Средства информационного контроля персонала Николаева В.И.

Отношение к слову «контроль» Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности

КОНТРОЛЬ Термин «контроль» появился несколько столетий назад. Он происходит от французского «contrerole», что означало «список, ведущийся в двух экземплярах». Слово «controle» означает «проверка», а также «наблюдение с целью проверки». Те, кто занимается такой проверкой контролеры.

Основными функциями контроля являются: обеспечение подчинения (важная функция, но не всегда главная); координация деятельности; мотивация персонала; обеспечение гибкости в стратегии и тактике компании.

Внешний и внутренний контроль Внешний контроль осуществляется внешними по отношению к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, саморегулируемые организации); Внутренний контроль, осуществляется субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал).

Основными причинами необходимости контроля являются: неопределенность, сложность и динамичность среды; предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред; поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Виды контроля

предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к: человеческим материальным финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ

Почему необходим контроль? Неопределённость, хаос Предупреждение возникновения кризисных ситуаций Поддержание успеха

Цели 1-я характеристика Наличие временных рамок 2-я характеристика Наличие критериев оценки

Для того, чтобы контроль был эффективным необходимо придерживаться ряда принципов всеохватываемость, то есть контролироваться должны все основные сферы деятельности организации; очевидно, что чем большее число параметров контролируется,тем это дороже обходится организации (например, в аэрокосмической промышленности стоимость все видов контроля,включая испытания, может достигать 40 % от конечной стоимости изделия); экономичность, то есть контроль не должен быть разорительным для организации; стратегическая направленность, задаваемая основными приоритетами развития организации

Для того, чтобы контроль был эффективным необходимо придерживаться ряда принципов главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок; отсюда следует его обязательное включение в процесс планирования; гибкость, то есть увязка контроля не только с процессами планирования, но и с процессами изменений в структуре организации, её системе управления и в окружающей среде; индивидуализированность, то есть направленность на конкретные процессы, действия, результаты, на конкретных людей; доброжелательность к людям, поскольку основным источником ошибок является человеческий фактор.

Программа «Контроль» Установив программу на телефоны сотрудников организации, администрация получает надежный источник информации о их действиях в рабочее время. Контроль работы персонала при помощи сотового телефона - отличный способ повысить эффективность работы сотрудников

Программа «Контроль»

Скрытый контроль Постоянно просматривают (либо самостоятельно после того, как Вы ушли домой, либо с помощью специального программного пакета) электронную почту сотрудников, дабы не допустить утечки секретной или конфиденциальной информации

Скрытый контроль Периодически получают информацию о Вас (о Ваших взаимоотношениях внутри коллектива, о том, что делаете, насколько успешно работаете, о чем и как разговариваете) от Вашего начальника отдела. Именно поэтому следует также максимально тактично и осмотрительно вести себя с коллегами по работе и с самим начальником отдела.

Законность скрытого контроля Вопрос контроля за работой подчиненных на предприятии - довольно непростой, поскольку затрагивает как этические, так и правовые аспекты. До сих пор мнения людей о том, следует ли руководству официально извещать сотрудников о том, что за их работой наблюдают, расходятся. Одни заявляют, что руководству необходимо официально извещать своих подчиненных о наличии в офисе различных учетно- контрольных устройств, что вполне отвечает этическим нормам, другие же предпочитают об этом не знать. В любом случае руководству предприятия в первую очередь необходимо руководствоваться действующим законодательством своей страны и здравым смыслом.

Слишком явный контроль порождает в коллективе атмосферу всеобщего недоверия, излишней конфликтности и нервозности. Следовательно, не только не улучшает работу, но и приводит к большой «текучке». Прошли те времена, когда подобные методы работы с персоналом можно было компенсировать высокой зарплатой или нематериальными стимулами. Недостаток контроля, с другой стороны, порождает злоупотребления и анархию.

Система контроля К примеру, как руководителю, находящемуся в офисе, контролировать такие специфические формы злоупотребления со стороны сотрудников, работающих непосредственно с клиентами, как использование при ремонте не новых, а б/у деталей, или как отследить настоящий бич автосервиса – «левые» заказы, да еще не нарушая при этом законодательства? Для того чтобы контроль не тормозил работу, перед компанией стоит непростая задача – разработать не отдельные «жесткие меры», а создать целостную систему контроля, используемую как один из методов управления персоналом.

