КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Любое юридическое лицо независимо от организационно - правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Министерства труда и социальной защиты. В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ – ЭТО КОМПЛЕКС ДОКУМЕНТОВ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ РЕГУЛИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ И СВЯЗАННЫХ С НИМИ ОТНОШЕНИЙ НАНИМАТЕЛЯ И РАБОТНИКА ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ.

ОСНОВНАЯ ФУНКЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОСНОВНАЯ ФУНКЦИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ – ЭТО ЮРИДИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И ЗАКРЕПЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ МЕЖДУ НАНИМАТЕЛЕМ И РАБОТНИКОМ.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу ( кадрам, персоналу ). К таким документам относятся : Трудовые контракты ( договоры ), заключенные предприятием с работников ; Трудовые контракты ( договоры ), заключенные предприятием с работников ; Приказы по личному составу ( о приеме, увольнении, переводе сотрудника ); Приказы по личному составу ( о приеме, увольнении, переводе сотрудника ); Трудовые книжки ; Трудовые книжки ; Личные карточки формы Т –2; Личные карточки формы Т –2; Личные дела ; Личные дела ; Лицевые счета по заработной плате. Лицевые счета по заработной плате.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР ( КОНТРАКТ ) Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и нанимателем ( ст. 18 и 25 ТК ). В качестве обязательных условий в трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между работником и нанимателем. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 19 ТК. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ О приеме на работу О переводе Об увольнении

ПРИКАЗ ( РАСПОРЯЖЕНИЕ ) О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ Прием на работу оформляют приказом ( распоряжением ) нанимателя о приеме на работу на основании заключенного трудового договора ( ст. 24, 54 ТК ). Иными словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой договор. Содержание приказа ( распоряжения ) нанимателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ ( распоряжение ) о приеме на работу объявляют работнику под роспись. По требованию работника наниматель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа ( распоряжения ) ( ст. 51 ТК ). При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором ( ст. 54 ТК ).

ПРИКАЗ ( РАСПОРЯЖЕНИЕ ) О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ Если работник принимается на руководящую должность, например директора, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до сведения всех структурных подразделений нанимателя. Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу ( кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ( кроме командирования за границу ) – они хранятся 3 года ) и личных карточек – 75 лет.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА РАБОТНИКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА РАБОТНИКА Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника ( ст. 50 ТК ). Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при поступлении на работу. Исключение составляют случаи, когда работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Наниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА РАБОТНИКА Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации. Записи вносят после издания приказа ( при увольнении – в день увольнения ). Они должны производиться в точном соответствии с приказом, в качестве оснований указывают статьи Трудового Кодекса. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяют подписью его руководителя и печатью.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА С каждой записью, вносимой на основании приказа ( распоряжения ) в трудовую книжку ( вкладыш ), работник кадровой службы обязан ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т -2. В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т. е. информация, касающаяся конкретного сотрудника, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО Личное дело работника Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит : личный листок по учету кадров ; автобиографию ; копии документов об образовании ; характеристики или рекомендательные письма ( в случае необходимости ); заявление о приеме на работу ; трудовой договор ; копию приказа о приеме на работу и др. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по - разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

ЛИЦЕВЫЕ СЧЕТА ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ Лицевой счет работника Лицевой счет работника – бланк, который используется, как правило, крупными предприятиями для отражения данных об отработанном работником времени в течение каждого месяца и о соответствующих ежемесячных начислениях и удержаниях по заработной плате. Унифицированная форма данного бланка – Т -54.

РАБОТА С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ИМЕЕТ СВОИ ОСОБЕННОСТИ. ВВЕДЕНЫ УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ : Приказ ( распоряжение ) о приеме на работу ( ф. Т –1); Личная карточка ( ф. Т –2); Учетная карточка научного работника ( ф. Т –4); Приказ ( распоряжение ) о переводе ( ф. Т –5); Приказ ( распоряжение ) о предоставлении отпуска ( ф. Т –6); Приказ ( распоряжение ) о прекращении трудового договора ( ф. Т – 8).

ПРЕЗЕНТАЦИЮ ВЫПОЛНИЛИ СТУДЕНТКИ ГРУППЫ П -21 МОЖЕЙКО ВИКТОРИЯ ЯРОЩУК АНАСТАСИЯ