Планирование оптимальной численности персонала Вебинар компании «ПАКК» 11 декабря 2014 г. Ведущие: Константин Федоров, Директор по развитию

2 © 2014 ПАКК | все права защищены Контакты Константин Федоров

3 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

4 © 2014 ПАКК | все права защищены Общепринятая практика планирования численности в компаниях В расчете на благоприятные условия / перестраховка без учета реальных возможностей Крупный и средний бизнес Малый бизнес По мере возникновения потребностей При сокращении объемов возникают дополнительные расходы на сокращение персонала Избыточная численность скрывает проблему низкой производительности труда В дни непиковой загрузки персонал простаивает Неконтролируемые расходы на аутсорсинг Нет понимания расходов на персонал Излишние затраты на срочное привлечение персонала Риск срыва производственного задания, контракта Репутационные последствия Последствия

5 © 2014 ПАКК | все права защищены При правильном планировании численности персонала в компании Бизнес-процессы выстроены в соответствии с приоритетностью целей компании Бизнес-процессы оптимально структурированы Все виды работ оцифрованы, что дает возможность отслеживать производительность труда Есть понимание сезонности и других источников неритмичности нагрузки Есть математическая модель, увязывающая факторы, влияющие на численность

6 © 2014 ПАКК | все права защищены Что дает правильное планирование численности? Оптимизацию расходов на персонал до ~50% за счет повышения точности планирования (~25%) за счет улучшения качества бизнес-процессов (~25%) Сокращение трудозатрат работников HR-служб на планирование численности Прозрачность правил планирования, что облегчает защиту бюджета расходов на персонал перед головной организацией

7 © 2014 ПАКК | все права защищены После вебинара вы сможете: Описать основные шаги процесса планирования численности Определять драйверы численности Понимать роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Понимать, какие существуют методы определения трудозатрат Понимать принцип работы калькулятора численности Понимать влияние неравномерности загрузки на численность У вас будет возможность приобрести инструменты планирования численности Заказать тренинг/проект по данной тематике по выгодным условиям А также:

8 © 2014 ПАКК | все права защищены Процесс планирования численности персонала Декомпозировать цели компании 1 Описать модель бизнес- процессов 2 Разработать организационно- функциональная структуру 3 Рассчитать оптимальную численность персонала 4 Видение и миссия Стратегия Цели Требования к квалификации Мотивационная политика Программа развития персонала План привлечения персонала Бюджет расходов на персонал

9 © 2014 ПАКК | все права защищены Процесс управления численностью в организации Мониторинг движения персонала и драйверов Анализ отклонений Принятие решений Реализация мероприятий Расчет плановой численности Ключевой вопрос: Какое оптимальное количество сотрудников необходимо для достижения целей компании?

10 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

11 © 2014 ПАКК | все права защищены Построение дерева целей – инструмент декомпозиции целей компании Повышение прибыльности операций Сокращение затрат Повышение доходов Увеличение цены продажи Увеличение объемов Увеличение количества клиентов Увеличение количества заказов Ввод более дорогих позиций Увеличение суммы заказа Повышение уровня сервиса Уменьшение возвратов Улучшение производства заказов Улучшение доставки Улучшение сборки заказа Повышение точности планирования транспорта Улучшение документооборота Повышение точности планирования производства Повышение качества продукции Усиление маркетинговой активности Увеличение контактов с клиентами Снижение себестоимости продукции Снижение административных расходов Снижение расходов на сырье Повышение производи- тельности труда Усиление автоматизации Улучшение обучения Повышение обеспеченности трудовыми ресурсами Улучшение приема персонала Улучшение удержания персонала Снижение цен на закупку сырья Увеличение оборачиваемости сырья Снижение расходов на привлечение капитала Снижение затрат на сотовую связь Снижение затрат на командировки Увеличение оборачиваемости дебиторской задолженности Улучшение условий контрактов Снижение просроченной дебиторской задолженности Увеличение кол-ва выигранных судебных дел Поиск новых поставщиков Увеличение величины скидок Усиление претензионной работы Анализ рынка Разработка новой продукции рынок процессы финансы и экономика персонал

