«Виды документов в организации». Эта тема актуальна, так как деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов. - презентация

1 «Виды документов в организации»

2 Эта тема актуальна, так как деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов по установленным правилам обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

3 Огромную роль в управлении предприятием играет документирование управленческой деятельности, так как именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы. Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

4 ДОКУМЕНТЫ ПО ПОИСКУ, ОТБОРУ И НАЙМУ ПЕРСОНАЛА Резюме Заявление о приеме на работу Анкета Автобиография Характеристика Заключение трудового договора Издание приказа о приеме на работу Оформление личной карточки

5 Резюме – это разновидность анкеты, оно содержит краткие сведения биографического характера, сведения об образовании и трудовой деятельности. Его рассылают нескольким фирмам, в которых хотелось бы получить работу. Резюме несет рекламно-информационный характер. Цель – получить приглашение на собеседование. Структура резюме: - персональные данные; - образование; - опыт работы; - дополнительная информация; - дата составления.

6 Заявление – документ, адресованный руководителю с изложением какой-либо просьбы. Заявление о приеме на работу представляется кандидатом в письменном виде по следующей форме: - адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия в дательном падеже); - адресант (фамилия и инициалы заявителя в родительном падеже); - наименование вида документа; - текст документа; - подпись заявителя с указанием даты.

7 Анкета или личный листок по учету кадров представляет собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных работника, его образовании, прежней трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и должен быть без помарок и исправлений. Личный листок заполняется в следующем порядке: - фамилия, имя, отчество пишутся полностью; - в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; - место рождения записывается на основании паспорта; - образование – среднее, среднее специальное и высшее – указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

8 Автобиография – документ, содержащий краткое описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография пишется от руки по следующей форме: - наименование вида документа; - фамилия, имя, отчество; - год и место рождения; - социальное положение; - образование; - какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности; - трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца; - служба в Российской армии, награды; - семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках; - подпись (с указанием даты, и ее расшифровки).

9 Характеристика – оценка деятельности данного лица в целом. Характеристика может быть оформлена на общем бланке, формата А4. Она имеет следующие реквизиты: - наименование вида документа; - текст; - подпись; - дата; - печать. В тексте характеристики включаются следующие сведения о работнике: - фамилия, имя, отчество; - год рождения; - образование; - занимаемая должность; - структурное подразделение; - стаж работы на предприятии; - деловы качества; - отношение к работе; - целевое назначение характеристика (для предоставления в какое учреждение она выдана).

10 Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется выполнять функциональные обязанности и подчиняться правилам трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставить работу по профессии (специальности), обеспечить условия труда и выплачивать заработную плату. Трудовой договор должен содержать следующие основные положения: - наименование работника и работодателя, место работы; - дату вступления в силу трудового договора; - наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; - права и обязанности работника и работодателя; - достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику; - режим труда и отдыха; - условия оплаты труда; - иные существенные условия.

11 При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются: - коды организации и формы приказа по соответствующим классификаторам; - срок действия трудового договора; - табельный номер работника; - фамилия, имя, отчество работника; - наименование структурного подразделения; - наименование профессии (должности); - разряд, класс (категория) квалификации; - условия прием на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.); - оклад (тарифная ставка); - надбавка к окладу; - период испытательного срока.

12 Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов: приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.

13 ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказ о переводе работника на другую работу Приказ о предоставлении отпуска Оформление служебных командировок Приказы о поощрении работника Приказ о наложении дисциплинарного взыскания Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнение)

14 Приказ о переводе работника на другую работу Работник, ведущий кадровую документацию, оформляет также перемещения (переводы) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием и т.д.

15 Приказ о предоставлении отпуска Оно пишется на имя руководителя организации и обязательно содержит реквизиты: - адресат (кому адресовано); - автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник); - указание вида документа (заявление); - дата; - подпись работника. В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный и т.д.). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало.

16 Оформление служебных командировок В приказе о командировании указываются: - фамилия, имя, отчество командируемого; - цель; - срок; - место командировки. Приказы о поощрении работника В приказе о поощрении указывается: - фамилия, имя, отчество работника; - мотив и вид поощрения. Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с приказом, ставя свою подпись на первом экземпляре приказа.

17 Приказы о наложении дисциплинарного взыскания В соответствии со ст. 192 Трудового Кодекса Российской Федерации «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания». В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания: - замечание; - выговор; - увольнение по соответствующим основаниям.

18 Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнение) В соответствии со ст. 77 в новой редакции «Основаниями прекращения трудового договора являются: - соглашение сторон - истечение срока трудового договора - расторжение трудового договора по инициативе работника - расторжение трудового договора по инициативе работодателя