Подготовила: Жусупова Н.Т. КГУ «Зеленогайская СШ». - презентация

1 Подготовила: Жусупова Н.Т. КГУ «Зеленогайская СШ»

2

3 Приказ Министерства образования и науки Республики Казахстан от 13 января 2003 года 19 «Об утверждении Инструкции о ведении внутришкольной документации в общеобразовательных школах» Государственный стандарт Республики Казахстан СТ РК «Организационно-распорядительная документация требования к оформлению документов» Государственный стандарт Республики Казахстан СТ РК Постановление Правительства Республики Казахстан 1570 от года «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Трудовой Кодекс Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на г.)изменениями и дополнениями

4 1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства. 2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства. 3. Структуру предприятия и его подразделений. 4. Стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации. 5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов. 6. Основы организации труда. 7. Правила эксплуатации вычислительной техники 8. Законодательство о труде. 9. Правила внутреннего трудового распорядка. 10. Правила и нормы охраны труда.

5 1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. 2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 9. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

6 Документы составляются на государственном языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки. Распорядительный документ на государственном языке и создаваемый аутентичный распорядительный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

7

8 1).официальное..наименование организации, издавшей документ; 2) наименование вида документа, за исключением писем; 3) дату документа; 4).регистрационный номер документа; 5).наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи; 6) оттиск печати.

9 1) Изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствии с требованиями, установленными Законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан. 2) Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно – правовую форму. 3) В справочных данных об организации указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Подпись документа включает: 1) наименование должности лица, подписавшего документ 2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия)

10 Особенности подготовки и оформления приказов Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки) и другим вопросам работы организации согласно приложениям 7-8 к настоящим Типовым правилам. Реквизитами приказа являются: 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы; 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) место издания приказа; 5) дата приказа; 6) регистрационный номер приказа; 7) заголовок к тексту; 8) текст; 9) подпись; 10) отметка о согласовании приказа; 11) оттиск печати.

11 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы; 5) дата приказа; 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) место издания приказа;

12 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы; 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) место издания приказа; 5) дата приказа; 6) регистрационный номер приказа; 9) подпись; 7) заголовок к тексту; 8) текст;

13 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы; 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) место издания приказа; 5) дата приказа; 6) регистрационный номер приказа; 7) заголовок к тексту; 8) текст; 9) подпись; 10) отметка о согласовании приказа; 11) оттиск печати.

14

15

16

17 Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив организации образует документооборот. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за месяц, квартал, год. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные копии документов подсчитываются отдельно.

18 Документы, поступающие в организацию проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям под роспись. Обязательному рассмотрению руководством подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер - Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящей организации, обращения физических и юридических лиц. Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации. Регистрируемые документы после их регистрации в регистрационно-контрольной форме передаются на рассмотрение руководителю организации, структурному подразделению (должностному лицу) в день их поступления. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

19

20

21 Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в документационной службе организации - Письма, направленные в копиях для сведения. - Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний. - Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации). - Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). - Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). - Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). - Сообщения о совещаниях, заседаниях. - Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты. - Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени). - Телеграммы и письма о разрешении командировок. - Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие. - Документы с пометой на конверте «Лично». -Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). - Прейскуранты. -Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации). - Сводки. - Учетные данные по кадрам.

22 Документы для отправки передаются полностью оформленными. Обязательно проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Подписанные документы регистрируются, и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно. Оригиналы исполненных документов, в том числе их электронные аналоги, передаются в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел. Соисполнителям передаются копии исполненных документов или их электронные версии.

23

24

25 Устанавливается следующий состав сведений о документе, подлежащих обязательной регистрации: 1) наименование организации (автора или корреспондента); 2) наименование вида документа; 3) дата и регистрационный номер поступившего документа; 4) заголовок к тексту (краткое содержание документа); 5) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); 6) срок исполнения документа; 7) подпись исполнителя о получении документа; 8) отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

26 Номенклатура дел кадровой службы – это систематизированный перечень оформленных в установленном порядке заголовков дел, заводимых в делопроизводстве кадровой службы, с указанием сроков их хранения. Задачи номенклатуры дел : 1) распределяет исполненные документы в дела; 2) систематизирует дела; 3) закрепляет индексы дел; 4) устанавливает сроки хранения; 5) служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении документов к уничтожению; 6) является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

27

28

29

30