Табличный процессор Назначение, структура, форматирование, типы данных, формулы и функции

2 Назначение Табличный процессор – это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, содержащие числовую информацию, формулы, текст. Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной форме. Табличные процессоры представляют собой удобное средство для проведения бухгалтерских и статистических расчетов. В состав процессора входят сотни встроенных математических функций и алгоритмов статистической обработки данных. Кроме того, имеются мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных.

3 Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчеты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями. Табличные процессоры имеют встроенную справочную систему, предоставляющую пользователю информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Самые популярные табличные процессоры Microsoft Excel и Lotus Назначение

4 История появления и развития электронной таблицы Первую программу для работы с электронной таблицей создали студенты Гарвардского университета (США) Дэн Бриклин и Боб Франкстон в 1979 году. Это была VisiCalc. Позже появилась программа-аналог SuperCalc. В 1982 году вышли в свет программные средства Lotus1-2-3, они имели в своем составе инструменты работы с таблицами, с графикой, с БД. Аналогом Lotus стал процессор Quattro Pro. В 1987 года появился процессор Excel фирмы Microsoft, который в настоящее занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

5 Электронная таблица Microsoft Excel Входит в состав пакета Microsoft Office, дает возможность обмениваться данными с другими приложениями Office. Имеет богатый набор функций для решения любых задач, большие возможности оформления таблиц.

6 Объекты электронной таблицы Ячейка Строка Столбец Номер строки Номер столбца Адрес ячейки Строка формул Блок ячеек Ярлыки листов

7 Объекты электронной таблицы Ячейка – элементарный объект электронной таблицы, расположенный на пересечении столбца и строки. Строка – все ячейки, расположенные на одном горизонтальном уровне. Столбец – все ячейки, расположенные в одном вертикальном ряду таблицы. Диапазон ячеек – группа смежных ячеек, которая может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также из совокупности ячеек, охватывающих прямоугольную область таблицы. Книга –это файл Excel, состоит из листов, их не более 255. Расширение файла xls. Листы – таблицы. Для управления листами используют ярлыки листов. Листы можно создавать, удалять, переименовать, перенести, копировать, выделить.

8 Имена объектов электронной таблицы Таблица представляет собой сложный объект, который состоит из элементарных объектов: строки, столбца, ячейки, диапазона ячеек. Каждый элементарный объект обладает именем, которое определено разработчиками электронной таблицы. Строка: заголовки строк представлены в виде целых чисел, начиная с 1. Столбец: заголовки столбцов задаются буквами латинского алфавита сначала от A до Z, затем от АА до AZ, от ВА до ВZ и т.д. Ячейка: адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице, и образуется из заголовков столбца и строки, на пересечении которых она находится. Сначала записывается заголовок столбца, а затем номер строки. Например: А3, D6, АВ46 и т.д. К ячейке можно добавить примечание командой ВСТАВКА – ПРИМЕЧАНИЕ. Диапазон ячеек: задается указанием адресов первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием. Например: адрес диапазона, образованного частью строки 3 – Е3:G3; адрес диапазона, имеющего вид прямоугольника с начальной ячейкой F5 и конечной ячейкой G8 – F5:G8. Диапазону вместо адреса можно также присвоить имя командой ВСТАВКА-ИМЯ-ПРИСВОИТЬ.

9 Форматирование табличных документов Под форматированием табличного документа понимается ряд действий по изменению формы представления как самого документа, так и его объектов. Для форматирования объектов электронной таблицы, помимо обычных способов, принятых в текстовом процессоре, используются некоторые особые приемы: Данных в ячейках могут быть представлены различным образом (в разных форматах); Можно изменять ширину столбца или высоту строки, в которых хранятся данные; Любой объект электронной таблицы может быть заключен в рамку и/или выделен специальным узором. Форматирование любого объекта табличного документа осуществляется с помощью команд раздела меню Формат.

