База данных – это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Типы баз данных: Иерархические Сетевые реляционные

Типы моделей баз данных Реляционные (от латинского relatio – отношение) состоят из одной и более взаимосвязанных двумерных таблиц. Их свойства: записи могут иметь одинаковые значения в некоторых полях, кроме ключевого; каждая запись имеет уникальное значение в ключевом поле; несколько таблиц связаны ключами. Иерархические состоят из совокупности элементов, расположенных в порядке подчинения. Их свойства: они имеют уровни, узлы, связи (образуют «дерево»); несколько узлов уровня связаны только с одним узлом более высокого уровня; иерархическое «дерево» имеет только одну вершину; каждый уровень имеет своё имя. Сетевые Их свойства: они также имеют уровни, узлы, связи; связи между уровнями свободные, нет строгого подчинения.

Система управления базами данных (СУБД) Acces – это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку), и поиск данных. Окно программы СУБД

Таблица Записи (строки) Поля (столбцы)

Создание таблицы путём ввода данных С помощью мастера В режиме конструктора

Запросы – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию Создание запроса с помощью мастера В режиме конструктора

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими (бланк, который удобно заполнять для ввода данных в базу). Программа связывает введённые в форму данные с таблицей и хранит их в таблице. С помощью мастера В режиме конструктора

Отчёт – средство отображения данных при выводе на печать С помощью мастера В режиме конструктора

Ключевое поле – поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. Обычно цифровой код. Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами. Счетчик – поле, содержащее номера записей в таблице.

Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчётов и т. д.).

Окно конструктора таблиц

. Типы данных Текстовый – включает числа, буквы и символы (до 255 символов). Поле МЕМО – текст любого размера. Числовой – обычное число (не деньги и не дата). Дата/время – дата или время. Денежный – число, имеющее денежный формат. Счётчик – Access добавляет автоматически к каждой записи номер по порядку. Логический – ответ на вопрос Истина/Ложь. Поле объекта OLE – связь с другим файлом.

. Вставка объектов в поле OLE Для вставки графических объектов в одно из полей таблицы нужно: 1. В режиме Конструктор выбрать для этого поля соответствующий тип. 2. В режиме Таблицы щёлкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать строку Добавить объект. 3. В диалоговом окне Вставка объекта выбрать команду Из файла и указать путь к графическому файлу. 4. Щёлкнуть команду Вставить. Для просмотра изображений нужно открыть соответствующую таблице Форму, а если Форма ещё не создана, то создать Форму. Объекты можно вставлять и непосредственно в Форму. ! !

Форматы Размер поля – максимальное количество символов. Формат поля – раскрывающийся список форматов, которые могут быть присоединены к данному типу поля. Значение по умолчанию – автоматически появится во всех записях в этом поле. Число десятичных знаков – будет автоматически отображаться. Для перемещения по таблице используются следующие «быстрые клавиши»: – переход к следующему полю; + – переход к предыдущему полю; – к последнему полю в записи; – к первому полю в записи; – к тому же полю в следующей записи; – к тому же полю предыдущей записи; + – к тому же полю в последней записи; + – к тому же полю в первой записи; + – к последнему полю в последней записи; + – к первому полю в первой записи.

Способы поиска данных · С помощью команд Найти и Заменить. Удобно использовать при работе с отдельными записями. Сортировка. Изменение расположения данных на экране для облегчения просмотра списка и поиска. Использование фильтров. Сужение списка с целью исключения ненужных данных. Использование запросов. Создание фильтра с использованием сложных критериев. Составление отчётов. Подготовка для печати нужных записей и полей. Использование команды Найти 1. Переключиться в режим Таблицы или режим Формы. 2. Щёлкнуть на поле, в котором находятся нужные данные. 3. Щёлкнуть команду Правка | Найти… или щёлкнуть на кнопке Найти в панели инструментов или нажать +. Появится диалоговое окно Поиск. 4. В поле ввода Образец напечатать текст или число, которое хотите найти. 5. Развернуть список Совпадение и выделить один из пунктов. 6. Для проведения поиска в направлении после текущей записи развернуть список Просмотр и выделить в нём параметр Вниз или Вверх.

(По умолчанию устанавливается параметр Все). 7. Для ограничения поиска установить флажки С учётом регистра, С учётом формата полей или Только в текущем поле. 8. Щёлкнуть на кнопке Найти. 9. Щёлкнуть на кнопке Найти далее для нахождения следующего вхождения в текст заданного элемента. Использование команды Заменить 1. Щёлкнуть команду Правка | Заменить... или нажать +. Появится диалоговое окно Замена. 2. В поле ввода Образец напечатать текст, который хотите найти. 3. В поле ввода Заменить на напечатать текст, на который хотите заменить. 4. Установить флажки перед нужными параметрами, как в диалоговом окне Поиск. 5. Щёлкнуть на кнопке Найти далее. 6. Щёлкнуть на кнопке Заменить.

