Учет электронных документов Зав. отделом комплектования и учета фондов Позднякова Ольга Леонидовна. - презентация

1 Учет электронных документов Зав. отделом комплектования и учета фондов Позднякова Ольга Леонидовна

2 «ПОРЯДОК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА» (Приказ МК РФ от 8 октября 2012 г. N 1077 ) Посмотреть приказ МК РФ полностью можно здесь: Для специалистов по фондам 8 октября 2012 открыт блог по вопросам комплектования и учета фондов, в котором на вопросы «с мест» отвечают и дают разъяснения специалисты МК РФ и федеральных библиотек:

3 К электронным документам относятся: 1.Документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); 2. Документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (сетевые локальные документы); 3. Документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (инсталлированные документы); 4. Документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (сетевые удаленные документы).

4 Единицы учета электронных документов Экземпляр Название Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.

5 Учет поступления документов в библиотечный фонд Суммарный Индивидуальный

6 Учет выбытия документов из библиотечного фонда Электронные документы на съемных носителях, сетевые локальные и инсталлированные документы выбывают из библиотеки на основании Актов списания с указанием причины исключения. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом.

7 Учет итогов движения библиотечного фонда Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов. Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.

8 Проверка наличия документов библиотечного фонда Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта.

9 Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. ГОСТ Р «Унифицированная система организационно- распорядительной документации, требования к оформлению документов». Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в РФ и Приказом МК РФ от Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированным Минюстом РФ

10 Пожертвования документов в электронном виде Положение о пожертвованиях Договор с автором Варианты размещения текста: -сетевой локальный документ -инсталлированный документ

11 Спасибо за внимание!