10 Формат ячейки характеризуется следующими параметрами: число, выравнивание, шрифт, рамка, вид, защита. Число определяет тип данных, хранящихся в ячейке. Выравнивание и шрифт используются так же, как и в текстовом редакторе. Рамка определяет внешнее обрамление ячейки (тип, толщину, штрих линии). Вид определяет заливку и узор фона ячейки. Защита определяет уровень защиты данных в ячейке. Формат строки позволяет регулировать высоту строки и управлять отображением строки в таблице. Высота строки регулируется автоматически или вручную. При автоматической регулировке высоты строки выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в строке. Формат столбца позволяет регулировать ширину столбца и управлять отображением столбца в таблице. Ширина столбца может регулироваться автоматически или вручную. При автоматической регулировке ширины столбца выбирается такое значение, чтобы все данные помещались в столбце в одну строку. Форматирование табличных документов

11 Данные электронной таблицы Общий формат Общий формат используется по умолчанию и позволяет вводить любые данные (числа, текст, даты, время и т.д.), которые распознаются и форматируются автоматически. Текстовый тип данных Текстовые данные представляют собой некоторый набор символов. Если первый из них является буквой, кавычкой, апострофом или пробелом, либо цифры чередуются с буквами, то такая запись воспринимается как текст. Действия над текстовыми данными производятся аналогично действиям над объектами в текстовом процессоре. Пример текстовых данных: Расписание занятий 8 «А» класс счет

12 Числовой тип данных Числовые данные представляют собой последовательность цифр, которые могут быть разделены десятичной запятой и начинаться с цифры, знака числа (+ или -), или десятичной запятой. Над числовыми данными в электронной таблице могут производиться различные математические операции. Пример числовых данных: 232,5 -13,7 +100,345 Данные электронной таблицы

13 Тип данных – дата, время Microsoft Excel хранит даты как целые числа, что позволяет выполнять над ними вычисления. По умолчанию день 1 января 1900 года соответствует числу 1, а 1 января 2008 числу 39448, так как интервал в днях между этими датами составляет Пересчет чисел в даты производится автоматически в зависимости от заданного формата. Время представляет собой дробную часть значения даты и задается десятичным числом (например 12:00 представляется как 0,5, поскольку это половина суток). Табличный процессор позволяет представлять вводимые числа как даты несколькими способами. Пример. Представление дат в разных форматах: 4 июня Июнь июня Июнь Данные электронной таблицы

14 Процентный формат данных Процентный формат обеспечивает представление числовых данных в форме процентов со знаком %. Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе числа на экране появится 25.7%, а при вводе числа 257 на экране появится %. Денежный формат Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, при котором каждые три разряда разделены пробелом, а следом за последним десятичным знаком указывается денежная единица размерности – «р» (рубли). При этом пользователь может задать определенную точность представления (с округлением до целого числа (0 десятичных знаков), или с заданным количеством десятичных знаков. Например, число будет записано в ячейке как р. ( с округлением до целого числа) и р (с точностью до двух десятичных знаков). Данные электронной таблицы

15 Задания для выполнения Откройте электронную таблицу Microsoft Excel. Выделите столбец В (чтобы выделить весь столбец, надо щелкнуть мышкой на его заголовок), и выполните заливку столбца желтым цветом. Выделите строку 3 (чтобы выделить всю строку, надо щелкнуть мышкой на ее номер) и выполните заливку строки красным цветом. Выделите диапазон ячеек D6:G12 (чтобы выделить диапазон ячеек надо нажать мышку в первой ячейке заданного диапазона, и не отпуская клавишу, переместить курсор на последнюю ячейку диапазона), и выполните заливку этой группы ячеек зеленым цветом. Выделите диапазон ячеек А1:G13 и выделите внешние границы таблицы толстой линией, найдя соответствующую кнопку на панели инструментов. Сохраните файл в папке Мои документы\ Электронная таблица\ Задание 1. xls Создайте новый файл. Составьте в нем следующую таблицу: Дата НазваниеКоличество ЦенаДоля в % Книги р 35%

16 Установите следующие форматы данных в ячейках: – - общий формат – Дата - формат Дата – Название – текстовый формат – Количество – числовой формат – Цена – денежный формат – Доля в % - процентный формат. Заполните пять строк таблицы по образцу в соответствии с выбранным форматом (наименование товара, дату, количество, цену и долю в % придумайте сами). После заполнения таблицы выполните команду Формат \ Автоформат. Выберите понравившийся формат для вашей таблицы. Сохраните файл в папке Мои документы \ Электронная таблица \ Задание 2.xls