12 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

13 © 2014 ПАКК | все права защищены От целей компании к модели бизнес-процессов Разработка и ввод новой продукции Продажи Обслуживание клиентов Производство, обеспечение производства Анализ рынка Управление персоналом Управление информационными технологиями Стратегическое планирование Управление финансовыми и материальными ресурсами Охрана окружающей среды и техника безопасности Управление внешними коммуникациями Управление улучшениями и изменениями Повышение прибыльности операций Сокращение затрат Повышение доходов Увеличение цены продажи Увеличение объемов Увеличение количества клиентов Увеличение количества заказов Ввод более дорогих позиций Увеличение суммы заказа Повышение уровня сервиса Уменьшение возвратов Улучшение производства заказов Улучшение доставки Улучшение сборки заказа Повышение точности планирования транспорта Улучшение документооборота Повышение точности планирования производства Повышение точности планирования продаж Повышение качества продукции Усиление маркетинговой активности Увеличение контактов с клиентами Снижение себестоимости продукции Снижение административных расходов Снижение расходов на сырье Повышение производительности труда Усиление автоматизации Улучшение обучения Повышение обеспеченности трудовыми ресурсами Улучшение приема персонала Улучшение удержания персонала Снижение цен на закупку сырья Увеличение оборачиваемости сырья Снижение расходов на привлечение капитала Снижение затрат на сотовую связь Снижение затрат на командировки Увеличение оборачиваемости дебиторской задолженности Улучшение условий контрактов Снижение просроченной дебиторской задолженности Увеличение кол-ва выигранных судебных дел Поиск новых поставщиков Увеличение величины скидок Усиление претензионной работы Анализ рынка Разработка новой продукции Дерево целей Модель бизнес-процессов

14 © 2014 ПАКК | все права защищены Какие процессы обеспечивают достижение целей?

15 © 2014 ПАКК | все права защищены Модель бизнес-процессов верхнего уровня Разработка и ввод новой продукции Продажи Обслуживание клиентов Производство и обеспечение производства Основные бизнес- процессы Вспомогательные бизнес-процессы Управленческие бизнес-процессы Анализ рынка Управление персоналом Управление информационными технологиями Стратегическое планирование Управление финансовыми и материальными ресурсами Охрана окружающей среды и техника безопасности Управление внешними коммуникациями Управление улучшениями и изменениями Разработка и ввод новой продукции Анализ рынка Управление персоналом Управление информационными технологиями Стратегическое планирование Управление финансовыми и материальными ресурсами Охрана окружающей среды и техника безопасности Управление внешними коммуникациями Управление улучшениями и изменениями * Данная модель классификации процессов (Process Classification Framework) разработана Американским Центром производительности и качества (American Productivity&Quality Center APQS)

16 © 2014 ПАКК | все права защищены Бизнес-процессы верхнего уровня декомпозируются до элементарных процессов Продажи Обслуживание клиентов 4.1. Позиционирование продуктов и услуг на сегментах потребительского рынка Разрабатывать ценовую стратегию Разрабатывать рекламную стратегию Разрабатывать маркетинговые слоганы Оценивать возможность рекламы и требования по ее финансированию Идентифицировать выделенных (особенных) целевых потребителей и их потребности Разрабатывать прогноз продаж Продавать продукты и услуги Вести переговоры об условиях поставки 4.2. Обрабатывать заказы потребителей Получить заказы от потребителей Включать заказы в процессы производства и доставки 7.1. Выставлять счета потребителям Разрабатывать, выставлять и поддерживать деятельность по выставлению счетов Выставлять счета потребителю Откликаться на запросы по выставлению счетов 7.2. Оказывать послепродажное обслуживание Оказывать послепродажное обслуживание Осуществлять гарантийное обслуживание и претензионную работу 7.3. Откликаться на запросы потребителя Откликаться на информационные запросы Работать с жалобами потребителей Производство и обеспечение производства 5.1. Планировать и получать необходимые ресурсы Выбирать и сертифицировать поставщиков Приобретать основные средства Приобретать материалы и комплектующие Приобретать подходящие технологии 5.2. Преобразовывать ресурсы или входы в продукты Разрабатывать и настраивать процесс производства (для существующего процесса) Разрабатывать график производства Перемещать материалы или ресурсы Изготавливать продукт Упаковывать продукт Складировать или хранить продукт Подготавливать продукт к поставке 5.3. Поставлять продукт Планировать поставку продукта Поставлять продукт потребителю Устанавливать продукт Подтверждать специальные требования по обслуживанию потребителя Идентифицировать и планировать ресурсы для удовлетворения требований по обслуживанию Обеспечивать обслуживание специальных клиентов Глубина декомпозиции процессов определяется по правилу

17 © 2014 ПАКК | все права защищены Экспресс-анализ бизнес-процессов позволит оценить их эффективность Есть ли цель, на достижение которой работает процесс? Есть ли у процесса внутренний заказчик? Удовлетворен ли он результатом процесса? Нет ли других процессов с таким же результатом? Соответствует ли трудоемкость процесса важности цели, на которую он работает?

