Разработка организационных структур, нормирование труда и оптимизация численности Материал предназначен для ознакомления Руководства Компании- Заказчика с методологией работы консультантов ПАКК Контакты: Директор по развитию бизнеса Константин Федоров, Данный материал подготовлен исключительно с целью иллюстрирования устного сообщения консультантов и не отражает в полной мере содержания доклада и предложений «ПАКК» Настоящий материал предназначен для сотрудников организации-Клиента. Материал не может быть воспроизведен полностью или частично, а также распространен вне организации-клиента без предварительного письменного разрешения со стороны компании «ПАКК» ИЛЛЮСТРАТИВНО

2 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Содержание Организационное проектирование Нормирование труда и оптимизация численности

3 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Подход ПАКК к организационному проектированию Цель организационного проектирования – формирование целевой модели организации как системы, т.е. описание этой системы и ее составляющих в разрезе набора характеристик (атрибутов), достаточного для обеспечения прозрачности и управляемости системы. Этап 4: Документирование процессов и структуры Этап 3: Определение ключевых показателей деятельности Этап 2: Свертка процессов в организационную структуру Этап 1: Моделирование процессов Построение функциональной модели Построение сценарной (алгоритмической) модели Построение информационной модели Спроектировать оптимальную конфигурацию процессов Корректно распределить зоны ответственности Закрепление зон ответственности в соответствии с границами процессов Формирование подразделений функционального сервиса (внутренних подрядчиков) Результат и его измерители (параметры выхода) Затраты и их измерители (параметры входа) Качественные показатели (параметры по управлению) Цели: Задачи: Определить адекватные точки и параметры целеполагания и контроля Регламенты и системные положения Положения о подразделениях Должностные инструкции и операционные карты Закрепить организацию деятельности Довести ее до исполнителей и обеспечить однозначное ее толкование Дерева целей и задач Основные этапы организационного проектирования:

4 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Принципы построения организационной структуры – процессный подход Модель процессов Орг.структура Границы зон ответственности должны совпадать с границами процессов; Зона ответственности по любому процессу должна включать в себя зоны ответственности по всем его под процессам до самого нижнего уровня модели; Один процесс – одна зона ответственности; Структурные единицы формируются только как носители определенных зон ответственности; Зоны ответственности по процессам- «заказчикам» включают в себя полномочия в отношении носителей зон ответственности по процессам- «исполнителям». одну зону ответственности нельзя сопоставлять нескольким подразделениям При проектировании организационной структуры на основании модели процессов должны соблюдаться следующие принципы:

5 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Влияние стратегии на организационную структуру Конкретные решения в организационной структуре могут являться следствием стратегии: Решение в организационной структуре Стратегическое решение, повлиявшее на решение в организационной структуре Сокращение уровней управления Гибкость реагирования на изменения рынка за счет быстроты принятия управленческих решений Делегирование ответственности на места Гибкость за счет учета местных особенностей Централизация управления ресурсом Концентрация ресурсов в следствии их недостатка (например финансовых) Разделение рынков между подразделениями Применение различных стратегий для различных рынков Объединение рынков под одним подразделением Согласованность решений на нескольких рынках Централизация функций Снижение затрат за счет эффекта масштаба Выделение функции развития в отдельное подразделение Интенсивное развитие Централизация решений по ассортиментной политике Концентрация на ассортиментной политике, как на факторе конкуренции Введение позиции клиент-менеджера Индивидуальное обслуживание крупных клиентов Создание специальных проектных команд Активное продвижение в новые регионы

6 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Проектирование типовой структуры 1-й этап Анализ действующих структур предприятий и Корпоративного центра 2-й этап Формирование общих принципов и правил построения организационной структуры Компании 3-й этап Разработка типовой структуры предприятия и схемы взаимодействия с Корпоративным центром Сбор и анализ информации по действующим организационным структурами, принципам взаимодействия Корпоративного центра и предприятий Компании. Анализ различий в технологических процессах предприятий и иные условия, влияющие на структуру. Формирование общих правил организационного построения Компании. Определение принципов оперативного управления предприятиями со стороны Корпоративного центра (критерии оценки, периодичность отчетности и т.п.), уровень централизации компетенций в рамках функций. Формирование проектов типовых структур. Детализация матрицы ответственности между Корпоративным центром и предприятиями в части взаимодействия по основным бизнес- процессам. Разработка плана перехода на типовую организационную структуру. Результаты: 1. Типовая структура предприятия. 2. Сводный план перехода на новую структуру по предприятиям Компании. 3. Регламент взаимодействия между Корпоративным центром и предприятиями. 1. Свод правил организационного построения. 2. Матрица ответственности по основным бизнес-процессам. 3. Предложения по глубине унификации организационных структур. 1. Отчет об аудите организационных структур Корпоративного центра и предприятий Холдинга.

