Операції створення, редагування та форматування електронних таблиць План лекції 1.Введення і редагування даних електронної таблиці. 2.Форматування даних. - презентация

1 Операції створення, редагування та форматування електронних таблиць План лекції 1.Введення і редагування даних електронної таблиці. 2.Форматування даних електронної таблиці. 3.Налагодження параметрів сторінки електронної таблиці, виведення таблиць для друку. 4.Керування файлами у середовищі Excel.

2 Встановлення параметрів робочого простору Параметри робочого простору визначаються у діалоговому вікні "Параметри" на вкладці Правка. Відкривається діалог за допомогою команди Сервіс-Параметри... Параметри діалогу мають таке призначення. Правка прямо в ячейке - дозволяє редагувати дані безпосередньо в комірці після подвійного щиглика або натиснення F2. При знятому прапорці редагування виконується тільки через рядок формул. Перетаскивание ячеек - встановлений прапорець дозволяє, по-перше, використовувати технологію перетаскування для копіювання або переміщення виділених комірок, по-друге - використовувати маркер заповнення для заповнення комірок однаковими значеннями або формулами. Подтверждать перед перезаписью - вивід попередження перед перезаписом даних в комірці, наприклад, при копіюванні даних однієї комірки до іншої. Переход к другой ячейке после ввода в направлении (вниз, вправо, вверх, влево) - напрям переходу після завершення вводу даних за допомогою клавіші Enter.

3 Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов (n) - режим введения, в якому десяткова точка додається автоматично у вказаній позиції. В статутному рядку при включеному режимі відображається індикатор FIX. Перемещать объекты вместе с ячейками - при встановленому прапорці діаграми, малюнки, автофігури та інші вставлені в лист об'єкти переміщуються разом з комірками при копіюванні, переміщенні, упорядкуванні, фільтруванні. Запрашивать об обновлении автоматических связей - видача запиту на оновлення динамічних зв'язків. Плавная вставка и удаление ячеек - використання анімаційного ефекту при вставці або видаленні рядків і стовпчиків з метою покращання візуального контролю над виконуваними діями. Автозаполнение значений ячеек - режим автодоповнення для введення текстових даних в суміжні комірки одного стовпчика. Використання миші

4 В Excel більшість типових операцій з введення і редагування даних можна виконати без використання команд, а за допомогою миші у комбінації з клавішами Shift і Ctrl. Для переміщення виділених комірок треба "ухватитися" мишею за край виділення і перетягнути його. Таж операція при натиснутій клавіші Ctrl приводить до копіювання комірок. Якщо виділені комірки перетягувати при натиснутій правій кнопці миші, після завершення операції з'являється контекстне меню, команди якого дозволяють не тільки скопіювати або перемістити комірки, а також скопіювати формат комірок, зв'язати комірки, створити гіперпосилання та інше. При виділенні діапазону комірок в нижньому правому кутку прямокутника виділення з'являється маркер заповнення (у вигляді знака "+"). Його можна використовувати для заповнення комірок формулами, значеннями, рядами даних. Якщо виділені комірки містять формули, то перетаскування маркера приводить до копіювання формул.

5 Якщо виділені комірки містять текстові або числові значення, то перетаскування маркера приводить до заповнення комірок ними. Якщо виділені комірки містять текстові або числові значення, то перетаскування маркера приводить до заповнення комірок цими значеннями. Якщо виділений ряд числових значень, ряд дат або часу, то перетаскування маркера приводить до заповнення комірок членами арифметичної прогресії з кроком, який обраховується за виділеними даними. Перетаскування маркера виділення можна також виконувати при натиснутій правій кнопці миші. В цьому випадку після відпускання миші з контекстного меню можна вибрати ряд додаткових команд, зокрема для лінійної або експоненціальної екстраполяції даних.

6 Створення списків автозаповнення користувача Для заповнення суміжних комірок списком текстових значень, наприклад, назвами місяців, можна скористатись списком автозаповнення. Щоб скористатися існуючим списком достатньо ввести один з його членів і протягнути маркер заповнення. Всі існуючі списки можна переглянути у вікні "Параметры" на вкладці Списки; Діалог відкривається командою Сервіс-Параметри... Ряд списків є вбудованими, наприклад, списки днів неділі і місяців; їх неможливо видалити з системи. Інші можуть створюватись, редагуватись і видалятись користувачем користувачем - списки автозаповнення користувача.