18 © 2014 ПАКК | все права защищены Методология поиска потерь при анализе бизнес- процессов Офисное пространство Поиск Информации Исправление ошибок Время Ожидания Решений Встречи и Звонки Работа, создающая ценность ~35% Другое Неэффективные процедуры согласования Сбор подписей, устранение разногласий Ожидание принятия решения/ подтверждения Ожидание завершения других этапов работы Дополнительная работа сотрудников, выполняющих неэффективные или ненужные действия Возврат документов на исправление и доработку Операционные утверждения/ согласования документов и решений Поиск информации Лишние ресурсы, использующиеся в неэффективных процессах Дополнительные качества продукта, не требуемые клиентом Восемь видов потерь Лишние движения Ожидание Чрезмерное качество Длительное время обработки Дефекты Лишние Ресурсы Излишние согласования Работники с высокой квалификацией выполняют низкоквалифицированную работу Несоответствие квалификации

19 © 2014 ПАКК | все права защищены Защита функций – инструмент поиска неэффективных процессов

20 © 2014 ПАКК | все права защищены На какие вопросы дает ответ «Защита функций»? Как организована работа в подразделении? Кто за какой участок несет ответственность? Какими результатами других подразделений пользуются? Насколько эффективно? Какие результаты выдают для других подразделений? Насколько эффективно? Сколько времени занимают функции (самооценка)? Как измерить эффективность выполнения функции? И другие вопросы (можно настроить)

21 Составкомиссии по защите– ключевой момент Состав комиссии по защите– ключевой момент Общий принцип формирования комиссий – подбираются внутренние поставщики/потребителю услуг защищающегося подразделения Защита коммерческого подразделения Логистика Производство Бухгалтерия Маркетинг Планово- экономический отдел Кадры Управленческий сервис/Контроль Поставщики Потребители

22 © 2014 ПАКК | все права защищены Переход от модели бизнес-процессов к организационно-функциональной структуре Генеральный директор Директор по маркетингу Отдел 1 Отдел 2 Директор по развитию Отдел 1 Отдел 2 Коммерческий директор Отдел 1 Отдел 2 Индустриаль- ный директор Цех 1 Цех 2 Директор по персоналу Отдел 1 Отдел 2 Директор по информаци- онным технологиям Отдел 1 Отдел 2 Финансовый директор Отдел 1 Отдел 2 Персональный помощник Директор по административ- ным вопросам Отдел 1 Отдел 2 Разработка и ввод новой продукции Продажи Обслуживание клиентов Производство, обеспечение производства Анализ рынка Управление персоналом Управление информационными технологиями Стратегическое планирование Управление финансовыми и материальными ресурсами Охрана окружающей среды и техника безопасности Управление внешними коммуникациями Управление улучшениями и изменениями Директор по логистике Отдел 1 Отдел Функция 1 … Функция n Модель бизнес-процессов Оргструктура 4.1. Позиционирование продуктов и услуг на сегментах потребительского рынка Разрабатывать ценовую стратегию Разрабатывать рекламную стратегию Разрабатывать маркетинговые слоганы Оценивать возможность рекламы и требования по ее финансированию Реестр бизнес-процессов «Продажи» Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n Функция 1 … Функция n

23 © 2014 ПАКК | все права защищены Принципы построения организационной структуры – процессный подход Модель процессов Орг.структура Границы зон ответственности должны совпадать с границами процессов; Зона ответственности по любому процессу должна включать в себя зоны ответственности по всем его подпроцессам до самого нижнего уровня модели; Один процесс – одна зона ответственности; Структурные единицы формируются только как носители определенных зон ответственности; Зоны ответственности по процессам- «заказчикам» включают в себя полномочия в отношении носителей зон ответственности по процессам- «исполнителям». одну зону ответственности нельзя сопоставлять нескольким подразделениям При проектировании организационной структуры на основании модели процессов должны соблюдаться следующие принципы:

24 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

25 © 2014 ПАКК | все права защищены Подходы к расчету численности Использование драйверов численности Декомпозиция бизнес- процессов и измерение времени на выполнение операций Нормирование труда Затраты на внедрение методики Точность планирования

26 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности по драйверам ? Что является драйверами численности? Какая есть статистика / экспертное мнение/лучшие практики? Численность Драйвер численности Норматив загрузки = = ÷ ÷ по каждому драйверу численности Что является драйверами численности?

