ИССЛЕДОВАНИЕ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ» Валерия Дурова Валерия Евграфова Анастасия Елисеева Дарья. - презентация

1 ИССЛЕДОВАНИЕ СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ» Валерия Дурова Валерия Евграфова Анастасия Елисеева Дарья Исаева Методология консалтинга Москва, 20 января

2 С ОДЕРЖАНИЕ Вводные: информация о компании, цель проекта, описание работ Полевое исследование: методика, первичные данные, гипотезы Анализ результатов исследования: симптомы и причины Рекомендации 2

3 О ГРАНИЧЕНИЯ Недостаток релевантной информации о компании Отсутствие внешних коммуникаций Нечеткие временные границы проекта Ограничение области исследования 3

4 Э ТАПЫ РАБОТ ПО ПРОЕКТУ Составление и утверждение ТЗ на проект Разработка и утверждение графика работ Заказчиком Кабинетные исследования: анализ вторичной информации Разработка вопросов для интервью (полевые исследования) Полевые исследование: интервью с ключевыми сотрудниками: начальниками отделов (АХО, отдел кадров, юридический, отдел маркетинга, СКС) консультации с Исполнительным Директором и Директором по развитию молодежных программ Анализ полученной информации, выявление причинно-следственных связей Согласование предварительных выводов и результатов с Заказчиком Выработка рекомендаций Оформление документов проекта Представление результатов проекта. 4

5 В ВОДНЫЕ 5

6 ТК МИНЕРАЛ Официальный представитель (дистрибьютор) ОАО Сельвинит и ОАО Соликамский магниевый завод Распространение продукции, управление компанией Главный офис – в Москве, производство - Соликамск Продукция: Химическая продукция: пищевая соль, каменная соль, минеральный галит, противогололедный материал Минеральные удобрения: хлористый калий Поставка трейдерам-перекупщикам, напрямую компаниям (VIP клиенты), небольшим клиентам напрямую (spot) Распространение калия хлористого – через биржу (дефицитный продукт) Распространение только на внутреннем рынке Инновационность: разработка и вывод новых продуктов 6

7 ТЗ: Проблема Трудности в движении документов: отсутствие контроля над документооборотом внутри компании и ответственности за его ведение произвольная циркуляция документов внутри компании: договора поступают не к тем людям и не вовремя, никто не отслеживает путь документа, если он передается от одного лица другому отсутствие единых стандартов и регламента оформления многих документов незаинтересованность сотрудников в контроле над документооборотом нет хорошо сформированного механизма делового общения между отделами. постоянные изменения субординации 7

8 Ц ЕЛЬ Выяснить степень соответствия состояния организации документооборота ГОСТам и нормативам Выявить причины видимых затруднений в движении документов Дать рекомендации по улучшению существующего процесса создания, движения, и контроля за документами Особые требования Заказчика: Практичность рекомендаций Анонимность анкетирования Конфиденциальность полученной при первичных исследованиях информации 8

9 SCOREt МАТРИЦА ПричиныОжидаемые эффекты СимптомыЧто делаем? o отсутствие контроля обращения документов o отсутствие налаженного процесса регламентирования документооборота o длительность подписания документов o личностный фактор в процессе движения документов РесурсыУгрозы o квалифицированные сотрудники («выращенные» в организации) o расширение материальной базы (новый офис + новые сотрудники) o расширение ассортимента продукции (новый источник дохода) o 9

10 П ОЛЕВОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ Методология Результаты Гипотезы 10

11 П ОЛЕВЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ : МЕТОДОЛОГИЯ Первичное интервью с ключевыми представителями ТК Минерал (Исполнительный директор), детализация трудностей и понимание ценностей и культуры компании Формирование предварительных гипотез Интервью с начальниками отделов: роль отдела в процессе создания и движения документов выявление проблем конкретного отдела пожелания к улучшению текущей ситуации возможные пути решения Формирование основных гипотез: что и кто разрушает процессы документооборота Глубинный анализ причинно-следственной связи Подтверждение или опровержение гипотез 11

12 Г ИПОТЕЗЫ Проблема в движении документов – управленческая, НЕ техническая. Связана в внутренними коммуникациями Низкий уровень осведомленности о правилах движения документов 12

13 И НТЕРВЬЮ И АНКЕТИРОВАНИЕ Несостоятельность анкетирования как метода полевого исследования: Невозможно выявить общие вопросы для всех отделов Требование к анонимности будет нарушено вопросом об отделе и деятельности Полевые исследования - в формате интервью 13

