Делопроизводство в школе

Нормативная база Письмо Минобразования РФ от года /64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» Приказ Минпросвещения СССР от "Об утверждении инструкции о ведении школьной документации" (извлечения) Письмо Минобразования России от "О содержании и правовом обеспечении должностного контроля руководителей образовательных учреждений"

Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы ( приказы, инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока: организация УВП Финансово-хозяйственная деятельность Личный состав учащиеся

Форма журнала регистрации приказов Дата и индекс документа Кто подписалЗаголовок приказа Отметка об исполнении

Выписка из протокола Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

Учебно-педагогическая документация. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочную цифру или слово зачеркивают, но так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, ответственных за оформление документов.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книги учета бланков документов строгой отчетности; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов; книги учета личного состава педагогических работников; журналы регистрации документов ЕГЭ и ГИА в новой форме журнал пропущенных и замещенных уроков.

Алфавитная книга записи обучающихся. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся. Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в х классах аттестат об основном общем образовании находится в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы. При выбытии из школы личное дело выдается родителям (или лицам, их замещающим) с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями.;

Классный журнал. Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину: 1 час в неделю – 2 страницы 2 часа в неделю – 4 страницы 3 часа в неделю – 5страниц 4 часа в неделю – 7 страниц 5 часов в неделю – 8 страниц 6 часов в неделю – 9 страниц Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

Канцелярия: Устав общеобразовательного учрежденияпостоянно Свидетельство о государственной регистрации и постановке на учет в ИНС постоянно Лицензия на право ведения образовательной деятельности и документы к ней постоянно Свидетельство об аттестации общеобразовательного учреждения и документы по аттестации учреждения постоянно Свидетельство об аккредитации общеобразовательного учрежденияпостоянно Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданиями и земельным участком постоянно Приказы департамента образования о работе общеобразовательного учреждения на период действия Программа развития общеобразовательного учрежденияпостоянно Нормативно-правовые документы о деятельности общеобразовательного учреждения на период действия Приказы директора общеобразовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним (подлинники) 5 лет Протоколы производственных совещаний общеобразовательного учреждения 5 лет

Канцелярия: Протоколы совещаний при директоре5 лет Коллективный договорпостоянно Правила внутреннего трудового распорядка1 год Должностные инструкции3 года Технический паспорт учрежденияпостоянно Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководствапостоянно Журнал регистрации входящей корреспонденции3 года Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 года Номенклатура дел общеобразовательного учреждениядо замены Личные дела обучающихся3 года Алфавитная книга записи обучающихся50 лет

Канцелярия: Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей 50 лет Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании 50 лет Книга учета выдачи похвальных листов «За отличные успехи в учении» 15 лет Книга учета выдачи похвальных грамот «За отличные успехи в изучении отдельных предметов» 15 лет Книга учета выдачи дипломов победителям школьного этапа всероссийской олимпиады школьников 15 лет Журнал регистрации пропусков на ЕГЭ и выдачи свидетельств о результатах единого государственного экзамена постоян но Журнал регистрации заявлений об участии в едином государственном экзамене постоян но Журнал ознакомления обучающихся 9-х классов с результатами итоговой аттестации в новой форме 15 лет Журнал ознакомления обучающихся 11-х классов с результатами итоговой аттестации в формате ЕГЭ 15 лет

Канцелярия: Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.)5 лет Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением5 лет Переписка по административно-хозяйственным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Переписка по учебно-воспитательным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Акты проверок вышестоящими организациями3 года Договора общеобразовательного учреждения о сотрудничестве с различными организациями на срок действия Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, передаваемых в виде благотворительной помощи 5 лет Акты готовности общеобразовательного учреждения к новому учебному году5 лет План работы и протоколы заседаний Совета школыпостоянно

Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении форм документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса». Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении форм похвальной грамоты «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвального листа «За отличные успехи в учении». Приказ Минобразования РФ от г. N 143 «Об утверждении Положения о порядоке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании». Письмо Минобразования РФ от г. N «Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании». Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении Положения о формах получения выпускниками образовательных учреждений золотой и серебряной медалей «За особые успехи в учении». Приказ Минобразования РФ от «Об утверждении Положения о золотой и серебряной медалях «За особые успехи в учении», о похвальной грамоте «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальном листе «За отличные успехи в учении». (в части награждения похвальной грамотой и похвальным листом)

Похвальная грамота Награждаются: выпускники IX и XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, достигшие особых успехов в изучении одного или нескольких предметов, имеющие по ним четвертные (полугодовые, триместровые), годовые и итоговые отметки "5" за время обучения в классах соответствующей ступени общего образования и получившие по ним на государственной (итоговой) аттестации отметку "5", при положительных отметках по остальным предметам

Похвальный лист Награждаются: Обучающиеся переводных классов общеобразовательных учреждений, имеющие по всем предметам, изучавшимся в соответствующем классе четвертные (триместровые) и годовые отметки "5"