27 © 2014 ПАКК | все права защищены Драйвер численности Количество торговых точек Норматив загрузки 70 торговых точек на сотрудника

28 © 2014 ПАКК | все права защищены Выполнение плана по поддержанию активной клиентской базы Выполнение плана продаж Обеспечение регулярного взаимодей- ствия с прочими клиентами Обеспечение уровня сервиса Обеспечение своевременной поставки Обеспечение документооборота с клиентами Обеспечение потока заказов от клиентов Обеспечение эксклюзивного взаимодей- ствия с сетевыми клиентами Выполнение плана по отгрузке продукции А Выполнение плана по отгрузке продукции В Обеспечение своевремен- ной сборки заказа Обеспечение своевременной доставки Обеспечение поступления денежных средств от клиентов Обеспечение эффектив- ного планирования транспорта Кол-во заказов Отгрузка продукции А, т Отгрузка продукции В, т Поступление денежных средств, руб. Кол-во клиентов Кол-во торговых точек Кол-во пакетов документов Вес заказа Выручка, руб. Доля выполненных заказов Частота заказов, График работы На основании дерева целей определяем показатели достижения целей – KPIs Кол-во ед.транспорта Кол-во рейсов

29 © 2014 ПАКК | все права защищены Выполнение плана по поддержанию активной клиентской базы Выполнение плана продаж Обеспечение регулярного взаимодей- ствия с прочими клиентами Обеспечение уровня сервиса Обеспечение своевременной поставки Обеспечение документооборота с клиентами Обеспечение потока заказов от клиентов Обеспечение эксклюзивного взаимодей- ствия с сетевыми клиентами Выполнение плана по отгрузке продукции А Выполнение плана по отгрузке продукции В Обеспечение своевремен- ной сборки заказа Обеспечение своевременной доставки Обеспечение поступления денежных средств от клиентов Обеспечение эффектив- ного планирования транспорта Кол-во заказов Отгрузка продукции А, т Отгрузка продукции В, т Поступление денежных средств, руб. Кол-во клиентов Кол-во торговых точек Кол-во пакетов документов Вес заказа Выручка, руб. Доля выполненных заказов Частота заказов, График работы Кол-во ед.транспорта Кол-во рейсов Устанавливаем какие KPIs «драйвят» численность

30 © 2014 ПАКК | все права защищены KPIДрайвер Отвечает на вопрос Была ли достигнута поставленная цель?Какие трудозатраты? Единицы измерения Деньги Объем Доли, % Деньги – редко Чаще всего объем Доли,% не используются Период Могут устанавливаться на долгосрочный период, например, 1 год Краткосрочная направленность, иногда вплоть до часов Расчет Задаются на этапе планирования/ бюджетирования Рассчитываются на основании целей Взаимосвязаны между собой через коэффициенты Использование Системы мотивации Корректировка планов Анализ эффективности бизнес- процессов Чем отличаются KPIs от драйверов численности?

31 © 2014 ПАКК | все права защищены Период 1* Драйвер План по выручке, млн. руб. в год 500 Норматив загрузки Продажи 1 торгового представителя (ТП) млн. руб. в год 10 Необходимое количество торговых представителей, шт.ед. 50 Почему KPI не всегда является адекватным драйвером численности? * Количество торговых точек = 1000 Средняя выручка от продаж в 1 торговую точку составляет 0,5 млн.руб. в год Количество торговых точек, покрываемых 1 торговым представителем = 20 Торговый представитель загружен на 100% ** Количество торговых точек = 1000 Средняя выручка от продаж в 1 торговую точку составляет 0,6 млн.руб. в год Количество торговых точек, покрываемых 1 торговым представителем = 17 Торговый представитель загружен на 85% Период 2** = = ÷ ÷ = = ÷ ÷

32 © 2014 ПАКК | все права защищены Раскладываем драйверы по уровням вложенности Кол-во торговых точек Кол-во рейсов Кол-во единиц транспорта Кол-во заказов Уровень 2Уровень 3Уровень 1Уровень 4 К пересчета 1 К пересчета 2 К пересчета 3 ? Как определить коэффициенты пересчета?

