ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА. 12.08.2015 Е.Л. Разова Проектный менеджмент 2 Среда, окружающая проект Окружающая среда оказывает влияние на то, как реализуется проект. - презентация

1 ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА

2 Е.Л. Разова Проектный менеджмент 2 Среда, окружающая проект Окружающая среда оказывает влияние на то, как реализуется проект. Например, масштаб, временные рамки и природа любого осуществляемого организацией проекта могут повлиять на планы, которые составляются для нового проекта. Окружающая среда проекта – основной определяющий фактор неопределенности, которая присуща проекту. Например, финансовое состояние поставщика повлияет на желание руководителя проекта воспользоваться его услугами

3 Е.Л. Разова Проектный менеджмент 3 Среда, окружающая проект

4 ПРИНЦИП БЕНЕДИКТА В природе всегда сокрыт тайный порок Е.Л. Разова Проектный менеджмент 4

5 ЗАКОН РАЗОБЛАЧЕНИЯ Все тайное становится явным Е.Л. Разова Проектный менеджмент 5

6 Причины для проекта Е.Л.Разова Управление проектами 6 проект Новые способы ведения бизнеса Новые способы достижения эффективности Новые способы обслуживания потребителей Требования законодательства : -обеспечить/повысить безопасность продукции -Снизить вред окружающей среде Требования бизнеса, возможности, проблемы

7 Нужды и требования Требования рынка Стратегические возможности и угрозы Требования внутренних и внешних потребителей (у правительственных органов нет внешних потребителей!) Технологические достижения Требования законодательства Влияние на экологию Социальные условия и требования Е.Л.Разова Управление проектами 7

8 ОЦЕНКА ВЫПОЛНИМОСТИ ПРОЕКТА Е.Л.Разова Управление проектами 8

9 Цели оценки проекта Оценить «жизненность» проекта (насколько отвечает потребностям и требованиям внешней среды проекта) Оценить достижимость целей проекта (потенциальную успешность проекта) оценить востребованность продукта, услуги, результата проекта Оценить, насколько используемые в проекте технологии реализуемы, надежны, легко применимы в существующей технологической структуре организации Е.Л.Разова Управление проектами 9

10 Команда оценки проекта Команда, проводящая оценку проекта, не может быть той же, что будет выполнять проект! Е.Л.Разова Управление проектами 10

11 Условия выбора проекта Соответствие высокоуровневых целей проекта стратегическим целям организации Соответствие требованиям бизнеса Предполагаемые / желаемые сроки выполнения проекта Выгоды организации от реализации проекта Области бизнеса, на которые проект может оказать влияние Финансовые выгоды Е.Л.Разова Управление проектами 11

12 Е.Л. Разова Проектный менеджмент 12 Критерии выбора и сравнения проектов Категории выгодности проекта: Соответствие действующим законам. Экономическая эффективность или снижение затрат. Повышение доходов. Соответствие другим проектам и взаимозависимость проектов. Срочность проекта.

13 Е.Л. Разова Проектный менеджмент 13 Анализ затрат и результатов Анализ ожидаемых выгод по сравнению с ожидаемыми затратами. Материальные результаты. Нематериальные результаты. Требуемые ресурсы (затраты) Финансовая отдача.

14 Методы отбора проекта Методы отбора проекта основываются на оценках: Доли рынка Финансовых выгод Срока возврата инвестиций Лояльности потребителя (возможности сохранении/повышения) Общественного мнения Е.Л.Разова Управление проектами 14 Факторы, влияющие на достижение стратегических целей организации Достижение стратегических целей организации – основной критерий выбора проекта

15 Методы отбора проекта Е.Л.Разова Управление проектами 15 Группы методов отбора проектов Математическая модель Метод измерения выгод Позволяет оценить проект (посчитать его ценность) Позволяет принять решение на основе оценки ценности проекта

16 Методы измерения выгод Анализ издержек и прибыли Метод набора очков (баллов) Анализ денежного притока Анализ периода окупаемости Анализ дисконтированных (текущих) денежных притоков Анализ чистой текущей стоимости (NPV) Анализ внутренней нормы доходности (IRR) Е.Л.Разова Управление проектами 16

17 ПРИНЦИП ШОУ Создайте систему, которой сможет пользоваться даже дурак, и только дурак захочет ею пользоваться Е.Л. Разова Проектный менеджмент 17

18 Цели инициации проекта Определить назначение проекта Установить цели проекта Дать полномочия менеджеру проекта начать проект Разработать устав проекта Е.Л.Разова Управление проектами 18

19 Устав проекта Устав проекта – это документ, который формально разрешает проект. Это заявление о существовании проекта Включает (в краткой форме): Описание потребностей бизнеса, удовлетворить которые призван проект Описание продукта Содержание проекта Определяет менеджера проекта Результаты проекта, расписание и бюджет Если проект выполняется по контракту, то контракт может служить уставом проекта Е.Л.Разова Управление проектами 19

20 Устав проекта служит документом, в котором фиксируются: Основания для осуществления проекта Задачи и ограничения проекта. Указания в отношении решения Информация об основных заинтересованных лицах Устав проекта связывает проект с текущими операциями организации Дает полномочия РМу назначать ресурсы организации для выполнения проекта Назначение устава проекта

21 Входные данные Устава 1. Структура работ проекта (SOW) 2. Бизнес-обоснование проекта (финансовый анализ проекта) 3. Контракт Е.Л.Разова Управление проектами 21

22 Входные данные Устава 4. Факторы внешней среды Организационная культура, структура и процессы Государственные и отраслевые стандарты Инфраструктура Человеческие ресурсы Система управления проектами в организации Характеристики рыночного сегмента Уровень толерантности заинтересованных сторон к рискам Политический климат Каналы коммуникации, определенные в организации Базы данных (коммерческая информация) Управление персоналом Е.Л.Разова Управление проектами 22

23 Входные данные Устава 5. Активы процессов организации Политики организации Руководства Процедуры Планы Подходы Стандарты организации деятельности, которые влияют на такие аспекты управления проектом, как Политика управления проектом Политика безопасности Критерии измерения Шаблоны Финансовый контроль Требования к коммуникации Процедуры управления несоответствиями Процедуры управления изменениями Процедуры управления рисками Процедуры одобрения работ Информация о предыдущих проектах и рисках Е.Л.Разова Управление проектами 23

24 Ключевые заинтересованные стороны Устав проекта устанавливает партнерские взаимоотношения между ключевыми заинтересованными сторонами проекта: РМ Определяет стандарты, политики, процедуры управления проектом и доводит их до команды и заинтересованных сторон Определяет работы и задачи Устанавливает требования к ресурсам Оценивает стоимость проекта Собирает требования к проекту Измеряет уровень реализации проекта Спонсор Лидер проекта технический гуру, эксперт по технической стороне проекта, выступающий адвокатом проекта в организации, м.б. РМом, но никогда - спонсором Функциональные менеджеры Предоставляет и персонал для проекта Обеспечивает оценку результативности сотрудников, участвующих в проекте Е.Л.Разова Управление проектами 24

25 Структура устава проекта Бизнес-обоснование проекта (финансовый анализ) Измеримые результаты проекта Высокоуровневый список требований Высокоуровневое описание проекта Высокоуровневый список рисков Расписание ключевых событий Бюджет (обзорно) Критерии успешности проекта Имя РМа и уровень его полномочий Имя спонсора проекта и уровень его полномочий Е.Л.Разова Управление проектами 25

26 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН Е.Л.Разова Управление проектами 26

27 Заинтересованные стороны (stakeholders ) Люди или организации, заинтересованные в результатах проекта, которые могут получить выгоды или пострадать в результате реализации проекта и у которых есть возможность повлиять на результаты проекта. Выход процесса идентификации – реестр заинтересованных сторон Е.Л.Разова Управление проектами 27

28 Идентификация заинтересованных сторон Операции идентификации Определение и документирование всех stakeholders проекта Определение и документирование их интересов, положительного и отрицательного влияния на проект Ключевые stakeholders Спонсор проекта Заказчик (может выступать спонсором) РМ Члены проектной команды Функциональные менеджеры Подрядчики и субподрядчики Поставщики Е.Л.Разова Управление проектами 28

29 Анализ заинтересованных сторон Имя СПУровень образования ОжиданияУровень влияния Тел Е.Л.Разова Управление проектами 29 Анализ осуществляется методом экспертной оценки Последовательность анализа stakeholders 1. идентификация stakeholders 2. идентификация потенциального влияния 3. оценка того, как stakeholders будут потенциально реагировать на складывающиеся обстоятельства Форма реестра заинтересованных сторон

30 Типы заинтересованных сторон Е.Л.Разова Управление проектами 30 Заинтересованные стороны внутренние внешние

31 Оценка роли заинтересованных сторон Е.Л.Разова Управление проектами 31 Классификационные модели для оценки Власть Интересы Власть Влияние Воздействие

32 Стратегия управления заинтересованными сторонами Стратегия – документ, направленный на минимизацию негативных влияний на проект. Стратегия включает: Имя ключевых stakeholders, которые могут иметь значительное влияние на проект Ожидаемый уровень участия stakeholders в проекте Группы stakeholders Оценка влияния Потенциальные стратегии получения поддержки stakeholders Е.Л.Разова Управление проектами 32

33 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОЕКТА Е.Л.Разова Управление проектами 33

34 Определение проекта Общие сведения о проекте Результаты проекта Ключевые контрольные события Допущения Риски Требования к ресурсам Ограничения Критерии приемки Подписи Экспертизы План коммуникаций План управления изменениями Финансовый анализ Перечень взаимосвязанных проектов Перечень выполненных проектов Документ, содержащий определение проекта – внутренний обзорный документ, который описывает проект более подробно на языке команды проекта Включает в себя: Е.Л.Разова Управление проектами 34

35 Формализовать понимание Устава проекта компанией-поставщиком Обеспечить элементы плана с тем, чтобы контролировать планирование и определение операций Дать первичное описание рамок проекта для планирования операций Собрать основные характеристики проекта в едином документе Это НЕ: Устав проекта Устав команды Клиентский контракт Назначение

36 Предварительная и общая информация по проекту: Откуда исходит этот проект? Для чего он нужен? Что клиент получит или не получит по завершении проекта? Задачи проекта Какова цель проекта? Какую проблему должен решить проект? Каковы основные компоненты работы над проектом? Результаты проекта Какие продукты необходимы для выполнения целей? Результаты поставки заказчика Результаты поставки проекта Результаты поставки процесса Какие вопросы необходимо задать при создании документа, содержащего описание проекта

37 Ключевые контрольные события О каких временных вехах важно сообщать? В какое время необходимо проводить сравнения? Какие в проекте будут бюрократические этапы? Допущения Что неизвестное делается известным? Какие действуют правила эксплуатации и стандарты? Риски Какие препятствия могут поставить под угрозу успех проекта? Стоимость Расписание Требования Качество Удовлетворенность клиента Какие вопросы необходимо задать при создании документа, содержащего описание проекта

38 Ключевые требования по ресурсам (Какие особые ресурсы необходимы для завершения проекта?) Персонал Материалы Оборудование Ограничения (Какие аспекты ограничивают проект?) Технологии Персонал Политика Взаимосвязанные проекты Влияние на другие программы? Другие проекты, которые занимаются схожими вопросами? Какие другие проекты могут в потенциале оказать влияние на данный проект? Какие вопросы необходимо задать при создании документа, содержащего описание проекта

39 Критерии приемки Каковы требования-к техническому результату? Какие имеются точки контроля для обеспечения поставки требуемой продукции должным образом? Как измеряется успех? Подписи Какие проверки проводятся? Когда? Кто подписывает проверки проекта? Поверки В какие моменты проверки проводятся руководством? С какой целью? В какие моменты проверки проводятся клиентом? С какой целью? В какие моменты проводятся неформальные экспертизы (командой, коллегами)? С какой целью? Какие вопросы необходимо задать при создании документа, содержащего описание проекта