7 Щоб створити список автозаповнення користувача: У вікні "Параметры" на вкладці Списки виберіть в полі Списки пункт Новый список. В поле Элементы списка введіть текстові значення, розділяючи їх за допомогою клавіші Enter. Натисніть кнопку Додати, щоб завершити створення нового списку. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу. Щоб видалити список користувача: У вікні "Параметры" на вкладці Списки в полі Списки виділіть список для видалення. Натисніть кнопку Удалить, щоб видалити список. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу. Створити список можна також через імпорт значень комірок листа. Для цього в полі Импорт из списка треба вказати інтервал комірок для імпорту і натиснути кнопку Импорт. Інтервал комірок для імпорту можна задати, скориставшись кнопкою в правій частині поля Импорт из списка: щиглик по ній дозволяє згорнути вікно діалогу і явно вказати за допомогою миші комірки для імпорту ; повторний щиглик знову розгортає вікно діалогу.

8 Щоб створити список автозаповнення користувача: У вікні "Параметры" на вкладці Списки виберіть в полі Списки пункт Новый список. В поле Элементы списка введіть текстові значення, розділяючи їх за допомогою клавіші Enter. Натисніть кнопку Додати, щоб завершити створення нового списку. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу. Щоб видалити список користувача: У вікні "Параметры" на вкладці Списки в полі Списки виділіть список для видалення. Натисніть кнопку Удалить, щоб видалити список. Натисніть кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу. Створити список можна також через імпорт значень комірок листа. Для цього в полі Импорт из списка треба вказати інтервал комірок для імпорту і натиснути кнопку Импорт. Інтервал комірок для імпорту можна задати, скориставшись кнопкою в правій частині поля Импорт из списка: натиснути по ній дозволяє згорнути вікно діалогу і явно вказати за допомогою миші комірки для імпорту ; повторний натиск знову розгортає вікно діалогу.

9 Заповнення даними діапазону комірок Команда Заполнить з меню Правка виводить підменю з кількома командами. Команди Вниз, Вправо, Вверх, Влево дозволяють скопіювати одну або кілька комірок в суміжний діапазон комірок. Перед вибором цих команд треба виділити діапазон для заповнення разом з вихідними комірками. Команда По листам дозволяє копіювати комірки з одного листа в інші з тієї ж книги. Перед виконанням команди листи, до яких буде виконуватись копіювання треба виділити, користуючись клавішами Ctrl або Shift. В результаті виконання команди відкривається діалог, в якому вибирається спосіб копіювання: тільки значення, тільки формули або і те і інше разом. Команда Прогрессия служить для швидкого створення ряду чисел або дат. Для цього у вікні діалогу, що відкриється, треба задати: спосіб розташування: по стовпчикам або по рядкам; тип ряду (арифметична, геометрична, дати, автозаповнення); для типу дати одиниці виміру - день, робочий день, місяць, рік - задаються окремо; крок ряду (для типу автозаповнення крок обраховується автоматично на підставі введених значень); граничне значення ряду.

10 Команду Выровнять можна використовувати для розбивки значення комірки і розподілення його між кількома суміжними рядками. Спеціальна вставка Іноді може виникнути необхідність перемістити або скопіювати тільки значення, або тільки формулу, або тільки формат комірок і т.п. В таких випадках використовується команда Правка-Специальная вставка... В результаті відкривається діалогове вікно "Специальная вставка", в якому в області Вставить вибирається потрібний спосіб вставки. Область Операция призначена для виконання арифметичних операцій при виконанні вставки: при виборі одного з перемикачів операції (крім Нет) задана операція виконується над скопійованим діапазоном і діапазоном вставки. Кнопка Вставить связь надає зручний спосіб вставки посилань на комірки діапазону - після її використання в місце вставки вводяться абсолютні посилання на скопійовані комірки. Установка прапорця Пропускать пустые значения приводить до того, що Excel ігнорує пусті комірки в діапазоні, що копіюється, і при вставці не замінює значення, формат і примітки відповідних комірок в області вставки. Прапорець Транспонировать можна використовувати, щоб при вставці даних змінити їх орієнтацію. При цьому значення, що знаходились в рядках, вставляються в стовпцях і навпаки.