33 © 2014 ПАКК | все права защищены Статистика Экспертные оценки Лучшие практики Здравый смысл Основания для расчета коэффициентов

34 © 2014 ПАКК | все права защищены Уровень 2Уровень 3Уровень 1 (драйверы заданы в бизнес-плане, бюджете) Отгрузка продукции А, т Отгрузка продукции В, т Кол-во клиентов Кол-во торговых точек Кол-во пакетов документов в день Частота заказов в неделю Кол-во единиц транспорта Кол-во рейсов в день Кол-во заказов в день График работы Вес заказа ÷ ÷ Грузоподъемность транспорта = = Кол-во документов в 1 заказе = = КПД транспорта = = Уровень 4 1 раз в неделю 500 кг 4 документа 1,5 тонны 80% 15 заказов в день 5 рейсов в день 60 документов в день 6 автомобилей ÷ ÷ Кол-во раб. дней в неделе 5 дней в неделю 75 5/2 Рассмотрим пример взаимосвязи драйверов ÷ ÷

35 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности по драйверам ? Что является драйверами численности? Какая есть статистика / экспертное мнение? Численность Драйвер численности Норматив загрузки = = ÷ ÷ по каждому драйверу численности Какая есть статистика / экспертное мнение?

36 © 2014 ПАКК | все права защищены И опять же… Статистика Экспертные оценки Лучшие практики Здравый смысл

37 © 2014 ПАКК | все права защищены Уровень 2Уровень 3Уровень 1 (драйверы заданы в бизнес-плане, бюджете) Отгрузка продукции А, т Отгрузка продукции В, т Кол-во клиентов Кол-во торговых точек Кол-во пакетов документов Частота заказов Кол-во единиц транспорта Кол-во рейсов Кол-во заказов График работы Вес заказа ÷ ÷ Грузоподъемность транспорта = = Кол-во документов в 1 заказе = = × × КПД транспорта = = Уровень 4 1 раз в неделю 500 кг 4 документа 1,5 тонны 80% 15 заказов в день 5 рейсов в день 60 документов в день 6 автомобилей ÷ ÷ Кол-во раб. дней 5 дней в неделю 75 5/2 Рассчитываем численность на основании драйверов и нормативов загрузки Кол-во водителей на единицу транспорта 1,5 шт.ед. 9 водителей Кол-во документов, обрабатываемых 1 оператором в день 15 документов 4 оператора по документообороту ÷ ÷ Расчетная численность = = = =

38 © 2014 ПАКК | все права защищены Стандартизация бизнес- процессов отсутствует В компании существуют регламенты взаимодействия внутри и между подразделениями Высокая степень стандартизации процессов, конвейерное производство подчиненных на 1 руководителя подчиненных на 1 руководителя подчиненных на 1 руководителя Рассчитываем численность управленческого персонала на основании норм управляемости Нормы управляемости зависят от степени стандартизации процессов взаимодействия между работниками компании

39 © 2014 ПАКК | все права защищены Пример расчета численности по категориям персонала: основной персонал Категория персонала Должность Расчет Основной персонал Торговый предста- витель (ТП) Драйвер Кол-во торговых точек (ТТ) 1000 Норматив загрузки Кол-во ТТ на 1 ТП 20 Численность, шт.ед. 50 = = ÷ ÷

40 © 2014 ПАКК | все права защищены Пример расчета численности по категориям персонала: вспомогательный и административный персонал Категория персонала Должность Расчет Вспомогательный и административный персонал Инспектор по кадрам Драйвер Численность основного персонала 230 Норматив загрузки Кол-во сотрудников на 1 инспектора по кадрам 100 Численность, шт.ед. 2 = = ÷ ÷

41 © 2014 ПАКК | все права защищены Пример расчета численности по категориям персонала: управленческий персонал Категория персонала Должность Расчет Управленческий персонал Руководитель торгового отдела Драйвер Численность торговых представителей 50 Норматив загрузки Норма управляемости 10 Численность, шт.ед. 5 = = ÷ ÷