Контроль рабочего времени Начнем с самого простого и популярного вида контроля – за приходом и уходом сотрудников. Применяемые для этого методы разнообразны – от книги учета или иного специально заведенного для этой цели журнала до различных автоматизированных систем. На первый взгляд, все кажется обоснованным и логичным. Более того работодатель даже обязан вести учет рабочего времени своих сотрудников, что указано в Трудовом кодексе РФ. Эта обязанность связана с таким понятием, как «сверхурочная работа», обозначающим работу больше нормального числа рабочих часов за учетный период. Спорными при этом являются лишь сами методы, применяемые работодателем.

Электронные системы учёта Сегодня зачастую в средних и крупных компаниях все чаще используются электронные системы учета и регистрации рабочего времени. Их большой плюс – беспристрастность, ведь у компьютера нет «любимчиков», которым делается скидка за небольшие опоздания или уход с работы «чуть-чуть пораньше». Чаще всего это всем знакомые турникеты со специальными карточками. Но некоторые работодатели, считающие обыкновенные турникеты и различные карточки, ненадежными, решают контролировать приход/уход сотрудников довольно своеобразным способом, например, при помощи специальных устройств, снимающих отпечатки пальцев. И здесь уже возникает ряд вопросов не только о целесообразности такой формы контроля, но и правомерности ее применения.

Во-первых, вызывает сомнение сам факт получения у сотрудников образцов отпечатков пальцев. В соответствии с трудовым законодательством работодатель имеет право запрашивать и получать персональные данные работников. Трудовой кодекс определяет такие данные как информацию, касающуюся конкретного работника и необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями. Таким образом, законодатель строго ограничен целью получения информации, которой являются трудовые отношения. Вопрос о том, относятся ли отпечатки пальцев работников к персональным данным с точки зрения трудового законодательства, спорный. Так, в соответствии с Федеральным законом от ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации» обязательной государственной дактилоскопической регистрации подлежат лица, проходящие службу в органах внутренних дел, органах федеральной службы безопасности, органах государственной налоговой службы и так далее. Для основной категории граждан, к которой относится большинство работников, дактилоскопическая регистрация проводится по их письменному заявлению органами внутренних дел и территориальными органами по контролю и надзору в сфере миграции. При этом законодателем не указаны возможные цели добровольной дактилоскопической регистрации граждан. Во-первых, вызывает сомнение сам факт получения у сотрудников образцов отпечатков пальцев. В соответствии с трудовым законодательством работодатель имеет право запрашивать и получать персональные данные работников. Трудовой кодекс определяет такие данные как информацию, касающуюся конкретного работника и необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями. Таким образом, законодатель строго ограничен целью получения информации, которой являются трудовые отношения. Вопрос о том, относятся ли отпечатки пальцев работников к персональным данным с точки зрения трудового законодательства, спорный. Так, в соответствии с Федеральным законом от ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации» обязательной государственной дактилоскопической регистрации подлежат лица, проходящие службу в органах внутренних дел, органах федеральной службы безопасности, органах государственной налоговой службы и так далее. Для основной категории граждан, к которой относится большинство работников, дактилоскопическая регистрация проводится по их письменному заявлению органами внутренних дел и территориальными органами по контролю и надзору в сфере миграции. При этом законодателем не указаны возможные цели добровольной дактилоскопической регистрации граждан.

Во-вторых, возникает вопрос, имеет ли право работодатель не только получать, но и хранить у себя материальные носители с дактилоскопической информацией. В соответствии с законодательством хранение, систематизация и использование дактилоскопической информации, содержащейся на материальных носителях, осуществляются органами внутренних дел и иными государственными органами, самостоятельно осуществляющими получение дактилоскопической информации. Так что у обычного работодателя нет никаких прав на добровольный, а тем более принудительный сбор дактилоскопических данных своих сотрудников, а также на их учет и хранение. Так что если Вас по какой- либо причине не устраивают традиционные методы учета прихода/ухода, то их можно дополнить системой видеонаблюдения на проходной. Ее можно применять и для контроля за работой сотрудников непосредственно на рабочих местах. Но и при ведении видеонаблюдения необходимо учитывать не только его целесообразность, но и правовой аспект. Во-вторых, возникает вопрос, имеет ли право работодатель не только получать, но и хранить у себя материальные носители с дактилоскопической информацией. В соответствии с законодательством хранение, систематизация и использование дактилоскопической информации, содержащейся на материальных носителях, осуществляются органами внутренних дел и иными государственными органами, самостоятельно осуществляющими получение дактилоскопической информации. Так что у обычного работодателя нет никаких прав на добровольный, а тем более принудительный сбор дактилоскопических данных своих сотрудников, а также на их учет и хранение. Так что если Вас по какой- либо причине не устраивают традиционные методы учета прихода/ухода, то их можно дополнить системой видеонаблюдения на проходной. Ее можно применять и для контроля за работой сотрудников непосредственно на рабочих местах. Но и при ведении видеонаблюдения необходимо учитывать не только его целесообразность, но и правовой аспект.