Сортировка данных 1. Щёлкнуть любое место поля, по которому хотите произвести сортировку. 2. Щёлкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или на кнопке Сортировка по убыванию в панели инструментов или щёлкнуть правой кнопкой мыши в заголовке поля для появления контекстного меню, связанного с полями таблицы. В контекстном меню выбрать пункт Сортировка Для возвращения прежнего порядка сортировки щёлкнуть команду Удалить фильтр. Использование фильтров Типы фильтров: 1. Фильтр по выделенному. 2. Обычный фильтр. 3. Расширенный фильтр. Фильтр по выделенному: 1. В поле найти одно значение, которое должно содержаться во всех отфильтрованных записях. 2. Выделить это значение: целиком, если нужно найти все записи, где значение поля идентично выделенному значению;

часть элемента поля, начиная с первого символа, если нужно найти все записи, где поле начинается с выделенного значения; часть элемента поля, начиная после первого символа, если нужно найти все записи, где поле содержит выделенное значение в любом месте. 3. Щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному на панели инструментов или Записи | Фильтр |Фильтр по выделенному. Появятся записи с выделенным критерием. Можно отфильтровать записи, которые не содержат выделенное значение. Для этого щелкнуть выделенное значение правой кнопкой и выбрать в контекстном меню Исключить выделенное. Обычный фильтр Обычный фильтр позволяет производить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора. 1. В режиме таблицы или в режиме Формы щёлкнуть на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов или выбрать команду Записи | Фильтр | Изменить фильтр. Появится пустая форма с одной строкой для записи. 2. Щёлкнуть то поле, для которого хотите установить условие отбора. Появится стрелка, разворачивающая список. Щёлкнуть на ней и выделить в списке нужное значение. Можно напечатать значение прямо в поле.

3. Ввести в разные поля нужные условия отбора. 4. Если хотите установить условие «или» нужно щёлкнуть на вкладке Или в нижней части окна Фильтр и ввести в форму другой критерий и т. д. 5. После ввода условий отбора щёлкнуть на кнопке Применить Фильтр в панели инструментов. Чтобы отменить фильтрацию, выбрать команду Записи | Удалить фильтр или щёлкнуть на кнопке Удалить фильтр. Сохранение отфильтрованных записей в качестве запроса 1. Отобразить фильтр в окне обычного фильтра или в окне расширенного фильтра. 2. Выбрать команду Файл | Сохранить как (запрос) или щёлкнуть на кнопке Сохранить в панели инструментов. 3. Напечатать имя нового запроса.

Создание запроса Запрос – способ сортировки и использования фильтра. С помощью запросов можно указать: какие поля просмотреть; в каком порядке расположить поля; критерии фильтрации для каждого поля; порядок сортировки для каждого поля. Создание простого запроса с помощью мастера 1. Открыть базу данных и щёлкнуть на вкладке Запросы. 2. Щёлкнуть на кнопке Создать. 3. Щёлкнуть Простой запрос и кнопку ОK. Появится первое окно мастера Создание простых запросов. 4. Выбрать таблицу в раскрывающемся списке Таблицы | Запросы, в которой хотите выделить поля. 5. Щёлкнуть название поля в списке Доступные поля, затем щёлкнуть на кнопке, чтобы переместить это поле в список выбранных полей. Закончив выбор полей для таблицы, выбрать поля для других таблиц, затем щёлкнуть на кнопке Далее. 6. В поле ввода текста Задайте имя запроса ввести заголовок запроса. 7. Для отображения результатов запроса щёлкнуть на кнопке Готово.

Сохранение запроса При создании запроса Ассеss сохраняет его автоматически. Восстановление результатов запроса 1. В окне базы данных щёлкнуть на вкладке Запросы. 2. Дважды щёлкнуть на запросе, который нужно отобразить на экране. (Будут выданы данные с учетом последних изменений.) Печать результатов запроса 1. Убедиться, что окно результатов запроса активно. 2. Выбрать команду Файл | Печать или нажать Установить нужные параметры печати.

Создание простого отчёта Есть несколько способов создания отчёта. Самый простой – Автоотчёт, более сложный – режим Конструктора отчёта. Использование Автоотчёта 1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос, по которым нужно составить отчёт. 2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчёт. 3. Щёлкнуть на пункте Автоотчёт: в столбец или Автоотчёт: ленточный. 4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или запрос, по которым хотим иметь отчёт. 5. Щёлкнуть на кнопке ОК. В режиме предварительного просмотра печати появится отчёт, который можно отправлять на печать. Если нужно составить отчёт по нескольким таблицам, по ним сначала составляют запрос, а по этому запросу отчёт. Использование Мастера отчётов 1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос, по которым нужно составить отчёт. !

2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчёт. 3. Щёлкнуть на пункте Мастер отчётов, затем ОК, запустится Мастер отчётов. 4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или запрос, по которым хотим иметь отчёт. 5. Щёлкнуть поле в списке Доступные поля, затем щёлкнуть на кнопке, чтобы переместить это поле в список Выбранные поля. Повторить столько раз, сколько нужно полей. 6. Выделить в списке Таблицы | Запросы другую таблицу или запрос и повторить пункт 5. Затем щёлкнуть на кнопке Далее. 7. Чтобы сгруппировать записи по одному из выделенных полей, щёлкните это поле, затем щёлкните на кнопке. Можно выбрать несколько уровней группировки, выделив их в том порядке, в котором они должны использоваться. Затем щёлкнуть на кнопке Далее. 8. После группирования развернуть раскрывающийся список, выделить в нём поле, по которому нужно провести сортировку, и щёлкнуть на кнопке Далее. 9. В следующем диалоговом окне выбрать вид макета в секции Макет. 10. Выбрать ориентацию: альбомную или книжную. 11. В следующем диалоговом окне выбрать стиль отчёта. Щёлкнуть Далее. 12. Ввести название отчёта в поле ввода текста Задайте имя отчёта. Щелкнуть на кнопке Готово.

Создание элементов управления в форме Во время редактирования формы в режиме Конструктор в окне Конструктора автоматически появляется Панель элементов. Элементы можно добавлять в форму, чтобы сделать работу с формой удобнее. Если этой панели нет, выберите в главном меню команду Вид | Панель элементов. Создание управляющих кнопок Создание полей с раскрывающимися списками