П РАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НА ПРИМЕРЕ В ОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Выполнила: студентка 2 курса. - презентация

1 П РАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ НА ПРИМЕРЕ В ОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ Выполнила: студентка 2 курса группы ГМУ-161 Жданова Дарья Антоновна Проверила: Азмина Юлия Михайловна

2 ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области 1.1. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области выделяются следующие основные документопотоки: поступающая (входящая) документация; отправляемая (исходящая) документация; внутренняя документация В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области, проходят в службе делопроизводства следующие этапы: первичная обработка; регистрация; предварительное рассмотрение; передача руководству на рассмотрение; передача исполнителям; помещение в дело после исполнения.

3 1.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области или по решению руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области иным должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Волгоградской области передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

4 1.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Ненадлежаще оформленные документы возвращаются исполнителю Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через службу делопроизводства В органе исполнительной власти Волгоградской области службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области в установленном им порядке В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области используются обязательные сведения о документах согласно приложению.

5 С ОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ В ОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ 2.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках конкретного вида документа, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 миллиметров), А5 (148 x 210 миллиметров) или А6 (105 x 148 миллиметров) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом Бланк конкретного вида документа, органа исполнительной власти Волгоградской области (далее именуется - бланк) разрабатывается на основе углового или продольного расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. При подготовке документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются электронные шаблоны бланков документов Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 миллиметров - левое, 10 миллиметров - правое, 20 миллиметров - верхнее и 20 миллиметров - нижнее Образцы бланков и электронные шаблоны бланков, используемых органом исполнительной власти Волгоградской области, утверждаются руководителем этого органа с учетом требований настоящих Правил.

6 2.5. При подготовке и оформлении документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются следующие реквизиты: герб Волгоградской области; наименование органа исполнительной власти Волгоградской области; должность лица - автора документа; подпись должностного лица; наименование вида документа; место составления (издания) документа; справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование (заголовок) либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа (резолюция); отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.

7 4.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением Согласование документа в органе исполнительной власти Волгоградской области оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти Волгоградской области, с другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями оформляется грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.

8 Н ОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ РФ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РФ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПОРЯДОК ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории); нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

9 Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно- методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

10 Т ИПОЛОГИЯ, ЯЗЫКОВОЕ И КОМПОЗИЦИОННОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ БУМАГ ЗАКРЕПЛЕНЫ СЛЕДУЮЩИМИ ОСНОВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ : 1. Государственным стандартом ГОСТ Р "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс ). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми. 2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства. 3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. 4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства. 5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

11

12

13 ЛИЧНО РАЗРАБОТАННАЯ СХЕМА / РИСУНОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Прием входящего документа Обработка документа Сортировка Регистра- ция Передача документа исполни- телю Фиксация решений о данном документе руководителя Контроль за исполнением Формирован ие дела и документов Определение сроков хранения Передача в архим Руководство архива решает: Хранить документ, уничтожать, использовать

14 Создание исходящего Подтверждение документа с юристом организации Подписание документа руководителем Проста- новка серийного номера докумен- та Регистрация документа Проверка документа Отправка документа в организацию Проверка поступления документа в организацию Фиксация даты получения

15 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!