Разработка Перечня видов управленческих документов, создание, хранение и использование которых в органах государственной власти должно осуществляться в. - презентация

1 Разработка Перечня видов управленческих документов, создание, хранение и использование которых в органах государственной власти должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Внесение изменений в номенклатуру дел органа государственной власти Удмуртской Республики Кузнецова Мария Евгеньевна заместитель начальника отдела формирования Архивного фонда ГКУ «Центральный государственный архив УР»

2 Постановление Правительства УР от 20 июня 2011 г. 206 «О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» Положение о системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики Порядок работы с электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики

3 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от ФЗ

4 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от ) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от )

5 Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от )

6 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от )

7 В перечни ЭД включаются : - документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения (проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению, т.е. первичные документы; информационные, справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю); - документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.

8 Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от ФЗ глава 2, ст. 4 государственные реестры, содержащие сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, ведутся на бумажных и электронных носителях

9 Порядок ведения Реестра государственного имущества Удмуртской Республики и предоставления информации, содержащейся Реестре государственного имущества Удмуртской Республики (утвержден постановлением Правительства УР от ) пункт 7 реестр государственного имущества Удмуртской Республики ведется на бумажных и электронных носителях

10 В перечни ЭД не включаются : - документы постоянного хранения, за исключением тех, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти; - документы, срок хранения которых не установлен; - электронные образы документов на бумажных носителях.

11 Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количес тво дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню примечание Приказы Министерства по основной деятельности пост. ст.19а 01-05Приказы Министра о служебных командировках 5 л. ст. 19б 01-06Распоряжения Президента УР, Правительства УР, Председателя Правительства УР ДМН ст. 1 б

12 Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количес тво дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню примечание Переписка с подведомственными организациями по разработке и и изменению штатных расписаний 3 г. Ст. 73 После утверждения 01-08Журнал регистрации входящей корреспонденции. Электронный документ 3 г. Ст.258 г сервер /Киселева/; резервное копирование – Иванов А.И Журнал контроля исполнения внутренних документов Министерства. Электронный документ 3 г. ст. 258д сервер /Киселева/; резервное копирование – Иванов А.И.

13 УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа государственной власти УР ___________ (подпись) расшифровка подписи «___»________20___г. Перечень документов, создание, хранение, использование которых в _______________________________________ (наименование органа государственной власти) осуществляется в форме электронных документов при организации внутреннего документооборота п/п Вид документаСроки хранения документов и статьи по Перечню Примечания СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК(ЭК) ___________ «____»_________20____г. ____ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР «_____»_________ 20___г. ____

14 п/п Вид документаСроки хранения документов и статьи по Перечню Примечания 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.2.Организационные основы управления 1Переписка с подведомственными организациями по разработке и и изменению штатных расписаний 3 г. ст.73 После утвержде- ния 1.5.Документационное обеспечение управления и организация хранения документов 2Журнал регистрации входящей корреспонденции 3 г. Ст.258 г 3Журнал контроля исполнения внутренних документов Министерства 3 г. ст. 258д 4Журнал регистрации исходящей корреспонденции 5 л. ст. 258г

15

16 Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количес тво дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню примечание Презентации к выступлениям министра (Microsoft PowerPoint). Электронный документ 5 лет ЭПК ст. 555 F: /Руководство/ Ответственный - Михайлова И.В.; резервное копирование - отдел информационных технологий

17 Индек с дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню примечание Квартальные статистические сведения о проведении торгов на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (ф. 1-торги) 5 лет ст.467г При отсутствии годовых - постоянно ЭД; F: /бухгалтерия/ Ответственный – Смирнова А.И.; резервное копирование - отдел информационных технологий

18 Индекс дела Заголовок дела (тома, части)Количе ство дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и статей по перечню примечание База данных «Списки рассылки» (объектно- ориентированная БД, содержащая справочные сведения о корреспондентах для рассылки информационных материалов). Электронный документ 2 года Ст.259 сервер, Ответственный – Иванова Н.И.; резервное копирование – отдел информационных технологий

19 Спасибо за внимание!