17 Понятие формулы Назначение электронной таблицы в первую очередь состоит в автоматизации вычислений над данными. Для этого в ячейки таблицы вводятся формулы. Ввод формулы начинается со знака равенства. Если его пропустить, то вводимая формула будет воспринята как текст. В формулы могут включаться числовые данные, адреса объектов таблицы, а также различные функции. Ссылка – адрес объекта (ячейки, строки, столбца, диапазона), используемый при записи формулы. Различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

18 Арифметические формулы Арифметические формулы аналогичны математическим соотношениям. В них используются арифметические операции (сложение «+», вычитание «-», умножение «*», деление «/», возведение в степень «^». При вычислении по формулам соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций. Формула вводится в строку формул и начинается со знака =. Операндами являются адреса ячеек, содержимое которых надо просуммировать.

19 Пример вычисления по арифметическим формулам Пусть в С3 введена формула =А1+7*В2, а в ячейках А1 и В2 введены числовые значения 3 и 5 соответственно. Тогда при вычислении по заданной формуле сначала будет выполнена операция умножения числа 7 на содержимое ячейки В2 (число 5) и к произведению (35) будет прибавлено содержимое ячейки А1 (число 3). Полученный результат, равный 38, появится в ячейке С3, куда была введена эта формула.

20 В данной формуле А1 и В2 представляют собой ссылки на ячейки. Смысл использования ссылок состоит в том, что при изменении значений операндов, автоматически меняется результат вычислений, выводимый в ячейке С3. Например, пусть значение в ячейке А1 стало равным 1, а значение в В2 – 10, тогда в ячейке С3 появляется новое значение – 71. Обратите внимание, что формула при этом не изменилась. Пример вычисления по арифметическим формулам

21 Копирование формул Однотипные (подобные) формулы – формулы, которые имеют одинаковую структуру (строение) и отличаются только конкретными ссылками. Пример однотипных формул: =А1+5=А1*5=А1*B3=A1+B3=(A1+B3)*D2 =А2+5=B1*5=B1*C3=A2+B4=(C1+D5)*F4 =А3+5=C1*5=C1*D3=A3+B5=(D4+E6)*G5 =А4+5=D1*5=D1*E3=D1+E3=(B4+C6)*E5

22 Относительная ссылка – автоматически изменяющаяся при копировании формулы ссылка. Пример: Относительная ссылка записывается в обычной форме, например F3 или E7. Во всех ячейках, куда она будет помещена после ее копирования, изменятся и буква столбца и номер строки. Относительная ссылка используется в формуле в том случае, когда она должна измениться после копирования. В ячейку С1 введена формула, в которой используются относительные ссылки. Копировать формулу можно «растаскивая» ячейку с формулой за правый нижний угол на те ячейки, в которые надо произвести копирование. Посмотрите, как изменилась формула при копировании. Копирование формул

23 Абсолютная ссылка – не изменяющаяся при копировании формулы ссылка. Абсолютная ссылка записывается в формуле в том случае, если при ее копировании не должны изменяться обе части: буква столбца и номер строки. Это указывается с помощью символа $, который ставится и перед буквой столбца и перед номером строки. Пример: Абсолютная ссылка: $А$6. При копировании формулы =4+$A$6 во всех ячейках, куда она будет скопирована, появятся точно такие же формулы. В формуле используются абсолютные ссылки Обратите внимание, что при копировании формулы на другие ячейки, сама формула не изменятся. Копирование формул

24 Смешанная ссылка используется, когда при копировании формулы может изменяться только какая-то одна часть ссылки – либо буква столбца, либо номер строки. При этом символ $ ставится перед той частью ссылки, которая должна остаться неизменной. Пример: Смешанные ссылки с неизменяемой буквой столбца: $C8, $F12; смешанные ссылки с неизменяемым номером строки: A$5, F$9. Копирование формул

25 Правило копирования формул Ввести формулу-оригинал, указав в ней относительные и абсолютные ссылки. После ввода исходной формулы необходимо скопировать ее в требуемые ячейки. Для этого: 1 способ: 1. Выделить ячейку, где введена формула; 2. Скопировать эту формулу в буфер обмена; 3. Выделить диапазон ячеек, в который должна быть скопирована исходная формула. 4. Вставить формулу из буфера, заполнив тем самым все ячейки выделенного диапазона. 2 способ: Копировать формулу можно «растаскивая» ячейку с формулой за правый нижний угол на те ячейки, в которые надо произвести копирование.

