного документа ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 1-ФЗ от Об электронно-цифровой подписи ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 63-ФЗ от Квалифицированная электронная подпись ПРИКАЗ ФНС РОССИИ ММВ-7-2/168 от Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов по требованию налогового органа в электронном виде ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН 402-ФЗ от Закон о бухгалтерском учете регламентирует обмен электронными первичными документами 53/53