Тема 4: Організація інформаційної бази систем обробки економічної інформації 4.1. Поняття і зміст інформаційного забезпечення ІС. - презентация

1 Тема 4: Організація інформаційної бази систем обробки економічної інформації 4.1. Поняття і зміст інформаційного забезпечення ІС

2 Інформаційне забезпечення ІС передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо. У процесі розроблення інформаційного забезпечення потрібно визначити: склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв'язання комплексу задач; структуру інформації (формування показників документів); характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни; характеристику якості інформації; способи перетворення інформації.

3 Структура інформаційного забезпечення Інформаційне забезпечення Методичні та інструктивні документи Система класифікації та кодування Інформаційна база Позамашинна Нормативно- довідкові документи Інформаційні повідомлення (документи) ВхідніВихідні Машинна Інформаційні масиви

4 4.2. Позамашинна інформаційна база: вимоги до змісту й оформлення документів Згідно із статтею 9 Закону України Про б/о та фін. звітність в Україні ( 2. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

5 Зразки первинних документів

6 Основні вимоги до оформлення документів (згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку – 1)документи складаються в момент здійснення операції або ж безпосередньо після її закінчення; 2)документи складають на бланках типових або спеціалізованих форм, а також самостійно виготовлених (повинні містити обовязкові реквізити); 3)при використанні електронних документів підприємство зобовязане виготовити (за свій рахунок) паперову копію на вимогу інших учасників операції, контролюючих органів тощо; 4)записи в первинних документах роблять темним кольором;

7 5)вільні рядки в первинних документах прокреслюють; 6)в грошових документах суми проставляють цифрами і прописом; 7)виправлення помилок: в банківських і касових документах виправлення не допускаються – анульовується помилковий і виготовляється новий; 8)документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці – дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці – відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами; 9)відповідальність за коректність і своєчасність складання документу несе особа, яка його підписала.

8 4.3. Класифікація документів Класифікація документів За місцем складання Внутрішні (прибутковий касовий ордер) Зовнішні (рахунок- фактура) За призначенням Розпорядчі (наказ на звільнення) Виконавчі (прибутковий ордер) Бухгалтерсько- го оформлення (групувальна відомість) Комбіновані (видатковий касовий ордер) За порядком складання Первинні (квитанція) Зведені (авансовий звіт) За способом використання Разові (вимога- накладна) Накопичувальні (лімітно-забірна карта) За змістом Грошові (прибутковий касовий ордер) Розрахункові (платіжне доручення) Матеріальні (прибутковий ордер)

9 4.4. Організація паперового і електронного документообігу Документообіг – це шлях руху документу від моменту створення (чи надходження) до передачі його в архів. Головне завдання документообігу – це прискорення і впорядкування руху документів в межах підприємства для своєчасно забезпечення користувачів необхідною інформацією. Кожен бухгалтерський документ проходить три етапи: 1)складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони; 2)облікова обробка та реєстрація документів; 3)передача документів на зберігання в архів.

10 Графік документообігу – це документ, у якому відображаються етапи обробки документів, шляхи його переміщення та відповідальні особи за кожен етап чи операцію. Складається і затверджується, як правило, головним бухгалтером підприємства (установи).

11 Приклад руху авансового звіту

12

13 1)складається (заповнюється) бланк завдання у відрядження (прізвища, завдання, дати, підписи, печатки, реєстраційні номери) – бухгалтер, працівник канцелярії… 2)заповнивши звіт про відрядження, бухгалтер проводить його облікову обробку: перевірка наявності усіх обовязкових реквізитів, коректності підрахунку грошових сум тощо. Прийнявши звіт, бухгалтер виконує внесення даних з нього в систему 1С та подальшу обробку введеної інформації. Результат даного етапу – зарахування на зарплатний рахунок суми, витраченої і підтвердженої відповідними документами; 3)передача звіту на зберігання в поточний (тимчасовий) архів (папку, сейф, стелаж…), а далі, при необхідності, і в постійний.

14 Уніфікація – це приведення певних обєктів до єдиної форми, правил або системи Уніфікація та стандартизація документації Уніфікація ставить вимоги до документів: 1) Стандартна (типова) форма побудови; 2) пристосування до автоматизованого оброблення (використання шифрів, кодів тощо); 3) мінімізація показників та виключення їх дублювання; 4) охоплення всіх показників, необхідних для цілей управління в певній сфері діяльності.

15 Стандартизація – це законодавча діяльність, що полягає у встановленні певних правил і вимог для досягнення максимального ступеня впорядкованості у певній сфері життєдіяльності. Стандартизація – це процес законодавчого закріплення уніфікації. Процес стандартизації у будь-якій галузі регламентується законом України Про стандартизацію - bin/laws/main.cgi?nreg=

16 Уніфікація і стандартизація документів в Україні проводиться на підставі основних двох нормативно- розпорядчих актів: 1) Державний класифікатор управлінської документації ДК html або ; 2) ДСТУ Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації -

17 01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим 02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) 03 - зображення нагород 04 - код організації 05 - код форми документа 06 - назва організації вищого рівня 07 - назва організації 08 - назва структурного підрозділу організації 09 - довідкові дані про організацію 10 - назва виду документа 11 - дата документа 12 - реєстраційний індекс документа 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 - місце складення або видання документа 15 - гриф обмеження доступу до документа 16 - адресат 17 - гриф затвердження документа 18 - резолюція 19 - заголовок до тексту документа 20 - відмітка про контроль 21 - текст документа 22 - відмітка про наявність додатків 23 - підпис 24 - гриф погодження документа 25 - візи документа 26 - відбиток печатки 27 - відмітка про засвідчення копії 28 - прізвище виконавця і номер його телефону 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі 31 - відмітка про надійдення документа до організації 32 - запис про державну реєстрацію.

18 Приклади уніфікованих документів

19 Приклади стандартизованих документів

20 П(С)БО 2 ua/cgi- bin/laws/main.cgi?nre g=z

21

22 4.6. Машинна інформаційна база Основна складова машинної інформаційної бази – файли (текстові, електронні таблиці, аудіо, відео, графіка, бази даних, архіви тощо). В КСБО в якості елементів інформаційної бази найчастіше використовуються спеціалізовані файли, рідше текстові файли, електронні таблиці, бази даних та архіви. Сукупність однотипних файлів утворюють масиви інформаційної бази. За змістом виділяють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви відповідають за функціонування КСБО, виконання процедур обробки інформації, а в масивах даних зберігається безпосередньо сама економічна інформація.

23 Приклади масивів

24 За роллю оброблення і технологією зберігання масиви поділяються на: постійні масиви, належать до категорії нормативно- довідкових та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно- постійної інформації; поточні масиви, охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від керованого об'єкта, і характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об'єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів; проміжні масиви, виникають на етапах розв'язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач;

25 вихідні масиви, зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показни­ків, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень; пошукові (інформаційні) масиви - сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об'єкт, систему, організацію тощо; службові масиви, містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів. Сукупність усіх видів масивів утворює інформаційний фонд (машинну інформаційну базу) будь-якої інформаційної системи, в тому числі КСБО.

26 Чи може бути декілька машинних інформаційних баз в одній КСБО? Так!!!!!!!!!!!