26 Ответьте на вопросы Какой результат будет получен в ячейках с формулами?

27 Задания для выполнения Откройте электронную таблицу Microsoft Excel. В одном файле создайте следующие таблицы: 1. таблицу для нахождения площади круга и длины окружности заданного радиуса. 2. таблицу для нахождения площади треугольника по заданным основанию и высоте. 3. таблицу для нахождения площади трапеции по заданным основаниям и высоте. 4. таблицу для вычисления массы тела по заданным объему и плотности. Каждая таблица позволяет производить вычисления для разных данных, например, радиус известен, а площадь круга и длину окружности вычислить по формуле. Радиус, см Площадь окружности S, см.кв Длина окружности, см 1 3 5

28 Площадь круга: S= * R 2 Длина окружности: L=2* *R Площадь треугольника S=0.5 * a * h Площадь трапеции S= 0.5 * (a + b) * h Масса тела m= * V

29 Основные понятия и правила записи функции Для облегчения расчетов в табличном процессоре Excel есть встроенные функции. Они вызываются командой ВСТАВКА-ФУНКЦИИ. Каждая стандартная встроенная функция имеет свое имя. Для удобства выбора и обращения к ним, все функции объединены в группы, называемые категориями: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические, текстовые и т.д. Использование всех функций в формулах происходит по совершенно одинаковым правилам: – Каждая функция имеет свое неповторимое (уникальное) имя; – При обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой; – Ввод функции в ячейку надо начинать со знака «=», а затем указать ее имя.

Математические функции Название и обозначение функции Имя функции Пример записи функции Примечание Синус – sin(x)SIN(…)SIN(А5)Содержимое ячеек А5 в радианах Косинус – cos(x)COS(…)COS(B2)Содержимое ячейки В2 в радианах Тангенс - tanTAN(…)TAN(B5)Cодержимое ячейки В5 в радианах Квадратный корень - кореньКОРЕНЬ (…)КОРЕНЬ(D12)Содержимое ячейки D12>0 Преобразует радианы в градусы - градусы ГРАДУСЫ (…)ГРАДУСЫ (С8)Содержимое ячейки С8 в градусах Сумма - суммСУММ(…)СУММ(А1;В9)Сложение двух чисел, содержащихся в ячейках А1 и В9 СУММ(А1:А20)Сложение всех чисел, содержащихся в диапазоне ячеек от А1 до А20 Число - Пи ПИ () Функция не содержит аргументов Степень -степеньСТЕПЕНЬ(..)СТЕПНЬ(А1,4)Возводит число из ячейки А1 в степень 4

Статистические функции Максимальное значение - макс МАКС(…)МАКС(А1:А9)Поиск максимального среди аргументов Минимальное значение - минМИН(…)МИН(С1:С23)Поиск минимального среди аргументов Среднее значение - срзначСРЗНАЧ(…)СРЗНАЧ(А1:В5)Находит среднее арифметическое значение среди чисел, содержащихся в диапазоне ячеек от А1 до В5 Счет чисел в диапазоне ячеек – счет СЧЕТ(..)СЧЕТ(А1:В5)Подсчитывает количество чисел в диапазоне ячеек от А1 до В5 Счет количества непустых ячеек, удовлетворяющие некоторому условию – счет если СЧЕТЕСЛИ(..)СЧЕТЕСЛИ(А1:В5;>0)Подсчитывает в диапазоне количество непустых ячеек, содержащих значения, удовлетворяющие заданному условию. Счет пустых ячеек в диапазоне - Считать пустоты СЧИТАТЬПУСТОТЫ(..)СЧИТАТЬПУСТОТЫ(А1:В5)Подсчитывает количество пустых ячеек в диапазоне