42 © 2014 ПАКК | все права защищены Категория персонала/ Должность Драйвер численности Норматив загрузки Расчетная численность Наименование ЗначениеПоказатель Значение Основной персонал - продажи Торговый представитель (ТП) Кол-во торговых точек 840 Кол-во торговых точек на 1 ТП 7012 Мерчендайзер (МЧ)Кол-во торговых точек 840 Кол-во торговых точек на 1 МЧ 2042 Супервайзер (СВ) Кол-во полевого персонала (ТП + МЧ) 54 Кол-во полевого персонала на 1-го супервайзера 69 Территориальный менеджер (ТМ) Кол-во супервайзеров 3 Кол-во супервайзеров на 1 ТМ 33 Менеджер по работе с клиентами (КАМ) Кол-во сетевых клиентов 16 Кол-во сетевых клиентов на 1 КАМ 102 Кол-во прочих клиентов 156 Кол-во прочих клиентов на 1 КАМ 305 Руководитель структурного подразделения Кол-во непосредственных подчиненных 10 Норма управляемости 101 Аналитик- координатор Кол-во структурных подразделений 1 Кол-во аналитиков на 1 подразделение Пример расчета численности торгового филиала Итого расчетная численность

43 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

44 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности с использованием декомпозиции бизнес-процессов Численность Объем работ по операции Время выполнения операции Фонд рабочего времени = = ÷ ÷ по каждой операции Детализированы ли бизнес-процессы до операций? Есть ли информация о времени выполнения операций? ? Детализированы ли бизнес-процессы до операций? Есть понимание объемов работ по операциям?

45 © 2014 ПАКК | все права защищены Декомпозируем бизнес-процессы до операций Бизнес- процесс Этап бизнес- процесса Операция Исполнитель Показатель объема работ Получить заказы от потребителей Занесение заказа в Axapta Внесение в заказ общих данных: клиент, способ доставки и др. Специалист по продажам Заказ Внесение в заказ данных об ассортименте (на 1 строку) Специалист по продажам Строка заказа Расчет цены продукции Специалист по продажам Строка заказа Оформление приказа на скидку Ведение реестра приказов по внутреннему рынку Специалист по делопроизводству Приказ на скидку Согласование цены заказа Проверка цен в заказе (одна строка заказа) Специалист по ценообразованию Строка в заказе с приказом на скидку Модель бизнес-процессов Реестр бизнес-процессов Карта бизнес-процесса 13 2

46 © 2014 ПАКК | все права защищены Выявление операций в ходе интервью с владельцами процессов Составление блок-схем бизнес-процессов на основании наблюдений Методика анализа бизнес-процессов «Защита функций» Методы декомпозиции бизнес-процессов до операций

47 © 2014 ПАКК | все права защищены Пример блок-схемы бизнес-процесса Текущее состояние процесса ? Останется ли процесс в таком же виде? Будем ли мы автоматизировать ручные операции? Можно ли исключить операции не добавляющие ценности?

48 © 2014 ПАКК | все права защищены Составляем блок-схему целевого процесса Текущее состояние процесса Целевое состояние процесса ? Какую схему используем в расчете оптимальной численности?

49 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности с использованием декомпозиции бизнес-процессов Численность Объем работ по операции Время выполнения операции Фонд рабочего времени = = ÷ ÷ по каждой операции Детализированы ли бизнес-процессы до операций? Есть ли информация о времени выполнения операций? ? Есть понимание объемов работ по операциям?

50 © 2014 ПАКК | все права защищены Уровень 2Уровень 3Уровень 1 (драйвер задан в бизнес-плане, бюджете) Кол-во клиентов Объем продаж, тонн в год Кол-во приказов на скидку Кол-во строк в приказах на скидки Кол-во строк заказов в месяц Кол-во заказов в месяц График работы Вес заказа Количество строк в 1 заказе = = % заказов с приказом на скидку = = × × Кол-во строк в приказе на скидку = = Уровень кг 3% 3,33 строки 4 строки заказов в месяц строк к месяц 100 приказов в месяц 400 строк в месяц Взаимосвязь показателей объемов работ и драйверов Отгрузка продукции А, т Отгрузка продукции В, т ÷ ÷ ÷ ÷ Кол-во месяцев в году 12

51 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности с использованием декомпозиции бизнес-процессов Численность Объем работ по операции Время выполнения операции Фонд рабочего времени = = ÷ ÷ по каждой операции Детализированы ли бизнес-процессы до операций? Есть ли информация о времени выполнения операций? ? Есть понимание объемов работ по операциям? Есть ли информация о времени выполнения операций?

52 © 2014 ПАКК | все права защищены Методы определения времени выполнения операций Хронометраж Фотография рабочего времени (ФРВ) Экспертная оценка загрузки при использовании методики «Защита функций»

53 © 2014 ПАКК | все права защищены На основании ФРВ и хронометражей определяется норма времени на выполнение операций Хронометражные наблюдения Норма времени выполнения операции

54 © 2014 ПАКК | все права защищены Операция Исполнитель Показатель объема работ Время выполнения операции, мин Планируемый объем работ по операции в мес. Перевод минут в часы Трудоемкость, часов в мес. Внесение в заказ общих данных: клиент, способ доставки и др. Специалист по продажам Заказ , Внесение в заказ данных об ассортименте (на 1 строку) Специалист по продажам Строка заказа , Расчет цены продукции Специалист по продажам Строка заказа , Ведение реестра приказов по внутреннему рынку Специалист по делопроизводству Приказ на скидку Проверка цен в заказе (одна строка заказа) Специалист по ценообразованию Строка в заказе с приказом на скидку Подготовка и подписание аддендума клиентом (по эл.почте) Специалист по продажам Заказ ,00083 Отправка подписанного аддендума специалисту по делопроизводству Специалист по продажам Заказ ,00023 Регистрация и подтверждение заказа в программе Специалист по делопроизводству Заказ ,00034 Рассчитываем трудоемкость по отдельным операциям ÷ ÷ = = Драйвер Значение Объем продаж в год, т 9,000

55 © 2014 ПАКК | все права защищены Операция Исполнитель Показатель объема работ Время выполнения операции, мин Планируемый объем работ по операции в мес. Перевод минут в часы Трудоемкость, часов в мес. Внесение в заказ общих данных: клиент, способ доставки и др. Специалист по продажам Заказ , Внесение в заказ данных об ассортименте (на 1 строку) Специалист по продажам Строка заказа , Расчет цены продукции Специалист по продажам Строка заказа , Ведение реестра приказов по внутреннему рынку Специалист по делопроизводству Приказ на скидку Проверка цен в заказе (одна строка заказа) Специалист по ценообразованию Строка в заказе с приказом на скидку Подготовка и подписание аддендума клиентом (по эл.почте) Специалист по продажам Заказ ,00083 Отправка подписанного аддендума специалисту по делопроизводству Специалист по продажам Заказ ,00023 Регистрация и подтверждение заказа в программе Специалист по делопроизводству Заказ ,00034 Рассчитываем трудоемкость по отдельным операциям ÷ ÷ = = Драйвер Значение Объем продаж в год, т 9,000

56 © 2014 ПАКК | все права защищены Исполнитель Трудоемкость, часов в мес. Фонд рабочего времени в месяц, час. Коэф-т ненормиру- емых операций Коэф-т времени отдыха Расчетная численность, шт.ед. Целевая численность, шт.ед. Специалист по продажам ,51,126,016 Специалист по делопроизводству ,51,121,021 Специалист по ценообразованию ,51,121,222 Группируем операции по должностям и рассчитываем численность ÷ ÷ = = Определяется на основании ФРВ Определяется на основании статистики или норм Минтруда Округляется с учетом переработки на 1 сотрудника не более 15% Вносится на основании Производственного календаря 9 Итого расчетная численность

57 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

58 © 2014 ПАКК | все права защищены Формула расчета численности с использованием норм труда Численность Норма времени Норма выработки Фонд рабочего времени = = ÷ ÷ по каждому виду работ Разработаны ли нормы времени по требуемым видам работ? ?