7 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Варианты унификации структур Подлежат унификации Не подлежат унификации 1-й вариант. Унификация предприятий до уровня позиций ТОП- менеджеров. Для всех предприятий, входящих в Компании, унифицируется состав должностей до уровня n-1. Вариант унификации структуры зависит от Роли корпоративного центра, а также технологических различий предприятий/филиалов и иных ограничений

8 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Значение проектов организационного развития для бизнеса Компаний В результате реализации проекта по организационному развитию*, помимо формальных результатов (схемы орг.построения, описания целей, функций и KPI, проекты регламентов), Компания-Заказчик получает ряд измеримых эффектов: Сокращение затрат на управление за счет централизации функций (синергетический эффект), оптимизации задвоенных функций, ликвидации непрофильных видов деятельности, унификации структур управления; Повышение уровня сервиса внешним и внутренним потребителям (сокращение сроков согласования документов, снижение уровня ошибок в коммерческих документах, сокращение сроков доставки и т.п.). Оценку управленческого потенциала руководителей структурных подразделений (в т.ч. удаленных). *Здесь - формирование структуры Холдинга, разработка типовых структур управления и т.п.

9 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Организационное проектирование Нормирование труда и оптимизация численности

10 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Подходы ПАКК к определению потенциала повышения производительности труда (оптимизации численности) 1. Бенчмаркинг (внешний/внутренний) Потенциал оптимизации численности оценивается на основании сравнения численности по отраслям, по собственным филиалам в рамках каждой функции. Используются аналитические обзоры, база знаний ПАКК, внутренняя статистика Заказчика. 2. Анализ загруженности/ функциональный анализ Потенциал оптимизации численности оценивается на основании анализа загруженности персонала (метод моментных наблюдений), а также за счет выявления неэффективных процессов/функций/операций (метод: «защита функций»). 3. Расчет норм Потенциал оптимизации численности оценивается на основании разработанных норм труда (времени).

11 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Внутренний бэнчмаркинг Данный метод подходит компаниям с разветвлённой сетью филиалов, с относительно типовой деятельностью. Метод характеризуется простотой проведения (при наличии статистических данных по драйверам). Драйвер Численность по функции … Филиалы 1,2,5: Лучшая практика 5 Филиал 4: Возможно, необходимо увеличить численность для качественного исполнения процесса -филиал Филиал 3: Численность завышена Нормативная численность

12 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Анализ загруженности/ функциональный анализ (защита функций) Анализ загруженности через моментные наблюдения лучше «работает» при изучении однотипной (повторяющейся) деятельности. Если деятельность характеризуется высокой степенью разнообразности (к тому же есть временные ограничения на проведение полевых исследований), то лучше «работает» процедура «защита функций». Моментные наблюдения Зашита функций Процедура Образ получаемых выводов Консультант проводит наблюдения за работой сотрудников непосредственно на рабочих местах. В специальном бланке фиксируется наличие/отсутствие работы (в период наблюдения). Средняя загрузка – 46% (804 кг / час) 8:0010:0012:0014:0022:0000:002:004:006:0016:0018:0020:00 8:00 Руководитель заполняет специально подготовленный бланк о деятельности своего подразделения. Назначается защита, на которую приглашаются руководители смежных подразделений-внутренних потребителей. На защите* выявляются процессы/операции наименее эффективно организованные, избыточные и т.п., фиксируются рекомендации. *консультанты формируют гипотезы до защиты Работа не выполняется

13 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Защита функций – эффективный инструмент вовлечения персонала в процесс оптимизации и улучшений В результате защит: Определяются дублирующие функции Функции без внутренних потребителей (т.е. которые можно исключить) Необходимые мероприятия/решения для улучшения процессов Сложности взаимодействия между подразделениями и пути их решений и т.п. Данная процедура подразумевает сквозной аудит бизнес-процессов подразделений с активным участием внутренних поставщиков и потребителей услуг – сотрудников Предприятий

14 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Разработка норм времени Разработка норм времени производится в основном для рабочих специальностей на производстве, складе, некоторых технических службах, а также для ряда подразделений АУП, занимающихся однотипным (повторяющимся) функционалом: Шаг 1 Проведение ФРД Шаг 2 Хронометраж операций Шаг 3 Разработка калькулятора расчета численности Фотография рабочего дня осуществляется с целью определения реестра операций, выполняемых на рабочем месте. Выделяются нормируемые и ненормируемые операции. Каждая операция измеряется по продолжительности выполнения (до 30 замеров). Анализируется интенсивность работы. На основании норм разрабатывается калькулятор, который позволяет оперативно рассчитать нужную численность как в годовом так и в дневном (суточном) горизонте планирования.

15 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Использование Калькулятора для планирования численности сотрудников Пользователь заполняет желтые ячейки драйверами численности Длительность и объемы операций в разрезе должностей расположены на отдельных вкладках Константы используются для перевода драйверов численности в единицы измерения объема работ Промежуточный расчет 1 Промежуточны й расчет 2 Целевая численность Фактическая численность - СПРАВОЧНО Расчетная интенсивность работы ФРВ вносится по данным Производственного календаря

16 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Значение проектов по повышению производительности труда (оптимизации численности) для бизнеса Компаний Проекты по повышению производительности труда позволят Компании-Заказчику: Обеспечить конкурентоспособность за счет оптимальных расходов на персонал. Повысить среднюю заработную плату за счет собственных ресурсов и стать привлекательным работодателем. Найти конкретные решения для повышения эффективности бизнес-процессов. Оперативно принимать решения при покупке новых/оптимизации существующих активов относительно структуры управления и численного состава.

17 Опыт компании «ПАКК» © 2014 ПАКК Контактная информация 17 Готовы ответить на Ваши вопросы Будем рады оказать Вам профессиональную поддержку по вопросам организационного развития и нормирования труда! Константин Федоров Директор по развитию бизнеса Компании «ПАКК»