14 П ОЛЕВОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ : ВЫВОДЫ Каждый отдел испытывает трудности на операционном уровне Задержки в подписании договора Исполнитель ответственен за весь процесс движения документов (прохождение листа согласования) Некоторые функции отделов дублируются => «двойная работа» (СКС и секретари) Отсутствие понимания проблемы у исполнителей: «мы так привыкли работать и не хотим ничего менять» Решение проблем и адаптация сотрудников происходит на уровне отдела – «замкнутые королевства» Руководители отделов не могут сосредоточиться на тактических заданиях и целях, т.к. загружены рутинной работой Отсутствует система маркетинга (внешнего и внутреннего) 14

15 В ЫВОДЫ Децентрализованная система движения документов Основная деятельность – приоритет Неразвита система маркетинга Ценообразование Планирование поставок продукции на основе анализа рынка 15

16 А НАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ Причины и следствия Рекомендации 16

17 ТК МИНЕРАЛ: СТРУКТУРА Генеральны й директор Заместитель ГД Отдел УПОтдел АХО Отдел маркетинга Отдел ИТСКСПЭО Правовой отдел Отдел продаж Главный бухгалтер Руководитель обособленного подразделения 17

18 Т ИПИЧНАЯ КАРТА БИЗНЕС - ПРОЦЕССОВ Основные >> ЗакупкиМаркетинг ЛогистикаПродажи Стратегические >> Разработка стратегии Управление проектами Аудит и контроль Разработка политик/правил/БП Обеспечивающие >> Кадры Инф. технологии Юридич. поддержка Финансы Инфра- структ. 18

19 Отдел продаж Предоставление документов, регулирующих трудовую д-ть Вводные данные для создания договоров на поставку Создание заявок на материальное обеспечение Предоставление вводных данных для планирования Создание договоров на поставку для дальнейшего визирования Сервисно- коммерческая служба Предоставление документов, регулирующих трудовую д-ть Контроль за процессом визирования Создание заявок на материальное обеспечение Документарная поддержка Отдел маркетинга Предоставление документов, регулирующих трудовую д-ть Создание заявок на материальное обеспечение Планирование продаж, ценообразование Административно -хозяйственный отдел Предоставление документов, регулирующих трудовую д-ть Создание договоров с подрядчиками на оказание услуг Материальное обеспечение Правовой отдел Предоставление документов, регулирующих трудовую д-ть; Правовое консультирование Визирование документов. Правовое консультирование Визирование и вторичная проверка документов Разработка документов. Правовое консультирование Отдел кадров Согласование и проверка документов Отдел кадровПравовой отдел Административно -хозяйственный отдел Отдел маркетинга Сервисно- коммерческая служба Отдел продаж 19

20 Б ИЗНЕС - ПРОЦЕССЫ ТК «М ИНЕРАЛ » Основной процесс – продажа продукции Обеспечивающие процессы: Подбор, наем и обучение персонала Юридическое и правовое консультирование Информационное и технологическое оснащение организации Поддержание инфраструктуры Обеспечение движения документов, оформляющих все процессы 20

21 Д ОКУМЕНТЫ В ТК «М ИНЕРАЛ » ПроцессДокументКто создает? Продажа продукцииДоговор продажи, Приложения, счета Отдел продаж + СКС Работа с персоналом: подбор, наем, обучение, движение Штатное расписание, должностные инструкции, Положения Отдел кадров Обеспечение инфраструктуры организации и офиса Договор с подрядчиками и поставщиками АХО или любой другой отдел Планирование и ценообразование Прайс-листы, график поставокОтдел маркетинга Визирование документовЛист согласования, подписанный договор Генеральный директор + Зам. ГД 21

22 ПричиныОжидаемые эффекты o компания не объединена общей миссией o отсутствие налаженных связей между отделами: нет понимания проблем и нужд других отделов o загрузка руководителей отделов из-за недостатка исполнителей o повышение эффективности деятельности сотрудников o налаживание коммуникаций между отделами o формализация процесса движения документов СимптомыЧто делаем? o отсутствие контроля обращения документов o отсутствие налаженного процесса регламентирования документооборота o длительность подписания документов o личностный фактор в процессе движения документов o решение управленческой проблемы на 4 уровнях: отдела, коммуникации между отделами, управленческих мер и культуры коллектива o меры контроля и регламентации обращения документов o распределение ответственности за движение документов РесурсыУгрозы o квалифицированные сотрудники («выращенные» в организации) o расширение материальной базы (новый офис + новые сотрудники) o расширение ассортимента продукции (новый источник дохода) o непринятие изменений сотрудниками o несостоятельность (неустойчивость) новой структуры o отсутствие улучшений в уровне корпоративной культуры 22