11 Форматування даних електронної таблиці. Форматування комірок Більшість переметрів форматування можна встановити у вікні "Формат ячеек", яке викликається по команді Формат-Ячейки (Ctrl+1). Форматування комірки залишається таким, поки до неї не застосований інший формат або не видалений старий. При введені або редагуванні даних до них застосовується формат, що визначений для комірки. При копіюванні комірки копіюється не тільки її зміст, але й формат. При вставці в іншу комірку формат скопійованої комірки заміняє попередній формат.

12 Форматування чисел Виконується за допомогою вкладки Число у вікні "Формат ячеек". Для форматування чисел Excel пропонує ряд вбудованих числових форматів: Загальний формат. Цей формат використовується за замовченням і відображає введені числа в основному так, як вони вводились, за виключенням того, що а) не відображає незначущі нулі (наприклад, 123,0 відобразиться як 123); б) число, що починається з десяткової коми, доповнюється нулем (наприклад,,123 відобразиться як 0,123); в) якщо число не вміщується в комірку, до нього застосовується експоненційний формат (наприклад, відобразиться як 1,23Е+8). Числовий формат. Дозволяє виводити числові значення у вигляді цілих чисел або чисел з фіксованою точкою, а також виділяти від'ємні числа червоним кольором. Грошовий формат. Аналогічний до числового, але дозволяє використовувати позначення грошових одиниць.

13 Фінансовий формат. Як і грошовий формат, дозволяє виводити числа з заданою кількістю десяткових знаків і позначенням грошової одиниці, але замість нульових значень виводиться тире і від'ємні числа не виділяються червоним кольором. Процентний формат. Числа виводяться у вигляді процентів. Десяткова кома зміщується на два знаки вправо, а знак % виводиться в кінці числа. Дробовий формат. Виводить дробові значення як звичайні, а не десяткові дроби. Експоненційний формат. Для відображення чисел в експоненційній нотації. Текстовий формат. Введені дані трактуються як текст і відображаються в тому вигляді, як вводяться з вирівнюванням по лівому краю. Додаткові формати. Розроблені на прохання багатьох користувачів і містять два формати поштових індексів, формат номера телефона і формат табельного номера. Крім вбудованих числових форматів Excel дозволяє створювати власні числові формати користувача. Для цього треба вибрати категорію Всі формати і в полі тип ввести спеціальні символи форматування. Найбільш часто уживані з них наведені в таблиці:

14 Вирівнювання вмісту комірок Вкладка Выравнивание контролює розташування тексту і чисел в комірках. На ній задаються параметри вирівнювання (по горизонталі та вертикалі), орієнтації та відображення. Параметр Вирівнювання по горизонталі крім традиційних значень По левому краю (отступ). По центру. По правому краю. По ширине може приймати ще такі значення: По значению -текст вирівнюється по лівому краю, а числа по правому. С заполнением символами, що введені в ліву комірку виділеного діапазону, заповнюється весь діапазон. По центру выделения - центрує вміст лівої комірки виділеного діапазону. Параметр Вирівнювання по вертикалі може приймати чотири значення По верхнему краю. По центру, По нижнему краю. По высоте, якими визначається спосіб розташування даних вздовж комірки. Параметри відображення мають таке призначення: переносить по словам - текст переноситься на наступний рядок при досягненні краю комірки; автоподбор ширины - розмір шрифту зменшується таким чином, щоб дані вміщувалися в стовпчику; объединение ячеек - виділені комірки об'єднуються в одну. Вибір параметрів шрифту, границь та фону Здійснюється за допомогою відповідно вкладок Шрифт, Граница, Вид.

15 Автоформатування Щвидко відформатувати данні можна за допомогою функції автоформатування, яка полягає у використанні автоматичних форматів Excel. Автоматичні формати - це завчасно визначені поєднання числового формату, атрибутів шрифту, вирівнювання, границь, ширини стовпчиків і висоти рядків. Щоб скористатись функцією автоформатування, виконайте такі дії: Виділіть комірки, що форматуються. Виконайте команду Формат-Автоформат, яка відкриває вікно "Автоформат". У вікні "Автоформат" виберіть підходящий автоформат і після цього натисніть кнопку ОК. Перед цим можна відмовитись від застосування окремих складових формату (рамки, шрифту, узору і т.п), натиснувши кнопку Параметры і знявши відповідний прапорець в області Изменить.

