Основы редактирования научных текстов и официальных документов Рулиене Любовь Нимажаповна начальник ОДТО БГУ, к.п.н., доцент ruliene@bsu.ru - презентация

1 Основы редактирования научных текстов и официальных документов Рулиене Любовь Нимажаповна начальник ОДТО БГУ, к.п.н., доцент

2 «Скажи мне и я забуду. Покажи мне и я запомню. Дай мне действовать самому, и я пойму»

3 Государственный служащий большую часть своего времени занимается деловыми бумагами и служебными документами: изучает, составляет, пишет заново, редактирует. Мотивация (почему это важно?)

4 Компетенция навыки написания деловых бумаг и документов, представлять, чем отличается языка документа от других разновидностей современного русского языка, знать языковые трудности этого специфического языка, уметь редактировать деловые бумаги – т.е. владеть культурой деловой письменной речи.

5 профессионализм Продвижение по служебной лестнице во многом зависит от умения готовить разного рода документы и материалы. В странах Европы госслужащим периодически предлагают выполнять языковые тесты, писать диктанты или сочинения с целью проверки их знаний в области родного языка и умений грамотно излагать свои мысли на бумаге.

6 Функциональные разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь три функциональных стиля: 1) публицистический стиль, 2) научный стиль, 3) официально-деловой стиль речи.

7 Особенности официально- делового стиля речи Точность и языковой стандарт официально-делового стиля: понятность и максимальная точность - основное требование к их оформлению и содержанию (языковое единообразие и стандартность служебных документов).

8 Языковая точность однозначность понимания содержания, изложенного в тексте: «Слово принадлежит наполовину тому, кто говорит, и наполовину тому, кто слушает» (М.Монтень); получатель должен почерпнуть из содержания текста именно тот смысл, который был заложен составителем.

9 НЕТ канцелярским штампам! В официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, a не выслушивается и многие другие.

10 ДА языковым штампам Языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки

11 "...в официальных документах не очень-то можно вольничать словом, а извольте писать согласно принятой форме" (А.А.Реформатский) Владение деловым стилем - это знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста.

12 Особенности словоупотребления в официально-деловом стиле Смысловая точность речи обеспечивает практическую и правовую ценность делового текста. Для языка документа, как и для языка науки, очень важна специальная терминология.

13 Обновление специальных канцелярских слов Архаичные слова и оборотыСовременные эквиваленты при сем направляемнаправляем означенный (вышеозначенный)названный вышепоименованныйуказанный (названный) выше сего годаэтого года, текущего года настоящим сообщаемсообщаем незамедлительнонемедленно уведомлятьсообщать на предмет рассмотрениядля рассмотрения каковойкоторый

14 неологизмы Отглагольные существительные (слова, образованные от глагола): исполнение, подписание, решение, постановление. Отглагольные существительные с префиксом НЕ (невыполнение, несоблюдение, непризнание и др.).

15 Не все слова из этой группы уместны в документе "неимение« должно быть заменено на слово "отсутствие«; вместо слова подвижка следует употреблять словосочетание - положительные изменения, вместо задумка лучше написать - замысел, вместо неудачно придуманного слова изжитие лучше употребить хорошо известное - исключение, вместо дострой - завершение строительства, вместо проработка - критика.

16 Какой термин употребить? насколько это понятие закрепилось в письменной речи, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности. Для официального языка очень важно употреблять слово только в одном из его значений. Если же все-таки необходимо употребить новый термин, который может быть не понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать развернутое толкование.

17 Устойчивые словосочетания в деловой речи единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

18 Грамматические особенности официально-делового стиля Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова.

19 Неправильное употребления близких по смыслу глаголов Отчитаться (в чем)Сделать отчет (о чем) Различать (что и что)Отличать (что от чего) Препятствовать (чему)Тормозить (что) Заслужить (что)Заслуживать (чего) Опираться (на что)Базироваться (на чем) Основываться (на чем) Обосновывать (чем) Заплатить (за что)Оплатить (что)

20 Словосочетания с предлогами, образованными от имени существительного Эти предлоги чаще всего мотивируют какое- либо действие: в соответствии сретением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др.

21 В деловой речи: "Суд прекращает дело за примирением участников спора", а в разговорной - "потому что они помирились". В деловой речи: "В целях подготовки юношей к военной службе", а в разговорной - "чтобы подготовить к армии". В деловой: "В силу природных условий", а в разговорной - "из-за дождя". В деловой речи: "По достижении 18-летнего возраста", а в разговорной - "когда исполнилось 18 лет". В деловой: "По окончании школы", а в разговорной речи - "после окончания школы".

22 грамматико- орфографические ошибки В книжной речи предлог "по" употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Правильно: по прибытиИ на совещание по предъявлениИ документа по истечениИ срока по приездЕ в город Ошибочно: "по прибытиЮ, по приездУ".

23 Грамматико- орфографические ошибки Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: "несмотря на обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие).

24 Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" употребляются с существительными в форме дательного падежа: "благодаря принятОМУ решениЮ, действовать согласно приказУ, поступить вопреки распоряжениЮ". Типичная ошибка - "согласно приказА, вопреки распоряжениЯ".

25 Предлог "в преддверии", образованный от существительного в форме предложного падежа, оканчивается на И: "в преддвериИ юбилея". Предлоги "в отличие" и "во избежание" тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от существительных в форме винительного падежа: "в отличиЕ от прошлого года", "во избежаниЕ срыва мероприятия".

26 Предлог "ввиду" употребляется с существительным в форме родительного падежа и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "ввиду (из-за) плохих результатов". Однако следует обратить внимание на то, что выражение "иметь в виду" пишется в три слова: "следует иметь в виду, что...". Сходный по звучанию предлог "в виде" в значении "наподобие" пишется раздельно: "представить результаты в виде таблицы".

27 Предлог "вследствие" пишется слитно и с Е на конце, словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков". Этот предлог следует отличать от сочетания предлога "в" с существительным..

28 Предлоги "в течение", "в продолжение", "в заключение" пишутся раздельно и с Е на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: "в течениЕ отчетного периода", "в продолжениЕ заседания", "в заключениЕ следует отметить...".

29 Предлог "на протяжении", образованный от существительного в форме предложного падежа, пишется с И на конце: "на протяжении всей своей деятельности".

30 Следует различать написание существительных "отсутствие" и" присутствие" с предлогом "в": "в отсутствие" - когда кто- либо отсутствует (винительный падеж) и "в присутствии" - когда кто-либо присутствует (предложный падеж), например: "В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос". "В присутствии руководства были обсуждены важные документы".

31 Языковые клише (образцы) не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости; "Язык официальный резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской...« (Ш.Балли)

32 Лингвистический анализ документов и деловых бумаг В тексте документа можно выделить наиболее типичные смысловые ошибки, возникающие, во-первых, из-за незнания особенностей письменной речи по сравнению с устной и, во-вторых, из-за незнания специфических черт официально-делового стиля речи.

33 Смещенное логическое ударение В предложении: "Решение было принято единогласно" логическое ударение и смысловой акцент стоит на последнем слове "единогласно". Если же изменить порядок слов в предложении - "Единогласно было принято решение", то логическое ударение выделяет слово "решение".

34 Когда читающий воспринимает логическое ударение не на том слове, которое имел в виду пишущий, возникает смысловая ошибка, поскольку имеет место смещенное логическое ударение.

35 Приемы выделения значимого для пишущего слова 1. Переставить слово в ударную позицию: Например: "Выработанный навык будет безотказно действовать". Автору-составителю документа надо подчеркнуть слово "безотказно", с этой целью данное слово переставляется в конец предложения, перед точкой: "Выработанный навык будет действовать безотказно".

36 Это могут быть различные частицы, союзы, наречия: ли, же, именно, как раз, лишь, и, даже, чрезвычайно, необычайно, совершенно, абсолютно и др. Обычно слова-усилители выделяют следующее за ними слово. Например: Проведено чрезвычайно важное исследование. Именно в этом состояла ошибка докладчика. Остановимся в заключение лишь на последнем пункте программы. 2. Выделить важное в смысловом отношении слово с помощью введения специальных слов-усилителей.

37 3. Использовать противопоставление, выраженное с помощью конструкций с соотносительными элементами (не..., а; не только..., но и; как...., так и). Например: Важен не только данный подход, но и все другие. Необходимо следить за выполнением как собственных решений, так и решений областных организаций.

38 Выделить нужное слово с помощью шрифтовых и знаковых средств. Для передачи логического ударения часто применяется курсив, полужирный шрифт, ПРОПИСНЫЕ БУКВЫ и другие графические средства. В документах чаще всего используются прописные буквы для выделения, например, вида документа: ДОВЕРЕННОСТЬ, ЗАЯВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ и др.

39 Эта ошибка нередко способна даже вызвать комический эффект. Приведем пример: Всю жизнь обучавшийся в нашем техникуме Волков работал водителем. Слова, которые находятся рядом, образовали ошибочную смысловую связь, и читатель может решить, что "Волков обучался всю жизнь". Ошибочная смысловая связь

40 Как исправить эту ошибку? 1) Найти ошибочную смысловую связь, затем определить правильную смысловую связь и сблизить элементы правильной смысловой связи: Волков, обучавшийся в техникуме, всю жизнь работал водителем.

41 2) Перестроить все предложение или заменить те слова, которые образуют ошибочную смысловую связь. Например: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге избавления от болезней и долголетней жизни". После исправления: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге скорейшего выздоровления и долголетней жизни".

42 Пропуск необходимого элемента Составителю документа порой кажется, что все и так ясно, поэтому некоторые важные элементы письменной речи не находят своей фиксации в тексте. Основная причина подобных ошибок в том, что составитель документа переносит навыки устной речи, где, действительно, многое понятно без слов, на процесс создания письменного текста, в котором, как известно, должно быть более полное, развернутое выражение мысли.

43 Какие слова пропускаются составителями документов чаще всего?

44 1. Пояснительные слова, относящиеся к причастию. Неправильно: На совещании говорили об имеющихся недостатках. Правильно: На совещании говорили об имеющихся в организации работы Недостатках.

45 Неправильно: Оценка результатов деятельности включает в себя разработку методики этой оценки и доведения до работников. Правильно: Оценка результатов деятельности работников включает в себя как разработку методики этой оценки, так и доведения полученной информации до самих работников. 2.Второстепенные члены предложения.

46 3. Слова в устойчивых словосочетаниях. Неправильно: Представитель департамента сообщил о том, как претворяются решения об охране здоровья населения. Правильно: Представитель департамента сообщил о том, как претворяются в жизнь решения об охране здоровья населения.

47 4. Средства связи придаточной части сложноподчиненного предложения с главным. Неправильно Следует отменить указание, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения. Правильно Следует отменить указание о том, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения.

48 Избыточность текста Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Ф.М.Достоевский писал: "Величайшее умение писателя -это умение вычеркивать. Кто умеет и кто в силах свое вычеркивать, тот далеко пойдет".

49 Типичный пример избыточности в деловом тексте: В декабре месяце этого года. на конференции собралось тридцать человек избирателей. На первый взгляд кажется, что в этой фразе нет ничего лишнего. Однако в этом предложении вполне можно обойтись без двух лишних слов, и тогда фраза будет выглядеть так: В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей.

50 Часто в документах встречаются выражения: промышленная индустрия, хотя в слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная"; форсировать строительство ускоренными темпами, хотя форсировать и так означает "вести ускоренными темпами"; потерпеть полное фиаско, хотя фиаско и есть полное поражение.

51 Наиболее активно использующиеся избыточные словосочетания: абсолютная гарантия, временная отсрочка, консенсус мнений, добавить дополнительно, предварительное предупреждение, полностью искоренить, совершенно важно, наиболее оптимальный, отложен на позднее. Избыточные словосочетания, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесное излишество: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др.

52 Если в предложении соседствуют однокоренные слова, то одно из них, безусловно, необходимо заменить. Не следует писать: польза от использования: следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Подобные повторы делают фразу неблагозвучной. Можно написать так: польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях.

53 Порядок слов в предложении Следует помнить, что свобода порядка слов в предложении относительна. Неоправданное или непродуманное изменение порядка слов воспринимается как смысловая ошибка. А.П.Чехов: Желаю Вам всевозможных бед, печалей и напастей избежать.

54 Правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В деловой письменной речи правильный (прямой) порядок слов в предложении помогает читающему установить истинный смысл высказывания. Например: Руководитель обязан своевременно представлять отчет о результатах финансово- хозяйственной деятельности. Администрация учреждения учитывает уровень квалификации персонала.

55 Нарушенный порядок следования второстепенных членов предложения Так, например, из предложения "Для определения фонда оплаты в конце года. уточняются расценки за продукцию" непонятно, к чему относятся слова "в конце года" - "расценки уточняются в конце года" или "для определения фонда оплаты в конце года". Вероятно, это предложение должно быть составлено по-другому: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

56 Правила расположения второстепенных членов предложения Расположение определений Согласованное определение ставится перед определяемым словом. Например: Заслуженный работник; дисциплинарное взыскание; служебная командировка. Несогласованное определение ставится после определяемого слова. Например: Распоряжение директора; постановление правительства; вопрос большого значения. Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно быть прилагательное или причастие. Например: Документ, подготовленный группой юристов. При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму. Например: Актуальный общегосударственного значения вопрос...

57 Расположение дополнений Дополнение обычно ставится после сказуемого. Например: разослать проект: передать полномочия. При наличии нескольких дополнений прямое дополнение (существительное в винительном падеже) ставится, как правило, после сказуемого, затем косвенное. Например: передать полномочия представителю дирекции (передать что и кому); разослать проект закона. Дополнение, выраженное существительным, может стоять после прилагательного. Например: Развитие кадрового потенциала; содействие служебному росту сотрудников; специалист достойный звания. Дополнение может выноситься на первое место, если хотят его подчеркнуть. Например: Руководителю подразделения Н.Соколову строго указать на недопустимость несвоевременного оформления документов.

58 Расположение обстоятельств Обстоятельство меры и степени ставят перед определением-прилагательным. Например: Крайне нежелательный эффект; весьма сомнительный результат: исключительно интересный проект. Обстоятельства образа действия (наречия на о, е), меры и степени, причины и цели ставятся обычно перед глаголом-сказуемым, если на них не падает логическое ударение. Например: Строго спросить с нарушителей дисциплины. Обстоятельства образа действия, выраженные иначе, обычно стоят после глагола-сказуемого. Например: С нарушителей порядка спросить по всей строгости закона.

59 Расположение числительных В линейном тексте существительное следует за числительным. Например: десять дней, пять человек, две группы. При табличной или анкетной записи в документе числительное следует за существительным. Например: количество штатных единиц Знание правил расположения главных и второстепенных членов предложения, а также знание причин возникновения основных смысловых ошибок и способов их исправления позволит госслужащему, как нам кажется, более квалифицированно создавать и анализировать текст документа, делая его точным и понятным адресату.

60 Специфика употребления деепричастных оборотов Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, с помощью деепричастного оборота можно передать различные смысловые моменты. Например, этические - внимание к затронутому в документе вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д.: "Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, плановая группа считает...".

61 Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Например: "Учитывая..." "Считая...", "Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т.д. Необходимо обратить внимание на то, что деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.

62 Два действия, одно из которых выражено глаголом- сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Например: "Рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, у нас возникла идея...". В этом предложении нарушено основное условие употребления деепричастного оборота: здесь действия, выраженные глаголом-сказуемым и деепричастным оборотом, относятся к разным субъектам. Возможный вариант этого предложения: "Рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, рабочая группа пришла к выводу...".

63 Неправильно: Изучая проблемы государственной службы, учеными были получены интересные результаты Правильно: При изучении проблем государственной службы ученые получили интересные результаты. Или: Изучая проблемы государственной службы, ученые получили интересные результаты.

64 Неправильно: Гарантируя полную и своевременную оплату заказа нами получено разрешение треста на авансирование исследовательских работ. Ознакомившись с положением дел на фабрике, нормы и расценки директором были изменены. Правильно: Гарантируя полную и своевременную оплату заказа, мы получили разрешение треста на авансирование исследовательских работ. Ознакомившись с положением дел на фабрике, директор изменил нормы и расценки.

65 "Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле« (Л.В.Щерба).