Текстовые функции Название и обозначение функции Имя функции Пример записи функции Примечание Объединяет несколько текстовых элементов в один - сцепить СЦЕПИТЬ(…)СЦЕПИТЬ(В11;В14)Чтобы добавить пробел между сцепленными словами, в аргументе указать пробел в кавычках, например СЦЕПИТЬ(В11; ;В14) Повторяет текст заданное число раз - повтор ПОВТОР(…)ПОВТОР(В4;5)Повторяет текст, содержащийся в ячейке В4 пять раз Находит крайние левые символы строки - левсимв ЛЕВСИМВ(…)ЛЕВСИМВ(А1;1)Отображает только первую букву текста, содержащегося в ячейке А1. Делает все буквы в тексте строчными - строчн СТРОЧН(…)СТРОЧН(А2:А9)Все слова, содержащиеся в диапазоне ячеек от А2 до А9 будут написаны строчными (маленькими буквами)

Логические функции Название и обозначение функции Имя функции Пример записи функции Примечание Условная функция - если Если(условие; значение если истина; значение если ложно) Если (В11>0;В14;В13)Если выполняется условие, то в ячейку вводится значения из В14, иначе из В13 Проверяет все логические выражения - и И(логическое выражение 1; логическое выражение 2;…; логическое выражениеN) И(В4>0; C5=9)Значение истина, если оба выражения истинны, и ложно, если хотя бы одно ложно Проверяет все логические выражения - или ИЛИ(логическое выражение 1; логическое выражение 2;…; логическое выражениеN) ИЛИ(В4>0; C5=9)Значение истина, если хотя бы одно выражение истинно Изменяет логическое значение аргумента - не НЕ(логическое выражение) НЕ(В5=0)Изменяет на противоположное значение

Функции дата и время Название и обозначение функции Имя функции Пример записи функции Примечание Вывод текущей даты - СЕГОДНЯ СЕГОДНЯ() Не имеет аргументов Вывод текущей даты и времени - ТДАТА ТДАТА() Не имеет аргументов Перевод даты в число - ДАТА ДАТА(..)ДАТА(1985;12;22)Переводит дату в число Перевод числа в дату – ДАТАЗНАЧ ДАТАЗНАЧ(..)ДАТАЗНАЧ(31403)Переводит число в дату

35 Задания для выполнения 1. Открыть MS Excel и заполнить таблицу значений Х от –5 до Результат функции y=x^2 рассчитать, используя математическую функцию степень (см. рисунок). 3. Скопировать формулу с использованием функции на все ячейки, в которых будет рассчитано значение Y. 4. Построить график зависимости y=x^2, используя точечную диаграмму. Задание 1

36 1. Введите список предметов из набора первоклассника. 2. Установите денежный формат данных в диапазоне ячеек В3:В8 и введите цену на каждый предмет из набора первоклассника. 3. Введите количество предметов. 4. Используя формулу (подумайте какую) рассчитайте стоимость всех тетрадей, всех ручек, всех карандашей и т.п. 5. Используя математическую функцию суммы, рассчитайте общую сумму, затраченную на покупку набора для первоклассника. 6. Отформатируйте таблицу по образцу. Задание 2

37 1. Введите фамилии и рост учеников класса. 2. Используя статистические функции нахождения максимального и минимального значений, найдите рост самого высокого и самого низкого ученика в классе. 3. Отформатируйте таблицу. 4. Постройте гистограмму и по ее данным определите рост самого высокого и самого низкого ученика в классе. 5. Сравните полученные результаты. Задание 3

38 В таблицу занесены адреса учащихся таким образом, что фамилия, город, улица, номер дома и номер квартиры находятся в отдельных столбцах. Необходимо разослать всем учащимся письма. Чтобы распечатать адреса на конвертах на принтере, необходимо получить полный адрес в одной ячейке. Для этого: 1. Заполните таблицу по образцу, кроме столбца «Наклейка на конверт». 2. Используя текстовую функцию СЦЕПИТЬ получите наклейку на конверте. Чтобы слова были разделены пробелами и запятыми, пробелы и запятые вносят в функцию в кавычках (например вот так, ). Задание 4

39 Построение диаграмм и графиков Термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных - группы ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм

40 Тип диаграммы На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

41 Выбор данных Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отображения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд.

42 Оформление диаграммы Третий этап работы мастера состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются: – название диаграммы, подписи осей (вкладка Заготовки); – отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси); – отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки); – описание построенных графиков (вкладка Легенда); – отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных); – представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных). В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

43 Размещение диаграммы На последнем этапе работы мастера указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

44 Редактирование диаграммы Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат).