Коммуникации с заказчиком и проектной командой при сборе требований Новичков Александр www.cmcons.com alex-golder@cmcons.comИ Карабанова Галина gkarabanova@gmail.com. - презентация

1 Коммуникации с заказчиком и проектной командой при сборе требований Новичков Александр Карабанова Галина

2 Что нас ждет в ближайший час Понятие коммуникаций и коммуникационного процесса Определение, виды коммуникаций, составляющие коммуникационного процесса Сбор требований – коммуникационный процесс Участники, артефакты процесса сбора требований, методы и инструменты Повышение эффективности процесса сбора требований за счет повышения эффективности коммуникаций Понятие «коммуникационная компетентность» Эффект от использования инструментальных средств Влияние человеческого фактора Демонстрация примеров из реальных проектов

3 Теории ничего не доказывают, зато позволяют выиграть время и отдохнуть, если ты вконец запутался, стараясь найти то, что найти невозможно… Марк Твен Природа не терпит пустоты: там, где люди не знают правды, они заполняют пробелы домыслом Бернард Шоу

4 Понятие «Коммуникации» Процесс и результат обмена информацией А.Н. Дятлов «Общий менеджмент. Концепции и комментарии» Достижение поставленных целей путем вовлечения окружающих в свои идеи либо преодоления их сопротивления В. Козлов «Мифы о коммуникациях» Отношения, в которые вступают люди в процессе своей профессиональной деятельности Теория общего менеджмента Общение, в ходе которого люди обмениваются информацией и которое основывается на наличии общего словаря, близости и коммуникационных технологиях Алистэр Коуберн «Создание программного обеспечения как коллективная игра»

5 Коммуникации – главное препятствие на пути достижения целей организации, проекта, процесса… Теория общего менеджмента

6 Виды коммуникаций Взаимодействие локализовано внутри организации или организация взаимодействует со средой Внешние Внутренние По степени управляемости Управляемые Неуправляемые По легитимности Формальные Неформальные По статусу участников Межличностные Организационные По количеству участников Единоличные Групповые Вертикальные и горизонтальные

7 Категории коммуникационного процесса Отправитель Отправитель – человек (или группа), желающий сообщить информацию Сообщение Сообщение – информация, смысл, идея, которые хочет передать отправитель Канал Канал – способ, которым передается информация: Устно Письменно Невербально По телефону Через интернет … Код Код – система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения

8 Категории коммуникационного процесса - 2 Контекст Контекст – внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями Получатель Получатель – человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение Шумы (помехи) Шумы (помехи) – все, что искажает смысл сообщения Обратная связь Обратная связь – реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание

9 Схема коммуникационного процесса

10 Схема коммуникационного процесса - 2 Смысл (отправителя) Код Канал Сообщение Обратная связь Канал Код Смысл (получателя) S1 = S2S2 =

11 Формула коммуникационного процесса Коммуникации = Люди + Технологии + Среда Эффективность коммуникаций Эффективность технологической составляющей Эффективность среды Коммуникативная компетентность участников коммуникационного процесса

12 Сбор требований – коммуникационный процесс! Заказчики Аналитики Команда проекта Разработчики Тестировщики Другие участники Выявление требований Анализ требований Спецификация Проверка Менеджер проекта

13 Отличные программные продукты – результат правильно реализованной архитектуры, основанной на требованиях, полученных в результате эффективного, то есть тесного взаимодействия разработчиков и клиентов Карл И. Вигерс "Разработка требований к программному обеспечению"

14 Характеристики хороших требований п.п.ХарактеристикаКто может проверить 1ПолнотаРазработчики 2КорректностьЗаказчики 3ОсуществимостьРазработчики Аналитики 4НеобходимостьАналитики Заказчики 5Назначение приоритетовЗаказчики Аналитики 6НедвусмысленностьЗаказчики Аналитики Разработчики Тестировщики 7ПроверяемостьТестировщики Аналитики Заказчики Для каждого отдельного требования

15 Характеристики хороших требований - 2 Для всего набора требований п.п. ХарактеристикаКто может проверить 1ПолнотаЗаказчики Аналитики 2СогласованностьАналитики 3Способность к модификацииАналитики 4ТрассируемостьАналитики Тестировщики Разработчики

16 Техники, методы и приемы сбора требований Интервью Заполнение опросных листов Мозговой штурм Совещание Mind mapping Другие… Подразумевают коммуникацию, взаимодействие, обмен информацией, общение

17 Виды коммуникаций при сборе требований Заказчики Аналитики Команда проекта Менеджер проекта Недвусмысленность Проверяемость Разработчики Тестировщики Другие участники Коммуникации Межличностные и организационные Единоличные и групповые Внутренние и внешние Вертикальные и горизонтальные Корректность Необходимость Назначение приоритетов Полнота Осуществимость

18 Что мешает получить хорошие требования Барьеры на пути межличностных коммуникаций В процессе сбора требований взаимодействуют люди Барьеры на пути организационных коммуникаций В процессе сбора требований взаимодействуют сотрудники (различных подразделений) организации и применяются необходимые технологии / инструменты Барьеры на пути коммуникаций между организациями В процессе сбора требований взаимодействуют сотрудники различных организаций с различной корпоративной культурой

19 Барьеры на пути межличностных коммуникаций Барьеры восприятия Семантические барьеры Барьеры обратной связи Неумение слушать

20 В процессе сбора требований взаимодействуют люди Человек: Существо, которому необходимо общение Существо изменчивое, он меняется в зависимости и от времени, и от пространства Ему трудно постоянно работать сверхурочно Он может одновременно держать в голове совсем немного сведений, он делает ошибки и с трудом меняет привычки Он может брать инициативу в свои руки Ему свойственны эмоции и смены настроения Все люди разные!

21 Коммуникативная компетентность Это возможность разговаривать с другими людьми согласно их правилам, верованиям и убеждениям (что с каждым человеком будет немного/много отличаться), а НЕ со всеми согласно своих правил, верований и убеждений (то есть со всеми одинаково, потому что вы просто мои "зеркала") Умение управлять своими эмоциями и настроением Умение слушать Умение подстроиться под собеседника, присоединиться к нему по ключевым словам, выражению лица и др. Умение задавать «правильные» вопросы

22 10 правил эффективного слушания Прежде всего, перестаньте говорить Помогите говорящему раскрепоститься Покажите, что вы готовы слушать Устраните раздражающие моменты Сопереживайте говорящему Будьте терпеливы Сдерживайте свой характер Не допускайте споров и критики Задавайте вопросы И еще раз: перестаньте говорить!

23 Барьеры на пути организационных коммуникаций Искажение сообщений Неэффективная структура Неэффективный способ организации работ и распределения задач Некомпетентность персонала Особенности корпоративной культуры

24 Корпоративная культура Наблюдаемые регулярные формы поведения Нормы Доминирующие ценности Философия Правила Организационный климат Эффект «Так принято» / «Так не принято», например, проявляющийся в отношении к подготовке протоколов интервью/совещаний, в принятии решений о степени детализации требований, к обязательности выполнения обещаний, во внешнем виде и т.д.

25 В процессе сбора требований взаимодействуют сотрудники организаций Заказчик и Исполнитель – различные подразделения одной фирмы Взаимодействие представителей одной организации Единство корпоративной культуры Неэффективная организационная структура

26 В процессе сбора требований взаимодействуют сотрудники организаций - 2 Заказчик и Исполнитель – различные организации Взаимодействие представителей различных организаций Взаимодействие представителей различных организационных культур (отсутствие культуры – тоже культура!) Географическая удаленность

27 В процессе сбора требований взаимодействуют сотрудники организаций - 3 Заказчик явно не определен (разработка массового «коробочного» продукта) Взаимодействие представителей организации с абстрактным массовым «заказчиком» Дополнительные усилия по организации источника требований Все свойства, присущие коммуникации с отсутствующей обратной связью

28 Инструменты для сбора требований Блокнот, ручка Диктофон Доска Проектор Специализированное ПО Другие… Технологическая составляющая процесса сбора требований

29 Технологическая составляющая эффективной коммуникации Инфраструк тура Организационно- методическое обеспечение Эффективные коммуникации Программно е обеспечение Материальн о- техническое обеспечение Лингвистиче ское обеспечение Обеспеченност ь целью Обеспечение, имеющееся в наличии, формирует набор доступных для использования коммуникационных каналов

30 Коммуникационные каналы Устная коммуникация (сообщения, деловые переговоры) Телефонная связь Письменная коммуникация (почта, электронная почта, ICQ) Безличные формы (анкетирование, отчеты, другая техническая документация) Web-камера Другие…

31 График убывания эффективности коммуникаций Коммуникационные каналы Эффективность коммуникации 2 человека у доски … видеоконференция … телефон … электронная почта … ICQ Видео-ролик Аудио-ролик Документация ! Эксперимент Милгрэма

32 Факторы, воздействующие на человека в процессе коммуникации Невербальные факторы 55 %Паралингвистические факторы 38 % Содержание сообщения 7 % Пространственно-временное расположение (угол наклона головы к говорящему, к аудитории, угол поворота между людьми, расстояние между говорящими и т.д.) Движения (жесты, мимика, походка и т.д.) Внешний вид (цветовая гамма, одежда, прическа и т.д.) Прикосновения Взгляд (экспрессия взгляда, контакт глаз и т.д.) Запах Постукивание, притопывание и т.п. Просодика (интонация, произношение, ритм, темп, тембр и т.д.) Экстралингвистика (голосовое производство излишних звуков: кашель, кхеканье, причмокивание и т.п.) Факторы, делающие сообщение более убедительным

33 Факторы, воздействующие на человека в процессе коммуникации - 2 Особенности восприятия информации человеком На слух – 15% На глаз – 25% При комбинировании (аудио+видео+кинестетика) можно достичь 65 %

34 Коммуникационные сети Коммуникационная сеть – соединение участвующих в процессе коммуникации индивидов Структура сети имеет большое значение для точности и качества результата коммуникационного процесса

35 Примеры коммуникационных сетей КолесоКругY-образная Каждый с каждым Организованность Количество искажений

36 Эффективность коммуникационного процесса Характеристики эффективности Скорость обмена сообщениями, идеями Степень достижения цели, результата Эффективность коммуникаций Эффективность технологической составляющей Эффективность среды Коммуникативная компетентность участников коммуникационного процесса

37 Повышение эффективности технологической составляющей коммуникаций в процессе сбора требований достигается за счет внедрения специализированных инструментальных средств

38 Эффект от внедрения методологии и инструментальных средств Стадии процесса разработки Эффективность коммуникаций Эффективность других компонентов процесса Требования (только) Требования Анализ и проектирование Реализация … Развертывание Итого ROI Уменьшение времени подготовки информации для принятия решения Уменьшение времени поиска информации Уменьшение времени согласования решений Уменьшение времени освоения системы и вхождения в проект новыми исполнителями Уменьшение количества ошибок вследствие неоднозначной интерпретации и отсутствия информации Уменьшение времени поиска изменяемых объектов Уменьшение времени обнаружения дефектов Эффект от улучшения коммуникацийДругие эффекты

39 Эффект от внедрения методологии и инструментальных средств

40

41 Коммуникации = Люди + Технологии + Среда Чем ниже уровень развития одного фактора, тем выше влияние остальных факторов Чем на более низком уровне развития находятся такие факторы, как «Технологии» и «Среда», тем шире диапазон возможных проявлений человеческого фактора

42 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

43 Качественный эффект от автоматизации тестирования