«Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. 1077. Вступил в силу с 03.06.2013. - презентация

1 «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержден Приказом Минкультуры России от г Вступил в силу с г. «Инструкция об учете библиотечного фонда» от г. 590 Отменена Приказом Минкультуры России от г. 623

2 * Представляет только основы учета библиотечного фонда, общие и обязательные для разных типов библиотек. * Должен обеспечивать соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда

3 В «Порядок учета» впервые включены электронные сетевые документы трех категорий: документы, размещаемые на жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удалённые документы)

4 Международная трактовка библиотечного фонда: «все документы, которые библиотека предоставляет пользователям»

5 * Наиболее распространенные форматы файлов

6 Учет ведется в традиционном и (или) электронном виде в регистрах. Регистры индивидуального учета – регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документов, топографическая опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами. Регистры суммарного учета – книга суммарного учета, листы суммарного учета, журнал.

7 4. Поступление документов 4.1.По первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений Кроме того, поступление библиотечного фонда может оформляться следующими документами: - актом о приёме документов (при поступлении на безвозмездной основе...) : обязательные экземпляры безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников при приеме документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным; Договором пожертвования в соответствии с ГК РФ (ст.574, 582) (с указанием его назначения «для пополнения библиотечного фонда»)

8 4.8. На первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особого ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (ОИДИ). ____________________ А К Т N От «_____»___________ 2013 г. Настоящий акт составлен ______________________________________ о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) ГБУК КемОНБ им. В.Д. Федорова для пополнения библиотечного фонда. Документы получены от ______________________________________ в количестве ___ экз. _______ на сумму________________руб._____коп. ______________________________________________________________ (сумма прописью) Документы записаны под номерами: Члены комиссии: ________________ _______________

9 Счета на которых отражаются в бухгалтерском учёте принятие к учёту объектов БФ: * "Внутриведомственные расчёты по приобретению основных средств"; * "Прочие доходы" (ко всему прочему при выявлении в ходе инвентаризации неучтённых объектов; при поступлении объектов в виде дара, пожертвования); * "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" (при безвозмездном получении в рамках движения объектов между учреждениями разных уровней бюджетов); * "Доходы от операций с активами" (при поступлении книг от читателей взамен утраченных).

10 Учет выбытия документов из библиотечного фонда 1. Сокращен перечень причин исключения документов. Значительно расширено понятие «непрофильность» 2. Вместо нескольких форм актов об исключении документов из фонда, введена одна обязательная к использованию форма «Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда» (код ). Выбытие списанных объектов библиотечного фонда 3. в «Порядке учета» представлена процедура исключения документов из фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от процедур списания ОЦДИ. Направление выбытия документов 1 1. Передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учете) 2.Реализация 3. Передача в пункт приема вторсырья, металлолома, драгоценных материалов 4.Утилизация библиотекой 5.Безвозмездная передача

11 Контрольная функция учредителя заключается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.

12 Проверка наличия документов библиотечного фонда Проверка БФ согласно п Порядка 1077 производится в обязательном порядке: - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; - при реорганизации или ликвидации библиотеки. Такие случаи, как смена материально ответственного лица и передача фонда библиотеки или ее части в аренду, теперь не являются обязательными для проведения проверок библиотечного фонда.

13 Изменилась периодичность плановых проверок БФ, п Порядка фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет; фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет; фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет; фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет; фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет; фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет; фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год. в "Инструкции об учете библиотечного фонда«, Приказ Министерства культуры РФ п.10.2 от 2 декабря 1998 г. N наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно; - редчайшие фонды - один раз в 3 года; - ценные фонды - один раз в 5 лет; - фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет; - фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет; - фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет; - фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

14 По завершении проверки составляется акт о результатах проведения проверки наличия документо БФ, в котором указываются сведения о количестве документов БФ (п Порядка 1077): - по данным учёта; - имеющихся в наличии; - отсутствующих в БФ по неустановленной причине.

15 Учет электронных документов 3.4. К электронным документам относятся: документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

16 2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. (электронные сетевые локальные документы должны храниться в библиотеке в виде БД, основанной на технологиях веб- программирования, позволяющих как минимум присваивать ключевые слова и поддерживающих хранение информации) Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.

17 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ ! ДО НОВЫХ ВСТРЕЧ !