ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Порядок оформления протоколов профсоюзных органов.
ПРОТОКОЛ – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия на собрании или заседании профсоюзного органа решений (запись всего процесса, происходящего на заседании, собрании). ПРОТОКОЛ должен максимально отвечать требованиям полноты и достоверности информации, отражать ход обсуждения вопросов, обеспечивать юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов.
Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа. Пример: Протокол (чего?) заседания профсоюзного собрания. Протокол (чего?) заседания профсоюзного комитета (профкома). Вводная часть протокола включает в себя сведения о председателе (или лице, председательствующем на заседании), секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня. Пример: Всего членов Профсоюза, состоящих на учете в первичной профсоюзной организации _____ Количество присутствующих на собрании _____ Ф.И.О. членов рабочего президиума (избирается при необходимости) Председательствующий____________________ Ф.И.О. секретаря собрания (состав секретариата) ___________ ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О состоянии информационной работы в …..(очередность рассмотрения вопросов на собрании предлагается профсоюзным комитетом и утверждается собранием). 2. О выполнении …….. Голосовали: ___ «за»,____ «против», ____«воздержался» (в случае внесения изменений или дополнений в повестку дня внесенные предложения выносят на голосование и заносят в протокол). Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О», «Об».
В протоколе собрания (конференции) указываются: - количество членов Профсоюза, состоящих на учете (избранных делегатов); - -количество присутствующих членов Профсоюза (делегатов конференции); - Председательствующий; - секретариат собрания (конференции). К протоколу собрания (конференции) прилагается список членов Профсоюза (делегатов конференции).
В протоколе заседания профсоюзного комитета указываются: - количество избранных членов; - списки присутствующих членов комитета (президиума) (в алфавитном порядке); - приглашенных (если приглашено более 10 человек, список приглашенных прилагается к протоколу); - фамилия, имя, отчество председательствующего.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ Если вопрос не требовал дополнений и разъяснений или принимался без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется и схема выглядит таким образом: СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ
В протокол по каждому вопросу в последовательности, установленной в повестке дня, включаются: - тексты доклада (информации); - содоклада; - запись выступлений с указанием фамилии, инициалов, должности выступающего. * Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска «текст доклада или выступления прилагается»).
- вопросы и ответы на них; * Содержание высказанных по ходу заседания предложений, вопросов и т.п. излагается в протоколе в пределах соответствующих пунктов повестки дня, во взаимоувязке с выступлениями. - заключительное слово докладчика; - принятое постановление с указанием результатов голосования («за», «против», «воздержался»). * Текст постановления по каждому вопросу излагается Если в постановлении имеются ссылки на приложения, они должны быть пронумерованы и приложены к протоколу.
Особенностью стилистики протокола является изложение содержания от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т.д.), а содержания выступлений – от третьего лица единственного числа («предложил», «подчеркнул», «ответил»). Примечание: В соответствии с полномочиями открывает профсоюзное собрание (конференцию) председатель организации Профсоюза (по решению членов Профсоюза (делегатов) для ведения собрания (конференции) могут избираться рабочие органы (президиум, секретариат и др.). Независимо от того, кто участвовал в ведении собрания (конференции), итоговые документы (постановление и протокол) подписывает председатель профсоюзной организации или его заместитель.
Выписка из протокола повторяет всю вводную часть протокола до повестки дня, из которой берется тот вопрос, по которому оформляется выписка.
Учет входящей и исходящей корреспонденции.
ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Обязательной регистрации подлежат: законодательные и нормативные акты, постановления, служебные письма, иные документы вышестоящих профсоюзных органов; приказы, письма, обращения органов власти или администрации образовательного учреждения; проекты документов, представляемых в профсоюзную организацию на рассмотрение, согласование, заключение; предложения об изменении или частичном уточнении нормативных документов; письма, предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза. Регистрации подлежат и наиболее важные внутренние документы профсоюзной организации (справки о работе по выполнению решения собрания (конференции), информации по отдельным направлениям деятельности и т. д.).
Не подлежат регистрации: периодические издания (газеты, журналы), экспресс- информация, брошюры; рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма и телеграммы; сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки дня заседаний, пригласительные билеты; сведения о вручении наград, почетных грамот; финансовые, статистические отчеты всех видов, сметы и пояснительные записки к ним, извещения, платежные поручения, банковские счета, накладные, планы и программы обучения; замечания на проекты документов, дополнительные сведения к ранее присланным и не взятым на контроль документам.
На каждом Документе проставляется дата поступления (в правом нижнем углу первого листа документа). Оформленные и снятые с контроля документы, письма формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. В целях обеспечения наиболее полного и своевременного рассмотрения документов необходимо ежегодно на заседании коллегиального выборного профоргана рассматривать информацию по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза.
Существует много различных видов служебных писем, но в практике работы выборных органов организаций Профсоюза наиболее распространенными видами служебных писем являются: информационные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы. В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов (п Правил по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза): не более 10 календарных дней – для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен вышестоящим профсоюзным органом; не более 15 календарных дней – для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза; не более 30 календарных дней – для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.
Для составления служебных писем, ответов на письма используются бланки профсоюзной организации формата А4, которые должны включать в себя следующие реквизиты: наименование Профсоюза (полное или сокращенное); эмблему Профсоюза (при возможности); наименование профсоюзной организации или выборного органа; почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта в Интернете и др.; дату документа (в написании даты письма не следует использовать кавычки); номер документа (состоит из порядкового номера, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре);
адресата (в обращении к адресату следует обращаться от 3 лица во множественном числе, например «Сообщаем…», «Напоминаем...»; - заголовок к тексту (начинается с предлогов «О», «Об» и выполняется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится»; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись (наименование должности лица, подписавшего документ) – личная подпись – расшифровка (в расшифровке инициалы пишутся перед фамилией); фамилия и телефон исполнителя (в левом нижнем углу).
Адресование документа. Документы адресуют в организации Профсоюза или должностному лицу (как правило, председателю профсоюзной организации). При адресовании документа в профсоюзную организацию без указания её руководителя наименования пишут в именительном падеже. Например: Чувашская республиканская организация Профсоюза. При направлении документа на имя председателя организации Профсоюза её наименование входит в состав должности адресата. Например: Председателю Чувашской республиканской организации Профсоюза З.Н. Степановой. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Председателям территориальных (местных) организаций Профсоюза. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция газеты «Мой Профсоюз», ул года, д.7, стр.1 Москва,
Профсоюзные документы пишутся в официально- деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям: краткость и емкость изложения; смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования); последовательность изложения материала, логичность; обоснованность выводов и предлагаемых решений; единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов; использование слов, признанных общелитературной нормой.