23 Рекомендации - 1 Сложности в документообороте – проявление более глобальной проблемы управления и взаимоотношений. Решение на 4 уровнях: 1. Уровень отдела Перераспределение ресурсов, ограничение обязанностей и полномочий 2. Коммуникаций между отделами Совершенствование корпоративного портала 3. Управленческие решения Система адаптации новых сотрудников, систематический найм практикантов 4. Внутренняя, единая культура Мероприятия для сотрудников 23

24 Уровень отдела Проблема: Размытость функций сотрудников и недостаток сотрудников, ответственных за рутинную деятельность Рекомендации: Расширение штата сотрудников и перераспределение обязанностей внутри отдела для концентрации ключевых сотрудников на стратегических вопросах, а не текучки из-за смещения функций 24

25 Уровень управленческих решений Проблема: Низкий уровень системы адаптации сотрудников. Рекомендации: экскурсии по компании, представляя нового сотрудника создание корпоративной странички на информационном портале, где отдел персонала будет давать информацию о новом сотруднике приветственные письма для новых сотрудников и письмо о новом сотруднике для персонала информационные материалы, представляющие сотрудников (кто есть кто, должностные функции, увлечения сотрудников) материалы о деятельности компании, ее конкуренты, анализ рынка присутствия 25

26 Уровень управленческих решений Проблема: Отсутствие информации о статусе подписания документа, потеря и несвоевременная подпись документов Проблемы документооборота в «ТК Минерал» документы теряются накапливается множество документов документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа создается несколько копий одного и того же документа на подготовку и согласование документов тратится много времени Рекомендация: Внедрение системы электронного документооборота. 26

27 Уровень управленческих решений Систематический найм практикантов Проблема: Низкий уровень вовлечения практикантов в деятельность компании Рекомендация: Формирование запросов на практикантов и подготовка для них плана работ 27

28 Уровень: Коммуникации между отделами Проблема: Напряженная атмосфера между отделами, отсутствие внутреннего PR. Рекомендация: Назначение ответственного сотрудника из отдела управления персонала за внутренние коммуникации: совершенствование корпоративного портала, который должен содержать информацию о грядущих событиях, новости, как внутреннего уровня так и новости о рынке, доска объявлений. 28

29 Уровень: Внутренняя корпоративная культура Проблема: Корпоративная культура компании «ТК Минерал» на низком уровне Рекомендации: Мероприятия по укреплению корпоративного духа Обоснование: Из-за недавнего создания ООО «ТК Минерал», корпоративная культура в компании не была сформирована должным образом. В компании присутствует культура различных отделов, на уровне компании «ТК Минерал» она отсутствует 29

30 Р ЕКОМЕНДАЦИИ - 2 «Узкие места» в движении документов можно решить: Контроль движения документов – Лист «взял/вернул» Обеспечение доступности регламента составления и согласования документа – Портал Назначение ответственного секретаря для каждого отдела (определенный секретарь отвечает за определенные отделы) Обновление статус-отчета о получении/отправлении/подписании корреспонденции на Портале Формализация отправки корреспонденции – точное время в определенные дни 30

31 Р ЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЭТАПАМ ДОКУМЕНТООБОРОТА 1прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов -осуществляется централизованно сотрудниками службы АХО -вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить обработку 2предварительное рассмотрение документов службой АХО -производится распределение корреспонденции по отделам 3регистрация документов-регистрации подлежат все документы, требующие учета: --поступающие из других организаций --создаваемые и используемые внутри организации --направляемые в другие организации 31

32 Р ЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЭТАПАМ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4организация движения документов внутри организации (включающая информационно- справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов) -передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей -документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий -исполнители получают документы в соответствии с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников -исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления 5обработка (экспедиционная) исполненных документов -обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно службой АХО 32

33 Н ОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТ КОМПАНИИ НА ТЕРРИТОРИИ РФ ГОСТ Р ИСО «Управление документами. Общие требования» Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения» 33

34 А РХИВАЦИЯ ДокументСрок хранения ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ Постоянно До минования надобности ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ3-5 лет До минования надобности ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИПостоянно До минования надобности УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ3-5 лет ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ СВЯЗИ 5-10 лет До минования надобности До ликвидации организации ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕДо минования надобности До ликвидации организации КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕДо 75 лет АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 3-10 лет 34

35 ООО ТОРГОВАЯ КОМПАНИЯ «МИНЕРАЛ» Валерия Дурова Валерия Евграфова Анастасия Елисеева Дарья Исаева Методология консалтинга Москва, 20 января 2009 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ ! ВАШИ ВОПРОСЫ 35