40 План коммуникации Как осуществляется обмен информацией между членами команды? Как команды обменивается информацией с клиентом, заинтересованными лицами и вашим руководством? Какие проводятся встречи? Как часто? С какой целью? Какие пишутся отчеты? Как часто? С какой целью? План управления изменениями Какой процесс следует за наступлением изменений в проекте? Финансовый анализ Каким образом менеджер проекта контролирует бюджет и стоимость? Ссылки Документы, с указанным названием, датой и версией, которые влияют на определение содержания Какие вопросы необходимо задать при создании документа, содержащего описание проекта

41 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА Е.Л.Разова Управление проектами 41

42 Каналы коммуникации внутри проекта РМ для другого проекта того же спонсора Спонсор проекта Менеджер проекта (РМ) Менеджер подпроекта Члены команды проекта Члены команды подпроекта

43 В плане управления коммуникацией задокументированы различные коммуникационные требования и решения по ним, принятые вами Данный документ описывает: требования и ожидания по коммуникации для проекта как и в каком виде будет происходить обмен информацией когда и где коммуникация будет иметь место кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникации План управления коммуникацией

44 Необходимо определить коммуникационные требования проекта на основе: Служебные записки от спонсора Соглашение Определение проекта Структуру принятия решений по проекту Организационную структуру (OBS) Любые контракты с поставщиками Описание процедур проекта Разработка плана управления коммуникацией

45 Информационные потребности различных заинтересованных лиц должны быть тщательным образом проанализированы для того, чтобы определить характер информации для передачи и ее источники. Информация для анализа может быть получена путем: Ознакомления с организационными схемами спонсора, поставщика и компании для определения официальных каналов коммуникации Опроса заинтересованных лиц для выявления неофициальных каналов коммуникации Опроса контактов, которые могли ранее работать с или имеют представление о спонсоре или управлении компании- поставщика Документирования информационных требований каждой группы заинтересованных лиц Разработка плана управления коммуникацией

46 Передача информацию в максимально сжатые сроки В фокусе внимания - коммуникации с заинтересованными лицами ируководителями первого уровня Больше внимания на очную коммуникацию по мере приближения к реализации проекта Создание петель обратной связи для того, чтобы заручиться пониманием и дать людям возможность озвучить свои проблемы Обеспечение ясности и простоты сообщений Выработка коммуникационной стратегии

47 Обеспечение заинтересованных лиц и руководителей первого уровня информацией, достаточной для того, чтобы объяснить влияние проекта на сферу их деятельности Использование управления рисками для ознакомления заинтересованных сторон с проблемами и привлечения их к участию в процессе (то есть знакомить их с последствиями, которые могут возникать при выборе тех или иных вариантов, и привлекать их к участию в процессе выработки решения) Дать людям понять, что они могут задавать вопросы/озвучивать свои проблемы, не ставя под угрозу свое положение/будущее Выработка коммуникационной стратегии

48 Ключевые идеи раздела Процесс инициации обеспечивает формальное разрешение на начало проекта Выход процесса инициации – устав проекта Устав проекта наделяет менеджера проекта обязанностями и полномочиями применять ресурсы организации для операций проекта Документ, содержащий определение проекта, формализует понимание устава проекта командой проекта Е.Л.Разова Управление проектами 48

49 Ключевые идеи раздела Структура исполняющей организации часто ограничивает доступность ресурсов для проекта или ограничивает условия, при которых они могут быть получены Устав проекта наделяет менеджера проекта обязанностями и полномочиями применять ресурсы организации для операций проекта Документ, содержащий определение проекта, формализует понимание устава проекта организацией-поставщиком Е.Л.Разова Управление проектами 49

50 Ключевые идеи раздела Развитие команды имеет ключевое значение для осуществления целей проекта Развитие команды в проекте может быть осложнено, если члены команды отвечают как перед менеджером проекта, так и перед функциональным руководителем. Устав команды устанавливает как широкие цели для команды, так и ожидания по проекту; цели должны быть измеримыми Эффективность коммуникации имеет важное значение для успеха проекта Е.Л.Разова Управление проектами 50