16 Умовне форматування Умовне форматування дозволяє автоматично змінювати формат комірок в залежності від виконання заданих умов. Перед застосуванням умовного форматування необхідно виділити діапазон комірок і виконати команду Формат-Условное форматирование. В результаті виводиться вікно діалогу, в якому задаються умови форматування. В першому полі зі списком визначається, чи умова накладається на значення комірок, чи на формулу, яка представляє собою логічний вираз. В інших зазначаються оператор та порівняльні значення. Після визначення умови слід натиснути кнопку Формат.... Відкриється діалогове вікно "Формат ячеек", в якому задаються ті параметри форматування, які повинні використовуватись при виконанні умови умовного форматування. За допомогою кнопки А также» можна задати до трьох умовних форматів.

17 Налагодження параметрів сторінки електронної таблиці, виведення таблиць для друку. Налагодження параметрів сторінки Параметри сторінки визначають зовнішній вигляд сторінок, що друкуються, наприклад, орієнтацію, масштаб, розмір листа та інше. Установка параметрів сторінки виконується у діалоговому вікні "Параметры страницы", яке відкривається по команді Файл-Параметры страницы. На вкладці Страница визначаються: В області Ориентация - книжкова або альбомна орієнтація сторінки. В області Масштаб - один з можливих способів масштабування сторінки. Перший з них дозволяє задати масштабний множник (від 10 до 400%) для друку сторінки, другий - число сторінок для друку всього документу. В нижній області вкладки - розмір бумаги, якість друку та початковий номер, з якого починається нумерація сторінок документу. На вкладці Поля крім значень полів (верхнього, нижнього, лівого, правого) задаються способи центрування матеріалу сторінки - горизонтально та вертикально. Вкладка Колонтитулы дозволяє задати нижній та верхній колонтитули сторінок. При цьому можна або скористатися вбудованими колонтитулами, або створити власні. Крім тексту колонтитули можуть містити поля дати, часу, номеру та кількості сторінок, назви листа та імені файлу.

18 На вкладці Лист можна задати такі параметри: Выводить на печать диапазон - дозволяє явно задати діапазон комірок для друку. Кнопка згортання дозволяє звернути вікно діалогу і за допомогою миші виділити цей діапазон. Печать сквозных строк (столбцов) - для друку однакових рядків або стовпчиків на всіх сторінках документу. Такі параметри, як друк сітки, заголовків рядків та стовпчиків, приміток та послідовність виводу сторінок. Відобразити розташування сторінок разом з їх номерами, а також змінити розташування розривів сторінок можна в режимі розмітки сторінки. Перейти в цей режим дозволяє команда Вид-Разметка страницы. В цьому режимі автоматичні розриви, які Excel розставляє за замовченням, відображаються у вигляді пунктирних ліній. Розташування автоматичного розриву можна змінити, перемістивши його за допомогою миші; після цього розрив стане примусовим і буде відображатись у вигляді суцільної лінії. Для перегляду документу перед друком призначений режим попереднього перегляду, в який можна перейти за допомогою команди Файл- Предварительный просмотр. Цей режим дозволяє переглядати окремі частини документу у збільшеному масштабі, змінити розміри полів, ширину кожного стовпчика та розташування колонтитулів та розпочати друк.

19 Налаштувати параметри друку можна у діалоговому вікні Печать, яке викликається по команді Файл- Печать. В ньому обирається принтер для друку, задається діапазон сторінок та область друку, а також кількість копій. Якщо в області Вывести на печать увімкнено перемикач Выделенные листы, Excel перевіряє, чи була визначеною в листах область друку. Якщо так, то друкуються тільки ці області на виділених листах. В іншому випадку друкується вся заповнена область. Щоб задати область друку достатньо виділити на листі діапазон комірок і скористатись командою Файл-Область печати-Задать. Можна також скористуватись вкладкою Лист вікна "Параметры страницы".