59 © 2014 ПАКК | все права защищены Инструменты для разработки норм труда Метод моментных наблюдений Фотография рабочего времени (ФРВ) Хронометраж отдельных операций Что позволяет определить Доли непроизводительных потерь времени Коэффициенты ненормируемых операций Коэффициенты времени отдыха Нормы времени и выработки по отдельным видам работ

60 © 2014 ПАКК | все права защищены Рассчитываем численность с использованием норм труда Профессия Точка расстановки/ Вид работ Нормы времени, чел.час на 1 ед.объема Норма выработки в день, поддон Трудо- затраты, чел.час Фонд рабочего времени в день, час. Расчетная числ., шт.ед. Целевая числ., шт.ед. Кладовщик Контроль веса 0, , ,11 1 Кладовщик Регистрация в системе 0, , ,08 ÷ ÷ = = = = Численность Норм выработки Норма времени Фонд рабочего времени = = ÷ ÷ по каждому виду работ трудозатраты

61 © 2014 ПАКК | все права защищены Пример расчета численности складских работников Профессия Точка расстановки/ Вид работ Нормы времени, чел.час на 1 ед.объема Объем работ в день, поддон Трудо- затраты, чел.час Фонд рабочего времени в день, час. Расчетная числ., шт.ед. Целевая числ., шт.ед. Кладовщик Контроль веса 0, , ,11 1 Кладовщик Регистрация в системе 0, , ,08 Весовщик Взвешивание 0, , ,18 1 Весовщик Оформление контрольного листка 0, , ,49 Приемосдатчик Приемка 0, , ,56 1 Приемосдатчик Привязка к ячейкам 0, ,2 22 0,19 ÷ ÷ = = = = 3 Итого расчетная численность

62 © 2014 ПАКК | все права защищены Использование подходов в зависимости от категории персонала Основной персонал Вспомогательный и административный персонал Управленческий персонал Использование драйверов численности Декомпозиция бизнес-процессов и измерение времени на выполнение операций Нормирование труда (большое кол-во ненормируемых операций) (сложно определить трудозатраты на выполнение единичных операций) (управленческую деятельность отнормировать невозможно )

63 © 2014 ПАКК | все права защищены Калькулятор численности как системное решение вопроса планирования персонала Пользователь вносит в драйверы численности верхнего уровня Драйверы верхнего уровня преобразуются в драйверы численности по конкретным должностям с помощью настраиваемых формул и коэффициентов Калькулятор рассчитывает численность персонала по категориям в соответствии с заданными параметрами В калькуляторе заданы нормативы загрузки на персонал, которые переводят драйверы в численность На основании драйверов и нормативов загрузки рассчитывается численность по должностям Интерфейс пользователя калькулятора Интерфейс администратора калькулятора

64 © 2014 ПАКК | все права защищены Содержание вебинара Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

65 © 2014 ПАКК | все права защищены Неритмичность нагрузки – важный фактор, который необходимо учитывать при планировании оптимальной численности Типы неритмичности нагрузки Сезонные тренды Зависимость нагрузки от погодных условий Цикличность внутри отчетных периодов Неравномерное распределение нагрузки внутри недели Неритмичность нагрузки в течение дня

66 © 2014 ПАКК | все права защищены Неритмичность нагрузки приводит к неэффективному использованию персонала Простои в дни с «непиковой» загрузкой В пиковые дни не хватает людей

67 © 2014 ПАКК | все права защищены Как нивелировать влияние неравномерности нагрузки? Рассчитать минимальный достаточный уровень численности персонала 85% от максимального объема за период Средний объем за период Разработать план мероприятий на пиковые периоды План по привлечению аутстаффинга План переработок Гибкие графики работы Совмещение специальностей Шаг 1 Шаг 2

68 © 2014 ПАКК | все права защищены О чем мы вам рассказали Принципы планирования численности Декомпозиция целей предприятия – способ определения драйверов численности Роль моделирования бизнес-процессов в процессе планирования численности Расчет численности с использованием драйверов Расчет численности с использованием времени выполнения отдельных операций Расчет численности с использованием норм труда Учет влияния неравномерности нагрузки

69 © 2014 ПАКК | все права защищены Наши услуги по данной теме Инструменты планирования численности: Модель бизнес-процессов Самофотография рабочего времени Калькулятор численности (на базе драйверов) Тренинги: Моделирование организационной структуры Технология «Защита функций» Анализ трудозатрат и разработка норм труда Консалтинг: Оптимизация бизнес-процессов и проектирование эффективной структуры управления Оптимизация численности Разработка систем оплаты и стимулирования труда

70 © 2014 ПАКК | все права защищены Контакты Константин Федоров

71 © 2014 ПАКК | все права защищены Спасибо за внимание!