Улыбнитесь, вас снимает скрытая камера! Как известно, системы видеонаблюдения бывают двух типов: открытые и скрытые, то есть различие между ними состоит в том, знают работники, что за их действиями наблюдает руководство или нет. Некоторые работодатели считают, что только скрытое наблюдение дает положительный результат, поскольку именно так можно выявить реальную картину. Однако узнав о скрытом видеонаблюдении, работник может обвинить работодателя в незаконном вторжении в частную жизнь. Хотя, конечно, сам по себе термин «частная жизнь» уже предполагает внеслужебную обстановку, но пока нет единых правовых стандартов на запрет или разрешение работодателю скрытого видеонаблюдения пока нет, не все так однозначно. И спор о том, насколько деятельность сотрудника на рабочем месте подпадает под категорию «частная жизнь» придется решать, скорее всего, уже в суде.

Кроме того, снова встает вопрос с персональными данными работника, поскольку под ними подразумевается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). При этом необходимо учитывать, что работодатель в соответствии с Трудовым кодексом должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Так что работодатель, применяющий скрытое видеонаблюдение, рискует оказаться в суде в качестве ответчика. Конечно, система видеонаблюдения позволяет узнать, сколько времени сотрудник провел на рабочем месте и куда отлучался, но не стоит переусердствовать. Это касается в том числе и открытого видеонаблюдения. Работники могут с пониманием отнестись к установке камер на складе или в другом помещении, где хранятся материальные ценности, но вряд ли правильно поймут видеокамеры в комнате отдыха или столовой. Кроме того, снова встает вопрос с персональными данными работника, поскольку под ними подразумевается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). При этом необходимо учитывать, что работодатель в соответствии с Трудовым кодексом должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Так что работодатель, применяющий скрытое видеонаблюдение, рискует оказаться в суде в качестве ответчика. Конечно, система видеонаблюдения позволяет узнать, сколько времени сотрудник провел на рабочем месте и куда отлучался, но не стоит переусердствовать. Это касается в том числе и открытого видеонаблюдения. Работники могут с пониманием отнестись к установке камер на складе или в другом помещении, где хранятся материальные ценности, но вряд ли правильно поймут видеокамеры в комнате отдыха или столовой.

Слушаем и подслушиваем Довольно часто применяемый способ контроля за сотрудниками – установка прослушивающей аппаратуры. Отслеживаться могут как телефонные переговоры, так и разговоры сотрудников в помещении компании. Аналогично видеонаблюдению работодатели, применяющие такие устройства, полагают, что, поскольку сотрудник находится на работе, то и никаких личных разговоров он вести не должен. Но при этом все же не всегда есть возможность четко определить, какая информация, даже обсуждаемая в рамках служебной деятельности, является личной, а какая – нет.

Регламентирование контроля «Положением о пропускном режиме в зданиях и на территории компании», «Положением о персональных данных работников», «Положением о персонале», «Инструкцией по обеспечению сохранности коммерческой тайны». При этом внутренние документы должны четко называть цели контроля, например: контроль за соблюдение стандартов качества работы или за сохранностью имущества. Кроме этого, должна быть регламентирована ответственность сотрудников за нарушения установленных норм.

статья 8 ТК внутренние нормативные документы не должны ухудшать положение работника по сравнению с трудовым законодательством. Так, например Федеральный закон от N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» содержит перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. К таким сведениям, в числе прочего, относятся сведения о численности работников, о системе оплаты труда, об условиях труда и так далее. Следовательно, работодатель не вправе брать с работника подписку о неразглашении этих сведений.

Если дело дошло до суда за негласное видеонаблюдение и прослушивание действующим законодательством предусмотрена уголовная ответственность по статьям 137 «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и 138 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений» Уголовного Кодекса РФ. За небрежное обращение с персональными данными работника существует административная ответственность по статье «Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Кроме этого статья 237 Трудового Кодекса предусматривает возмещение работнику морального вреда, причиненного неправомерными действиями работодателя.